Modèle Excel de calendrier des heures supplémentaires
L’importance du calendrier de travail et heures supplémentaires pour une bonne gestion du personnel
Article rédigé par : MOUHTAT Bilal
Un emploi s'accompagne d'un calendrier de travail qui décrit la façon dont vous passez votre temps chaque jour. Comprendre vos options concernant les différents horaires de travail peut vous aider à décider quelle carrière correspond le mieux à votre style de vie. Découvrons dans cet article les différents types d'horaires de travail et comment choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.
Qu'est-ce qu'un calendrier de travail ?
Un horaire de travail désigne les jours et les heures spécifiques désignés à un employé pour un travail rémunéré. Il comprend les détails de votre poste spécifique, y compris les jours de la semaine et les heures de la journée que vous êtes censé travailler pour une entreprise. En fonction de votre emploi et de l'entreprise, vous pouvez travailler les mêmes heures et jours pendant toute votre carrière ou votre horaire peut varier en fonction des besoins de l'employeur.
Votre horaire de travail individuel peut être différent de celui de vos collègues, surtout si vous travaillez pour une entreprise qui est ouverte de longues heures ou en permanence. Les emplois saisonniers ont également des horaires de travail variés, bien qu'il s'agisse d'emplois temporaires qui ne durent que pendant une période déterminée au cours de l'année.
Pourquoi un calendrier de travail est-il important ?
Il est important de réfléchir à votre calendrier de travail si vous souhaitez atteindre un équilibre harmonieux entre vie professionnelle et vie privée. Lorsque vous êtes à la recherche d'un emploi, il est important de discuter du calendrier de travail pour savoir s'il correspond à vos besoins. Vous devez vous assurer que le calendrier s'adapte à vos responsabilités antérieures ou que vous pouvez vous adapter à un nouveau calendrier de travail. Si la description du poste ne mentionne pas le calendrier, vous pouvez demander plus de détails au responsable du recrutement.
Comment choisir un calendrier de travail ?
Tout d'abord, décidez du moment où vous êtes le plus productif
En ce qui concerne l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée, vous avez peut-être remarqué une tendance à la productivité au fil des ans. Le fait de savoir à quel moment vous êtes le plus concentré et le plus énergique peut vous aider à trouver un calendrier de travail dans lequel vous pouvez exceller au maximum.
Si vous êtes plus attentif au sortir du lit et aimez commencer la journée tôt, vous devriez rechercher des emplois qui vous permettent de commencer à travailler le matin. Si votre cerveau fonctionne mieux l'après-midi, après une bonne matinée de sommeil, vous apprécierez peut-être les postes de l'après-midi. Certaines personnes choisissent les quarts de nuit ou de soirée parce qu'ils sont parfois plus calmes, moins rythmés et offrent moins d'interaction avec les gens.
Deuxièmement, considérez vos responsabilités
Si le travail peut être épanouissant, il ne constitue probablement pas la seule partie de votre vie. Vous devriez penser aux autres responsabilités de votre vie pour lesquelles vous devez trouver du temps. De nombreux employeurs essaieront d'accommoder les demandes de calendrier du mieux qu'ils peuvent pour que les employés restent satisfaits et heureux.
Si vous êtes étudiant, l'école doit être votre priorité, qu'il s'agisse de l'école secondaire ou de l'université. Lorsque vous cherchez un emploi, veillez à en trouver un qui puisse s'adapter à vos cours. Vous avez également besoin de temps pour faire vos devoirs et étudier.
Si vous élevez une famille, vous avez beaucoup de décisions à prendre lorsque vous choisissez un calendrier de travail. Vous devez prendre en compte le coût des services de garde d'enfants, les calendriers familiaux individuels qui impliquent l'école et le travail et trouver du temps pour les activités parascolaires.
Enfin, n'oubliez pas de prendre soin de vous
Peu importe que vous ayez le calendrier que vous souhaitiez ou que votre supérieur l'ait créé pour vous, il est important de reconnaître vos besoins émotionnels et physiques. Lorsque vous travaillez dur et que vous vous occupez d'autres responsabilités dans votre vie, il peut être difficile de trouver du temps pour vous détendre ou vous amuser. Lorsque vous vous réservez du temps pour vous, vous pouvez vous reposer et retourner au travail en vous sentant plein d'énergie et concentré. Si vous en avez besoin, ajoutez des moments dédiés à votre calendrier pour prendre soin de vous jusqu'à ce que cela devienne une habitude.
Zoom sur les heures supplémentaires
Les heures supplémentaires correspondent au nombre d'heures que les employés non exemptés travaillent au-delà du seuil de 40 heures. Les heures supplémentaires sont calculées sur l'ensemble de la semaine de travail, et non sur une base quotidienne. Le ministère du travail a établi certaines exceptions aux règles relatives aux heures supplémentaires ; les employés des maisons de retraite et des hôpitaux, les pompiers et les policiers font partie de la catégorie "exemptée". Les employeurs sont tenus de rémunérer les employés non exemptés à hauteur d'au moins une fois et demie leur taux de rémunération normal lorsqu'ils travaillent au-delà du seuil de 40 heures.
Il semble y avoir un intérêt général pour la réduction ou l'élimination des heures supplémentaires dans les opérations de travail postées. Je crois que les deux raisons les plus courantes de cet intérêt sont les suivantes :
La direction considère les heures supplémentaires comme une dépense inutile
- Ils ne sont pas conscients des besoins uniques des groupes qui travaillent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
- Ils n'ont pas pris en compte les coûts totaux
- Ils craignent que leurs électeurs/actionnaires ne considèrent les heures supplémentaires comme une mauvaise gestion financière.
Les coûts des heures supplémentaires sont hors de contrôle, et la direction essaie simplement de respecter le budget
- Ils se sentent obligés de faire tout ce qu'ils peuvent pour se débarrasser des heures supplémentaires, en supposant que cela les aidera.
- Ils n'ont pas examiné ou traité les raisons de ces heures supplémentaires.
Avant de tirer des conclusions hâtives sur les heures supplémentaires, il est important de comprendre leurs deux sources principales
- Heures supplémentaires dans le calendrier lui-même
- Heures supplémentaires hors calendrier (pour couvrir les variations de ressources ou de charge de travail)
Examinons de plus près chacune de ces sources d'heures supplémentaires.
Heures supplémentaires dans le calendrier
Certaines organisations prévoient des heures supplémentaires dans leur calendrier parce qu'elles sont en sous-effectif. Elles peuvent avoir subi un gel de l'embauche, avoir été obligées de réduire leurs effectifs ou se trouver dans un secteur où les employés s'attendent à travailler beaucoup plus que 40 heures par semaine. Certaines industries, par exemple, utilisent des calendriers à trois équipes pour couvrir 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les employés doivent alors travailler en moyenne 56 heures par semaine. Lorsque les employés travaillent en moyenne 48 heures ou plus par semaine pendant une période prolongée, vous pouvez vous attendre à davantage d'accidents, d'erreurs, d'absentéisme et de rotation du personnel.
Lorsque les opérations 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 sont dotées d'un personnel adéquat, les employés effectuent en moyenne 2 heures supplémentaires par semaine. C'est parce que le calendrier utilise 4 équipes. Peu importe que vous utilisiez des équipes de 8 heures ou de 12 heures. Voici pourquoi. Il y a 168 heures dans une semaine (24 heures/jour * 7 jours/semaine = 168 heures/semaine). Lorsque vous divisez ce chiffre par 4 équipes, vous obtenez 42 heures/semaine. Il existe plusieurs moyens de réduire ce nombre à 40 heures par semaine, mais ils sont généralement plus coûteux que de simplement intégrer les heures supplémentaires dans le calendrier.
Heures supplémentaires en dehors du calendrier
Il existe trois raisons valables pour utiliser les heures supplémentaires en dehors du calendrier. Nous en considérons deux :
(1) les fluctuations temporaires des ressources disponibles (en raison d'absences ou de vacances)
(2) les fluctuations temporaires de la charge de travail.
Nous vous recommandons de comparer le coût du recours aux heures supplémentaires à celui de l'augmentation de l'effectif pour faire face aux variations des ressources ou de la charge de travail. Nous ne tiendrons pas compte de la possibilité de vivre avec une couverture réduite ou de ne pas satisfaire la demande accrue, car cela est généralement inacceptable.
Impact sur les employés
Saviez-vous que les employés peuvent parfois souffrir ? Cela ne se produit que pour les équipes de 12 heures et dépend de l'approche utilisée pour éliminer les heures supplémentaires :
- Une façon d'éliminer les heures supplémentaires est de ne faire que trois quarts de travail par semaine (36 heures). Bien que les employés bénéficient de 4 jours de congé par semaine, l'inconvénient est que leur rémunération est réduite à 36 heures par semaine.
- Une autre façon d'éliminer les heures supplémentaires est de remplacer un poste de 12 heures dans la semaine de travail de 48 heures par un poste de 8 heures. Cela ne fonctionne que si l'entreprise peut faire la moyenne des heures sur une période de deux semaines. Il n'y a pas beaucoup de sacrifices pour les employés, si ce n'est qu'ils doivent travailler de temps en temps un quart de 8 heures l'après-midi. Cette approche laisse un vide de 8 heures dans la couverture, mais nous ne parlons ici que des sacrifices des employés.
- Une autre solution consiste à ajouter une équipe de 4 heures à une semaine de travail de 36 heures et à remplacer deux équipes de la semaine de travail de 48 heures par une équipe de 10 heures et une autre de 6 heures. Je ne suis pas un grand fan des équipes de moins de 8 heures, car cela signifie qu'il faut travailler un grand nombre de jours supplémentaires chaque semaine. Si vous avez un long trajet à faire, cela ne vaut pas la peine de venir travailler pendant seulement 4 heures. Avec ce type de calendrier, vous devez travailler 4 jours par semaine, ce qui signifie que vous perdez un jour de congé toutes les deux semaines. Il y a également deux lacunes de 4 heures dans la couverture que l'organisation devra combler.
L'inscription d'heures supplémentaires au calendrier peut présenter un avantage financier important pour l'organisation. La plupart des employés n'ont rien contre les heures supplémentaires et apprécient le salaire plus élevé. Les heures supplémentaires hors calendrier sont une toute autre affaire. Pour l'organisation, les avantages dépendent de la structure des coûts et du taux d'absence. Si le taux d'absence est particulièrement élevé, il peut être préférable d'employer un personnel plus important et d'intégrer la relève dans le calendrier. Pour les employés, l'impact dépend des taux d'absence et des politiques de distribution des heures supplémentaires. Lorsque les heures supplémentaires en dehors du calendrier ne sont pas réparties de manière égale, certains employés peuvent finir par travailler beaucoup plus d'heures que ce qui est sain ou sûr.