Application Excel sur la gestion de trésorerie
La gestion de la trésorerie de votre entreprise : Conseils utiles.
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
La gestion de la trésorerie est un exercice important que toute entreprise se doit de mener avec rigueur et détermination. Il s’agit du processus par lequel le département financier évalue la quantité de liquidité dont dispose l’entité pour couvrir ses charges et assurer ses dépenses courantes pendant une période donnée. Une gestion optimisée de votre trésorerie vous permettra de gagner en termes de productivité et de maintenir une présence solide, stable et pérenne parmi vos concurrents dans le secteur d’activité ou vous exercez. Afin de bien mener cette opération, les entreprises ont souvent recours à des logiciels performants permettant l’automatisation de certains processus et une meilleure organisation des données financiers relatives à leurs trésoreries. Parmi ces logiciels, nous retrouvons naturellement Microsoft Excel. Avec ses nombreux paramètres de gestion et la multitude de fonctionnalités qu’il propose, il séduit de plus en plus les utilisateurs. Dans ce qui suit, nous allons dans un premier temps mettre en avant les outils comptables et financiers qui permettent d’assurer le suivi de la trésorerie, ensuite nous allons présenter quelques conseils utiles pour optimiser ce suivi au sein de votre entreprise et dans un dernier temps nous allons mettre en exergue les avantages et les fonctionnalités les plus importantes liées à l’utilisation de Microsoft Excel dans le cadre de cette démarche.
A- Suivi de votre trésorerie : Mécanismes et outils
Pour effectuer une gestion optimale de votre trésorerie et afin de mieux anticiper les besoins et de détecter les opportunités, les entreprises doivent recourir à certains mécanismes financiers et comptables. Ci-après quelques exemples :
- La comptabilité: la comptabilité n’est pas un moyen direct pour la gestion de votre trésorerie mais c’est un mécanisme qui permet de mesurer et de définir les flux et les opérations financières réalisés. Par extension, cet exercice permet de quantifier les dépenses et les recettes de l’entreprise à savoir le chiffre d’affaires (CA), les échéances de paiement en cours, les impôts et autres. De ce fait, le dirigeant d’entreprise doit s’assurer que la personne qui s’occupe de la comptabilité soit en mesure d’apporter une valeur ajoutée dans la gestion de la trésorerie car il s’agit de deux volets intimement liés. Le comptable aura pour mission également de proposer des outils de pilotage et des plans d’actions avec des indicateurs figés pour optimiser la gestion de la trésorerie. La comptabilité est donc un volet important qu’il ne faut pas sous-estimer.
- Le budget prévisionnel: L’importance du budget prévisionnel réside dans le fait qu’il permet aux entreprises de mieux mesurer l’impact des mouvements et des opérations financières sur leur trésoreries, d’optimiser le processus de prise de décisions stratégiques, d’identifier les axes et volets d’améliorations au sein de l’entreprise et surtout de chiffrer, en amont, les dépenses et les recettes sur une durée définie. Certains experts estiment que l’élaboration d’un budget prévisionnel n’est rien d’autre qu’un simple exercice de forme qui est inutile car il ne prend pas en compte la contingence, les imprévus et les éléments conjoncturelles qui peuvent subvenir au cours de l’exercice comptable. Néanmoins, il aide l’entreprise à se projeter, chiffres à l’appui, sur des actions à moyens et à long terme, à créer une cohérence au niveau de ses différents champs d’intervention et surtout à prendre des décisions avec rapidité et efficacité. Un budget prévisionnel réalisé en bonne et due forme est par conséquent un élément incontournable dans la gestion d’une trésorerie d’une entreprise.
- Le tableau de financement: Ce document retrace de façon exhaustive l’ensembles des catégories d’informations et de données liées de façon direct ou indirect au financement des projets de l’entreprise. Il peut être schématisé sous plusieurs formes. Il est souvent réalisé sur Microsoft Excel.
- Le tableau de trésorerie: Ce tableau est souvent employé par les entreprises pour donner une vue d’ensemble sur le flux de trésorerie. Il permet notamment de définir avec exactitude le solde de trésorerie réel à la fin de l’exercice comptable. Les informations qui le composent doivent être mises à jour régulièrement car leurs analyses dégagent les tendances de trésorerie en cours, chose qui permet de proposer des plans d’action adaptés.
- Le plan de trésorerie: Il s’agit ici d’un document qui explique la vision globale de l’entreprise en termes de gestion de sa trésorerie. Ce document comporte les objectifs, les opérations et les activités financières et comptables de l’entreprise sur le court, le moyen et le long terme.
B- Comment éviter une baisse de trésorerie ?
Rien de plus compliqué pour une entreprise que d’être à court de liquidité. Pour éviter cette situation, une bonne gestion de la trésorerie est fortement souhaitable. Il est important pour les services compétents de votre entreprise de maitriser les causes qui font en sorte que vous avez une trésorerie déficitaire. Dans cette partie de l’article, nous allons mettre en lumière quelques-unes de ces causes.
- Une activité en déclin
Pour son bon fonctionnement, une entreprise doit être en mesure de régler ses charges fixes et variables. Pour ce faire, il est important d’avoir une activité lucrative qui marche afin de générer des rentrées d’argent régulières. Une des causes qui peuvent expliquer la baisse de votre trésorerie est tout simplement la baisse de votre activité. Face à une telle situation, deux plans d’action sont envisageables. La première option est d’adopter une démarche qui privilégie les charges variables. Ceci vous donnera une marge de manœuvre assez grande pour optimiser votre structure financière. La deuxième option est de figer des indicateurs financiers permettant une évaluation continue de la santé financière et budgétaire de votre entreprise.
- Une faible rentabilité
En général, lorsque les coûts de production augmentent de façon systématique et régulière, cela engendre automatiquement une baisse tendancielle des bénéfices et par conséquent une faible rentabilité. L’entreprise se voit obligé alors de dépenser ses propres fonds pour couvrir les charges et les dépenses qui sont dues et cela impacte négativement sa trésorerie.
- Une activité très forte
Paradoxalement, une forte activité peut être une des causes de la baisse de votre trésorerie. On vous explique. L’augmentation rapide de l’activité de votre entreprise entraine naturellement une augmentation du besoin en fonds de roulement, c’est-à-dire une masse supplémentaire de salariés, des dépenses additionnelles pour la gestion du stock etc. Ceci implique alors un recours à la trésorerie de l’entreprise pour couvrir ces charges. Ci cette démarche n’est pas anticipée et bien gérée, elle risque d’impacter négativement vos ressources en termes de liquidité.
- Suivi irrégulier des activités de l’entreprise
Un management inapproprié peut également être une des causes de la baisse de la trésorerie de votre entreprise. Ceci se reflète notamment dans le choix des opérations commerciales, la sélection des clients, des fournisseurs et des prestataires, la définition des délais de paiements et d’autres processus internet à la gestion globale de l’entreprise.
C- Conseils utiles pour une meilleure gestion de la trésorerie
Pour mieux gérer votre trésorerie, il est important d’avoir une stratégie avec des actions concrètes. Dans ce sens, nous vous proposons ci-après quelques conseils à suivre :
- Le cercle vicieux des impayés
Dans le cadre de vos opérations commerciales, vous êtes souvent amenés à proposer à vos clients des facilités de paiements (un paiement en plusieurs fois) avec des échéances parfois flexibles. Certains clients ont l’habitude de ne peux respecter les délais de paiement initialement conclus chose qui impacte négativement votre flux de trésorerie. Il s’agit d’une opération couteuse qui vous conduit à piocher dans vos réserves de trésorerie pour couvrir vos dépenses. Pour mieux anticiper ce type d’imprévus, il est important d’adopter une stratégie de relance client bien ficelée et de définir des montants proportionnels pour les retards de paiements.
- Bien choisir sa clientèle
Le choix de votre clientèle est un exercice d’autant plus important que la qualité du service ou/et du produit que vous proposez. Il est crucial pour une entreprise d’entreprendre une activité commerciale avec des clients solvables, réputés pour leurs respects des délais de paiements. Dans le cas échéant, l’entreprise se voit dans l’obligation de payer des frais supplémentaires et de mobiliser des ressources additionnelles pour gérer ces imbroglios financiers.
- Eviter les dépenses inutiles
Les services financiers et comptables doivent être en mesure de calculer le moindre détail relatif aux dépenses qu’ils auront à effectuer. Un excellent manager d’entreprise doit pouvoir donner des remarques dans ce sens. Il faut éviter au maximum les dépenses inutiles comme l’acquisition d’outils technologiques ou informatiques ultra-performants qui ne contribueront en rien à l’amélioration de la productivité ou bien l’achat de fourniture haut de gamme pour le simple prestige. Ceci est valable notamment pour les jeunes entrepreneurs qui viennent de démarrer dans le monde du business. Une question de bon sens et de bonnes pratiques qui peut avoir un effet positif sur votre trésorerie à long terme.
- Elaborer un plan de trésorerie
Schématiser dans un tableau votre plan de trésorerie vous donnera une vue panoramique et assez exhaustive de l’ensemble des indicateurs de performances relatifs à cet exercice et vous permettra in fine de prendre des décisions plus optimales. Il faut déléguer cette mission à un expert-comptable qui sera en mesure de préparer un document comptable en bonne et due forme qui répond à vos besoins en termes de gestion de trésorerie.
- Garder votre fonds de roulement (FR)
Il faut tout faire pour que vos clients vous payent le plus tôt possible mais en contrepartie il vous que fassiez tout ce qui est dans votre mesure pour régler vos factures le plus tard possible. Ne vous précipitez pas ! Essayez de négocier des échéances de paiement plus souples et plus décalées. Ceci vous permettra de maintenir un fonds de roulement à la hausse et par conséquent votre trésorerie ne se verra pas impacté.
D- Microsoft Excel pour la gestion de votre trésorerie
Pour la préparation de votre plan de trésorerie et dans le but d’assurer un suivi régulier de l’ensemble de vos opérations, il est recommandé d’utiliser un logiciel dédié avec des fonctionnalités développées dans ce sens. Microsoft Excel vous propose une panoplie d’options et de paramètres en vue de faciliter le travail de gestion et d’élaboration de votre plan de trésorerie. Dans cette partie de l’article nous vous invitons à découvrir pourquoi choisir Microsoft Excel pour la réalisation de cette mission.
- Modèles de plan de trésorerie prédéfinis
Grâce à Microsoft Excel, vous n’allez plus perdre de temps dans l’élaboration d’un plan de trésorerie ex-nihilo. Plusieurs Template prédéfinis sont disponibles en ligne gratuitement avec toutes les catégories d’information et toutes les rubriques de données dont vous aurez besoin dans le cadre de cette tâche. Les Template sont personnalisables, ce qui veut dire que vous pouvez ajouter ou bien supprimer les rubriques de votre choix. Il suffit de disposer des informations que vous voulez saisir. Pour le coté esthétique, plusieurs options de style et de forme sont disponibles. Vous avez la possibilité de définir les couleurs, les options d’habillage, le style typographique et la taille de la police que vous souhaitez. Il existe également des Template payants avec des options supplémentaires mais pour cet exercice vous n’aurez pas besoin d’une acquisition particulière.
- Utilisation facile du logiciel
Microsoft Excel et contrairement aux autres logiciels disponibles sur le marché, ne requiert pas des compétences avancées en informatiques ou bien des connaissances techniques particulière. Il s’agit d’une plateforme quasi-intuitive qui propose aux utilisateurs une expérience utilisateur de qualité. D’autant plus, il existe plusieurs guides d’utilisateurs pour les moins initiés. Vous pouvez acquérir des manuels et des livres qui reprennent l’ensemble des fonctionnalités de bases de Microsoft Excel notamment celles en lien avec la saisie et la visualisation des données, deux fonctionnalités importantes pour la gestion de la trésorerie d’une entreprise.
- Travailler collaborativement
La gestion de la trésorerie de votre entreprise peut impliquer plusieurs départements et par conséquent plusieurs personnes. Sur Microsoft Excel, et grâce à la toute récente mise à jour de 2019, vous pouvez, en tant qu’administrateur d’un classeur Excel, partager ce dernier avec un ou plusieurs utilisateurs dans une optique de collaboration mutuelle. Les modifications effectuées sur le fichier seront visibles par toutes les personnes qui y auront accès. Vous pouvez également générer des conversations, proposer des solutions ou bien déléguer certaines tâches en mentionnant la personne de votre choix au niveau du fichier partagé. Pour bénéficier de cette fonctionnalité, il est nécessaire d’avoir une connexion internet performante et une adresse électronique valable.
- Archiver l’évolution de vos plans de trésorerie
Dans le but de prendre des décisions optimales pour assurer une bonne gestion de votre trésorerie, vous devez avoir une vue d’ensemble sur l’ensemble des plans de trésorerie préalablement élaborés. Dans cette lignée, et grâce à Microsoft Excel, vous pouvez enregistrer et archiver à tout moment l’avancement de vos travaux. Pour ce faire, vous avez deux options. Vous pouvez enregistrer votre plan de trésorerie directement sur votre machine en cliquant sur le raccourci CTRL+S lorsque votre fichier est ouvert. Une deuxième option, de plus en plus utilisées, consiste à enregistrer vos fichiers dans le cloud (en ligne). Cette option vous permet d’accéder à votre fichier depuis n’importe quelle machine à condition de disposer d’une connexion internet et d’une adresse e-mail valide.
En conclusion
La gestion de la trésorerie d’une entreprise est un exercice qui a toute son importance. Il faut y procéder avec rigueur et assiduité. Il ne s’agit pas d’un simple exercice de forme mais beaucoup plus d’une démarche décisive dans la prise de décisions stratégiques. Une gestion optimisée de la trésorerie passe par un certain nombre d’actions concrètes que vous devez absolument entreprendre à la lettre. Dans cet article, nous avons essayé de présenter synthétiquement quelques conseils utiles à suivre dans ce sens. La gestion de votre trésorerie ne peut se faire manuellement. La quantité d’informations et de variables à prendre en considération est énorme et requiert impérativement l’utilisation de logiciels et d’outils informatiques développés dans cette logique. Microsoft Excel reste un des outils les plus privilégiés et les plus utilisés étant donné les nombreux avantages qu’il propose et les nombreuses fonctionnalités dont il dispose.