Comment rédiger un CV d’agent administratif ?
Pour optimiser vos chances de recrutement en tant qu’agent administratif, il est fondamental de préparer un CV dans les règles de l’art en optant pour un format structuré et pour une mise en page adéquate.
L’objectif est de présenter au recruteur un document comportant les expériences, les compétences et les formations les plus pertinentes qui sont en relation directe avec le poste d’agent administratif.
En préparant un CV de qualité, vous avez déjà une longueur d’avance sur plusieurs autres candidats qui ne prennent pas la peine de soigner ce document important. Le CV est le miroir qui reflète l’image du candidat et qui permet d’établir une première relation entre ce dernier et les services de recrutement.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps faire un tour d’horizon complet du métier d’agent administratif afin de mettre en avant les caractéristiques et les particularités de cette occupation professionnelle. Ensuite, nous présenterons les éléments d’informations les plus importants et prioritaires à mettre en valeur dans la préparation de votre CV dans ce sens.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un agent administratif ?
Quelles sont les compétences d’un agent administratif ?
Quel est le rôle d’un agent administratif ?
Où travaille un agent administratif ?
Quelle formation suivre pour devenir agent administratif ?
Quel est le salaire d’un agent administratif ?
Comment faire un CV agent administratif ?
Exemple de CV d’agent administratif
Qu’est-ce qu’un agent administratif ?
Un agent administratif est un profil polyvalent qui travaille le plus souvent dans une structure qui opère dans la fonction publique. Il peut s’agir d’une administration, d’un ministère ou d’une structure hospitalière.
Son métier est principalement associé au métier du secrétariat car les responsabilités et les missions sont plus ou moins similaires.
L’agent administratif se voit attribuer des tâches et des missions diversifiées. Sa fiche de poste est polyvalente et requiert une flexibilité et une capacité d’adaptation élevées. L’agent administratif se charge principalement de la gestion des tâches administratives.
Dans ce sens, il s’occupe de l’organisation des documents, de la réception des visiteurs et des externes, de l’orientation des collaborateurs et de l’émission et réception d’appels téléphoniques.
L’agent administratif peut voir sa fiche de poste s’enrichir au fur et à mesure de son évolution professionnelle. En grimpant les échelons, ses missions deviennent plus responsabilisantes et son emploi du temps plus serré.
L’agent administratif est amené à collaborer de façon rapprochée avec pratiquement tous les départements qui composent la structure au sein de laquelle il évolue. Il est sollicité par l’ensemble des collaborateurs pour différents types d’activités. C’est un métier clé et fondamental au sein de tout organisme public.
Quelles sont les compétences d’un agent administratif ?
Pour mener à bien les tâches et les missions attribuées et qui peuvent parfois êtres complexes, un agent administratif doit se doter d’un certain nombre de compétences et de qualités fondamentales.
Les recruteurs ont tendance à identifier des profils polyvalents ayant un forte capacité d’adaptation et pouvant compléter plusieurs tâches à la fois. Dans ce qui suit, nous citerons les compétences et les qualités les plus sollicitées chez un agent administratif.
- Organisation : L’organisation est la compétence principale d’un agent administratif. Ceci revient notamment à la charge importante de travail qu’il se doit de compléter au quotidien.
En étant organisé, il est plus simple de procéder à une hiérarchisation des tâches en procédant par ordre de priorité. Dans le cas contraire, il sera difficile pour un agent administratif de remplir l’ensemble des tâches qui lui seront attribuées.
- Relationnel : Le relationnel est une qualité privilégiée qui caractérise le métier d’agent administratif. Ceci est dû aux nombreuses interactions et échanges que requièrent cette occupation.
En effet, l’agent administratif est amené à collaborer avec plusieurs départements et par conséquent plusieurs personnes au sein de sa structure. Le bon relationnel permet une meilleure circulation de l’information et une optimisation du workflow en interne.
- Esprit de synthèse : L’agent administratif reçoit une quantité importante d’information au quotidien. Il joue le rôle d’intermédiaire entre plusieurs entités et départements.
Dans ce sens, il doit être en mesure de synthétiser l’information en ne présentant que les aspects utiles et importants. Ceci permet aux différentes entités un gain de temps énorme et une efficacité en termes d’exécution des missions.
- Communication : un agent administratif doit impérativement être un bon communicant, aussi bien en écrit qu’en oral, pour assurer une coordination optimale entre les différents départements et pour mieux transmettre l’information aux différentes parties prenantes. De préférence, il doit maîtriser au moins une langue étrangère.
- Outils bureautiques : Il est également important de maîtriser les outils bureautiques pour l’archivage, la rédaction et la numérisation des différentes catégories de données et d’information en relation avec le métier et le périmètre de compétences de l’agent administratif. Il s’agit d’un atout fondamental qui rentre dans la rubrique du savoir-faire.
Quel est le rôle d’un agent administratif ?
Le rôle d’un agent administratif au sein d’un organisme professionnel est défini par des missions spécifiques. Dans ce qui suit, nous allons mettre l’accent sur les tâches les plus importantes qui caractérisent ce métier.
- Traitement du courrier: L’agent administratif doit s’occuper du traitement du courrier que reçoit son organisme. Dans ce sens, il a pour mission de filtrer le courrier par département et par date de réception.
Il doit avertir les personnes concernées en envoyant des communications personnalisées et en effectuant des relances par téléphone en cas de besoin. Il est également pertinent de classer les courriels par ordre de priorité en fonction des urgences et des besoins de l’entité.
- Traitement des appels téléphoniques : En général, l’agent administratif est la personne qui reçoit les appels adressés à l’organisme dans lequel il évolue. Les appels peuvent provenir d’un acteur externe ou bien d’un collaborateur interne.
Dans les deux cas, l’agent administratif doit orienter la personne vers le bon service. Lorsqu’il s’agit d’une réclamation, il doit en avertir le département concerné pour prendre les mesures et dispositions adéquates.
- Mise à jour des documents internes : Une des missions principales d’un agent administratif est d’assurer une mise à jour régulière des différents documents internes de son entité. Cela concerne notamment l’organigramme, le règlement interne, les critères d’évolution etc.
- Réception/accueil : L’accueil des visiteurs et des acteurs externes se fait principalement par l’agent administratif. Il doit être en mesure d’identifier l’objet de la visite de chaque personne et de l’orienter vers le bon service.
Où travaille un agent administratif ?
Un agent administratif est une personne qui travaille exclusivement dans une entité à caractère public. Il peut évoluer dans plusieurs structures en fonction de sa formation, de ses compétences et de son savoir-faire.
Peu importe la structure, ses tâches et ses missions restent pratiquement les mêmes mis à part quelques ajustements minimes en fonction du secteur d’activité.
Parmi les organismes qui embauchent de façon régulière les agents administratifs, nous retrouvons notamment les établissements hospitaliers, les organisations et départements ministériels, les mariés, les différentes préfectures et collectivités territoriales ou encore les conseils régionaux.
Les évolutions de carrière au sein de ces organisations sont clairement définies par les textes et la réglementation en vigueur. L’insertion professionnelle d’un agent administratif se fait de façon quasi-naturelle puisqu’il s’agit d’un profil indispensable au bon fonctionnement de tout type d’administration publique.
Quelle formation suivre pour devenir agent administratif ?
Pour occuper la fonction d’agent administratif, il est important de suivre une formation sur mesure et des modules de cours bien définis. Il est également obligatoire de passer un certain nombre d’épreuves et de concours.
Les formations pour devenir agent administratif doivent inclure des cours fondamentaux en relation avec le management, la gestion administrative et la communication. En général, toute formation qui inclut ces catégories de cours peut conduire à la fonction d’agent administratif.
Cependant, il est obligatoire de passer un concours étatique d’adjoint administratif (C). En réalité, la passation de ce concours ne requiert pas un diplôme particulier mais beaucoup plus des connaissances générales et une capacité rédactionnelle irréprochable. L’objectif est de tester les compétences pratiques et fonctionnelles de chaque candidat.
Quel est le salaire d’un agent administratif ?
Le salaire d’un agent administratif dépend principalement de son échelon, de son périmètre de compétences et surtout du niveau d’expérience dont il dispose. La rémunération mensuelle d’un agent administratif est clairement définie par la grille de rémunération des fonctionnaires de l’Etat.
En moyenne, un agent administratif en France perçoit jusqu’à 1700 euros bruts par mois. Ce salaire peut évoluer en fonction des années d’expérience de chaque profil. Un agent administratif senior ayant un échelon 10 peut gagner jusqu’à 1550 euros bruts par mois.
Un système de prime est le plus souvent mis en place par les administrations publiques pour récompenser les agents les plus performants qui démontre un engagement et une rigueur professionnelle continue.
Comment faire un CV agent administratif ?
La préparation d’un CV pour le poste d’agent administratif n’est pas le fruit d’un exercice de rédaction spontanée mais doit émaner d’une réflexion bien structurée. Il s’agit d’un processus qui doit respecter des standards et des règles bien spécifiques.
La première chose à faire pour préparer un CV agent administratif est de faire un listing des compétences et des qualités qui se rapportent directement à ce poste et qui vous caractérisent en tant que personne. Ceci vous permettra de les inclure dans le volet ‘’Compétences’’ très facilement.
Il est également important d’inclure une photo professionnelle pour donner une touche humaine à votre document surtout que le métier d’agent administratif implique un relationnel quotidien avec d’autres personnes.
La mise en page de votre CV est fondamentale. Pour le poste d’agent administratif, il est recommandé d’opter pour une mise en page dégagée et aérée (noir sur blanc). Vous pouvez ajouter une couleur qui inspire la rigueur et l’engagement comme le bleu par exemple.
Votre Curriculum Vitae doit mettre en avant les expériences professionnelles les plus pertinentes. Vous pouvez ne pas inclure certaines activités professionnelles que vous avez réalisées si ces dernières ne correspondent pas au poste d’agent administratif.
Il faut également veiller à ce que votre CV ne comporte aucune faute d’orthographe ou de syntaxe. Le langage utilisé doit être approprié et la terminologie que vous employez doit être correcte surtout pour un poste d’agent administratif ou la rédaction est une compétence principale.
En suivant ces quelques recommandations, vous êtes quasiment certain de retenir l’attention des recruteurs et de produire un CV de qualité.
Somme toute, la préparation d’un CV pour le poste d’agent administratif est un processus important pour optimiser vos chances de recrutement. Il s’agit d’une démarche qui doit être menée avec le plus grand des soins en prenant en considération un certain nombre d’éléments de langage et de style. L’exemple de CV proposé dans cet article constitue un excellent point de départ dont vous pouvez vous inspirez.
Exemple de CV d’agent administratif
Dans ce qui suit, nous allons présenter un exemple de CV d’un agent administratif pour mieux schématiser la structure qu’il convient d’adopter.
PHOTO Charles Dupont
Agent administratif
[email protected] - N* mobile
Adresse, rue, ville, code postal
Formation académique
Lycée jules vernes - Septembre 2020
- BTS en gestion et administration
Lycée st-Exupéry - Juin 2019
- Baccalauréat avec option Sciences économiques
Expériences professionnelles
Agent administratif - Préfecture de Roubaix (du 01 janvier 2020 au 01 août 2022)
- Réception des communications téléphoniques et gestion des réclamations
- Archivage de la documentation interne et externe
- Numérisation des procédures de relance
- Accueil des visiteurs et orientation du personnel.
Agent administratif – Hôpital public st-sébastien ( du 01 juillet 2021 au 31 décembre 2021)
- Traitement des réclamations des patients et classement des dossiers validés
- Gestion du stock (stylos, papiers, goodies, etc.)
- Relancer les patients en cas d’impayés
- Prise de rendez-vous avec les médecins traitants
Compétences
- Bon relationnel
- Dynamisme
- Engagement et disponibilité
- Maîtrise du pack Office
- Communication et relations publiques
Langues
- Français : Langue natale
- Anglais : Niveau moyen
- Italien : Connaissances de base
Centre d’intérêt
- Lecture
- Voyage
- Musique