Lettre de motivation candidature au poste d’agent administratif de la mairie
Aperçu sur la fonction d’un agent administratif en mairie, pour bien préparer son dossier de candidature !
Devenir un agent administratif en mairie, plusieurs personnes sont intéressées par cette fonction public, mais que faut-il savoir tout d’abord ? Cet article passe en revue sur les modalités d’admission pour le poste d’agent administratif en mairie, dont les candidats sont amenés à passer une épreuve écrite et d’autres oraux. Il vous met aussi le point sur les principales missions octroyées à ce dernier, le salaire de départ proposé et insiste sur les compétences personnelles et les compétences techniques et managériales les plus recherchées. L’article cite également certaines voies d’évolution possibles de l’agent administratif en mairie.
A quoi consiste le travail d’un agent administratif en mairie ?
Au sein de la mairie, l’agent administratif est chargé de réaliser plusieurs tâches d’ordre administrative et ce pour maintenir une bonne organisation de l’établissement ainsi que pour recevoir et traiter les différentes demandes (du public, des entreprises, des services en relation, etc.) dans meilleurs conditions.
L’accueil, l’orientation et le renseignement du public
L’agent administratif en mairie accueil dans un premier lieu les personnes qui s’adressent à son établissement pour des fins divers. Il échange avec eux pour connaître leur demande exacte, afin qu’il puisse par la suite les renseigner sur les procédures internes à suivre pour garantir une bonne exécution de leur souhait (pièces nécessaires pour constituer un dossier, etc.), ou dans le cas contraire si leur demande n’est pas prise en charge à son niveau, il les orientent vers le service approprié.
La gestion des appels téléphoniques
L’agent administratif en mairie assure également les tâches relatives au secrétariat, comme la réception et l’émission des appels téléphoniques. Des plateformes téléphoniques sont améliorées pour bien accueillir les demandes reçues en ligne et garantir un traitement de qualité. En fonction de chaque service, ainsi que de la nature de la demande de l’interlocuteur un échange par emails est aussi possible.
La gestion du courrier
Parmi les missions de l’agent administratif en mairie, la gestion des courriers reçus ainsi que l’expédition des autres. Chaque jour, l’agent peut collecter un ensemble de courriers dont il est chargé de les classer en fonction de leurs contenues, pour les distribuer après vers les services concernés.
La prise en charge des demandes
Au niveau de la mairie, différentes demandes sont traitées : la demandes de pièces administratives (renouvellement de la carte d’identité, édition du passeport, etc.) , ainsi que la délivrance des actes de l’état-civil (acte de naissance, acte de décès, acte de mariage, etc. ). Les mairies disposent actuellement d’interfaces pour permettre aux personnes en besoin de se renseigner en ligne, et de demander un rendez-vous pour initier les démarches administratives relatives à leur demande principale.
La conduite des enquêtes administratives
Les enquêtes administratives sont réalisées pour vérifier la concordance des informations fournies par la personne ou la partie en question à l'autorité compétente. L’agent administratif peut aussi mener ce type de missions en collaboration avec d’autres agents d’une manière rigoureuse et neutre. En fonction de données collectées, des décisions justes sont prises.
La rédaction et la publication des documents
Plusieurs documents réalisés au niveau de la mairie demandent une édition automatique ou une rédaction manuelle avant de les publiés en ligne ou sur l’espace dédié. Parmi ces documents : les annonces de mariage, les promesses de bail, les offres d’emploi, les conventions des prestations de services, etc.
Quelles sont les compétences et les qualités attendues dans un profil d’agent administratif en mairie ?
Afin de pouvoir exécuter l’intégralité des tâches affectées au sein de la mairie, l’agent administratif doit démontrer son aptitude et ses compétences techniques.
La maîtrise des outils bureautiques
L’agent administratif est chargé de l’édition de plusieurs documents sous différents formats, alors la maîtrise des outils est indispensable (Word, Power point, Excel, etc.)
L’aisance avec les logiciels informatiques
En fonction de ses missions journalières, l’agent administratif en mairie peut être amené à manipuler des logiciels de gestion pour mettre en place des feuilles de route, des tableaux de bords et pour convertir aussi les données brutes en statistiques fiables et interprétables selon le besoin de chaque moment.
Un bon niveau de rédaction
La rédaction est une tâche de routine pour les agents administratifs en mairie. Que ce soit d’une manière manuelle ou en s’appuyant sur des outils, tout doit être noté et enregistré par soin pour permettre une facilité de traitement auprès des services habilités. D’autres aspects de la rédaction sont possibles, et ce pour mettre en valeur les décisions prises au sein de la commune.
Les qualités personnelles sont aussi recherchés lors du recrutement des agents administratifs en mairie, car la nature du poste exige d’entrer en contact directe avec autrui, dans l’optique de satisfaire ses demandes.
Le sens de l’accueil et du service
L’accueil est une qualité nécessaire pour permettre à son interlocuteur de s’exprimer aisément, et garantir un échange professionnel. Le faite de souligner sa disponibilité est aussi indispensable.
L’écoute actif
L’écoute actif consiste à bien prêter attention avec son interlocuteur, d’une part par respect et d’une autre part pour bien assimiler les différents détails de sa demande, qui font. Sans doute la différence au moment de la réalisation.
Organisation et planification
Un élément essentiel pour mener à bien la réalisation des différentes missions de l’agent administratif en mairie, est la prise en considération de l’organisation des demandes selon un ordre de priorité et un planning bien tracé.
Capacité de synthèse et esprit critique
Le métier de l’agent administratif au sein de la mairie nécessite un esprit d’analyse assez pousse pour qu’il puisse répondre avec exactitude aux demandes qui s’avèrent compliquées.
Communication
La communication est la clé de réussite d’un agent administratif à travers l’entretien de ses relations avec les demandeurs de services, et l’échange avec ses collègues et ses supérieurs hiérarchiques.
Possibilités d’évolution des agents administratifs en mairie vers des fonctions de responsabilité
Le poste d’agent administratif en mairie s’inscrit parmi les métiers de la fonction publique qui demandent une sélection sur dossier suivi d’un concours d’Adjoint Administratif, de la catégorie C. Le concours est sous forme d’un test qui vise à prouver la capacité du candidat à assimiler un texte en langue française, à rédiger et à communiquer les informations les plus marquantes, et ce dans un contexte professionnel. Parfois d’autres tests peuvent s’ajouter pour évaluer le candidat davantage (dactylographie, notions de comptabilité, etc.). Le diplôme n’est pas une exigence, le concours des agents administratifs débutants est accessible même sans diplômes. L’évolution des agents administratifs en mairie au sein du même service dépend directement de la classe ainsi que de l’échelon. Le salaire de départ des nouveaux recrutés est de 1 530 € bruts mensuellement, tandis que les agents de classe et d’échelon supérieurs peuvent atteindre les 2 180 € par mois. Néanmoins, plusieurs candidats font le choix de réussir un diplôme bien avant de postuler au concours des agents administratifs en mairie. Ceci a été favorisé par l’accessibilité à l’information et surtout par l’abondance des formations à distance via les interfaces connectées. Parmi les diplômes qui facilitent l’accès des candidats à cette fonction :
- Le brevet de technicien supérieur en négociation et relation clients (BTS NDRC) ;
- Le brevet de technicien supérieur, spécialité : Technico/Commercial (BTS TC) ;
- Diplôme universitaire de technologie, spécialité : Techniques de Commercialisation (DUT TC).
Les agents administratifs en mairie qui souhaitent évoluer au fil du temps dans le même service ou en changeant ce dernier, sont alors dans l’obligation de travailler sur leurs profils d’une manière à être plus aptes à prendre en charge des responsabilités de grande ampleur. Si non, l’évolution est aussi possible en cumulant une certaine expérience et en dévoilant un bon degré d’expertise.
En présence des critères cités si dessus, l’agent administratif peut postuler à des concours internes ou externes pour évoluer en :
Coordinateur d’équipes
Le coordinateur d’équipes en mairie peut accomplir différentes missions en fonction de son affectation, il peut être chargé du management des plannings du personnel, du suivi des tableaux de bords et des objectifs, de la détection du besoin en matière de formations du personnel, de la mise en place d’un programme de formations sur mesure. Dans le cas d’un manque d’effectif, le coordinateur d’équipes peut se glisser à nouveau sous la peau de l’agent administratif pour accueillir les demandes du public.
Assistant de rédaction
L’assistant de rédaction peut participer à la rédaction des différents rapports, des documents internes ainsi que des documents à accès public, au maintien de la qualité de la rédaction et de l’optimisation des processus de réception, de traitement et d’archivage des demandes.
Assistant de direction
L’assistant de direction est la personne la plus proche du pôle des décisions, il est amené à accueillir les appels téléphoniques ainsi que les emails venant des différents services, à suivre minutieusement les statistiques pour notifier la direction, comme il peut être chargé de la transmission décisions et des informations.