Tutoriel Word : comment numéroter les listes et les paragraphes

Des sections et des paragraphes numérotés peuvent parfois vous aider à gérer efficacement de gros documents Word. Par exemple, si vous souhaitez que d'autres personnes examinent le paragraphe « 27 » d'un document, vous pouvez simplement dire « réviser le paragraphe 27 » et y accéder directement. Vous pouvez ajouter rapidement des numéros à des paragraphes en les convertissant en une liste numérotée et en la formatant selon vos besoins.

La fonctionnalité de liste numérotée de Word est facile à utiliser, mais la modification des résultats n’est pas toujours aussi intuitive que vous le souhaiteriez. Comme c'est souvent le cas avec Office, il est essentiel de connaître le bon paramètre à utiliser et où le trouver. Dans cet article, nous allons jeter un regard de base sur la fonction de numérotation de Word, puis passer à deux problèmes courants, les retraits et l'alignement, qui sont faciles à résoudre si vous savez où chercher et comment modifier le paramètre pour obtenir les résultats souhaités.

N'oubliez pas que les paramètres de la liste numérotée peuvent ne pas correspondre à vos attentes, car Word applique le dernier style de numérotation sélectionné. Gardez cela à l'esprit lorsque vous travaillez dans les exemples et ne vous inquiétez pas si vos paramètres ne correspondent pas à ceux de l'article. Les concepts sont les mêmes, même si vos paramètres ne correspondent pas aux miens.

J'utilise Word 2016 (Bureau) sur un système Windows 7 32 bits, mais cet article s'applique aux versions précédentes.

Table des matières

Ajouter des numéros aux paragraphes

Les listes numérotées sont créées de la même manière que les listes à puces, à la différence qu'au lieu de puces, Word place des numéros séquentiels. Il s'agit d'une fonctionnalité très utile, car si vous ajoutez un paragraphe au milieu d'une liste numérotée ou si vous réorganisez l'ordre des paragraphes dans une liste, Word renumérote automatiquement les paragraphes afin qu'ils conservent leur séquence.

Les cabinets d’avocats utilisent quotidiennement des listes numérotées pour préparer des contrats, des mémoires, des lettres et des mémos. Word simplifie l'activation et la personnalisation de la numérotation. Vous pouvez créer des listes numérotées simples, telles que A, B, C et 1, 2, 3. Vous pouvez également personnaliser ces listes pour définir des styles de numérotation spécifiques pour votre entreprise et votre groupe de travail. Les listes à plusieurs niveaux telles que I, A, 1 sont gérées par la fonction de numérotation des plans de Word, qui est expliquée plus loin dans ce tutoriel. De nombreuses entreprises utilisent des listes sommaires numérotées pour établir des contrats et des mémoires. Comme les listes numérotées, les listes numérotées hiérarchiques peuvent être personnalisées.

Le ruban de Word comporte des boutons qui peuvent vous aider à créer des listes instantanément. Suivez les étapes ci-dessous pour numéroter les paragraphes de vos documents :

1. Mettez en surbrillance les paragraphes que vous souhaitez numéroter et
2. Cliquez sur l'onglet « Accueil »,
3. Cliquez sur l'icône numérotée pour ajouter un numéro avant chaque paragraphe. L'icône numérotée ressemble à trois lignes numérotées de 1 à 3.

Après avoir ajouté les numéros, vous pouvez découvrir un léger problème. Par défaut, l'interligne entre vos paragraphes disparaît. Vous devez corriger cela si vous souhaitez que les paragraphes ressemblent à ceux que vous aviez avant de les convertir en liste numérotée.

Restaurer l'espacement des lignes de paragraphe

Word vous donne la possibilité de personnaliser les listes numérotées que vous créez. Suivez les étapes ci-dessous pour supprimer l’espacement des lignes de paragraphe :

1. Mettez en surbrillance les paragraphes convertis en liste,
2. Cliquez sur « Accueil »,
3. Puis cliquez sur le programme de lancement de la boîte de dialogue « Paragraphe » situé dans la section « Paragraphe » du ruban.
4. Une fenêtre de paragraphe avec les paramètres de réglage s'ouvre. Supprimez la coche de la case à cocher « Ne pas ajouter d'espace entre les paragraphes du même style » et cliquez sur « OK ». Word restaure l'interligne entre vos paragraphes.

Retrait de ligne et espacement

Après avoir ajouté une liste numérotée, vous remarquerez probablement quelques petites choses :

¾     Word met en retrait la liste d'un quart de pouce à droite de la marge gauche.

¾     Il y a un demi-pouce entre le nombre et le premier caractère de l'élément.

¾     Ce demi-pouce est composé d'un caractère de tabulation, pas d'espaces. (Ceci est moins évident que les deux premiers.)

Vous pouvez modifier les trois paramètres, mais ils ne figurent pas dans la liste déroulante de l'option « Numérotation », où vous pourriez les attendre. Pour accéder à ces options :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les numéros (et non sur la liste),
2. Puis choisissez « Ajuster les retraits de la liste » dans le sous-menu résultant, comme indiqué dans la capture ci-dessous.
3. Dans la boîte de dialogue résultante, ajustez les paramètres appropriés. Par exemple, vous pouvez voir que j'ai transposé les deux premiers paramètres. Vous pouvez voir les nouveaux paramètres que j’ai appliqué. Si la règle est activée, vous pouvez également voir que l'onglet de gauche utilisé par la fonction a été déplacé en conséquence.

Vous pouvez changer le suivi du nombre avec l'option d'un caractère de tabulation en espaces, mais je vous déconseille de le faire sauf si vous avez une raison spécifique pour le faire - et vous le ferez rarement. Si vous ne choisissez « Rien » dans ce paramètre, Word ignore le paramètre d'indentation du texte.

Vous pouvez être satisfait du style de numérotation utilisé par Word pour numéroter vos paragraphes. Par défaut, il utilise des chiffres normaux tels que 1, 2 et 3. Si vous souhaitez choisir un autre style de numérotation, mettez en surbrillance vos paragraphes, cliquez sur "Accueil", puis sur la flèche du bouton Numérotation. Word affiche une liste de styles de numérotation que vous pouvez choisir. Cliquez sur celui que vous souhaitez utiliser pour l'appliquer à vos paragraphes. Un moyen facile de supprimer tous les nombres consiste à choisir le style de numérotation "Aucun" dans la liste des styles.

Alignement

Après avoir ajouté quelques faits supplémentaires, vous remarquerez peut-être quelque chose de nouveau : les numéros à deux chiffres ne sont pas alignés sur les numéros à un chiffre précédents.

Vous pouvez laisser la liste telle quelle, mais vous voudrez probablement l'ajuster. Le laisser tel quel rend le lecteur mal à l'aise ; ce n'est tout simplement pas aussi lisible qu'il devrait l'être. Nous nous attendons à ce que les chiffres soient alignés à l'aide du caractère point ou du chiffre le plus à droite s'il n'y a pas de ponctuation.

Heureusement, le paramètre d'alignement est plus facile à trouver que les paramètres d'indentation et d’espacement ; vous allez créer un format numérique aligné à droite comme suit :

1. Cliquez n'importe où dans la liste.
2. Dans le menu déroulant « Numérotation » (dans le groupe « Paragraphe » de l’onglet « Accueil »), choisissez « Définir un nouveau format de numérotation » (en bas).
3. Dans la boîte de dialogue résultante, modifiez le paramètre « Alignement » de gauche à droite, comme illustré dans la capture ci-dessous.
4. Cliquez sur « OK » pour voir la liste nouvellement alignée.

Comment désactiver la numérotation automatique ou les puces dans Word

Les fonctions de numérotation automatique et de puce de Microsoft Word peuvent être absolument exaspérantes. Vous serez heureux de taper le texte et de donner à votre document l’apparence exacte qui vous convient, puis soudainement, Word décide d’ajouter de manière inattendue un chiffre ou une puce à ce que vous écrivez.

J'apprécie le logiciel qui essaie de me faciliter la tâche, mais la plupart du temps, il devine mal. Heureusement, cette fonctionnalité peut être désactivée. Désactivez la fonctionnalité dans Word qui commence automatiquement à saisir du texte numéroté ou à puce.

Word 2016, 2013 et 2010

1. Sélectionnez le menu « Fichier ».
2. Sélectionnez les « options ».
3. Sélectionnez l'onglet « Vérification » dans le volet de gauche.
4. Sélectionnez « Options de correction automatique… ».
5. Sélectionnez l'onglet « Mise en forme automatique au fur et à mesure ».
6. Décochez les options « Listes à puces automatiques ».
7. Cliquez sur « OK ».

Word 2007

1. Dans le menu « Bouton Office », sélectionnez « Options Word ».
2. Cliquez sur « Vérification ».
3. Cliquez sur « Options de correction automatique », puis sur l'onglet « Mise en forme automatique au fur et à mesure que vous tapez ».
4. Sous « Appliquer au fur et à mesure », désélectionnez « Listes à puces automatiques » et « Listes numérotées automatiques ».
5. Cliquez sur « OK » et vous avez terminé.

Désormais, plus de puces ou de numéros automatiques agaçants n'apparaissent lorsque vous tapez.

Comment créer et utiliser des listes à plusieurs niveaux dans Microsoft Word

Microsoft Word vous permet de créer et de mettre en forme facilement des listes à plusieurs niveaux dans vos documents. Vous pouvez choisir parmi diverses options de formatage, notamment des listes à puces, numérotées ou alphabétiques. Nous allons jeter un coup d'œil.

Comment créer une liste à plusieurs niveaux dans Microsoft Word

La création d'une liste à plusieurs niveaux dans Word est extrêmement simple.

1. Commencez par taper une ou plusieurs lignes de votre liste, avec chaque élément de votre liste sur une ligne différente.
2. Ensuite, sélectionnez ces lignes.
3. Dans l'onglet « Accueil » du ruban, cliquez sur le bouton « Listes multi-niveaux », puis sur l'un des types de listes intégrées affichées dans le menu déroulant.
4. Votre liste sera maintenant formatée dans le style que vous avez choisi.

Et oui, pour le moment, il s’agit d’une liste à un seul niveau. La vérité est que techniquement, les listes à un ou plusieurs niveaux ne sont pas très différentes dans Word. Ce n’est que lorsque vous commencez à promouvoir et à rétrograder des éléments de la liste que cela devient une liste à plusieurs niveaux.

Rétrogradation et promotion de lignes de votre liste à plusieurs niveaux

La rétrogradation d'une ligne de votre liste indente la ligne et la place à un niveau de liste inférieur. Promouvoir une ligne fait exactement le contraire.

Abaisser ou promouvoir un élément de la liste en appuyant sur Tab ou Shift +Tab

1. Commencez par placer votre curseur au début de la ligne que vous souhaitez rétrograder ou promouvoir.
2. Pour rétrograder cette ligne à un niveau de liste inférieur, appuyez simplement sur la touche de tabulation.
3. Vous pouvez également rétrograder une ligne plusieurs fois en appuyant simplement sur la touche « Tabulation » autant de fois que nécessaire. Ici, nous avons rétrogradé deux fois la troisième ligne de notre liste.
4. Répétez ces étapes si vous souhaitez ajouter quatre, cinq ou même plusieurs niveaux à votre liste à plusieurs niveaux.

Vous pouvez également promouvoir une ligne (la remonter d’un niveau) en plaçant votre curseur au début de la ligne…

Et puis en appuyant sur Shift + Tab.

Vous pouvez également rétrograder ou promouvoir plusieurs lignes à la fois en les sélectionnant…

Puis en appuyant sur les touches Tab ou Shift + Tab.

Choisir un niveau de liste spécifique pour une ligne

Tandis que l’utilisation des combinaisons de touches Tab et Shift + Tab est probablement le moyen le plus simple de promouvoir ou de rétrograder des lignes de votre liste, Word propose une option de menu pour choisir un niveau spécifique.

1. Placez votre curseur n'importe où sur la ligne que vous souhaitez modifier (ou sélectionnez plusieurs lignes si vous souhaitez en modifier plusieurs).
2. Cliquez sur le bouton « Liste à plusieurs niveaux » de l'onglet « Accueil » du ruban, pointez sur l'option « Modifier le niveau de la liste » dans la liste déroulante, puis sélectionnez le niveau souhaité.

Et la ou les lignes que vous avez sélectionnées sont modifiées en ce niveau.

Comment changer rapidement le type de votre liste à plusieurs niveaux

Parfois, vous pouvez décider de modifier le type de base de liste à plusieurs niveaux que vous utilisez. Peut-être avez-vous initialement opté pour des chiffres, mais souhaitez-vous maintenant utiliser des puces. Ou peut-être vous voulez juste un schéma de numérotation différent. Quoi qu'il en soit, vous pouvez facilement effectuer ce changement.

1. Placez votre curseur n'importe où sur n'importe quelle ligne de votre liste. Peu importe où, car cela changera toute la liste.
2. Ouvrez à nouveau le menu déroulant « Listes à plusieurs niveaux » et cette fois, cliquez simplement sur l’un des types de liste par défaut du menu.

Toute votre liste passe à ce nouveau type.

Comment personnaliser votre liste à plusieurs niveaux

Alors, que faire si vous voulez changer quelque chose dans votre liste, comme la façon dont un seul niveau de ligne est numéroté ou la façon dont les niveaux sont alignés. Eh bien, vous pouvez le faire aussi. Les listes à plusieurs niveaux dans Word sont assez personnalisables, vous permettant d’apporter des modifications à presque tous les aspects.

1. Commencez par placer votre curseur n'importe où sur une ligne de votre liste.
2. Ouvrez le menu déroulant « Liste à plusieurs niveaux », puis choisissez la commande « Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux ».
3. La fenêtre « Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux » apparaît, vous montrant un certain nombre d’options de base pour personnaliser l’affichage des lignes de votre liste. Cependant, il y a plus ici que ce que vous voyez, alors allez-y et cliquez sur le bouton « Plus » dans le coin inférieur gauche.
4. Maintenant, votre fenêtre devrait ressembler à ceci, avec un tas d’options supplémentaires à droite.

5. Donc, voici le compte rendu. Tout d'abord, sélectionnez le niveau de la liste que vous souhaitez modifier. Vous pouvez cliquer soit dans la liste numérotée simple à gauche, soit sur une ligne de la fenêtre centrale qui montre l’apparence réelle de la liste.
6. En dessous, vous trouverez un tas d’options pour changer le format et le positionnement des nombres pour le niveau sélectionné. Voici ce que vous pouvez faire ici (et notez que cette liste inclut les éléments supplémentaires révélés par le bouton « Plus ») :

¾     Entrer la mise en forme pour la numérotation : Vous pouvez taper le texte du numéro de ligne tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans cette zone. Cliquez sur le bouton « Police » à sa droite pour changer la police utilisée pour le niveau.

¾     Style de nombre pour ce niveau : utilisez cette liste déroulante pour modifier le style du niveau de numéro sélectionné. Vous pouvez le changer pour n'importe quel nombre ou style de puce que vous voulez. Vous pouvez même mélanger des puces dans une liste numérotée de cette façon (ou inversement).

¾     Inclure le numéro de niveau à partir de : Utilisez cette liste déroulante pour inclure le numéro d'un niveau précédent. Cela vous permet de créer des numéros de ligne tels que 1.1; 1.1.1; etc.

¾     Commencer à : Choisissez le numéro ou la lettre par laquelle vous souhaitez commencer la numérotation.

¾     Recommencer la liste après : faire redémarrer la liste après avoir atteint un certain nombre ou une lettre.

¾     Position : utilisez les commandes de la section « Position » pour modifier l'alignement et l'indentation du niveau de numéro sélectionné. Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Définir pour tous les niveaux » pour contrôler l'alignement et les retraits de toute la liste. Vous pouvez également choisir si le numéro de ligne est suivi d'un caractère de tabulation (valeur par défaut), d'un espace ou d'aucun caractère.

Et en haut à droite de la fenêtre, vous trouverez quelques options supplémentaires, notamment :

¾     Appliquer les modifications à : Choisissez si vous souhaitez appliquer les modifications à la liste entière, à partir du point où votre curseur est placé dans la liste, ou uniquement aux niveaux que vous avez sélectionnés.

¾     Style à appliquer à ce niveau : vous pouvez utiliser cette liste déroulante pour lier le niveau sélectionné à un style, qu'il s'agisse d'un style Word intégré ou d'un style que vous avez créé. Cela peut être particulièrement utile pour lier des niveaux à des styles de titre.

¾     Niveau à afficher dans la galerie : cette liste déroulante vous permet de choisir le niveau de la liste affichée dans la galerie sous l’onglet « Accueil » de Word. Honnêtement, ce n’est pas une option très utile et il est généralement préférable de le laisser à sa valeur par défaut, le niveau 1.

¾     Nom de la liste numérotés : utilisez ce champ pour associer le niveau à un nom que vous pouvez ensuite utiliser avec la fonction liste numéroté de Word. Ceci est utile si vous créez des fonctions pour générer des listes.

Après avoir modifié un niveau particulier, vous devrez répéter le processus pour chaque niveau supplémentaire de la liste que vous souhaitez modifier. Alors, sélectionnez un niveau, apportez vos modifications, sélectionnez le niveau suivant, effectuez ces modifications, etc.

Lorsque vous avez terminé de modifier tous les niveaux souhaités, cliquez sur le bouton « OK ». Votre liste à plusieurs niveaux affiche désormais vos modifications.

Comment transformer votre liste à plusieurs niveaux en un nouveau style

Après avoir personnalisé votre liste multiniveau à votre guise, vous voudrez peut-être utiliser le même formatage pour d'autres listes, même des listes dans d'autres documents. Vous pouvez le faire en transformant la liste en style.

1. Placez votre curseur n'importe où sur une ligne de votre liste,
2. Ouvrez à nouveau le menu déroulant « Liste à plusieurs niveaux »,
3. Puis choisissez l'option « Définir un nouveau style de liste ».
4. Dans la fenêtre « Définir un nouveau style de liste », commencez par attribuer un nom à votre nouveau style.
5. Désormais, plusieurs options de formatage sont disponibles dans cette fenêtre. Vous pouvez modifier la police, le formatage des caractères, le type (nombre ou puce) et plusieurs autres éléments que vous avez également été en mesure de modifier lors de la personnalisation de votre liste.

Bien que ces options puissent être utiles si vous souhaitez créer un nouveau style de liste à plusieurs niveaux rapide à partir de zéro (c'est-à-dire lorsque vous n'avez pas encore créé ni personnalisé une liste que vous souhaitez transformer en style), nous vous recommandons vivement de ne pas vous soucier de rien. Au lieu de cela, il est beaucoup plus efficace de créer votre liste, de la personnaliser à l’aide des outils plus puissants dont nous avons parlé dans la section précédente, puis de créer votre style. Le nouveau style inclura toutes les personnalisations que vous avez déjà apportées à la liste.

Si vous souhaitez que le style soit disponible uniquement dans le document actuel ou dans les nouveaux documents en fonction du modèle attaché au document, vous voudrez peut-être faire attention à l'une de ces options. Vous voudrez choisir ce dernier si vous devez accéder au style lorsque vous créez d'autres documents.

Choisissez ce que vous voulez, puis cliquez sur « OK » pour enregistrer votre nouveau style.

Désormais, vous pourrez choisir ce style (ou tout autre style de liste que vous avez créé) dans le menu déroulant « Liste à plusieurs niveaux » chaque fois que vous souhaitez créer une autre liste à plusieurs niveaux.

Et maintenant, vous en savez plus sur la création de listes multiniveaux dans Word.