Tuto Word : Insérer et mettre à jour des références croisées

Pour un long document Microsoft Word contenant des figures, des tableaux ou des équations importantes, comment pouvez-vous faire pour naviguer rapidement entre le texte et les légendes ? Dans ce tutoriel vous découvrirez plusieurs techniques et astuces d'insérer une référence croisée à des titres, des signets, des tableaux…etc. Vous apprendrez également comment mettre à jour une référence croisée particulière, ou toutes les références croisées d’un document à la fois.

Lorsque vous travaillez sur des documents Word qui sont très longs, l’utilisation des références croisées peut être en effet très pratiques. Ces références vous aident pour indiquer aux lecteurs d’un document où aller pour trouver plus d'informations sur un sujet. En utilisant des références croisées, vous pouvez faire référence à un titre, des paragraphes anciens, un signet, des numéros de page, des notes de bas de page, ou des notes de fin. De plus, Microsoft Word vous permet d’ajouter des légendes pour vos références croisées à l’aide du bouton « Insérer une légende » dans l'onglet « Références ». En fait, cela est un très grand avantage en raison que ces légendes vous permettent de faire des références croisées à des équations, des figures, des graphiques, des listes, des programmes et des tableaux.

Un autre avantage de l’utilisation des références croisées dans Microsoft Word est que vous pouvez insérer une référence croisée au contenu d'une autre partie de votre document Word, puis la mettre à jour si la cible de la référence croisée change. Suivez le reste du tutoriel pour plus de détails.

Table des matières

Comment insérer des références croisées

Insertion d'une référence croisée à un titre intégré

Insertion d'une référence croisée à un signet

Insertion d’une référence croisée vers un tableau ou une figure

Comment mettre à jour toutes les références croisées à la fois dans Word ?

Comment afficher ou masquer des codes de champ

Comment insérer des références croisées

De nombreuses personnes créent manuellement une référence croisée, cependant, lorsque vous utilisez la fonction intégrée vous bénéficiez de plusieurs avantages :

• Lorsque le lecteur souhaite accéder à une section du document, il doit normalement faire défiler pour localiser le contenu. Cependant, grâce aux références croisées il peut simplement cliquer sur le lien de la référence et Word se déplacera automatiquement vers l'en-tête ou la page référencée.
• Un autre point important est qu’à chaque que vous apportez des modifications sur votre document et que vous déplacez potentiellement les en-têtes ou le contenu vers des pages différentes, Word mettra automatiquement à jour toutes les références croisées pour vous.

Insertion d'une référence croisée à un titre intégré

Le type de référence croisée les plus utilisées est celui faisant référence vers un titre ou en-tête intégré dans Microsoft Word. Vous trouverez ci-dessous les instructions étape par étape pour insérer une référence croisée à un en-tête :

1. Pour commencer, placez le point d’insertion à l'emplacement de votre document où vous souhaitez insérer une référence croisée.
2. Vous pouvez tapez le texte maintenant pour que le lecteur puisse voir où il doit cliquer. Dans notre exemple, nous allons mettre notre référence croisée entre des guillemets comme indiqué ci-dessous, mais vous n’êtes pas obligé de le faire. Vous pouvez mettre en forme votre référence croisée comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez écrire quelque chose comme « Pour plus d'informations, voir " ». Ne saisissez pas d'espace vide après le texte, car le texte de l'en-tête de référence croisée apparaîtra juste après le guillemet double.
3. Accédez ensuite à l'onglet « Références » dans le ruban et cliquez sur « Insérer un renvoi » qui se trouve dans le groupe « Légendes » :

4. La boîte de dialogue « Renvoi » s’ouvrira sur votre écran.
5. Dans le menu déroulant « Catégorie » qui se trouve en haut à gauche de la boite de dialogue, sélectionnez « Titre » :

6. Dans la zone sous la section « Pour le titre », Word vous affiche une liste de tous les titres que vous avez sur votre document et auxquels vous avez appliqué l’un des styles « Titre », par exemple « Titre 1 », « titre 2 », etc. Dans la capture ci-dessous, nous avons 4 titres dans le document :

7. Dans le deuxième menu déroulant « Créer un renvoi à », on vous demande de sélectionner l’élément vers lequel vous souhaitez créer un lien. Pour cet exemple, choisissez « Titre ». Les options de cette boîte sont différentes, selon ce que vous avez choisi à l'étape 5 :

• Titre : vous pouvez sélectionner cette première option si vous souhaitez inclure du texte dans la référence croisée. Par exemple, nous choisissons dans cet exemple « Titre » puisque notre référence croisée concerne un titre.
• Les numéros : les quatre options qui suivent utilisent des numéros. Par exemple, vous pouvez les utiliser pour insérer un numéro de page ou un autre type de numéro, tel qu'un numéro de tableau, dans la référence croisée.
• Ci-dessus/Ci-dessous : sélectionnez cette dernière option pour inclure le mot « ci-dessus » ou « ci-dessous » à votre référence pour indiquer aux lecteurs où se trouve l'élément auquel il fait référence dans votre document.

8. Rendez-vous maintenant à la liste des titres et recherchez puis sélectionnez le titre auquel vous souhaitez faire un renvoi :

Remarque : tous les paragraphes formatés avec l'un des styles de titre intégrés (en-tête 1 à 9) sont automatiquement affichés dans la boîte de dialogue. Bien que vous puissiez utiliser des niveaux hiérarchiques, il est préférable d’utiliser les styles de titre intégrés. Vous pouvez accéder à ces styles ceux-ci à partir de l’onglet « Accueil » du ruban du groupe « Styles ».

9. Assurez-vous de bien cocher la case « Insérer comme lien hypertexte » qui se trouve sous la zone de catégorie. En sélectionnant cette option, vous permettez au lecteur du document de cliquer sur le texte de la référence croisée tout en maintenant enfoncée la touche « Ctrl » du clavier pour accéder à l'élément référencé.
10. Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Insérer » et Word insèrera automatiquement un signet invisible sur la cible.
11. Vous pouvez répéter ces étapes pour les autres titres que vous souhaitez inclure dans la référence croisée. La boîte de dialogue « Renvoi » reste ouverte jusqu’à ce que vous la fermiez.

Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessous, la référence croisée que nous avons créée est affichée et mis en surbrillance afin que vous puissiez l’identifier facilement :

Lorsque vous passez votre souris sur cette référence croisée, vous verrez apparaitre une info-bulle vous demandant de maintenir la touche « Ctrl » enfoncée avant de cliquer afin de pouvoir suivre le lien :

12. Finalement, vérifiez bien que vos références croisées fonctionnent correctement, et enregistrez vos modifications. Vous pouvez utiliser le raccourci « Ctrl + S » sur le clavier.

Insertion d'une référence croisée à un signet

Si vous avez inséré des signets dans un document, vous pouvez insérer une référence croisée dessus. Suivez les instructions ci-dessous pour insérer une référence croisée à un signet :

1. Ouvrez votre document Word et Si vous n’avez pas encore insérer un signet placez le point d’insertion à l'endroit où vous souhaitez insérer un signet.
2. Accédez à l'onglet « Insertion » dans le ruban.
3. Cliquez sur le bouton « Lien » et sélectionnez « Signet » :

4. La boîte de dialogue « Signet » apparaît. Saisissez un nom pour le signet sans utilises des espaces. Une fois terminé, cliquez sur « Ajouter ». Nous avons nommé notre signet « MonSignet » :

5. Maintenant, placez le curseur à l’emplacement où vous devez insérer la référence croisée vers le signet créé.
6. Saisissez une expression que vous souhaitez faire précéder la référence croisée, par exemple « Voir ». Dans la capture ci-dessous, nous avons saisi le texte « Pour plus d’informations voir » :

7. Accédez à l'onglet « Références » dans le ruban et cliquez sur le bouton de commande « Insérer un renvoi » dans le groupe « Légendes » :

8. La boîte de dialogue « Insérer un renvoi » s’ouvre. Sélectionnez « Signet » dans le menu déroulant « Catégorie » :

9. Sélectionnez à nouveau « Signet » dans le menu déroulant « Insérer un renvoi à ». Vous pouvez également sélectionner « Numéro de page » ou l'une des autres options selon vos besoins :

10. Dans la liste « Pour le signet », cherchez et cliquez sur l'élément à référencer. Dans notre exemple, nous avons un seul signet dans le document « MonSignet » :

11. Cochez la case en regard de l'option « Insérer comme lien hypertexte » afin de pouvoir cliquer sur la référence croisée tout en maintenant la touche « Ctrl » enfoncée pour accéder à l'élément référencé.
12. Cliquez sur le bouton « Insérer » et répétez les étapes pour les autres éléments que vous souhaitez inclure dans la référence croisée.
13. Lorsque vous avez terminé, fermez la boite de dialogue. Ci-dessous l’exemple de référence croisée que nous avons créé vers le signet « MonSignet » :

Insertion d’une référence croisée vers un tableau ou une figure

Word vous permet également de faire un renvoi vers une figure ou un tableau si vous avez inséré des légendes à l'aide de l'option « Insérer une légende » dans l'onglet « Références » du ruban. Lorsque vous faites référence à une figure particulière dans votre document, il est préférable d’utiliser une référence croisée au lieu de simplement taper l’expression « Figure 1 ». En faisant ainsi, vous garantissez que la référence dans le texte change lorsque le numéro de la figure change.

Pour insérer une référence croisée à un tableau ou une figure dans votre document Word suivez les étapes ci-dessous. Mais n’oubliez pas que ces étapes fonctionnent uniquement avec les tableaux et figures existants qui ont des titres ou des légendes créés avec l’outil de légende de Word :

1. Ouvrez votre document et cliquez à l'endroit où vous voulez insérer la référence croisée.
2. Accédez à l'onglet « Références » dans le ruban et sélectionnez « Insérer un renvoi » dans le groupe « Légendes ». Vous pouvez également accéder à cette option à partir de l'onglet « Insertion » :

3. La boite de dialogue « Renvoi » s’ouvre. Sélectionnez l’une des deux options « Figure » ou « Tableau » dans le menu déroulant « catégorie » selon ce que vous souhaitez référencer :

4. Dans le deuxième menu déroulant « Insérer un renvoi à », sélectionnez l’une des options ci-dessous :

• « Légende entière » : en sélectionnant cette option la référence inclura la légende de la figure référencée ou le titre du tableau référencé avec l'étiquette et le numéro.
• « Texte et numéro uniquement » : la référence sera par exemple comme « Figure 1 ».
• « Légende uniquement » : sélectionnez cette option si vous souhaitez que votre référence inclue la légende de la figure sans l'étiquette et le numéro.
• « Numéro de page ».
• « Ci-dessus/ci-dessous » : sélectionnez cette option pour inclure le mot « ci-dessus » ou le mot « ci-dessous » sans texte supplémentaire lié à votre tableau ou à votre figure.

5. Assurez-vous de cocher la case en regard de l’option « Insérer comme lien hypertexte » afin de permettre à vos lecteurs de cliquer sur la référence croisée et de passer au tableau ou à la figure.
6. Dans la zone sous « Pour la légende » ou « Pour le tableau », cliquez sur le tableau ou la figure pour laquelle vous souhaitez effectuer une référence croisée. Dans notre exemple, nous avons deux figures dans le document de teste et nous sélectionnant « Figure 1 ».
7. Pour terminer, cliquez sur le bouton « Insérer ». La boite de dialogue « Renvoi » restera toujours ouverte, vous pouvez déplacer votre curseur et insérer des références croisées supplémentaires et lorsque vous terminez fermez la boite de dialogue.

Comme illustré dans la capture ci-dessous, votre référence croisée sera immédiatement insérée dans votre texte.

Les références croisées ne sont pas mises à jour automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des tableaux ou des figures. Ainsi, dans la section suivante, nous verrons comment les mettre à jour simultanément en seulement cinq étapes.

Comment mettre à jour toutes les références croisées à la fois dans Word ?

Le problème avec l’utilisation des renvois, est que l'objet ou le texte que vous référencez doit toujours exister dans le document. Dans le premier exemple que nous avons vu, nous avons créé une référence vers le titre « Exemple de titre 4 » qui se trouve dans la page 2 ; Si dans l’avenir, nous supprimons ce titre pour une raison quelconque le lecteur ne pourra pas utiliser la référence croisée. Lorsqu’il va cliquer dessus, rien ne va se passer et le lecteur ne saura pas où aller.

La bonne nouvelle est que Microsoft Word vous permet de savoir quand vous faites des références croisées erronées. En fait, si vous supprimez ou que vous changiez l'élément auquel un renvoi fait référence (par exemple un signet, le numéro de page, l'élément numéroté ou le texte), lorsque que vous mettez à jour vos références croisées, Word vous informe que le renvoi n'est plus valide en affichant le message « Erreur ! source du renvoi non valide » :

 Ainsi, nous vous recommandons toujours de mettre à jour le document manuellement lorsque vous apportez des modifications à une section référencée du fichier. Cette mise à jour vous garantit que le champ associé change. Word vous facilite cette tache en vous permettant de rafraichir ces champs simultanément à l'aide d'un raccourci clavier. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Ouvrez votre document Word contenant des références croisées que vous souhaitez mettre à jour.
2. Placez le point d’insertion n'importe où à l'intérieur du document.
3. Accédez à l’onglet « Accueil », cliquez sur la flèche en regard du bouton « Sélectionner » dans le groupe « édition » et sélectionnez « Sélectionnez tout » pour sélectionner l'ensemble du document, y compris tous les champs de référence croisée :

Alternativement, vous pouvez appuyer sur le raccourci clavier « Ctrl + A » pour sélectionner l'ensemble du document.

4. Après avoir sélectionné le contenu du document entier, cliquez sur la touche « F9 » de votre clavier. Cette touche va mettre à jour tous les champs sélectionnés. Alternativement, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris n'importe où dans le document et choisir « Mettre à jour les champs » dans le menu contextuel :

5. Word met à jour toutes les références croisées dans le document à la fois.

Remarque : une note à garder à l’esprit est que d'autres types d’objets référencés dans Word partagent l'option « Mettre à jour les champs » et également le raccourci « F9 » avec des références croisées. Cela est le cas pour un document contenant une table des matières, lorsque vous sélectionnez le document entier et que vous utilisez l’option de mise à jour vous obligez également la table des matières à se mettre à jour.

Les références croisées sont des champs. Normalement, le résultat d'un champ est affiché mais vous pouvez également afficher les codes de champ. Nous vous montrons comment le faire dans la section qui suit.

Comment afficher ou masquer des codes de champ

Comme nous l’avons mentionné, le champ d’un renvoi s’agit en fait d’un code. C’est ce qui explique que le champ inclut des informations spéciales qui le font agir et apparaître d'une manière spécifique. Par exemple, un champ de renvoi peut agir comme un lien hypertexte lorsqu’on utilise la touche « Ctrl » avec le clic. C’est ce qui explique également que le champ puisse se mettre à jour.

Si vous avez un document contenant des renvois, vous pouvez afficher ou masquer tous les codes des champs correspondants en appuyant sur le raccourci « Alt + F9 » :

Ci-dessous le code de champ que nous avons obtenu pour la référence croisée de la figure 1 :

{REF _Ref59897871 \ h} : ce code de champ se compose de trois éléments :

• Nom de champ « REF ». La première partie du code de champ d'un champ de référence croisée indique de quel type de champ il s'agit. Il existe trois types de champs de référence croisée dans Word : « PAGEREF », « NOTEREF » et « REF ». Par exemple, un champ de renvoi qui fait référence à la page sur laquelle se trouve l’élément référencé est de type « PAGEREF ».
• La référence de la figure « Ref59897871 ».
• Un commutateur « \h ». Le commutateur indique que ce renvoi est configuré en tant que lien hypertexte (car nous avons coché la case correspondante dans la boite de dialogue « Renvoi »).

Remarque : si vous choisissez l’option « Numéro de page » comme envoi à insérer dans la boîte de dialogue « Renvoi », vous obtiendrez en résultat l’entrée « PAGEREF » dans le code de la référence. D’un autre côté, si vous créez une référence croisée avec une note de bas de page ou une note de fin comme référence, le champ de référence sera « NOTEREF ». Tous les autres champs de référence croisée seront de type « REF ».