Tuto Outlook : rédiger et envoyer de nouveaux e-mails
Dans ce tutoriel, vous apprendrez les bases de l'utilisation de la messagerie Microsoft Outlook. Que vous soyez novice dans l'utilisation d'Outlook ou que vous ayez simplement besoin d'un rappel, ce tutoriel est pour vous. Nous y étudions les techniques et les étapes pour rédiger un e-mail et l'envoyer. Nous aborderons également quelques astuces de base sur les e-mails, telle que la mise en forme des messages et comment attacher des fichiers à un e-mail.
De nos jours, les e-mails et les courriers électroniques sont bien meilleurs que le courrier papier. En fait, les e-mails offrent des options de livraison rapide. Cela prendra le temps d'une seconde pour que votre message soit livré au destinataire. Un autre avantage très puissant est que les utilisateurs de services de messagerie électronique peuvent également envoyer des pièces jointes sous forme d'images, de documents, de sons et même de vidéos.
Dans l'ère de la technologie, vous pouvez trouver de nombreux choix pour les services de messagerie. Microsoft Outlook est aussi un logiciel de messagerie populaire et puissant. Si vous venez d’installer Outlook et que vous ne l'avez jamais utilisé auparavant, vous allez vous demander peut-être comment faire pour envoyer un e-mail. Vous pouvez utiliser Microsoft Outlook pour vos e-mails personnels ou professionnels. Si vous passez beaucoup de temps chaque jour sur vos e-mails, vous devez comprendre ce que votre système de messagerie Outlook peut faire pour gagner du temps et travailler plus efficacement. Ce tutoriel vous montre comment tirer le meilleur parti de votre Outlook.
Table des matières
Comment composer et envoyer des e-mails
Étape 1 : ouvrez Microsoft Outlook
Étape 2 : créez un nouveau message Outlook
Étape 3 : saisissez les informations d'en-tête
Étape 4 : composez un nouveau message
Comment mettre en forme votre message.
Comment supprimer la mise en forme du texte dans Microsoft Outlook
Comment attacher un fichier ou un élément à un e-mail MS Outlook
Comment insérer un lien dans un e-mail Ms Outlook
Comment ajouter une photo à un message Outlook
Comment ajouter une image de signature
Étape 5 : relisez votre e-mail
Étape 6 : envoyez votre e-mail Outlook
Comment enregistrer un message en tant que brouillon
Comment supprimer un e-mail Microsoft Outlook
Comment composer et envoyer des e-mails
Étape 1 : ouvrez Microsoft Outlook
La première étape pour pouvoir envoyer un e-mail en utilisant Microsoft Outlook, consiste à l'ouvrir. Ouvrez donc le logiciel d’application Microsoft Outlook sur votre bureau. Vous pouvez le faire en double cliquant sur l'icône Outlook que vous puissiez trouver soit dans le bureau, dans la barre des tâches ou à partir du menu « Démarrer ». Microsoft Outlook s'ouvre :
Nous travaillons sur Outlook 2016, cependant, Microsoft offre de nouvelles versions d'Outlook. Ainsi, vous pouvez avoir dans votre écran une apparence et des fonctionnalités qui sont légèrement différentes. Cela dépendra de la version Outlook que vous utilisez et de la façon dont elle est configurée :
Comme vous pouvez le remarquer, Outlook s'ouvre automatiquement dans la boîte de réception. Si vous venez de créer un nouveau compte Outlook, vous pouvez ne pas avoir beaucoup de messages électroniques entrants.
Étape 2 : créez un nouveau message Outlook
Après avoir ouvert Ms Outlook, vous pouvez envoyer votre premier message. Vous devez donc apprendre à créer un nouvel e-mail.
Le processus est très simple et facile à implémenter. Pour créer un nouveau message électronique Microsoft Outlook, assurez-vous que l’onglet « Accueil » du ruban est actif, ensuite, cliquez sur le bouton de commande « Nouveau courrier » que vous trouverez dans l'extrême gauche du ruban :
Ainsi, vous verrez apparaitre une nouvelle fenêtre « Message » et qui s’ouvre sur l'onglet « Message » :
Étape 3 : saisissez les informations d'en-tête
Comme vous allez le remarquer dans la capture ci-dessus, la première chose que vous devrez remplir dans la fenêtre du nouveau message est les informations d'en-tête de l'e-mail. En général, vous devez remplir les champs suivants :
- « De » : si vous avez associé votre compte Outlook à plusieurs comptes de messagerie, vous allez avoir ce champ. En fait, il vous permet d’entrer l'adresse électronique à partir de laquelle vous souhaitez envoyer le message. Si par contre votre Outlook n’est associé qu’à une seule adresse de messagerie, vous ne verrez pas ce champ.
- « À.… » : dans ce champ, vous allez entrer la ou les adresses électroniques des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer le message électronique.
- « Cc… » : Ce champ vous permet d’inclure des destinataires d'e-mails supplémentaires.
- « Objet » : comme son nom l’indique, ce champ contient une brève description du sujet ou de l’objet de votre e-mail.
Comment remplir les informations d'en-tête de l'e-mail
Vous devez d’abord vous assurer l’adresse électronique du champ « De » est correcte. Par défaut Microsoft Outlook remplit ce champ pour vous en utilisant l'adresse e-mail que vous utilisez actuellement. Cependant, au cas où vous avez plusieurs adresses électroniques dans votre Outlook, vous pouvez modifier cette adresse par une autre. Cliquez sur la flèche vers le bas à droite du champ « De ». En cliquant dessus, Outlook vous affiche un menu déroulant avec la liste des adresses électroniques disponible. Choisissez l’adresse e-mail que vous souhaitez utiliser pour envoyer le message :
Une fois la source sélectionnée, vous devez maintenant identifier à qui vous envoyez le message à l'aide du champ « À ». Vous avez la possibilité de le faire de deux manières différentes :
- Entrez manuellement l'adresse e-mail dans le champ. Si vous souhaitez envoyer le message à plusieurs adresses e-mail, utilisez un point-virgule pour les séparer.
- Alternativement, vous pouvez cliquer sur le bouton « À » pour rechercher vos contacts de messagerie. La boîte de dialogue « Choisir des noms : Contacts » apparaitra. Sélectionnez les contacts auxquels vous souhaitez envoyer le message. Ci-dessous un aperçu de la boîte de dialogue « Choisir des noms : Contacts » :
Le dernier champ que vous devez remplir est le champ « Objet ». Utilisez ce champ pour saisir une brève description de l'objet de votre e-mail.
Comment copier quelqu'un sur MS Outlook (Cc, Cci)
Il n’est pas obligatoire de copier une personne sur votre e-mail pour l'envoyer ; mais, Outlook vous permet de copier ou de copier en aveugle des destinataires supplémentaires si vous en avez besoin. Par exemple, vous pouvez copier votre directeur sur un mémo qui est important. En fait, les contacts que vous copiez (Cc) ne sont généralement pas censés répondre à l’e-mail. Le message leur est envoyé à titre informatif uniquement.
Si vous copiez des contacts en aveugle (Cci) sur un e-mail, ils ne seront pas visibles pour les autres personnes qui reçoivent le message. Vous pouvez par exemple utiliser cette option au cas où vous avez besoin de garder confidentielles les informations de messagerie d'un destinataire.
Si vous avez besoin de copier des destinataires sur votre e-mail, tapez leurs adresses e-mail dans le champ « Cc » ou cliquez sur le bouton « Cc » pour sélectionner les contacts directement dans la boîte de dialogue.
Pour entrer les destinataires qui sont copiés à l'aveugle sur le message, utilisez le champ « Cci » de la boite de dialogue « Choisir des noms : Contacts » au lieu de cliquer sur le champ « À » ou « Cc ».
Étape 4 : composez un nouveau message
Si vous êtes arrivé ici, vous avez donc rempli toutes les informations d'en-tête de l'e-mail et vous êtes prêt à rédiger le contenu ou le corps de votre message. Tous ce que vous devez faire c’est de simplement taper le message dans la case sous les informations d'en-tête comme illustré dans la capture ci-dessous :
Vous avez terminé avec l’essentiel et vous pouvez maintenant envoyer votre e-mail. Cependant, nous vous recommandons de consacrer un peu de temps de plus pour apprendre à maximiser l’efficacité du message. Outlook vous offre certaines fonctionnalités de mise en forme que vous pouvez utiliser pour améliorer la visibilité des e-mails.
Comment mettre en forme votre message.
L’utilisation de Microsoft Outlook vous donne accès à plusieurs outils de base pour la mise en forme de texte comme dans les autres applications de la gamme Microsoft. Vous pouvez accéder à ces options dans l'onglet « Format du texte » sur le ruban :
Ci-dessous les différentes fonctionnalités de mise en forme de texte disponibles dans Microsoft Outlook :
- Police de caractère : vous permet de modifier le type de la police.
- Taille : utilisez cette option pour agrandir ou diminuer la taille du texte.
- Gras : « G » utilisé pour rendre l’écriture gras.
- Italique : « I » utilisé pour transformer le texte en italique.
- Souligné : sous forme d’un « S » avec une ligne en dessous utilisée pour souligner le texte.
- Couleur de la police : un bouton avec un « A » souligné avec une ligne en rouge. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la galerie de couleurs.
- Aligner la police : utiliser les différentes options d’alignement du groupe « Paragraphe » pour aligner votre texte à gauche, au centre ou à droite.
- Liste numérotée : si vous avez des étapes ou des taches vous pouvez les citer sous forme d’une liste en utilisant l’un des thèmes de numérotation proposés.
- Liste à puces : de même, pour organiser des points importants ou des remarques utilisez une liste à puce.
Ce sont les options de mise en forme les plus utilisées, vous avez également la possibilité d’appliquer d’autres modifications comme les retraits, l’indentation, le style barré, mettre en exposant, mettre en indice, modifier la casse… etc.
Remarque : vous pouvez également accéder à ces options de mise en forme à partir de l'onglet « Message » du ruban.
Pour commercer à modifier la mise en forme, vous devez d’abord sélectionner le texte que vous souhaitez mettre en forme avec votre souris comme vous le faites dans Microsoft Word :
Ensuite, vous pouvez cliquer sur l'option de mise en forme que vous souhaitez appliquer au texte sélectionné. Pour notre exemple, nous avons appliqué un style italique et en gras :
Vous devez garder à l’esprit qu’Outlook utilise HTML pour produire la plupart des options de mise en forme du texte. Ainsi, au cas où l’une des personnes qui reçoivent votre e-mail utilise un système de messagerie qui prend en charge uniquement le texte brut, elle ne verra donc pas la mise en forme que vous avez appliquée.
Comment supprimer la mise en forme du texte dans Microsoft Outlook
Si vous avez mis en forme le texte de votre message et que vous souhaitez annuler cette mise en forme ou si vous devez envoyer un message au format texte brut, vous pouvez le faire facilement. MS Outlook vous donne la possibilité de supprimer la mise en forme du texte rapidement.
Pour supprimer la mise en forme du texte, sélectionnez le texte dont vous souhaitez supprimer le format et cliquez sur l'icône « Effacer toute la mise en forme » dans le ruban comme illustré dans la capture ci-dessous :
Comment attacher un fichier ou un élément à un e-mail MS Outlook
Outlook vous permet de facilement joindre un fichier ou des éléments à votre e-mail. Cette option est accessible à partir du groupe « Inclure » de l’onglet « Message ». Pour attacher un fichier, vous devez utiliser la commande « Joindre un fichier » et si vous avez besoin de joindre des éléments utilisez la commande « Un élément » :
Alternativement, vous pouvez accéder à ces options à partir de l'onglet « Insertion ». Vous y trouverez l'icône « Joindre un fichier » et l'icône « Elément Outlook » :
Pour joindre un fichier ou un élément à votre message, placez d’abord le point d’insertion dans le message. Ensuite, cliquez sur le bouton de commande « Joindre un fichier » ou « Un élément » selon ce que vous souhaitez attacher et sélectionnez l'élément depuis votre PC ou dans la liste qui apparaît. Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessous, l'élément est joint sous la ligne d'objet :
Comment insérer un lien dans un e-mail Ms Outlook
Vous avez également la possibilité d’ajouter des liens dans votre message électronique à l’aide de l'icône « Lien » que vous pouvez trouver dans l'onglet « Insertion ».
Pour ce faire, placez le point d’insertion dans le message à l'emplacement où vous souhaitez insérer le lien.
Ensuite, cliquez sur le bouton de commande « Lien » :
La boîte de dialogue « Insérer un lien hypertexte » s'ouvre :
Vous pouvez ensuite utiliser le champ « Adresse » pour saisir l'URL du lien que vous voulez inclure dans le message. Si vous souhaitez afficher un texte qui est différent de l'URL et qui mène vers elle, saisissez-le dans le champ « Texte à afficher » en haut de la fenêtre :
Cliquez sur « OK » et le lien sera inséré dans le corps de votre message :
Comment ajouter une photo à un message Outlook
Il se peut que vous souhaitiez insérer une photo ou une image graphique dans le corps de votre e-mail. Vous pouvez le faire facilement à partir de l'onglet « Insertion en utilisant le bouton de commande « Images » ou « Images en ligne » :
La boîte de dialogue « Insérer une image » s’ouvre :
Si vous choisissez d’insérer une image en ligne dans votre message, Outlook vous ouvre une fenêtre de recherche d'images Bing.
Si vous souhaitez insérer une image, cliquez pour placer le point d’insertion d’abord à l’emplacement où vous voulez que l'image apparaisse. Cliquez sur l’option que vous souhaitiez « Images » ou « Images en ligne » et sélectionnez l'image. L'image sélectionnée apparaît immédiatement dans votre e-mail :
Remarquez aussi que l’onglet « Mise en forme » apparait automatiquement en vous permettant de mettre en forme l'image que vous venez d'ajouter.
Comment ajouter une image de signature
Vous pouvez rendre votre e-mail plus professionnel en ajoutant un modèle de signature professionnel. Si vous souhaitez ajouter une image de signature professionnelle à partir des modèles proposés par Outlook, cliquez sur le bouton de commande « Une signature » que vous trouverez dans l'onglet « Message ». Un menu déroulant s’affiche, sélectionnez l’option « Signatures » :
Ainsi, la boîte de dialogue « Signatures et thème » s'ouvre comme illustré dans la capture ci-dessous :
Si votre compte Microsoft Outlook est associé à plusieurs adresses de messagerie, vous devrez utiliser la zone « Sélectionner la signature à modifier » pour sélectionner la signature que vous modifiez.
Cliquez à l’intérieur de la zone qui se trouve sous « Modifier la signature » et cliquez sur l'icône « Insérer une image » qui se trouve dans l’extrémité droite :
Ensuite cherchez et sélectionnez votre image dans la boîte de dialogue « Insérer une image » et cliquez sur le bouton OK :
La signature sera automatiquement ajoutée à tous les e-mails sortants.
Étape 5 : relisez votre e-mail
Après avoir terminé la rédaction et la mise en forme de votre message, vous devez le vérifier attentivement avant de l’envoyer pour vous assurer qu'il ne contient pas d'erreurs ou de fautes de frappe. En fait, si votre e-mail, qu’il soit professionnel ou personnel, contient des erreurs cela peut faire une mauvaise impression. Ci-dessous les choses et les éléments importants que vous devriez vérifier avant de procéder à l’envoi de l’e-mail :
- Complétude : vérifiez que votre message est complet et dit-il tout ce qu'il est censé faire. En fait, si une action est requise et que vous l’avez manquée, le destinataire ne comprendra pas ce qu'il doit faire. De plus, vous devez vous assurer que l’objet du message est clair et facile à comprendre.
- Ton : il est possible que votre destinataire comprenne mal le ton de votre message. Pour cette raison, nous vous recommandons, s’il est possible de demander à un ami ou à un collègue de lire votre e-mail et lui demander s’il comprend bien le message ou s’il le met en colère. Si c’est le cas, vous devez alors réviser votre message.
- La grammaire : Outlook vous offre un vérificateur que vous pouvez utiliser pour rechercher des erreurs dans votre message. Accédez à l'onglet « Révision », et vous trouverez une icône « Orthographe et grammaire », mais gardez à l’esprit que les vérificateurs manquent parfois des erreurs d'utilisation des mots. C'est pourquoi nous vous recommandons de bien lire également votre e-mail.
- Précision : assurez-vous si les détails de vos informations sont bien corrects. Vérifiez d’abord l'orthographe des noms de personnes et d'objets que vous avez probablement cités dans le message. Si vous avez inclus des numéros de téléphone ou une adresse postale, vérifiez qu’ils sont corrects. Vérifiez également les valeurs numériques et les points décimaux des nombres, surtout s'ils impliquent des chiffres en dollars.
- Mise en page : apportez une grande attention à la mise en forme, et tirez parti des fonctionnalités de format offertes par Outlook telles que les listes en gras, en italique, numérotées ou à puces. En fait, une mise en forme appropriée peut faciliter la lecture de votre e-mail.
- Pièces jointes : Un autre point très important est de bien vérifier vos pièces jointes s’ils sont réellement joints au message au cas où votre message est censé les inclure, sinon attachez-les maintenant.
Étape 6 : envoyez votre e-mail Outlook
Après avoir vérifié et lu soigneusement votre message, il est maintenant temps pour l'envoyer. Cliquez simplement sur le bouton « Envoyer » que vous verrez dans le coin supérieur gauche de la fenêtre du nouveau message. Une fois vous cliquez dessus, votre message est envoyé immédiatement :
Au cas où vous ne souhaitez pas envoyer votre e-mail, vous avez d'autres options que vous pouvez effectuer. Vous pouvez :
- Soit supprimer le message ;
- Ou enregistrer le message sous forme de brouillon.
Vous trouverez ci-dessous le processus et les instructions étape par étape pour faire les deux :
Comment enregistrer un message en tant que brouillon
Si vous décidez d’enregistrer votre message en tant que brouillon, allez simplement sur le menu « Fichier » de la fenêtre du nouveau message. Sélectionnez ensuite l'option « Enregistrer ». Ainsi, le message ne sera pas envoyé est Outlook l’enregistre dans votre dossier « Brouillons » :
Si vous souhaitez ouvrir votre e-mail pour la prochaine fois, cliquez simplement sur le dossier « Brouillons » et faites un double-clic sur votre message pour l'ouvrir.
Comment supprimer un e-mail Microsoft Outlook
Si vous ne souhaitez ni envoyer le message ni l’enregistrer en brouillon, vous pouvez choisir de le supprimer. Vous pouvez le faire en cliquant sur la croix « X » dans le coin supérieur droit de la fenêtre du nouveau message pour la fermer. Outlook vous demande si vous souhaitez enregistrer vos modifications ou non. Cliquez sur le bouton « Non » pour supprimer le message :
Par conséquent, la fenêtre du nouveau message se ferme immédiatement et le brouillon de votre e-mail sera supprimé.