Cours Outlook : Publipostage par E-Mail avec Pièce Jointe
Cours Outlook : Publipostage par E-Mail avec Pièce Jointe
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1.3. Installation et lancement
Logiciel étroitement associé au navigateur Internet Explorer, Outlook Express ne s’installe pas de manière indépendante. En effet, l’installation du navigateur entraîne par défaut celle d’Outlook Express.
Les numéros de version suivent à quelque chose près ceux du navigateur.
A partir du système d’exploitation Windows 2000, ces deux logiciels sont intégrés au système d’exploitation. Cela veut dire qu’ils sont automatiquement installés pendant l’installation du système.
Ceci entraîne l’absence du programme dans le composant administratif Ajouter / Supprimer un programme mais plutôt dans les composants Windows sous l’étiquette Internet Explorer.
La mise à jour du navigateur entraînera donc celle du lecteur de courriel. A partir de ce moment, une étiquette peut apparaître dans la liste des programmes.
Une fois installée, une icône de lancement s’affiche à plusieurs endroits :
- sur le bureau (excepté Windows XP),
- dans le menu Démarrer / Programmes, soit dans les programmes de premier niveau, soit sous l’option Internet Explorer,
- dans la barre de lancement rapide (Windows 2000).
Le navigateur Internet Explorer permet de lancer Outlook Express via sa barre d’outils ou son menu Outils.
1.4. Connexion au serveur
Le premier lancement du logiciel entraîne celui de l’assistant de connexion. En effet, Outlook Express ne pouvant fonctionner sans être connecté à un serveur, et constatant la configuration d’aucun compte, il sollicite le concours de l‘assistant.
Le deuxième lancement du logiciel entraîne l’apparition d’une fenêtre demandant si Outlook Express est désormais le lecteur de courriel par défaut du système d’exploitation. Dans le cas positif, il suffit de décocher la demande de vérification et de répondre oui.
L'assistant de connexion à Internet permet de configurer un compte pour se connecter à un ou plusieurs serveurs de messagerie ou de News. En préalable, il faut récupérer les informations suivantes auprès du fournisseur de services Internet ou de l’administrateur réseau :
- Pour le compte de messagerie, il faut connaître non seulement l’adresse des serveurs de messagerie entrant et sortant, mais aussi l’adresse de courriel en question ainsi que le nom d’utilisateur et le mot de passe du compte.
- Pour le compte de News, il faut posséder l’adresse du serveur de News auquel nous souhaitons nous connecter et, le cas échéant, le nom d’utilisateur et le mot de passe du compte.
Une fois que la connexion Internet est configurée, que le compte de messagerie l’est tout autant, le logiciel essaie au lancement de se connecter au serveur. Dans le cas d’une connexion à distance, si l’internaute n’a pas ouvert la connexion vers le réseau Internet, il lance la fenêtre d’avertissement suivante.
Comme premier essai du service de messagerie, pour ne pas importuner autrui, nous conseillons à l’internaute de tester sa configuration en s’envoyant un premier message à lui-même.
Les premiers essais ne sont pas forcément concluants. Il se peut qu’une fenêtre d’erreur de ce type apparaisse. Il faut cliquer sur le bouton Détails >> et sur l’onglet Erreurs pour obtenir quelques premiers renseignements sur le problème de connexion.
Les problèmes de fonctionnement peuvent avoir plusieurs origines :
- mauvaise configuration du compte de messagerie,
- mauvais état du réseau local ou de la connexion distante au fournisseur d’accès Internet,
- mauvais état du serveur (en maintenance ou autre).
- Mise en route
La section Mise en route s’adresse plus particulièrement aux néophytes voulant le plus rapidement possible s’approprier le fonctionnement du logiciel.
Outre la présentation sommaire de l’interface et la configuration d’un compte, les rubriques suivantes expliquent comment :
- recevoir et envoyer du courrier électronique,
- visualiser et participer à des groupes de discussion.
Dans la section Fonctions Avancées, nous passerons en revue toutes les fonctionnalités offertes par Outlook Express pour adapter son fonctionnement à nos besoins.
2.1. Espace de travail
Dans un document consacré à l’étude d’un logiciel, avant de passer en revue son paramétrage, une des premières taches consiste à décrire sommairement l’interface du lecteur que nous obtenons au lancement, et plus particulièrement l’espace de travail.
La copie d’écran ci-dessus montre que le logiciel découpe l’interface principal en plusieurs zones :
- des zones classiques comportant : barre de titres (Outlook Express), barre de menus (Fichier, etc…), barre d’outils (Nouveau…), et barre d’état (présence de l’icône Travail en ligne) ;
- des zones de travail annoncées par une barre de dossiers étiquetée Outlook Express (deuxième barre de titre sur fond gris) dans la copie d’écran ci-dessus :
o une première colonne avec les zones Dossiers et Contacts,
o une deuxième colonne affichant à l’ouverture une page Web d’aide en ligne.
Remarques
- a) L’étiquette de la barre de dossiers reprend le nom du nœud sélectionné dans la zone Dossiers.
- b) Les zones classiques seront décrites en profondeur dans la troisième partie du document.
- c) Les largeurs et hauteurs de chacune des zones sont modifiables graphiquement à l’aide de la souris en se promenant sur les bordures de ces zones. Le curseur de la souris se transforme et invite l’internaute à effectuer un cliquer-glisser dans la direction désirée.
2.1.1. Volet Dossiers
La première zone Dossiers décrit l’organisation du lecteur. Vu qu’aucun compte n’est encore configuré, il ne présente que l’organisation de la partie messagerie Internet.
Le lecteur fonctionne par défaut comme logiciel client du service POP3 (et non IMAP). En conséquence, le logiciel met en œuvre sur le disque local l’organisation d’une boite aux lettres locale propre à ce service.
Ceci se traduit par la création logique d’un certain nombre de boites présentées dans la zone Dossiers (cf. copie d’écran ci-dessus) : Boite de réception, Boite d’envoi, Eléments envoyés, Eléments supprimés et Brouillon.
Chaque boite correspond physiquement à un fichier (extension *.dbx) situé dans le profil de connexion de l’internaute selon l’arborescence suivante : Données d’application / Identités / <identité> / Microsoft / Outlook.
La petite croix située en haut à droite de la barre de titres de la zone permet de fermer celle-ci si besoin est.
Cette organisation se présente sous la forme d’une arborescence classique avec un sommet ou racine (Outlook Express) sur lequel il pointe par défaut au lancement.
Un dossier intitulé Dossiers locaux décrit l’organisation de la partie messagerie.
2.1.1.1 Partie Courrier POP3
Le fonctionnement de la messagerie s’articule autour de cinq boites ayant chacune leur rôle spécifique.
La première intitulée Boite de réception réceptionne tous les messages en provenance du serveur. Dès la réception de nouveaux messages, et ce jusqu’à la prise de connaissance (lu) de ces messages par l’internaute, l’étiquette Boite de réception reste en gras et le nombre qui suit entre parenthèses indique le nombre de nouveaux messages non lus.
La deuxième nommée Boite d’envoi a un rôle de transit pour tous les messages à envoyer. Ils sont en attente de prise en compte par le serveur : soit parce que le lecteur n’est pas connecté au serveur, soit en raison d’un incident de fonctionnement entre le lecteur et le serveur.
Le cas normal suppose que la connexion soit réalisée. Une fois que le nouveau message rédigé est prêt à l’envoi, l’internaute clique sur le bouton Envoyer. Dans un premier temps, le message envoyé est stocké temporairement dans le dossier Boite d’envoi. Le nom de la boite apparaît alors en gras, jusqu’à ce que le serveur ait pris en compte le message. Une fois que ce dernier se trouve prêt à relayer son envoi sur le réseau, alors le message stocké dans Boite d’envoi passe dans la boite suivante : Eléments envoyés.
Si le message reste coincé dans le dossier Boite d’envoi, cela signale un incident de fonctionnement quelque part entre le lecteur et le serveur. En supposant que la connexion au serveur soit déjà réalisée, cet incident peut provenir des causes suivantes :
- compte de messagerie mal configuré,
- problème sur le réseau,
- dysfonctionnement du serveur.
La boite Eléments envoyés a pour but de sauvegarder une copie de tous les messages effectivement envoyés (fonctionnalité que nous pouvons désactiver).
La boite Eléments supprimés joue un rôle identique à la corbeille du système d’exploitation : conserver temporairement les messages supprimés par l’action de l’internaute, jusqu’à ce que ce dernier les supprime définitivement de la boite en question.
La cinquième et dernière boite intitulée Brouillons a pour but de stocker tous les messages enregistrés dont la rédaction n’est pas close ou l’envoi remis à plus tard.
2.1.1.2 Partie Courrier IMAP
Si l’internaute décide de télécharger des dossiers à partir du serveur IMAP configuré, un nœud situé au même niveau que Dossiers Locaux est créé avec comme étiquette l’adresse du serveur IMAP.
De toutes les boites décrites précédemment, trois boites seulement apparaissent : Boîte de réception, Eléments envoyés, Brouillons.
2.1.1.3 Partie News
Créer un compte de News consiste à configurer un compte de connexion à un serveur de News. Après configuration, l’adresse de ce serveur s’affichera dans le volet Dossiers au même niveau de l’arborescence que le nœud Dossiers locaux.
L’internaute, une fois connecté au serveur, est invité à s’abonner à des groupes de discussion dont le nom s’affichera sous le nœud portant l’adresse du serveur.
Remarque
Pour basculer de la lecture du courrier à la lecture de News dans la liste des dossiers, il suffit de cliquer sur Boite de réception pour obtenir le courrier ou bien cliquer sur un serveur de News ou sur un groupe de discussion spécifique pour le visiter.
2.1.2. Volet Contacts
Ce volet a pour but de lister les contacts du carnet d’adresses que nous utilisons pour communiquer. Ces adresses sont triées selon un critère donné décidé au préalable dans le carnet d’adresses : nom ou prénom ou autre…
Ce volet n’affiche rien si le carnet d’adresses n’existe pas, ou si son contenu est volontairement masqué par l’internaute.
Dans la barre de titres du volet, l’activation de la petite croix située en haut à droite fait disparaître le volet de l’affichage du logiciel. Pour le faire réapparaître, il faut utiliser le menu Affichage / Disposition, puis cocher la case Contacts.
Dans la même barre de titre, sous le menu Contacts se trouve un menu déroulant. Ce dernier, sous Windows 2000, permet seulement de définir un nouveau contact.
2.1.3. Volets de visualisation
2.1.3.1 Niveau Outlook Express
Tant que l’internaute n’a pas sélectionné un nœud de l’arborescence de la zone Dossiers, la zone de visualisation des messages affiche un certain nombre de rubriques d’aide, en dessous des bandeaux publicitaires portant le nom du logiciel et MSN :
- au niveau du bandeau gris foncé, un lien hypertexte Rechercher un message… (1) ainsi qu‘une liste déroulante Identités (2),
(1)
La recherche d’un message peut s’effectuer selon plusieurs critères :
- les adresses de courriel de l’expéditeur ou du destinataire,
- l’objet (subject en anglais) ou le contenu (corps) du message,
- la date de réception,
- des options d’envoi tels que la présence de pièces jointes ou d’indicateur d’urgence.
Il est judicieux de renseigner le maximum de champs pour trouver plus rapidement le dit message. Dans le cas où le dossier sélectionné contient des sous-dossiers, il paraît opportun de laisser la case Inclure les sous-dossiers activée. Le bouton Nouvelle recherche, permet une fois les critères changés de relancer une recherche.
(2)
Par défaut, à chaque compte de messagerie configuré correspond une identité déterminée.
Cependant, il est possible à l’aide de cette fonctionnalité de créer plusieurs identités au sein d’un même compte de messagerie, en créant pour chacun une boite à lettres personnelle.
Ainsi, chacun pourra envoyer ses messages et définir ses contacts et paramètres personnels. Une fois créés, on peut basculer d'une identité à une autre sans perdre la connexion Internet.
- une sous-zone intitulée Astuce du jour,
o Cette zone se termine par deux liens hypertextes Précédent et Suivant pour dérouler la liste des autres astuces dans un sens comme dans l’autre.
- une sous-zone de gauche sans titre mais articulé en trois rubriques sur la messagerie, les groupes de discussion et le carnet d’adresses.
o L’internaute peut choisir dès à présent de ne plus afficher cette page d’aide en cochant la case Au démarrage…, ouvrir directement mon dossier Boite de réception (il s’agit d’une des nombreuses options de fonctionnement du logiciel que nous retrouverons par ailleurs).
Pour retrouver cette page d’aide à la mise en route, l’internaute doit cliquer sur le nœud Outlook Express en haut de la liste des dossiers.
2.1.3.2 Compte de messagerie POP
- Niveau Dossiers locaux
Le contenu du volet de pré-visualisation des messages change d’aspect. Il présente un bilan statistique de l’organisation des dossiers et de leurs contenus, en précisant le nombre de messages non lus d’un dossier donné.
- Niveau Boites de messagerie
Dès que l’internaute sélectionne dans le volet Dossiers l’une quelconque des boites de messagerie, le volet de visualisation se découpe en deux volets :
- un volet de pré-visualisation des messages qui liste les en-têtes de ces derniers ;
- un volet de visualisation du corps du message sélectionné dans le volet ci-dessus.
Si le volet de visualisation n’est pas activé au niveau de l’affichage, le contenu du message s’affiche dans une fenêtre indépendante.
Le premier volet range les différents éléments de l’en-tête dans un certain ordre. Il est possible de modifier l’ordre de ces champs, de changer les préférences de tri par défaut, voire de masquer certains d’entre eux.
Le message non lu apparaît dans la liste des en-têtes du volet de prévisualisation précédé d’une icône d’enveloppe fermée , le message lu d’une icône d’enveloppe ouverte .
Si l’option de regrouper les messages par conversation a été choisie (message et réponses), un signe apparaît devant l’enveloppe des en-têtes de messages. Il suffit de cliquer sur le signe pour dérouler la liste des messages associés.
Le deuxième volet comporte une barre de titres comportant à droite éventuellement deux icônes : le bouton pour les cartes de visites qui accompagnent le message, le bouton pour les pièces jointes insérées au message.
Si le corps du message est trop long, une barre de défilement verticale nous permet de le visualiser pas à pas.
Astuce
Pour modifier l’aspect du volet de visualisation, la procédure consiste à :
- ouvrir le menu Affichage,
- cliquer sur l’option Disposition,
- sélectionner les options souhaitées dans le cartouche Volet de visualisation.
Les volets de visualisation n’ont été décrits que pour un compte de messagerie POP3. Il change d’aspect pour les autres types de comptes.
2.1.3.3 Compte de messagerie IMAP
Lorsque nous sélectionnons le dossier d’un compte de messagerie IMAP, le volet de visualisation prend l’aspect suivant. La barre de titre de la zone d’affichage prend le nom du compte en question.
La zone de visualisation présente une barre d’outils comportant trois boutons :
- Un pour synchroniser le compte à chaque connexion (pas d’automatisme comme pour le compte POP3) ;
- Un pour sélectionner les dossiers à télécharger en local ;
- Un pour paramétrer la synchronisation.
L’image ci-contre apparaît si nous activons la flèche du bouton Paramètres.
Par défaut, le compte IMAP n'est pas synchronisé.
Il est donc possible à la première synchronisation de cliquer sur Tous les messages, puis à la deuxième sur Nouveaux messages uniquement. Si nous ne voulons stocker en local aucun message, nous pouvons télécharger uniquement les en-têtes.
Pour terminer la zone, un tableau nous indique par dossier le nombre total de messages, ceux non lus, ainsi que le paramètre de synchronisation choisie.
2.1.3.4 Compte de News
Lorsque nous sélectionnons le dossier d’un compte de News, le volet de visualisation prend l’aspect suivant. La barre de titre de la zone d’affichage prend le nom du compte.
La zone de visualisation présente une barre d’outils comportant trois boutons :
- Un pour synchroniser le compte à chaque connexion ;
- Un pour sélectionner les groupes de discussion auxquels nous voulons nous abonner ;
- Un pour paramétrer la synchronisation.
En fonction des options de synchronisation, l’icône précédent le nom du groupe de discussion change.
Le tableau ci-dessus indique par groupe de discussion les mêmes renseignements que ceux évoqués dans le paragraphe précédent.
Si nous sélectionnons un groupe de discussion contenant des messages, le volet de visualisation se partage en deux : la partie haute pour les en-têtes, la partie basse pour le contenu d’un message sélectionné (question ou réponse).
Les questions et réponses d’un même objet sont naturellement regroupées par un signe + précédent l’objet.
Devant l’objet des messages apparaît une icône spécifique du type de message ou du type de synchronisation choisi. Voici un tableau récapitulatif de ce que nous pouvons trouver !
Groupe présent sur le serveur Conversation téléchargée
Message absent sur le serveur Message brouillon
Message lu Message lu et stocké en local
Message non lu Message en attente de téléchargement
Message téléchargée sans conversation Réponse envoyée
Message transféré
2.2. Compte de messagerie ou de News
2.2.1. Ajouter un compte de messagerie
Pour les comptes de messagerie, outre les éléments décrits dans le préambule de la section Mise en route, il faut se renseigner sur le type de serveur utilisé pour le courrier entrant : POP3, IMAP ou HTTP. Effectivement, tous les serveurs de messagerie n’utilisent pas les mêmes services et protocoles associés pour permettre à l’internaute de récupérer en local son courrier.
Le logiciel client, en l’occurrence Outlook Express, se doit de fonctionner avec le même service que celui du serveur pour communiquer avec ce dernier.
Pour ajouter un compte de messagerie ou de News, la procédure est la suivante :
- dans le menu Outils, cliquer sur l’option Comptes,
- dans la boite de dialogue Comptes Internet, sélectionner l’onglet Courrier ou cliquer directement sur le bouton Ajouter,
- une fois le bouton activé, sélectionner Courrier ou News pour ouvrir l'Assistant de connexion Internet et suivre les instructions.
En premier lieu, l’assistant nous propose de configurer le nom de messagerie. Comme l’indique la légende de la copie d’écran, il se substitue à l’adresse de courriel côté destinataire.
De tous les paramètres de connexion à configurer, celui-ci est le seul qui soit optionnel. Voyons néanmoins son utilité ! En ce qui concerne l’adresse de courriel, une des conventions portant sur le nom d’utilisateur consiste à choisir l’association prénom puis nom séparé par un « . ». Mais il arrive souvent que ce nom soit déjà pris au niveau du serveur de messagerie, ou que l’internaute ait choisi lui-même un pseudonyme cachant en partie ou complètement son identité. Le nom de messagerie permet de corriger ce problème et de faire apparaître pour tous les destinataires de l’internaute ce nom en vue et place de l’adresse de courriel de l’émetteur. Un premier exemple possible est : M. Prénom NOM.
L’activation du bouton Suivant nous permet de configurer notre adresse de courriel.
Nous laissons le premier bouton radio intitulé « j’ai déjà une adresse… » coché. L’autre possibilité est d’ouvrir un compte sur un serveur de messagerie de type Hotmail ou Caramail. Ces services de messagerie ne fonctionnent pas en mode client-serveur. Le client se connecte sur le site Web associé au serveur. Il effectue toutes les opérations d’envoi et de réception du courrier directement sur le serveur, sans se déconnecter de ce dernier.
Une fois le bouton suivant cliqué, la boite de dialogue nous invite à configurer l’adresse des serveurs.
Les adresses des serveurs peuvent être différentes selon le service (pop3.nom de domaine et smtp.nom de domaine) ou égales à l’adresse DNS de la station qui héberge le serveur (voir copie d’écran).
Une liste déroulante nous permet de préciser le type de serveur de courrier entrant : POP3, IMAP ou HTTP.
En cliquant sur le bouton Suivant, la boite de dialogue nous convie à saisir les identificateurs de messagerie (nom d’utilisateur et mot de passe), paramètres indispensables pour se connecter à la boite aux lettres personnelle située sur le serveur de messagerie.
L’accès à cette boite aux lettres, géré par le service de courrier entrant (POP dans l’exemple ci-dessus), est protégé. Ceci évite à n’importe qui de récupérer le courrier d’autrui.
Par défaut, l’assistant de connexion reprend le nom d’utilisateur de l’adresse de courriel comme nom d’utilisateur.
Par défaut, la case à cocher Mémoriser le mot de passe est activée. Il est possible de le décocher, si le mot de passe doit changer tous les jours par exemple.
Par défaut, ces identificateurs circulent en clair sur le réseau. Ceci entraîne le fait que ceux-ci peuvent être récupérés par un pirate à des fins d’intrusion.
Pour se protéger, il existe un panel de solutions dont le procédé SPA proposé par la boite de dialogue. Avant de cocher cette case, il faut s’assurer auprès du fournisseur de services de l’existence de cette solution et y avoir souscrit.
L’activation du bouton Suivant nous présente une boite de dialogue où l’internaute est félicité d’avoir bien configuré le compte.
Une fois que le compte est configuré, il apparaît désormais dans la liste des comptes (copie d’écran ci-dessous). Chaque compte se repère par une icône suivie de son nom.
Vis à vis du logiciel Outlook Express , le compte porte un nom ou une étiquette qui reprend in extenso l’adresse du serveur de courrier entrant. Le champ Type rappelle le type de compte : compte de courrier ou de news ou d’annuaire. Le champ Connexion indique le type de connexion : distante ou via le réseau local (disponible).
La copie d’écran ci-dessous présente le cas de comptes fonctionnant sur réseau local.
La copie d’écran ci-dessous présente le cas d’une connexion distante à Internet.
Remarques :
- Chacun des utilisateurs peut créer plusieurs comptes de messagerie ou de News en répétant la procédure ci-dessus pour chaque compte.
- A partir du moment où plusieurs comptes sont configurés, l’internaute doit en choisir un par défaut (bouton Par défaut), sinon le premier configuré le reste (voir exemple ci-dessus).
- A partir de cette fenêtre, il est possible de vérifier ou modifier les paramètres du compte (après l’avoir sélectionné) en cliquant sur le bouton Propriétés.
- Comme il est possible de supprimer un compte (bouton Supprimer), il est aussi possible en cas de changement d’ordinateur ou d’environnement d’exploitation, d’exporter puis d’importer les paramètres d’un compte.
- Sur la messagerie Hotmail, il est possible d’ouvrir un compte de messagerie gratuit qui utilise des serveurs HTTP.
- Dans le cas de plusieurs comptes, le bouton Définir l’ordre… permet de modifier l’ordre de ces comptes dans la liste affichée (intéressant au moment de la synchronisation).
La procédure pour ajouter un compte de messagerie IMAP ou HTTP reste la même.
Remarque
La procédure de suppression d’un compte IMAP ou HTTP peut s’effectuer directement dans le volet Dossiers de la même façon qu’un compte de News.
2.2.2. Ajouter un compte de News
Il existe plusieurs façons de configurer un compte de News, que nous possédions tous les éléments pour le configurer (adresse du serveur, nom d’utilisateur et mot de passe en cas de serveur privé) ou juste l’adresse du serveur :
- en saisissant dans la barre d’adresse du navigateur une adresse URL de type News
- en cliquant sur l’adresse d’un serveur dans une page Web,
- ou par le menu Outils / Comptes précédemment évoqué.
Les trois approches reviennent au même, car le navigateur détecte que le compte n’est pas configuré. Il lance donc l’assistant de connexion d’Outlook Express.
La première étape est la même que pour le compte de messagerie : elle consiste à définir le Nom de messagerie qui apparaîtra en substitut de l’adresse de courriel utilisé pour correspondre avec les participants aux groupes de discussion en dehors du serveur de News.
L’adresse de messagerie constitue la deuxième étape, et l’adresse du serveur la troisième.
Si l’accès au serveur requiert une authentification, il convient d’activer la case à cocher Connexion à mon serveur de News requise. L’étape suivante n’est présente que si le serveur exige une authentification.
Il est possible alors de ne pas mémoriser le mot de passe, ou de choisir une authentification sécurisée (technique SPA).
La dernière étape consiste à féliciter l’internaute de cette nouvelle configuration.
Une fois le compte configuré, il apparaît désormais dans la liste des comptes, mais aussi dans le volet Dossiers.
L’étiquette prend par défaut l’adresse du serveur comme précédemment. Pour lui donner un nom plus évocateur, il convient de modifier les propriétés du compte, objet du prochain paragraphe.
Dès que l’internaute ferme cette fenêtre, Outlook Express, sachant que ce dernier ne connaît pas les groupes de discussion du serveur configuré, propose de télécharger la liste des groupes auprès du serveur.