Ms Project : autoriser le travail de fin de semaine pour une seule tâche

Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer comment autoriser le travail le week-end pour une tâche spécifique d’un projet.

Ms Project nous permet de modifier les calendriers pour définir les jours et les heures de travail pour l'ensemble d’un projet, pour des ressources individuelles et pour les tâches spécifiques. Ainsi, les tâches peuvent avoir leurs propres calendriers. Par défaut, Ms Project planifie les tâches en fonction du calendrier du projet du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 18 h 00. Cela a du sens, car généralement tout le travail dans un projet est effectué en utilisant un horaire de semaine de travail, peut-être un horaire de 8 heures par jour (pendant cinq jours) ou un horaire de 10 heures par jour (pendant quatre jours).

Cette planification convient à la plupart des situations, mais vous devez parfois planifier le travail le week-end ou en dehors des heures de bureau. Pour cela, vous pouvez définir des exceptions uniques ou spécifiques dans lesquelles le calendrier de tâches ou de ressources diffère du calendrier du projet. Lisez le reste du tutoriel pour plus de détails.

Table des matières

Pourquoi planifier une tâche en dehors du calendrier régulier ?

Comment planifier une tâche pour travailler le Week-end

Étape 1 : créer un calendrier supplémentaire

Étape 2 : maintenir les temps de travail dans le nouveau calendrier

Étape 3 : associer votre tâche au nouveau calendrier

Pourquoi planifier une tâche en dehors du calendrier régulier ?

Il est plus simple d'avoir un calendrier affecté à toutes les tâches d'un calendrier. C'est pour cette raison que Microsoft Project affecte par défaut toutes les tâches au calendrier du projet. Il existe cependant de nombreuses situations dans lesquelles il convient d'affecter à une tâche un calendrier spécifique. Par exemple :

• Travail de samedi et dimanche pour la maintenance d’un logiciel qui doit être livré le lundi ;
• Travaux d'entretien de bâtiments ou de machines ;
• Une tâche à exécuter en équipe de nuit ou de week-end ;

Pour pouvoir planifier correctement ces tâches nous devons leur affecter des calendriers différents.

Comment planifier une tâche pour travailler le Week-end

Nous ne voulons pas modifier le calendrier général du projet. Tout ce que nous voulons faire, c'est permettre à une tâche spécifique de se poursuivre le week-end. Pour illustrer les choses, prenons l’exemple ci-dessous. Nous souhaitons peindre un bureau en suivant les tâches qui suivent :

• Tâche 1 : peindre l'intérieur du bureau (3 jours, se termine le vendredi) ;
• Tâche 2 : phase de séchage (2 jours, horaire samedi et dimanche) ;
• Tâche 3 : terminer l'ameublement de l'intérieur (5 jours, du lundi au vendredi) ;

La deuxième tâche n'est qu'une tâche fictive mais nécessaire pour prendre en compte la phase de séchage. En utilisant le calendrier par défaut, cette tâche doit être planifiée à partir du lundi suivant, car MS Project ne programme pas de travail le week-end. La capture ci-dessous montre la planification avec le calendrier standard :

Le problème ici, est que la peinture doit être séchée pendant le week-end afin que nous puissions commencer le lundi avec la configuration et l’ameublement de notre bureau. La solution consiste alors à mettre en place une exception afin de programmer la phase de séchage pour le week-end.

Pour attribuer à une tâche un calendrier de base différent de ceux prédéfinis existants (Standard, Night Shift et 24 heures), nous devons passer par deux étapes principales. Tout d'abord nous allons créer le nouveau calendrier de base. Ensuite, nous l'assignerons à une tâche particulière.

Étape 1 : créer un calendrier supplémentaire

Commençons d'abord par créer un nouveau calendrier qui permet de travailler le samedi et le dimanche. Ce calendrier ne remplacera pas votre calendrier existant. Il le complète simplement en planifiant des tâches spécifiques sur ce calendrier supplémentaire :

1. Ouvrez d 'abord le fichier de votre projet.
2. Accédez à l’onglet « Projet » dans le ruban et puis cliquez sur le bouton de commande « Modifier le temps de travail » dans le groupe « Propriétés » :

1. Dans la boîte de dialogue « Modifier le temps de travail » qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « Créer un nouveau calendrier… » :

1. Une nouvelle boîte de dialogue « Créer un nouveau calendrier de base » apparaîtra. Tapez un nom pour votre calendrier et puis cochez l'option « Faire une copie du calendrier standard » pour créer une copie du calendrier standard. Ici nous nommons notre calendrier personnalisé « Travail Weekend » :

1. Ensuite, appuyez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue « Créer un nouveau calendrier de base ».
2. Gardez la boîte de dialogue « Modifier le temps de travail » ouverte.

Étape 2 : maintenir les temps de travail dans le nouveau calendrier

Maintenant que nous avons créé notre calendrier des tâches appelé « Travail_Weekend », nous voulons indiquer à Project qu’il doit considérer les deux jours de week-end (Samedi et dimanche) comme des jours de travail. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Assurez-vous que l’onglet « Semaines de travail » est active dans la zone inférieure de la boîte de dialogue « Modifier le temps de travail » :

1. Faites ensuite un double-clic sur la première entrée. Cela ouvrira la boîte de dialogue « Détails de ‘[Par défaut]’ ».
2. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez modifier les heures de travail pour chaque jour de travail. Pour atteindre notre objectif, entrez les heures de travail que vous souhaitez avoir le samedi et le dimanche. Pour ce faire :

• Sélectionnez « Samedi » dans la liste des jours.
• Sélectionnez l’option « Définir le(s) jours comme temps de travail spécifiques » :
• Puis définissez les heures de début et de fin dans le tableau.
• Faites de même pour le dimanche :

1. Appuyez sur le bouton « OK » deux fois pour fermer les deux boîtes de dialogue.

Étape 3 : associer votre tâche au nouveau calendrier

Nous avons maintenant terminé de configurer notre calendrier personnalisé. L’étape suivante consiste à attribuer ce calendrier à la tâche que nous voulons exécuter à la fin de la semaine (Samedi et dimanche).

1. Revenez à votre vue de tâche et faites un double-clic sur la tâche que vous souhaitez étendre au week-end. Alternativement, appuyez sur l'option « Informations » dans le groupe « Informations » de l’onglet « Tâche » :

1. Cela affichera la boîte de dialogue « Informations sur la tâche » correspondant à la tâche sélectionnée :

1. Accédez à l'onglet « Avancées ». Comme vous pouvez voir dans la capture ci-dessous, l’option « Calendrier » est définit sur « Aucun », ce qui signifie qu'à ce stade, la tâche utilise le même calendrier que celui utilisé par le projet :

1. Cliquez sur le menu déroulant et choisissez le calendrier que vous venez de créer :

1. Appuyer sur « OK » pour terminer.

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, une fois que nous avons fait cela, la tâche de séchage a été déplacée pour avoir lieu le samedi :

En outre, vous pouvez remarquer dans la colonne « Indicateurs » qu’une icône spécifique s’affiche pour marquer que cette tâche est associée à un calendrier. Si vous survolez cette icône, une info-bulle apparaît affichant des informations sur le calendrier des tâches :