Comment élaborer un planning pour un plan d'action avec Excel ?

Le plan d’action intervient quand l’entreprise ou les collaborateurs se sont projetés dans le futur afin de prévoir les différentes actions à mener pour mettre en pratique une stratégie marketing opérationnelle.

Il s’agit d’un plan escomptant des résultats dans le moyen et long terme, souvent quantitatifs dans le milieu de l’entreprise, et qualitatifs pour les fins individuelles.

Nous allons voir en détail ces deux articulations par la suite et les différences entre les deux.

A ce stade, le brainstorming est terminé et toutes les idées intéressantes ont été sélectionnées. L’une des erreurs à ne pas faire, est de passer trop de temps dans la phase de brainstorming. S’il est important pour le pilotage efficace d’un projet, le brainstorming n’est qu’une étape première, et n’aboutit pas à la finalité du projet.

Vous découvrirez dans cet article  pourquoi le plan d’action est indispensable pour atteindre les objectifs escomptés dans un projet. Et quels sont les points à retenir pour le réussir dans les règles de l’art !

Table des matières

Quels sont les différents types de plans d'action ?

Comment s'assurer qu'un plan d'actions sera appliqué ?

Comment élaborer un plan d'action opérationnel ?

1 – Le plan d’action doit être réaliste

2 – Dressez votre plan d’action sur le long terme

3 – Des objectifs claires et mûrement réfléchis

4 – Surmontez les obstacles en toute agilité :

Elaborer un planning pour plan d'action avec Excel

Quels sont les différents types de plans d'action ?

Il existe plusieurs types de plan d’action qui possèdent chacun des objectifs distincts.

Bien entendu, un plan d’action peut s’opérer à l’aide d’outils de bureautique comme Excel, mais aussi par des logiciels de planning plus approfondis comme : Gladys, Poggio, Perfect monitor etc. Le principe est le même, sauf que la prise en main et l’interface changent d’un outil à un autre bien évidemment.

Ce qu’il faut retenir avant tout, c’est qu’un plan d’action peut être aussi bien individuel que d’une équipe.

• Le plan d’action d’équipe : On parle précisément de rétro-planning dans ce cas de figure. C’est un plan d’action propre au milieu professionnel. Il comporte une date de réalisation du projet, avec les délais de chaque tâche, les noms des collaborateurs, les moyens financiers, monitoring du projet etc.

• Le plan d’action individuel : Il est aussi optimisé résultat, mais il s’adresse plus particulièrement à une seule personne concernée. Les résultats visés ne sont pas forcément quantitatifs, mais qualitatifs. Cela peut concerner des compétences particulières à améliorer, un plan qui vise un développement personnel etc. Ce plan d’action contient une date, des remarques, objectifs et même des notes.

Mais qu’il soit personnel ou professionnel, le plan d’action tend à concrétiser des résultats à partir de directives à suivre à la lettre. Ainsi, le plan d’action s’inscrit dans un champ pratique existant pour arriver à un résultat. Il ne reste pas figé dans une sphère théorique, mais au contraire, s’étend dans la réalité pour atteindre un résultat désiré.

L’une des premières qualités d’un plan d’action est qu’il est moins théorique que pratique. Ceux qui voudront structurer avant d’accoucher d’idées, opteront pour le brainstorming avant tout. La plan d’actions viendra par la suite étendre les idées pour les rendre applicables dans la réalité afin d’obtenir un résultat  avec un plan d’action.

Comment s'assurer qu'un plan d'actions sera appliqué ?

Effectivement, dresser un plan d’action est un commencement, cependant, il faut s’assurer qu’il soit ancré dans la réalité et la conjoncture économique et sociale. Et non pas trop idéaliste avec des objectifs impossible à atteindre. Si le plan d’action comporte un certain nombre d’éléments irréalisables, il n’attendra jamais ses objectifs.

Pour s’assurer qu’un plan d’action soit appliqué fidèlement, il faut qu’il soit articulé autour des 4 axes suivants :

• Concrétiser les idées issues du brainstorming ou étudiant leur faisabilité, et en les mettant en pratique. Toutes les idées ne trouveront pas de résonances car un certain nombre d’entre elles resteront au stade théorique.

• Permettre à l’équipe de collaborer dans des conditions favorables pour l’échange et l’épanouissement. Ainsi, tout le monde peut donner le meilleur de lui-même et performer tout au long du plan d’action.

• Suivre l’avancement du projet en supervisant les décisions stratégiques entreprises. Si une décision paraît peu rentable dans le cheminement du projet, ou inefficace, les collaborateurs pourront la détecter et la modifier efficacement.

• Le chevauchement des actions et sous-tâches doivent suivre un cours d’exécution prévu. Mais il existe des imprévus qu’il n’est pas possible d’anticiper, même chez les meilleurs décideurs.

Avant de fixer des objectifs, il faut étudier leur faisabilité. Sans cela, un plan d’action ne pourra être ni appliqué par ses collaborateurs, car les moyens pour atteindre les objectifs sont limités, et ces derniers extravagants. Encore moins applicable, car l’environnement comporte des législations et règles que les décideurs doivent prendre en compte.

Une fois que la réalisation d’un plan d’action est validé avec ses différents objectifs et moyens, il faut déterminer comment bien le mener jusqu’au bout.

Cela se fait par le suivi minutieux des apports de chaque collaborateur. Chacun d’entre eux doit disposer d’une fiche individuelle récapitulant ses tâches, résultats à atteindre, et moyens investis pour y parvenir.

S’assurer qu’un plan d’actions soit appliqué, se traduit par un suivi quotidien des tâches en cours de réalisation tout en respectant les délais déterminés. Ce monitoring pour veiller à l’application d’un plan d’actions peut se réaliser grâce à un tableau de bord. Ce dernier comprend la liste de tous les intervenants dans une chaîne de travail axé vers un résultat voulu.

Quand le manager ou le chef d’un département détecté une irrégularité ou dysfonctionnement dans la planification prévue, il doit agir pour faire le nécessaire. Son intervention doit se faire dans les plus brefs délais pour que la tâche compromise n’impacte pas sérieusement les autres dans le plan d’action initialement prévu.    

Comment élaborer un plan d'action opérationnel ?

 L’élaboration d’un plan d’actions opérationnel passe avant tout par l’inventaire de toutes les idées applicables et intéressantes qui sont nées du brainstorming. Il est naïf de croire que toutes les idées peuvent s’imbriquer dans un plan d’action. Nous avons vu précédemment que plusieurs idées peuvent paraître excellentes sans pourtant être applicables.

L’optique opérationnelle d’un plan d’action est centrée résultats et concrétisation d’objectifs. Il est en cela quantitatif. Donc cet objectif doit transparaître dès le début du plan d’actions. Ça sera la ligne directrice pour l’ensemble du projet dans lequel les collaborateurs doivent exceller.

Nous allons voir un peu plus bas comment se présente un plan d’actions sur Excel. Et quels sont ses points forts et ses faiblesses.

Mais d’ici là, voici un certains nombres points clé à connaître impérativement pour dresser un plan d’actions à la fois performant et opérationnel :

1 – Le plan d’action doit être réaliste 

Nombreux plans d’action échouent à atteindre les résultats espérés à cause de cette erreur : Les objectifs sont trop gourmands et pour le coup laborieux à atteindre. Les objectifs doivent être décidés selon les ressources de l’entreprise en question. Il faut être proche d’horizons palpables et non pas d’un idéalisme compromettant. Rêver de résultats fantastiques est tout ce qu’il ne faut pas faire pour ne pas perdre la face, et ainsi la réputation d’une structure.

2 – Dressez votre plan d’action sur le long terme 

Il ne faut pas se contenter d’avoir un plan d’actions s’étirant sur seulement quelques semaines ou quelques mois. Il faut se projeter dans un futur assez lointain, mais sans perdre les objectifs de vue. Certains événements sont imprévisibles et le décideur expert aura beau tout prévoir, il ne pourra pas tout anticiper. Par exemple, personne n’avait prévu la crise sanitaire liée au covid-19. Des crises de natures diverses peuvent surgir à l’improviste.

Cependant, il est intéressant pour les décideurs de lister quelques éventualités qui peuvent voir le jour et qui peuvent favoriser ou affecter le cheminement du plan d’action. Établir un plan sans simuler certains scénarios peut conduire à avoir de désagréables surprises dans le futur. Vous êtes prévenus en tout cas !

3 – Des objectifs claires et mûrement réfléchis  

Les objectifs peuvent paraître parfois confus sans aucun moyen offert pour y voir plus clair. Pour éviter que les objectifs soient entourés de nuées d’incompréhension, il faut qu’ils soient orientés SMART.

SMART veut dire intelligent en anglais, mais c’est aussi les initiales d’un mode opératoire très répandu en Occident.

S : Spécifique

M : Mesurable

A : Atteignable

R : Réalisable

T : Temporairement défini

Cela rejoint ce que nous disons ci-dessus, le plan d’action avec tous ses objectifs doit être ancré dans la réalité. Ils doivent être premièrement logiques et secondement réfléchis.

Soyez dans la clarté, elle vous fera du bien !

4 – Surmontez les obstacles en toute agilité :

Il ne peut pas y avoir de plan d’actions sans obstacles. Ce sont des choses qui arrivent, des fois de manière insoupçonnée. Le décideur doit être prêt à toute éventualité pour redresser ses objectifs dans le droit chemin. Pour ce faire, le plan d’action doit faire preuve d’une certaine flexibilité. Cette dernière garantira aux collaborateurs l’agilité stratégique pour faire face à un obstacle problématique. Tous les projets en rencontrent et personne n’y échappe réellement.

C’est pour gérer ces obstacles en toute tranquillité que certains décideurs prévoient des variantes d’un même plan d’actions. L’idée est excellente cependant elle risque de prendre énormément de temps sans que le projet avance véritablement.

Le mindset des décideurs doit être enclin à faire face aux obstacles, tout en restant maître de la situation. La colère n’a jamais été une bonne conseillère, tout comme la précipitation.

Elaborer un planning pour plan d'action avec Excel

Excel est un outil gratuit et historique qui a fait ses preuves depuis de nombreuses années. Un plan d’actions peut se dresser aisément sur Excel en suivant le diagramme de Gantt qui est le plus célèbre. Après la définition des objectifs de de leurs intitulés, le plan avec la méthode Gantt peut être créé ou téléchargé gratuitement avec des modèles prédéfinis disponibles et prêts à être utilisés immédiatement. Il ne vous reste plus qu’à le compléter avec les informations utiles pour chaque objectif.

Avec le modèle Gantt le plan d’actions peut être segmenté en plusieurs sections, offrant aux collaborateurs une grande visibilité.

Malgré cela, Excel souffre de quelques défauts majeurs face à la concurrence.

• Le principal défaut d’Excel est qu’il n’est pas un outil orienté travail collaboratif. Pour illustrer cela, il n’est pas possible d’inviter des équipes entières pour parler en détails d’un diagramme de Gantt. L’expérience utilisateur est réduite dans une sphère comprenant plusieurs collaborateurs. Cela peut impacter la synergie générale d’une équipe.

• Autre défaut tout aussi flagrant, surtout par rapport aux autres outils visuels, Excel est austère, mais surtout peu ergonomique. Il faut passer par des manipulations parfois complexes pour exécuter quelques tâches dessus. L’interface d’Excel demande par le coup un certain temps d’adaptation avant de le maîtriser.

Si ces défauts empêchent Excel d’être le meilleur logiciel pour créer des plans d’action. Il reste un bon choix par sa gratuité s’adressant aux décideurs qui ne possèdent pas des budgets très conséquents.