Modèle de lettre de motivation pour le poste d'assistant administratif
Bien cerner le métier de l’assistant administratif, avant de se lancer dans la rédaction d’une lettre de motivation accrochante !
Le métier de l'assistant administratif est avant tout un métier de gestion, car il demande une prise en charge et une organisation minutieuse des documents internes de l’entreprise concernée, ainsi que de ceux qui témoignent et cadrent sa relation avec d’autres entreprises du secteur privé (clients, fournisseurs, etc.) ou structures de l'état (service des impôts, service de déclaration des employés, etc.). Pour pouvoir occuper le poste d'assistant administratif, une formation est exigée afin de bien mener les différentes tâches quotidiennes affectées, donc comment atteindre cet objectif et devenir un assistant administratif ? A quoi faut-il s’attendre ? Et quelles sont les principales qualités professionnelles et personnelles requises pour postuler à ce poste ? Cet article répond à plusieurs questions relatives à la mission de l’assistant administratif pour vous aider à constituer un maximum d’arguments et de points pertinents que vous pouvez intégrer par la suite et mettre en avant lors de la rédaction de votre propre lettre de motivation.
Qu’est-ce qu’un assistant administratif ? Dans quelles domaines et structures peut-il exercer ? Et quelles sont ses différentes missions ?
Un assistant administratif est une personne chargée de la réalisation et de la tenue des différents documents administratifs nécessaires pour le bon fonctionnement des différents services d'une structure. Que ce soit une entreprise privée qui fournit à ses clients des services, commercialise, ou fabrique des produits ou un établissement public qui veille sur l’octroi, le contrôle et le maintien des intérêts générales, l’assistant administratif est indispensable. Cette profession est demandée dans toutes les structures (hôpitaux, industries, universités, cabinets de conseil, etc.) quel que soit le cœur de leurs métiers, ainsi que la nature de leurs activités (prestation de services, accompagnement, achats et ventes, etc.). L’assistant administratif est un profil multitâche qui veille sur la bonne planification et gestion de plusieurs volets dont l’impact est très intéressant.
- Missions d’accueil
La prise en charge d’une demande par un assistant administratif commence dès la réception d’un appel téléphonique, d’un email ou d’un courrier de la part d’un bénéficiaire, client ou fournisseurs. La personne concernée peut aussi venir en présentiel pour lui faire part de son besoin. Donc, une grande partie de la résolution et de la réponse se manifeste dans la bonne réception et l’assimilation correcte et complète de la demande quel que soit son canal.
Missions de suivis
L’assistant administratif est sensé suivre les dossiers en cours, coordonner entre les différents services afin de mettre en place les plannings de réunions, de visites et autres. Pour les commandes, sa responsabilité consiste à envoyer dans un premier temps un devis, de s'assurer de la bonne préparation des articles demandés, d’expédier la facture et surtout de respecter le délai de livraison conventionné. Un assistant administratif peut être aussi chargé de la rédaction des offres commerciales sur mesure et en fonction des portefeuilles clients.
Missions relatives à la facturation
Autres que l’édition et l’envoi des factures, l’assistant administratif peut avoir comme mission le recouvrement des factures non payées au terme échéant. Il prépare les dossiers des différentes déclarations fiscales pour être en règle et bénéficier des exonérations et facilités proposées. Les écritures comptables peuvent aussi être considérées parmi les missions quotidiennes de l’assistant administratif, tout dépend de son domaine d’expertise.
Missions relatives au personnel
Le personnel de la structure a aussi des demandes d’ordre administratif, comme l’édition des attestations, des fiches de paies ou autres. L’assistant administratif, de sa part, s’engage à réaliser les déclarations sociales, à calculer mensuellement les paies, à affecter les heures de travail et à dresser un tableau de congés.
Quelle est le niveau d’études exigé pour pratiquer le métier de l’assistant administratif ? Et quelles sont les compétences professionnelles requises ?
Pour pouvoir postuler au poste d’un assistant administratif débutant, le candidat doit avoir absolument des notions de base sur son domaine d’activité et ce à travers la réalisation de certaines formations ou en cumulant une petite expérience professionnelle où il a pu assimiler les pratiques et les techniques du métier. Être titulaire d’un baccalauréat professionnel (Bac Pro), d’un diplôme universitaire technologique (DUT) ou d’un brevet de technicien supérieur (BTS) en secrétariat exactement ou même en gestion ou en commerce, vous donne accès au poste d'assistant administratif. Par contre, avec un niveau baccalauréat, l’expérience professionnelle est exigée et dont la durée diffère d'un poste à l'autre en fonction des compétences professionnelles recherchées.
Secrétariat
Un secrétaire est une personne qui assiste les autres et leur prépare les éléments nécessaires et l'environnement propice à la réalisation d'une ou de plusieurs tâches. Donc, pour être à la hauteur des attentes de sa hiérarchie l’assistant administratif doit maitriser :
- Les modalités d'accueil ;
- Les techniques de prise de notes ;
- Les techniques d'archivage ;
- La rédaction professionnelle.
Comptabilité générale
Le conseiller administratif doit avoir l’aptitude d’élaborer ou de participer à la réalisation d'un ensemble de documents comptables, tel que :
- Le bilan comptable, un document qui se réalise en fin de chaque exercice comptable pour recenser les actifs et les passifs de la structure à date ;
- Les annexes, représentent l'ensemble des pièces justificatifs qui témoignent les transactions réalisées (tickets de caisses, factures, reçus de paiements, etc.)
- Les inventaires, contrairement au bilan ce type de documents peut se réaliser en fonction du besoin de la structure afin de vérifier l'équilibre entre les intrants et les sortants pendant une durée déterminée.
Techniques commerciales
Avant de concrétiser une vente, il faut tout d’abord faire de la prospection, accrocher le prospect en proposant des argumentaires solides avant de pouvoir vendre réellement le service ou le produit proposé. Un bon assistant administratif doit connaitre les techniques commerciales les plus efficaces :
- SPANCO, pour une conversion sûre d’un prospect à un client à fort potentiel ;
- SONCAS, pour savoir comment tirer profit du discours de l’interlocuteur pour connaitre les traits de sa personnalité et faire réveiller intelligemment ses motivations ;
- CAB, pour bien parler des caractéristiques du produit ou du service et qui serons derrière la génération des bénéfices et des avantages.
Logiciels de gestion et pack office
Avec la digitalisation des processus internes des structures, il est indispensable à l'assistant administratif de maîtriser les outils informatiques de base qui permettent de générer des documents professionnels, comme le logiciel des rapports comptables, le logiciel d’édition de devis et de factures. Les autres fonctions bureautiques de routine peuvent être assurer par l'outil de base Microsoft office, et ce en exploitant les solutions :
- Word pour la réalisation des rapports ;
- Power Point pour la conception des présentations ;
- Excel pour la mise en place des tableaux de bords simplifiés ;
- Ms Project pour la conception des plannings et l’affectation des tâches.
Quelles sont les qualités indispensables aux bons profils d’assistant administratif ?
Un assistant administratif est une personne qui prend en charge plusieurs responsabilités à la fois, donc en plus des qualités professionnelles exigées d'autres qualités personnelles sont très souhaitables.
- Le sens d’organisation
Pour pouvoir traiter l’ensemble des demandes et des dossiers en cours, l’assistant administratif doit être doté d'un bon sens d'organisation. Cette qualité lui permet d’avoir une vision globale sur tout le travail afin de prioriser les tâches urgentes, et de planifier les autres en fonction du temps. Avec une organisation minutieuse, l’assistant administratif optimise son temps au maximum, respecte les délais accordés à chaque tâche et bien sûr évite les situations de stress.
- La prise de responsabilités
Un assistant d’administration a un ensemble de responsabilités à assumer, alors chaque pas franchit doit être bien calculer. Alors, il est hors de question de déposer un document officiel contenant des erreurs ou avec des informations ou émergements manquants des personnes en charge, il faut tout vérifier à l'avance avant le dépôt définitif.
- La sociabilité et la diplomatie
L’assistant administratif est toujours en contact avec le personnel de la structure où il travaille pour répondre à leurs besoins d'ordre administratif, ainsi que les clients, ou les agents des autres entités. Donc, il doit absolument être sociable et accueillant pour favoriser une bonne communication entre les différentes parties concernées et afin de faciliter le traitement de l’ensemble des demandes en toute diplomatie et sans aucun préjudice.
- La proactivité
La personne proactive est une personne qui se projette facilement dans le futur sans avoir des doutes ou bien des soucis, car elle travaille en amont sur les problèmes qui peuvent surgir à un moment donner et prévoie des scénarios de résolution. Cette qualité permet à l'assistant administratif de réagir positivement face aux imprévus et de s’adapter facilement aux changements de la dernière minute. Dans le cadre de l’esprit proactif, il peut proposer des modifications pour améliorer les procédures d'exécution et gagner en termes de satisfaction de demandes.
- La confidentialité
En général, un engagement sur l’honneur ou une clause de confidentialité sont signés par le nouveau recrut pour porter à sa connaissance qu’il n’a pas le droit de divulguer des informations confidentielles ni pour le reste des collèges ni pour des personnes externes. Ce type de données peut correspondre à des informations personnelles des clients, à des stratégies commerciales, marketing ou de développement d’une entreprise et qui ne doivent en aucun cas parvenir aux concurrents.