Modèle de planning mensuel sur Excel
Quel est le secret pour réussir l'utilisation d’un planning de travail mensuel?
Les heures de début et de fin d’une journée de travail sont des éléments qui doivent être respectées par les salariés. Ces éléments sont suivis par des outils de gestion du personnel,
et doivent être affichés d’une manière à ce qu’ils puissent être visibles par les salariés, et c’est la raison derrière laquelle ces outils doivent être clairs et compréhensibles. Un agenda de travail, un tableau d’organisation ou un planning de travail mensuel vont permettre de jouer ce rôle, afin de pouvoir afficher les informations dont les salariés doivent être avisés.
Nous vous présentons dans cet article le planning de travail mensuel. Nous vous expliquons également où réside le secret de son efficacité, et son importance d’un point de vue RH. Vers la fin de cet article, vous trouverez également des conseils afin de réaliser facilement votre planning de travail mensuel.
Le planning de travail mensuel: l’histoire de l’utilisation d’un tel outil
Le planning de travail mensuel est une forme de planning qui a été créée au début du siècle précédent, et plus précisément dans les années 30. Il vous permet, dans ses nouvelles versions et autant que dans ses versions premières, de mieux organiser votre mois de travail. Il est utile dans la planification selon l’activité de votre entreprise, et dans le cas de tournées de commerciaux, il est possible de faire un suivi des visites effectuées chez vos clients et prospects en matière de temps nécessaire à la réalisation de ces tâches.
Si le tableau de planning, à l’origine, peut servir à planifier une semaine, un mois ou une autre période de travail pour vos salariés qui est déterminée par la nature des activités de votre entreprise, il est plus optimal dans sa version mensuelle pour plusieurs raisons. Il va vous permettre d’être en parfait accord avec d’autres éléments qui sont à considérer dans la gestion du personnel, telle que la fréquence de paiement et le calcul des absences.
Le planning de travail mensuel est également utile pour la gestion de vos projets, pour organiser vos réunions ou pour mettre les jalons forts du projet. Il s’agit d’un outil de gestion efficace qui sert principalement à organiser le planning de travail de vos employés, tout en vous permettant d’autres avantages en termes de gestion. Depuis sa création et jusqu’à aujourd’hui, cet outil a permis l’amélioration de la gestion du personnel, en présentant des informations pertinentes et qui peuvent faire sujet d’analyse afin de pouvoir prendre des décisions par la suite.
Le planning de travail mensuel: la simplicité est le secret de sa pertinence
La forme de cet outil de gestion va être imposée par plusieurs facteurs. Il est préférable dans plusieurs situations d’utiliser un outil comme le planning de travail qui respecte toutes les règles en ce qui concerne la visibilité des horaires pour les salariés. Il est aussi utile pour les horaires de travail qui sont variables d’une semaine à l’autre que pour les horaires de travail fixes, les repos, remplacements, congés, et d’autres éléments peuvent être considérés lors de l’élaboration d’un tel outil de gestion.
Grâce au planning de travail mensuel, il est possible de réaliser une organisation et une gestion des heures de travail des salariés. Les durées légales vont devoir être respectées, ainsi que le nombre d’heures suivant les horaires de travail déterminés par votre entreprise. Les horaires collectifs de travail, tels que définis, concernent le début et la fin d’une journée de travail et la répartition des heures par semaine. Un tel outil permet, avant tout, aux salariés de connaître leurs horaires de travail à un rythme mensuel, mais présente également d’autres avantages.
En tant qu’un instrument de planification du personnel, le planning de travail mensuel garantit que bon nombre de salariés occupent leurs postes respectifs au bon moment, comme il peut garantir que les tâches soient bien distribuées et ordonnées afin que les bonnes tâches soient accordées aux salariés avec les bonnes qualifications. Tout cela en donnant une vue aux salariés sur les périodes qui concernent le travail de chacun.
Les fichiers qui doivent être visibles par les salariés, comme cet outil de planification, doivent comprendre tous les renseignements essentiels comme les noms et les prénoms des salariés en question, ainsi que les heures de travail qui sont distribuées à chaque employé pour une journée de travail. Il doit présenter l’essentiel et ne pas être encombré d’informations inutiles, sa lisibilité et sa clarté font du planning de travail mensuel un outil pertinent.
C’est pourquoi il est intéressant de choisir un planning de travail avec des visuels qui sont à la fois clairs et compréhensibles. Sans colonnes vides et sans lignes inutiles, le planning de travail mensuel doit être visuellement attrayant. Les informations qui concernent le nombre d’heures distribuées à chaque employé doivent avoir une couleur unique, ainsi que les autres indicateurs et informations qui peuvent figurer dans votre planning.
Le planning de travail mensuel: les exigences légales
Si quelques informations sont facultatives et peuvent être visibles dans votre planning de travail selon la nature de vos activités, d’autres doivent impérativement être mentionnées. Il est également vrai que la conception de votre planning de travail mensuel n’est soumise à aucune réglementation, mais en pratique, il faut que celui-ci réponde à des réglementations commerciales puisqu’il s’agit d’un outil grâce auquel l’employeur peut exercer son droit d’instruction.
L’employeur a le droit de déterminer la durée de travail de chaque employé, en respectant la réglementation en vigueur. L’employeur doit tenir compte des intérêts et des besoins des salariés, dans le respect de la loi sur le temps de travail. Des dispositions légales doivent être tenues en compte comme:
- Celles relatives au temps de travail autorisé par jour en respectant les pauses et les particularités du travail de nuit et du travail par roulement.
- Celles relatives à des groupes particuliers, comme lors de l’emploi de personnes mineures ou de personnes handicapées.
- Celles relatives au droit privé comme les conventions collectives, ainsi que les accords d’entreprise ou les clauses correspondantes dans le contrat de travail.
Les salariés à temps partiel qui ne travaillent pas selon les mêmes horaires collectifs au sein des entreprises, ainsi que les équipes ou les services pour lesquels les mêmes règles s’appliquent, vont devoir faire des exceptions. C’est également le cas de salariés avec des forfaits jour où le travail est décompté en journée ou en demi-journées de travail. La durée de travail, dans ce cas, va être enregistrée quotidiennement du début à la fin de chaque journée de travail.
Le planning de travail mensuel: le point de vue RH
Il s’agit de définir les besoins humains et matériels nécessaires à la réalisation des activités de votre entreprise, comme il s’agit de l’optimisation de ces ressources, surtout par rapport au facteur du temps. Le succès de l’entreprise peut dépendre d’un bon planning de travail, le planning de travail mensuel est un facteur clé à l’atteinte des objectifs dans le temps fixé, il permet de mettre le point sur la manière dont les résultats sont atteints dans un espace mensuel.
Plus qu’un simple affichage des plages horaires de travail pour chaque employé, le planning de travail mensuel permet d’anticiper les besoins en utilisant les ressources disponibles et en distribuant les tâches d’une manière correcte pour chaque employé. Plusieurs formes de communication entre les salariés et les services de ressources humaines peuvent se baser sur un tel outil, il présente des informations utiles en termes de gestion.
C’est un outil complémentaire à la gestion de temps, il permet d’assurer le contrôle du travail, en respectant les dispositions légales relatives au temps de travail et de repos. Dans son format papier ou électronique, le planning de travail mensuel peut être partagé pour qu’il puisse être lisible, comme il devrait l’être. Aujourd’hui, le planning de travail mensuel peut facilement être envoyé aux salariés, ces derniers peuvent le recevoir depuis les tablettes et les smartphones.
S’il n'y pas de délai concernant le moment où les informations qui figurent dans votre planning de travail mensuel vont devoir être affichées aux salariés, il reste préférable de communiquer ces informations dans un délai raisonnable, selon la nature des activités de votre entreprise. Les informations relatives à la distribution des horaires doivent être présentées afin d’éviter les surprises, le planning de travail mensuel doit être correctement réalisé afin d’éviter de le transformer en un outil qui rendrait la gestion de votre entreprise plus difficile.
Le planning de travail mensuel: comment le réaliser?
Afin de ne pas perdre un temps que l’on aimerait plutôt gagner en réalisant un planning de travail mensuel, il va falloir suivre une certaine méthodologie qui permettra d’organiser vos emplois du temps et d’améliorer la productivité au sein de votre entreprise. Quand les planning de travail sont accessibles à tout le monde, il est possible de faciliter la collaboration inter-équipe d’une manière interne et entre les équipes d’une manière externe, ce qui augmente la productivité de ces équipes d’une manière remarquable.
Avant d’établir le planning de travail mensuel, il serait utile de connaître les pics d’activité dans le cas de projets à longue durée, et plusieurs autres informations qu’il va falloir maîtriser pour une meilleure efficacité du planning. Il s’agit de plusieurs éléments qui entrent en corrélation avec l’utilité du planning de travail mensuel, ces indicateurs vont donner davantage de pertinence à votre planning.
Ces éléments doivent être étudiés au préalable afin de pouvoir déterminer et distribuer les heures de repos d’une manière qui permet de continuer les activités. Avant d’établir et de signer votre planning de travail mensuel, il va falloir s’assurer qu’il est affiché avec des caractères visibles et que ses lignes et ses colonnes sont pratiquement visibles. S’il est bien possible de modifier un planning de travail, éviter les erreurs reste une obligation pour ainsi pouvoir éviter les corrections par la suite.
Il s’agit principalement d’une représentation verticale et horizontale des noms des salariés et des jours de travail à réaliser. Les plages horaires ayant été déterminées au préalable vont être utiles, comme pour d’autres informations et indicateurs pertinents. Il est possible aujourd’hui d’éviter de passer des heures à la réalisation d’un planning de travail, dans sa version prête à l’emploi, il présente tant d’avantages qu’il devient indispensable comme un outil de gestion.