Modèle de quittance de loyer excel
Quittance de loyer : éléments indispensables d’un reçu officiel valide
Article rédigé par : Sara Maghty
Trouver un locataire ou un propriétaire parfait peut sembler un véritable soulagement si le processus de conclusion de l'accord de location a pris beaucoup de temps et d'effort. Cependant, même si la situation peut sembler réglée pour les deux parties (propriétaire et locataire), il est très important de s'assurer que tous les termes et conditions de la relation juridique sont correctement suivis. Et, logiquement, la pierre angulaire de la transaction de location sans souci est d'effectuer et de recevoir les paiements en temps opportun.
Dans le cas où un malentendu surviendrait entre les parties et qu'il deviendrait nécessaire de le résoudre de manière légale, la première chose qu'un avocat doit vérifier est si tous les paiements dus ont été effectués dans les délais. Une quittance de loyer est ce qui s'avère utile comme preuve du respect des conditions de paiement. Voyons comment son utilisation va aider l'une ou l'autre des parties du contrat de location et comment rédiger un reçu de loyer valide.
Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?
Si vous effectuez ou recevez des paiements de loyer, il est important de conserver une trace de la transaction à l'aide d'un reçu de loyer. En tant que propriétaire, les quittances de loyer peuvent vous aider à rester organisé et à suivre efficacement vos revenus. Pour les locataires, elles fournissent des documents qui peuvent vous protéger en cas de litiges futurs. Alors que certains pays exigent que les reçus de loyer soient remis à tous les locataires, ils peuvent être particulièrement utiles pour suivre les paiements effectués en espèces.
Les reçus de loyer fournissent une preuve de paiement du loyer pour le locataire et un relevé des revenus pour le propriétaire. En règle générale, une quittance de loyer comprendra des informations telles que le montant payé, la manière dont le paiement a été effectué et l’adresse de la propriété.
Si vous êtes propriétaire, il peut être avantageux d'établir un reçu de loyer, même si la loi ne vous oblige pas légalement à en fournir un, car cela facilitera la tenue des dossiers et vous donnera également une apparence plus professionnelle et digne de confiance.
Si vous êtes locataire, une quittance de loyer peut être utilisée pour vous protéger. Si, par exemple, les dossiers du propriétaire sont incorrects et que vous avez payé un loyer, le reçu peut vous aider à vous défendre contre l'expulsion ou d'autres poursuites judiciaires.
Éléments d'une quittance de loyer valide
Les locataires ont le droit de recevoir des reçus de loyer quel que soit le mode de paiement du loyer et le propriétaire doit les fournir. Pour être valables, les quittances de loyers doivent comporter ces informations :
- Nom du locataire.
- Nom du propriétaire.
- Adresse de la propriété.
- Montant du loyer.
- Période de location.
- Moyen de paiement du loyer (espèces, chèque, virement, paiement en ligne).
- Signature du propriétaire.
- Signature du locataire.
Comment rédiger une quittance de loyer ?
Bien que vous puissiez utiliser un modèle de quittance de loyer gratuit, vous pouvez également produire un reçu unique destiné à vos paiements de loyer. Vous pouvez utiliser un livret de reçus que vous achetez dans une papeterie. Ou, vous pouvez créer un formulaire de reçu à imprimer à partir de votre ordinateur. Si cette option n'est pas disponible, vous pouvez toujours opter pour un reçu manuscrit, même si cela prend du temps.
Pour gagner du temps lors de la création de reçus, il est conseillé de créer un modèle de quittance de loyer sur votre ordinateur et d'imprimer plusieurs copies afin que vous puissiez y accéder rapidement chaque fois que vous devez émettre des reçus. Il convient de noter que vous devez toujours faire deux copies du récépissé : une pour vous, et l'autre pour le locataire.
Quelles informations inclure dans une quittance de loyer ?
Vos informations commerciales
Dans l'en-tête, indiquez le nom, l'adresse et les coordonnées de votre entreprise (numéro de téléphone fixe, numéro de téléphone portable et adresse e-mail). Ces informations permettent à vos locataires de vous contacter rapidement s'ils ont des questions sur le reçu.
Numéro de reçu
Les numéros de reçu servent d'identifiants uniques. Chaque reçu doit avoir un numéro différent pour le distinguer des autres reçus. En ajoutant un numéro de reçu, vous pouvez facilement faire des suivis sur vos reçus en utilisant le numéro comme référence. De même, vos locataires peuvent utiliser le numéro de reçu pour vérifier leur paiement.
Date de la transaction
La date que vous devez entrer doit être la date à laquelle vous recevez le paiement du loyer. Il devrait y avoir un champ séparé où vous pouvez écrire la période de location, qui indique les dates couvertes par le paiement de la location.
Informations sur le locataire
Une autre section doit inclure le nom du locataire. Mettre les coordonnées du locataire est facultatif mais indispensable pour pouvoir le joindre si vous avez des questions ou des suivis.
Détails de paiement
Les détails du paiement doivent comporter le montant total que le locataire a payé. Vous devez également indiquer le type de paiement : espèces, chèque ou mandat. Pour les paiements effectués par chèque ou par mandat postal, vous devez saisir le numéro du chèque ou du mandat. Si le locataire a payé un montant partiel, il est crucial me mentionner le solde dû.
Signature
Pour valider le reçu, vous devez apposer votre signature au-dessus de votre nom imprimé. Faites deux copies pour vos propres dossiers et ceux de vos locataires
Système de génération de quittance de loyer en ligne
Aujourd'hui, il existe divers fournisseurs de services virtuels qui vous aident à générer des quittances de loyer gratuitement. Tout ce que vous avez à faire est d’accéder à ces portails, de fournir les informations requises et de générer des quittances de loyer en ligne gratuites. En fonction de chaque outil, quelques étapes suffisent pour obtenir un récépissé valide. À l'aide de générateurs de quittances de loyer en ligne disponibles sur diverses plateformes, les locataires peuvent générer des quittances en ligne gratuitement en suivant ces étapes simples :
Étape 1 : Après avoir accédé à la plateforme, cliquez sur l'onglet Générateur de quittance de loyer. La page qui apparaît vous demandera généralement de fournir le nom du locataire et le montant du loyer.
Étape 2 : Fournissez maintenant le nom du propriétaire, l'adresse complète de la propriété louée et les détails du propriétaire (facultatif).
Étape 3 : Renseignez la période pour laquelle les reçus doivent être générés.
Étape 4 : La dernière page vous donnera un aperçu du reçu. Après avoir vérifié que chaque détail de l'aperçu est correct, vous pouvez cliquer sur le bouton « Imprimer » pour obtenir des copies des quittances de loyer sur l'écran final. Vous pouvez également télécharger la version PDF de la quittance de loyer sur votre appareil.
Que faire lorsque le formulaire de quittance de loyer est dûment rempli ?
Faire un reçu de loyer à l'aide d’un logiciel est simple. Vous avez besoin des informations suivantes :
- Date.
- Emplacement de la propriété.
- Adresse du propriétaire ou de la société de gestion immobilière.
- Montant payé.
- Comment le paiement a été effectué.
Avec ces informations, vous pourrez générer automatiquement votre quittance de loyer. Une fois le document créé, vous pouvez le modifier, l'imprimer, le télécharger ou le partager. Il faudrait toujours avoir deux exemplaires de ce document, un pour le propriétaire ou la société de gestion immobilière et un autre pour le locataire.
Toutefois, une quittance de loyer est finalisée et devient officielle une fois que le propriétaire signe le reçu. Cela fournira la preuve que le loyer a été payé. Dans un logiciel, vous pouvez afficher les détails de la transaction, télécharger et imprimer les reçus correspondants. Lorsqu'un locataire paie le loyer en ligne et que le paiement est validé avec succès, le statut de la facture passe à « Payé » pour le propriétaire/gestionnaire immobilier ainsi que pour le locataire tandis que le système génère automatiquement les factures.
POINTS CLÉS À RETENIR
En cas de litige concernant le loyer, une quittance de loyer peut être utile comme document prouvant le paiement intégral. Le reçu de paiement est également requis pour les personnes qui envisagent d’effectuer des réclamations fiscales. Par exemple, les entreprises auront besoin de certains documents à présenter aux autorités fiscales afin d’inclure le local dans les dépenses liées à la conduite des affaires. Les quittances de loyer peuvent aussi bien servir en cas de besoin d'une aide financière ou de prestations gouvernementales, pour démontrer combien le demandeur dépense pour le loyer. Les informations sur une quittance de loyer peuvent alors être importantes pour les conditions l'admissibilité.
Un reçu n'est peut-être qu'un morceau de papier, mais il a certainement beaucoup de poids dans les affaires. Si vous êtes propriétaire, l’Etat peut exiger que vous remettiez un reçu de loyer à vos locataires chaque fois qu'ils effectuent des paiements en espèces. Dans la plupart des cas, les locataires en demandent un comme preuve de paiement.
Conseils et bonnes pratiques !
Gardez un bon registre de vos paiements de loyer. Si votre propriétaire dit que vous n'avez pas payé le loyer, vous aurez la preuve que vous l'avez fait :
- Ne donnez jamais d'argent à votre propriétaire pour un loyer avant d'obtenir un reçu.
- Payez votre loyer par chèque ou mandat postal, si vous le pouvez.
- Conservez toutes les quittances de loyer, les chèques annulés et les copies des mandats dans un dossier ou une enveloppe spéciale.
- Notez la date exacte avec le jour, le mois et l’année dans votre agenda et gardez-les dans un endroit sûr.
- Si votre propriétaire ne vous remet pas de quittances de loyer comportant toutes les informations dont vous avez besoin, demandez-lui un autre modèle.
- Pour chaque paiement de loyer, veillez à ce que le reçu soit dûment rempli et demandez à votre propriétaire de le signer.