Tutoriel : Comment se servir d’un logiciel comptable ?
Le souci majeur des entreprises privées est souvent la gestion parfaite de la comptabilité. C’est une tâche qui demande une maitrise parfaite des connaissances liés à ce domaine. Pour donc assurer efficacement ce rôle, certaines entreprises optent pour un logiciel comptable. Qu’est-ce donc qu’un logiciel comptable ? Comment l’utiliser et quels sont les avantages liés à son utilisation ?
Présentation d’un logiciel comptable
Les particuliers ou les entreprises, pour rendre aisées les taches concernant la comptabilité, utilisent le plus souvent un logiciel comptable. Ce dernier est en effet un outil comptable permettant d’accomplir des taches comptables de base. De façon plus détaillée, le logiciel comptable permet de remplir des taches relatives à la comptabilité des factures d’achat et de vente, les immobilisations acquises ou cédées, les écritures de fin d’année, les relevés et cartes bancaires de même que les éditions de documents comptables comme le bilan, le compte de résultat, les journaux, le grand livre, la balance et autres. Le logiciel comptable peut être conçu en interne par l’entreprise elle-même ou être acheté auprès d’un éditeur de logiciel. Une entreprise qui détient elle-même son logiciel comptable a juste besoin de l’aide d’un expert-comptable pour le suivi des transactions entre l’entreprise concernée et ses clients, et l’ensemble des données à gérer par ledit logiciel.
Les avantages de l’utilisation du logiciel de comptabilité
Les avantages qu’une entreprise ou un particulier peuvent tirer de l’utilisation d’un logiciel comptable sont multiples. D’abord, il faut souligner que l’intelligence humaine n’est pas parfaite et peut donc faire des erreurs pouvant mettre en péril la survie de toute une entreprise. Face aux insuffisances de l’intelligence humaine, le logiciel de comptabilité dont on peut acquérir la maîtrise dans une IA School permet de réduire au maximum les risques d’erreur. Sur le plan de la sécurité et de la fiabilité, l’utilisation du logiciel comptable assure une sécurité haussée de l’ensemble des documents comptables. En effet, lorsqu’une entreprise choisit de faire usage du logiciel comptable, les données (écritures) comptables sont automatiquement enregistrées dans des journaux paramétrés à l’avance et les totaux, de même que les centralisations sont automatiquement gérées. Le logiciel établit des rapports entre le total des débits et le total des crédits. Lorsqu’il y a une différence entre ces totaux, l’opérateur de saisie se voit incapable de sortir du journal. On comprend donc aisément à travers tout ce mécanisme que le risque d’erreur se réduit remarquablement, ce qui renforce la crédibilité des documents comptables et l’on n’assiste plus à des pertes ou à des égarements. L’autre point important des avantages de l’utilisation du logiciel comptable est le gain du temps. Dès lors que tout le processus de saisie de document comptable est automatique, plus aucune tâche comptable n’est effectuée manuellement et le processus de saisie des documents comptables devient très rapide. La création de guides de saisie, le lettrage automatique, l’intégration automatique des données sont autant de fonctionnalités qui permettent à l’entreprise de gagner du temps précieux et de se concentrer plus sur les échanges avec les clients. L’adaptabilité est l’un des points forts sinon l’atout majeur parmi les avantages du logiciel comptable. Ce logiciel permet de couvrir les grands besoins des entreprises qu’il s’agisse des TPE ou des PME et s’adapte très facilement à leur système. Le dernier avantage du logiciel comptable concerne la simplification des échanges. Grâce à l’utilisation du logiciel comptable, les différents échanges entre l’entreprise et son expert-comptable sont simplicités et automatisés. Ce paramètre rend plus fluide les relations entre l’entreprise et les clients, réduit considérablement l’intervention de l’homme dans l’accomplissement des tâches de comptabilité et permet de satisfaire les clients à temps. L’expert-comptable de son coté, a la possibilité de suivre à distance l’évolution des opérations comptables relatives à l’entreprise et peut donc se passer de sa présence physique dans l’entreprise pour l’accomplissement de certaines taches comptables. L’ensemble de ces atouts dérivant du logiciel comptable a pour but d’accroître significativement la productivité d’une entreprise tant en quantité qu’en qualité.Mise en place et fonctionnement du logiciel comptable.
La mise en place du logiciel comptable est un processus qui se fait étape par étape. Les étapes ci-dessous doivent être dès lors scrupuleusement suivies pour bénéficier de toutes les fonctionnalités du logiciel comptable.Le paramétrage du logiciel de comptabilité
Pour jouir entièrement des fonctionnalités du logiciel comptable, il urge, avant toute chose de procéder au paramétrage correct, complet et convenable du logiciel. Ce paramétrage se résume à procéder dans un premier temps au remplissage de toutes les données relatives à l’entreprise. Il s’agit de la dénomination sociale, du siège, du numéro SIRET, du taux de TVA applicable, du régime de taxation des bénéfices, de la date d’ouverture et de clôture de l’exercice comptable. Dans un deuxième temps on procède à la configuration de profils correspondant au profil de l’utilisateur. Il urge ensuite, dans un troisième temps de choisir le plan de compte qu’on pourrait appliquer à l’entreprise et personnifier certains libellés du compte. On crée et personnifie dans un quatrième temps les comptes des tiers auxiliaires à savoir les clients, les fournisseurs et les salariés regroupés dans des comptes généraux. L’avant dernière étape de ce paramétrage vise à ouvrir des journaux auxiliaires pour collecter les enregistrements comptables tels que le journal des achats, celui des ventes, le journal de banque, le journal de caisse, le journal des opérations divers et autres. La dernière étape de ce paramétrage consiste en la planification de sauvegardes automatiques d’après une fréquence préalablement définie, soit par semaine, par mois, par trimestre ou encore par semestre.
L’optimisation du processus de saisie du logiciel de comptabilité
Une fois les paramétrages faits, on passe à présent à l’étape de l’optimisation du processus de saisie du logiciel. A travers l’optimisation du processus de saisie du logiciel de comptabilité, on assiste à la suppression des actions manuelles au profit d’actions désormais automatiques et la baisse des coûts de gestion. Cette opération consiste pour une entreprise à insérer dans sa solution de gestion, ses pièces comptables. Cependant, certaines astuces telles que l’import-export des données, la création de guide de saisie et le lettrage automatique permettent de tirer grand profit de l’usage d’un logiciel de comptabilité et rendent efficient le processus de saisie de votre logiciel.
- L'import-export des données
L’import-export de données permet de vérifier si le logiciel comptable est capable d’intégrer des données comptables à partir d’une autre solution de gestion. Ces données peuvent être des écritures d’achat ou encore des écritures de vente que l’on intègrerait de façon automatique, depuis un logiciel de facturation ou un logiciel de gestion commerciale.
- La création de guide de saisie
Puisqu’il n’est pas souvent évident d’automatiser tout le processus de saisie du logiciel de comptabilité, on procède à la création des guides de saisie (personnalisés) permettant l’automatisation des comptes de gestion mouvementés selon le compte de bilan renseigné.
- Le lettrage automatique
La mise en place d’un lettrage automatique est une autre astuce pouvant faciliter le rapprochement entre la facture et son paiement, surtout quand les comptes auxiliaires sont bien utilisés par l’entreprise et quand l’édition des factures de montants n’est pas identique.
La préparation efficace de la clôture des comptes
La préparation efficace de la clôture des comptes exige d’abord des échanges avec l’expert-comptable. Le logiciel devra permettre à ce dernier d’exporter des données afin de les exploiter. Ensuite, on a l’étape de la clôture de l’exercice comptable où la gestion de l’ouverture et la clôture des exercices comptables sont faites. Enfin, il y a les sauvegardes informatiques qui demandent un stockage complet des données au moins une fois l’an, après la clôture des comptes.
Article publié le 22 Avril 2021par Salim KHALIL