Application Excel sur la gestion des employés
La gestion des employés : un vrai défi à relever par le service des ressources humaines !
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
La gestion des employés d’une entreprise est un art qui demande une équipe bien formée sur tous les volets de la gestion et qui est chapotée par un directeur de ressources humaines hautement qualifié. Cette gestion n’a pas de limites, elle permet de répondre favorablement aux besoins administratifs des collaborateurs, de les accompagner tout au long de leurs parcours au sein de l’entreprise, même aux moments de départs et de leurs garantir leurs droits de base (financiers et sociales). Cet article décrit les différents axes de travail sur les quelles le service de ressources humaines doit déployer des efforts, et ce dans la lumière de récolter de bons résultats sur le plan financier et opérationnel de l’entreprise. L’article met aussi le point sur la digitalisation du service des ressources humaines qui consiste à employer des logiciels de gestion pour atteindre une rentabilité maximale et faire régner un environnement propice à la production et au développement continue de tous les collaborateurs.
La gestion des ressources humaines : une responsabilité multifacette
La gestion des ressources humaines consiste à assurer à tous les collaborateurs, quelque soit leur poste, l’accompagnement nécessaire (formations, coaching, etc.) pour améliorer leur expertise et leur fluidifier les demandes administratives liés aux attestations ou autres documents. Ces services assurés débutent dès la création du poste d’emploi et continue jusqu’au moment de départ obligatoire ou volontaire du collaborateur.
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La gestion du recrutement des nouveaux collaborateurs
Quand le besoin se présente au niveau de l’un des services de l’entreprise, cette dernière fait recourt au recrutement d’un nouvel employé qui va exécuter le travail demandé. Le processus d’embauche nécessite une bonne réflexion ainsi qu’une organisation minutieuse pour trouver la personne idéale. Tout commence avec le fait de cerner réellement le besoin identifié par la structure pour créer par la suite une fiche de poste. Cette fiche sert comme descriptif qui énumère les exigences du poste, à savoir le niveau d’études du futur recrut, ses expériences professionnelles et ses soft skills. Après, la fiche de poste est publiée sur les différents supports digitales (site Web de l’entreprise, sa page Linkedin, interfaces de recrutement, etc.). Les candidats qui souhaitent rejoindre l’entreprise postulent et le service de recrutement réalise une présélection sur dossier et les convoquent à un entretien par la suite. Le candidat retenu est celui qui match le plus avec le profil recherché par les recruteurs.
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La rémunération du personnel
Avoir un salaire à la hauteur des efforts fournis est l’un des droits primordiaux d’un employé et pour bien évaluer la valeur de ce dernier, plusieurs paramètres doivent être prises en considération (relatives au poste concerné ou au collaborateur) : le travail demandé et son niveau de responsabilité, l’expérience professionnel de l’employé et ses capacités, etc. Parfois une rémunération juste n’est pas suffisante pour encourager le collaborateur à exceller dans leur travail, des primes doivent aussi être programmés périodiquement.
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L’évaluation et le développement du personnel
L’évaluation du personnel peut se faire d’une manière indirecte en consultant leurs chiffres de performance ou en accordant des réunions individuelles avec chacun d’entre eux pour mener des discussions bilatérales, dont le but principal est de faire sortir leurs points de faiblesses et de brainstormer pour tracer les voies d’amélioration. Suite à cet échange, une stratégie de développement peut être mise en place pour booster leurs connaissances et approuver leur savoir être et leur savoir-faire. L’investissement sur ce volet se répercute sur l’activité générale de l’entreprise et la permet d’atteindre les objectifs souhaités dans les meilleures conditions.
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La gestion des licenciements et des départs des employés
Le licenciement est une forme de rupture du contrat de travail basée sur la décision de l’entreprise qui est dû soit à un manque d’engagement de l’employé vis à vis de ses tâches et ses responsabilités, ou à une situation financière critique de l’entreprise qui l’oblige à réduire ses charges, notamment ceux relatives à la masse salariale. Dans les deux cas de figures, le licenciement doit obéir aux directives de la loi pour garantir les droits de l’employé et de son employeur au même temps. Le départ des employés peut être dû à une retraite (anticipée si le collaborateur satisfait ses conditions ou complète et obligatoire) ou à une volanté de l’employé. Le service des ressources humaines doit détenir des outils efficaces pour fidéliser les collaborateurs et respecter leur choix s’ils souhaitent emprunter un nouveau chemin, tout en leur garantissant leurs droits matériels et non matériels.
La conversion vers une gestion digitale du personnel : modalités et avantages
Les outils numériques permettent de gérer efficacement les différents services de l’entreprise pour concrétiser la vision stratégique et opérationnelle des dirigeants. Afin de bénéficier des fonctionnalités offertes par les logiciels de gestion de ressources humaines, les entreprises peuvent se procurer des logiciels prêts à l’emploi ou préparer un système informatique sur mesure qui obéi exactement aux besoins de leur structure. Ces logiciels professionnels sont payants et leurs prix varient selon les paramètres et les configurations demandées. Les sociétés qui conçoivent et élaborent les logiciels de gestion des ressources humaines peuvent proposer également des formations aux équipes concernées pour les initier sur le mode d’emploi de l’outil. Plusieurs avantages découlent de l’utilisation de ces logiciels, et qui se résument principalement dans l’augmentation de l’efficacité de la gestion du service de ressources humaines et ainsi de tous les services vitaux de l’entreprise.
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Améliorer les processus et œuvrer dans les normes
La difficulté de la gestion des employés réside dans la gestion plusieurs variables et besoins au même temps, ce qui oblige le directeur des ressources humaines ainsi que son équipe à maitriser un grand nombre de processus (recrutement, promotion, attribution de congés, etc.). Avec des procédures en papier et un nombre élevé de collaborateurs dont chacun a une demande différente, l'encombrement du travail et les retards sont forts probables. Les logiciels de gestion de ressources humaines permettent de regrouper toutes les procédures au sein de la même interface d’une manière à respecter les exigences de la qualité imposées par la loi. Cette solution facilite la tâche aux gestionnaires ainsi qu’aux employés qui détiennent leurs propres sessions et à travers de la laquelle ils peuvent demander les e-documents administratives, assister à des formations virtuelles ou exprimer d’autres besoins en toute autonomie. Grâce aux logiciels, l’actualisation des anciens processus ou l’ajout de nouveaux pour répondre aux normes est facile et fluide.
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Prendre les meilleures décisions aux bons moments
La prise de décision est une affaire de quotidien au sein de toutes les entreprises, une bonne décision va entrainer une progression positive et impacter le chiffre d’affaires global, tandis qu’une mauvaise décision va considérablement affaiblir le potentiel de la société ainsi que son positionnement sur le marché. Les logiciels de gestion des ressources humaines permettent de collecter des données précieuses afin de mener une analyse comparative avec les indicateurs de performance fixés et proposer des axes d’amélioration. Cette vue d’ensemble fournie par le logiciel aide les gestionnaires à faire les meilleurs choix lors des situations les plus critiques et qui nécessitent une grande réactivité de leur part.
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Gagner en termes de productivité
L’automatisation de certaines tâches quotidiennes (calcul des paies mensuelles, attribution des congés, etc.) qui impliquent à temps plein l’équipe des ressources humaines leur permet de se focaliser davantage sur le développement du capital humain (programmation de formations professionnels, accompagnement sur mesure, etc.) et sur l’amélioration de l’environnement du travail. Les collaborateurs d’une entreprise sont considérés comme étant l’un des piliers de cette dernière et sur lesquelles elle doit investir et déployer tous les moyens accessibles pour leur garantir un bien-être physique et moral.
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Sécuriser les données sensibles de l’entreprise au maximum
Pour protéger les informations personnelles des collaborateurs et être en conformité avec les énoncés du règlement général sur la protection des données, il s’avère important à toutes les entreprises de s’équiper d’un système informatique de gestion des ressources humaines qui va veiller grâce aux codes de sécurité intégrés au respect de ce critère primordiale. Le logiciel de gestion limite l’accès des personnes non autorisées aux données et à la documentation avec droit de lecture pour protéger d’une part les secrets de l’entreprise et d’une autre part ceux relatives aux employés.
Conclusion et conseils
Pour voir les résultats de la gestion des ressources humaine, il faut absolument mettre en place une stratégie globale qui s’intéresse à toutes les variables relatives aux employés puis réaliser une roadmap qui conditionne chaque axe de développement par un délai fixe. Il est nécessaire d’impliquer tous les décideurs de l’entreprise pour appliquer les consignes élaborées ainsi que les collaborateurs afin de connaitre leurs points de vue et identifier les rubriques sur lesquelles ils ne sont pas tout à fait d’accord. En fonction de la taille de l’entreprise et du nombre de ses collaborateurs, ce n’est pas évident de mener des réunions physiques avec l’ensemble des agents, mais c’est possible d’envoyer des emails de groupe pour témoigner l’accompagnement proactif et la bienveillance du service des ressources humaines. Plusieurs alternatives sont disponibles pour renforcer l’esprit d’équipe et d’appartenance et qui peuvent être menées dans le cadre du marketing des ressources humaines, comme l’organisation de voyages ou de séances de team building par service ou par projet selon l’effectif concerné.
Les ressources digitales sont souhaitées pour centraliser les processus, piloter au mieux les actions mises en place et quantifier l’exécution quotidienne de la stratégie proposée. Ils sont bénéfiques aussi sur le plan de formation des collaborateurs car ils permettent de proposer des canaux et des modes de formations modernes.
Un dernier conseil à prendre vivement en considération, il consiste à inculquer la culture du respect de la diversité et à prévenir les conflits entre les collaborateurs pour mettre fin à ses derniers au moment du déclenchement et éviter leurs répercussions sur la progression du travail de base. Afin que les collaborateurs puissent atteindre une certaine maturité et autonomie au sein de la structure, il faut assouplir les conditions de travail (si les postes le permettent), car ils peuvent faire une différence très remarquable sur le rendement des employés, comme : l’adoption du mode de télétravail, l’attribution des horaires flexibles, etc.