Application Excel pour la gestion des contactes
La gestion des contacts en entreprise : Plus qu’une démarche commerciale…
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
La gestion des contacts est le processus par lequel une entreprise collecte, répertorie et fait le suivi de l’ensemble des informations relatives à ses clients et à ses prospects. Cet exercice est déterminant car il permet de dégager certaines tendances que l’entreprise peut adopter pour améliorer ses réalisations et augmenter son chiffre d’affaires. Traditionnellement, pour la réalisation de cette tâche, les entreprises avaient recours à un classeur Excel. L’idée est de concevoir un tableau avec des rubriques comportant les informations et les données personnelles des clients ou futurs clients de l’entreprise. Pour les petites entreprises, cette option semble pratique car elle répond aux objectifs escomptés. Pour les entreprises ayant un périmètre d’intervention plus large et une clientèle plus large, recourir à des logiciels dédiés exclusivement à la gestion des contacts est fortement recommandée des. L’objectif est de pouvoir traiter une masse relativement importante de données afin d’en tirer des conclusions pertinentes pour l’entreprise. Dans ce qui suit, nous allons dans un premier temps ce qu’est un logiciel de Gestion de contact, communément appelé un CRM avant de voir l’utilité de ce dernier dans la gestion de la relation client-entreprise. Enfin, nous exposerons les fonctionnalités principales que vous devez absolument avoir dans votre logiciel.
Qu’est ce qu’un logiciel de gestion de contacts
Dans le cas d’une entreprise, un logiciel de gestion de contact contribue à l’organisation effective des données de vos clients grâce à des fonctionnalités avancées. L’objectif final est de rapprocher systématiquement le client de l’entreprise. A noter que les données enregistrées au niveau du logiciel ne sont pas uniquement personnelles mais concernent l’ensemble des informations relatives aux comportements commerciales du client/prospect. Ceci permet d’assurer un suivi régulier et d’analyse.
Un logiciel de gestion de contact permet de façon générale de collecter les informations de bases suivantes : le nom, le prénom, les coordonnées téléphoniques et l’adresse électronique. Ces informations sont organisées sous forme de tableau et sont facilement identifiable. Des espaces conversations peuvent également être générés afin de rendre les échanges à caractère commerciale plus souple entre le client et l’entreprise. En gros, les fonctionnalités que vous trouverez dans votre logiciel dépendent du fournisseur et de la formule de souscription que vous aurez éventuellement choisi. Cependant, voici quelques fonctionnalités de bases qui figurent sur pratiquement tous les logiciels de gestion de contacts :
1. Suivi des échanges avec les clients
2. Évaluation des leads
En tant qu’entreprise, un des objectifs principaux de votre département commercial et de convertir les leads en clients. Cette démarche ne se fait pas aléatoirement. Grâce à votre logiciel de gestion des contacts, vous pouvez évaluez vos leads en attribuant des points à ceux qui sont interagissent le plus avec votre contenu. En fonction du nombre de réaction, vous procéder à une évaluation et à un classement de vos contacts pour ensuite initier le processus de conversion.
3. Automatisation de certaines procédures
Dans le cas ou un prospect serait intéressé par l’un de vos produits, son premier reflexe serait de remplir un formulaire pour demander plus d’informations sur un article en particulier. Grâce à votre logiciel de gestion des contacts, vous pouvez déclencher une alerte chez vos vendeurs pour contacter directement le prospect et répondre à ses besoins. Une fois la demande traité, l’état des lieux de celle-ci sera actualisé et une notification envoyée au reste de l’équipe pour stipuler la chose. Voila donc un double avantage lié à cette fonctionnalité. D’un côté vous aurez répondu aux interrogations de votre prospect et de l’autre, vous aurez évier des relances inutiles.
4. Des rapports sur vos réalisations
Votre logiciel vous donne la possibilité de générer des rapports quotidiens, hebdomadaires ou bien mensuels. Ces rapports vous permettent de visualiser avec précision les attributions que vous avez donné à vos clients. Les rapports sont présentés de façon synthétiques et bien élaborés. Vous pouvez les personnaliser en ajoutant des informations supplémentaires.
Quel logiciel choisir pour la gestion de vos contacts ?
La réponse à cette question est simple. Il n’y pas de logiciel type pour la gestion de vos contacts. Chaque logiciel propose une configuration particulière et des fonctionnalités qui lui sont propres. Cela dit, chaque entreprise doit choisir l’outil qui semble le plus répondre à ses besoins. Cependant, un logiciel performant est celui qui comporte :
- Des options de stockage en ligne : Il est important de pouvoir sauvegarder les données en ligne et en toute sécurité. Les options de stockage traditionnelles sur les machines peuvent conduire à des pertes de données. Les solutions cloud sont de plus en plus utilisées car elles permettent le stockage et l’accès aux données depuis n’importe quelle machine. Le seul prérequis est de disposer d’une connexion internet.
- Une Interface utilisateur pratique : Le logiciel doit pouvoir être accessible en toute simplicité et son utilisation ne doit pas impliquer des compétences informatiques ou techniques avancées. L’objectif et de proposer une expérience utilisateur souple et adaptée.
- Un accès et une synchronisation avec d’autres outils : Vous devez avoir la possibilité de synchroniser votre logiciel avec d’autres outils sur votre machine. Parfois il est utile de pouvoir associer votre compte logiciel avec vos comptes réseaux sociaux ou bien votre adresse électronique.
En conclusion…
La gestion des contacts est une démarche importante que toute entreprise doit prévoir afin de fructifier ses ventes et de consolider ses relations avec les clients et les prospects. La gestion de contact doit se faire à travers des logiciels dédiés exclusivement à cette opération. Chaque entreprise doit pouvoir identifier ses besoins en amont et définir les logiciels qui pourront lui apporter une valeur ajouter en termes de gestion de ses contacts.