Tuto Word : Créer et mettre à jour un index un index

Dans ce tutoriel vous apprendrez à créer une page d'index dans Microsoft Word afin d’accéder rapidement aux termes importants abordés dans un document Word et aux pages sur lesquelles ils apparaissent. Vous découvrirez également comment supprimer une entrée d'index et comment mettre à jour l'index après avoir apporté des modifications.

Lorsque vous écrivez un livre en utilisant Microsoft Word, vous aurez peut-être besoin d’y ajouter un index des termes et des phrases les plus importantes afin que les lecteurs puissent l’utiliser comme référence à rechercher rapidement des notions ou des informations. Un index peut considérablement améliorer l'accessibilité d'un livre ou d'un document, car il répertorie les termes et les phrases importantes, ainsi que les numéros de page sur lesquels ils sont référencés.

Heureusement, Microsoft Word est livré avec des fonctionnalités pour créer un index rapidement et en quelques clics ; le processus en lui-même n'est pas compliqué du tout, mais il peut être difficile si vous ne savez pas d’où et par quoi commencer.

Table des matières

Que veut dire l’indexation dans un document Word

Comment créer un index

Comment marquer les entrées d'index

Comment mettre en forme un index

Comment insérer un index

Mettre à jour un index dans Word

Comment supprimer une entrée d'index

Que veut dire l’indexation dans un document Word

Un index répertorie les termes et notions traités dans un document par ordre alphabétique. En règle générale, un index se trouve à la fin d'un document. Il permet aux utilisateurs du document de passer rapidement aux pages d'intérêt avec un simple clic sur le numéro de page associé à l'entrée d'index. Pour créer un index dans votre document Word, vous devez d'abord parcourir le document et marquer les termes ou les points d'intérêt comme entrées d'index. Une fois les mots marqués, un champ d'index est inséré, qui affiche l'index.

En plus de cela, tenez compte des éléments suivants lors de la préparation de l'index :

• Considérez la différence entre les entrées principales et les sous-entrées.
• Vérifiez si le document contient de nouveaux mots que vous devez expliquer.
• Avez-vous utilisé des termes spéciaux dans le document ?

Il est important de ne pas oublier de mettre à jour l'index si vous avez effectuez des modifications dans le document pour s'assurer que les numéros de page affectés à l’index correspondent toujours aux sujets.

Comment créer un index

Vous pouvez créer l'index à tout moment, cependant, nous vous suggérons de le créer une fois que vous avez terminé d'écrire et de modifier le document ou le livre.

Vous avez donc décidé de créer un index ? Pour commencer, ouvrez le document dans Word et pour créer un index vous avez besoin de deux étapes :

• Marquer les entrées que vous souhaitez ajouter à l'index.
• Construire l'index.

Comment marquer les entrées d'index

Vous pouvez marquer des termes ou des phrases, ou du texte qui s'étend sur une plage de pages, pour votre index. Pour se faire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez le mot ou le texte que vous souhaitez utiliser comme index.
2. Accédez à l'onglet « Références », puis cliquez sur « Marquer entrée » dans le groupe « Index ». Alternativement, vous pouvez utiliser le raccourcie Alt + Maj + X :

3. Si vous le souhaitez, modifiez le texte dans la zone « Entrée » de la boîte de dialogue « Marquer les entrées d'index » ou laissez-le tel quel.
4. Dans la zone « Sous-entrée », vous pouvez ajouter une entrée de deuxième niveau si vous le souhaitez.
5. Si vous voulez créer une référence croisée vers une autre entrée, cliquez sur « Renvoie » sous « Options », puis tapez le texte de l'autre entrée.
6. Pour modifier le format des numéros de page qui apparaîtront dans l'index, sélectionnez les options « Gras » ou « Italique » sous « Format des numéros de page ».
7. Finalement, cliquez sur le bouton « Marquer » pour marquer l'index. Si vous souhaitez marquer ce texte partout dans le document, cliquez alors sur le bouton « Marquer tout » :

8. Pour marquer des entrées d'index supplémentaires vous pouvez le faire en sélectionnant le texte puis en cliquant à l’intérieur la boîte de dialogue « Marquer les entrées d'index ». Ensuite, répétez les étapes 3 à 7 ci-dessus.

Remarque : si vous souhaitez ajouter un troisième niveau, ajoutez deux points à la sous-entrée

Comment mettre en forme un index

Vous avez la possibilité de mettre en forme votre index comme vous le souhaitez. C’est votre création ! Cependant, comme les lecteurs du livre ou du document peuvent avoir certaines attentes quant à la présentation d'un index, il peut être préférable de faire preuve de prudence et d'offrir une mise en page d'index familière.

Par exemple :

• Il est préférable que vous utilisiez des minuscules pour les noms communs et les phrases nominales (par exemple, la théorie économique ; réchauffement climatique) ;
• Utilisez des majuscules pour les noms propres tels qu'ils sont dans le texte (par exemple, von Neumann, John)
• Utilisez une police en italique pour les titres de films, de livres, de chansons, de navires…etc.

Comment insérer un index

Après que vous avez marqué vos entrées et compilé votre index, vous pouvez l'insérer dans le document :

1. Placez le curseur de votre souris à l'endroit où vous souhaitez que l'index apparaisse. Pour que l'index démarre sur une nouvelle page, créez une nouvelle page dans Word. En général, le lecteur s’attend à trouver l'index à la fin de votre document.
2. Ensuite, allez sur l'onglet « Références ».
3. Cliquez sur le bouton « Insérer l’index » dans le groupe « Index » :

4. La boîte de dialogue « Index » s'ouvre :

5. Ci-dessous quelques conseils et modifications que vous pouvez effectuer dans la boite de dialogue « Index » :

• La zone « Aperçu avant impression » est trompeuse. Elle vous montre à quoi pourrait ressembler votre index mais elle n'utilise pas le contenu réel de votre index.
• Sélectionnez un style pour votre index en utilisant la liste déroulante « Formats ». Tous les choix de cette liste sont meilleurs que l'exemple « Depuis modèle ».
• Le paramètre « Colonnes » à droite de la fenêtre indique à Word le nombre de colonnes à utiliser pour créer l'index. La norme est de deux colonnes. Une colonne semble meilleure sur la page, en particulier pour les documents plus courts.
• Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case de l'option « Aligner les numéros de page à droite ».

6. Cliquez sur le bouton OK pour insérer l'index dans votre document :

Remarques :

• Vous pouvez ajouter un titre ou en-tête pour l'index car Word ne le fait pas pour vous.
• Appliquez un style de titre pour l'en-tête d'index afin qu'il soit inclus dans la table des matières de votre document.
• Word utilise des sauts de section continus pour placer le champ d'index dans sa propre section de document.

Mettre à jour un index dans Word

Vous pouvez mettre à jour un index dans Word, après avoir modifié le contenu de votre document, pour actualiser son affichage au lieu d'avoir à recréer le tout. Puisqu'un index dans Microsoft Word est simplement un code de champ, vous pouvez le mettre à jour de la même manière qu'une formule de tableau Word.

Le processus pour mettre à jour un index dans Microsoft Word est assez simple :

1. Placez le curseur dans l'index que vous souhaitez mettre à jour.
2. Cliquez sur la touche « F9 » de votre clavier pour que le contenu et la numérotation des pages de votre index soient automatiquement mises à jour.

Alternativement, vous pouvez faire un clic droit avec la souris sur l'index, puis choisir la commande « Mettre à jour les champs » dans le menu contextuel qui apparaît, ou cliquez sur « Mettre à jour l'index » dans le groupe « Index » sous l'onglet « Références ».

Cela va mettre à jour automatiquement le contenu et la numérotation des pages de l'index :

Ainsi, Word met à jour l'index pour référencer tous les nouveaux numéros de page et inclut également des entrées d'index fraîchement marquées.

Comment supprimer une entrée d'index

Pour supprimer un index, commencez par sélectionner le champ d'entrée d'index, y compris les accolades ({}), et appuyez sur la touche « Suppr » de votre clavier. Vous devrez ensuite mettre à jour votre table d’index.

Si vous ne voyez pas les champs XE, cliquez sur « Afficher tout » dans le groupe « Paragraphe » de l’onglet « Accueil ».

Conclusion :

Les documents n'ont pas tous besoin d'un index. Mais certains le font. Il est recommandé que tout document de plus de 20 pages bénéficie d’un index. De même, les documents techniques, financiers ou scientifiques sont tous enrichis d'un index. Cette fonctionnalité ne remplace pas l’option de recherche, mais la complète.