Outlook : organiser votre boîte de réception avec des règles

Pour communiquer très efficacement, vous devez être un organisateur efficace. La même chose s'applique à vos e-mails Outlook. Dans ce tutoriel, vous apprendrez la notion d’une règle dans Outlook. Vous découvrirez également le processus pour créer une règle dans Outlook et la manière efficace pour modifier ou éditer des règles. De plus, nous expliquerons comment vous pouvez importer ou exporter des règles Outlook.

Pour la plupart des utilisateurs Outlook (ou d’autres services de messagerie électronique), la boîte de réception semble toujours pleine de nouveaux messages. Par conséquent, cela semble accablant et déroutant lorsque vous cherchez quoi faire avec chaque e-mail. De plus, il est toujours possible que vous soyez en retard pour répondre à un e-mail très important du fait que vous ne l'avez pas remarqué dans cette tonne de messages. Heureusement, MS Outlook intègre une fonctionnalité très efficace qui peut vous aider pour résoudre ce désordre, ce sont les règles Outlook. Celles-ci, une fois paramétrées, fonctionnent automatiquement lorsque vous envoyez ou recevez des e-mails et lorsque vous effectuez des tâches que vous avez choisies à l'avance. En fait, les règles Outlook peuvent être utilisées pour plusieurs raisons :

Savoir comment configurer des règles dans Outlook, vous aide à vous assurer que tous vos e-mails, qui sont similaires soient toujours regroupés.
Aussi, ces règles vous aident à hiérarchiser les e-mails de votre boite de réception et à rester organisé tout le temps.
Si vous avez un type de messages électroniques précis que vous recevez fréquemment, par exemple les newsletters et les annonces, vous pouvez utiliser les règles Outlook pour les gérer.
Vous pouvez même définir une règle et la paramétrer de telle façon à ce qu’elle supprime automatiquement certains types d'e-mails.

Pour bénéficier de cette fonctionnalité puissante, vous pouvez créer une règle de deux manières. La première méthode est plus simple à implémenter et fonctionne mieux si vous souhaitez déplacer automatiquement une seule adresse e-mail (les e-mails qui proviennent toujours d'une seule adresse, comme un système d'alerte). Par contre, la deuxième méthode fonctionne mieux pour un domaine entier, par exemple, tous les e-mails de personnes appartenant à la même entreprise. Bien que cette méthode soit un peu plus complexe, mais elle reste assez simple.

Table des matières

Que signifient les règles Outlook ?

Comment déplacer un message dans un dossier à l'aide d'une règle ?

Comment utiliser l'assistant de règles pour créer des règles plus compliquées ?

Comment importer ou exporter une règle

Comment créer une règle d'exportation

Comment créer une règle d'importation ?

Comment modifier une règle existante dans Outlook

Comment supprimer une règle ?

Que signifient les règles Outlook ?

Si vous ne savez pas c’est quoi une règle Outlook, vous devez donc lire cette section du tutoriel, sinon vous pouvez passer aux autres sections. En fait, une règle est un moyen efficace d'automatiser des actions ou des tâches dans Outlook que vous deviez normalement effectuer vous-même manuellement. Une règle exécute un certain nombre d’actions uniquement lorsqu’un message répond aux critères prédéterminés. Par exemple, vous pouvez automatiser le processus de tri des factures de différents fournisseurs que vous recevez fréquemment, en créant une règle pour les envoyer d’une manière automatique dans un dossier spécifique. Ainsi, cela peut vous faire gagner beaucoup de temps si vous avez l’habitude d’effectuer les mêmes actions sur des e-mails similaires.

Outlook vous permet de configurer et définir les conditions et les paramètres d’une règle à l’aide de son outil puissant « Gérer les règles et les alertes ». Outlook intègre également un autre outil efficace pour le contrôle des règles et qui rend le processus de création de règles encore plus facile ; il s’agit de l’assistant de gestion des messages. Cet assistant propose déjà un ensemble de règles qui sont les plus utilisées, il ne vous reste que la personnalisation de la règle que vous souhaitez utiliser avec vos propres choix.

Comment déplacer un message dans un dossier à l'aide d'une règle ?

Lorsque vous recevez beaucoup d'e-mails, votre boîte de réception devient encombrée et difficile à naviguer. Heureusement, vous pouvez configurer des règles dans Outlook pour trier vos e-mails entrants. L’une des règles les plus courantes et les plus utilisées est celle qui envoie automatiquement certains e-mails vers un dossier. Vous trouverez ci-dessous les étapes pour configurer une règle dans Outlook qui placera automatiquement les e-mails entrants d'un expéditeur particulier dans un dossier spécifique :

Ouvrez d’abord votre Outlook et accédez à votre boîte de réception.
Cliquez sur le message que vous souhaitez déplacer automatiquement dans un dossier pour le sélectionner.
Accédez à l’onglet «Accueil » et cliquez sur « Règles » dans le groupe « Déplacer ».
Cliquez sur l’option « Créer une règle » dans le menu déroulant :

La boîte de dialogue « Créer une règle» s’ouvre. Vous pouvez bien voir que les champs en haut de la boîte de dialogue sont déjà remplis par les informations « De », « Objet » et « À » de l'e-mail que vous avez sélectionné :

Si vous souhaitez sélectionner une ou plusieurs de ces conditions (De, à, Objet) telles quelles, vous pouvez simplement cocher la case à gauche d'elles. Sinon si vous souhaitez apporter des modifications sur ces conditions vous pouvez le faire facilement et directement dans la zone correspondante à chacune. Par exemple, vous pouvez saisir un nouvel objet ou sélectionner un nouveau destinataire d'e-mail si votre compte Outlook est associé à plus d’une adresse électronique :

Dans la partie « Effectuer les opérations suivantes» qui se trouve en bas de la boite de dialogue, vous avez la possibilité de sélectionner parmi trois actions qu’Outlook doit effectuer sur les messages qui répondent aux critères définis :

- Affichez dans la fenêtre Alerte sur le nouvel élément.
- Émettre un signal sonore sélectionné (lorsqu’un e-mail qui répond aux conditions spécifiées arrive).
- Déplacez l'élément vers le dossier.

Vous pouvez donc sélectionner une ou plusieurs actions dans la liste. Pour le but de ce tutoriel, nous allons cocher la case « Déplacer l'élément vers le dossier :».
Une nouvelle boite de dialogue « Règles et alertes» s'ouvre. Dans la liste sous « Sélectionnez un dossier » vous pouvez choisir le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les e-mails répondants à vos conditions. Sinon, si vous souhaitez créer un dossier, cliquez sur « Nouveau » et entrez le nom du nouveau dossier dans la fenêtre « Créer un dossier ». Cliquez sur « OK » lorsque vous terminez :

Lorsque vous terminez la définition des actions, cliquez sur le bouton « OK » pour fermer la boite de dialogue « Créer une règle» et enregistrer vos choix.
Outlook vous affiche une boîte de dialogue de confirmation. Cochez la case « Exécuter cette règle maintenant sur les messages qui se trouvent déjà dans le dossier actif », puis cliquez sur « OK » :

Désormais, tous les e-mails provenant de l’adresse électronique sélectionnée iront dans le dossier que vous avez choisi.

Comment utiliser l'assistant de règles pour créer des règles plus compliquées ?

Vous pouvez utiliser l’assistant de règles si vous souhaitez accéder à plus d'options pour votre règle MS Outlook.

1. Accédez à l'assistant de gestion des messages

Avant de commencer à utiliser l’assistant de gestion des messages, vous devez d’abord sélectionner l’e-mail dans votre boîte de réception et ensuite utilisez l'une des méthodes suivantes pour ouvrir l’assistant :

Accédez à l’onglet « Accueil » et puis cliquez sur « Règles » dans le groupe « Déplacer » et sélectionnez « Gérer les règles et les alertes » dans le menu déroulant :

La boite de dialogue « Règles et alertes » s'ouvre. Cliquez sur « Nouvelle règle » dans le coin supérieur gauche de la boîte de dialogue :

Ou bien :

Accédez au menu « Fichier » pour ouvrir la fenêtre des informations sur le compte.
Cliquez sur le bouton de commande « Gérer les règles et les alertes » pour ouvrir la boîte de dialogue « Règles et alertes » :

Cliquez sur l'option « Nouvelle règle » pour démarrer l'assistant de règles.

2. Choisissez un modèle dans l'assistant de règles Outlook

Vous pouvez remarquer dans la section « étape 1 : sélectionnez un modèle » en haut de l'assistant de gestion des messages qu’il existe une liste de modèles de règles prédéfinis dans deux catégories :

Rester organisé
Rester à jour

Il y a également une autre catégorie : « Démarrer à partir d'une règle vierge ». Cette catégorie peut être utile si vous avez besoin de créer une nouvelle règle sans commencer avec l'un des modèles prédéfinis.

Dans cette étape, vous devez passer en revue les modèles de règles existantes dans la liste et sélectionner celle qui convient le mieux à vos besoins. Lorsque vous avez sélectionné le modèle, cliquez sur le bouton « Suivant ».Pour les besoins de ce tutoriel, nous allons sélectionner l’option « Déplacer les messages d'une personne spécifique vers un dossier ». Au cas où vous sélectionnez un autre modèle, les choix proposés dans les étapes qui suivent peuvent être différents.

3. Personnalisez les conditions de la règle

Dans la première étape de l’assistant, vous avez sélectionné un modèle de règles. Maintenant, dans la deuxième étape, l'assistant vous affiche une liste de conditions à appliquer et qui est relative au modèle que vous avez choisi. Chaque condition à une case à cocher à côté d’elle :

Vous avez la possibilité de sélectionner une ou plusieurs conditions qu'un e-mail doit remplir pour que la règle soit appliquée. Décidez donc les conditions que vous souhaitez appliquer à la règle et cochez la case à côté de chacune :

Vous pouvez remarquer dans la capture ci-dessus, lorsque vous sélectionnez les conditions, que ces derniers apparaissent dans la zone sous l’étape 2 de l’assistant de gestion de messages. Notez également les liens hypertextes qui apparaissent dans chaque condition.
Vous pouvez cliquer sur les liens hypertextes pour personnaliser la règle avec vos propres besoins. Par exemple, lorsqu’on clique sur le lien hypertexte « Des mots spécifiques », une petite boite de dialogue apparait nous permettant d’entrer ces mots :

Continuez à cliquer sur chaque lien pour rendre la condition spécifique à vos exigences. Lorsque vous terminez, cliquez sur le bouton « Suivant » pour passer à l’étape suivante.

4. Personnalisez les actions de règle

Après avoir personnalisé les conditions de votre règle Outlook, il est temps de personnaliser les actions. L'assistant de règles vous donne accès à plusieurs actions différentes que vous pouvez appliquer à vos règles.
Cette étape fonctionne comme l'étape précédente de l'assistant de gestion de messages. Vous pouvez donc cocher les cases en regard des actions que vous souhaitez appliquer à votre règle. Dans notre exemple, nous allons cocher la case « le déplacer dans le dossier spécifié » :

De même, vous verrez que la zone sous « Étape 2 » de l'écran contient des liens hypertextes. Vous pouvez cliquer sur chaque lien pour rendre l'action plus spécifique. Pour nous, nous allons cliquer sur le lien devant « le déplacer dans le dossier spécifié ».
La petite boite de dialogue qui s'ouvre vous permet de modifier le dossier dans lequel vous souhaitez placer les e-mails. Cliquez sur « OK ».
Après avoir sélectionné toutes les actions souhaitées, cliquez sur le bouton « Suivant » pour passer à l'étape suivante.

5. Configurez des exceptions à la règle

La quatrième étape de l'assistant est très similaire aux deux précédentes. Cependant, cette fois-ci vous allez définir des exceptions que votre règle doit respecter. Lorsque vous avez terminé de définir les exceptions de règle, cliquez à nouveau sur le bouton « Suivant » pour passer à la dernière étape :

6. Nommez et activez la règle

Vous êtes maintenant arrivé à la dernière étape de l'assistant de gestion des messages. Outlook vous invite à nommer la règle :

Vous pouvez saisir le nom que vous souhaitez affecter à votre règle dans le champ indiqué sous la section « étape 1 ».
Si vous voulez que la règle soit également appliquée aux messages existants déjà dans votre boite de réception, vous devez donc cocher la case en regard de la première option sous la section « étape 2 ».
Pour activer la règle, cochez la case en regard de la deuxième option « Activer la règle ».
Si vous possédez plusieurs comptes, cochez la troisième case « Créer la règle sur tous les comptes ».
Votre règle est maintenant terminée. Cliquez sur « Terminer » pour terminer le processus.

Désormais, tous les e-mails qui remplissent les conditions que vous avez sélectionnées iront dans le dossier spécifié.

Comment importer ou exporter une règle

La plupart des utilisateurs Outlook peuvent tomber dans un problème similaire : vous avez défini des règles pour vos e-mails, et pour une raison quelconque vous souhaitez changer votre ordinateur ou que vous souhaitez simplement réinstaller votre Windows ; par conséquent, lorsque vous installez à nouveau Outlook, vous trouvez que vos règles ne sont pas là ! En fait, cela est logique, car Outlook enregistre les règles localement. Que faire donc pour éviter ce genre de problèmes ?

Pour éviter ce problème, Outlook intègre des options vous permettant d’exporter ou d’importer facilement des règles. Mais, vous devez garder à l’esprit que si la règle que vous exportez implique un dossier spécifique ou tout autre élément spécifique à votre e-mail, Outlook qui importe la règle doit avoir le même dossier.

Comment créer une règle d'exportation

Commençons d’abord par le processus d’exportation de règles :

Pour exporter des règles, ouvrez d'abord votre Outlook et accédez au menu «Fichiers ».
Cliquez sur l’option appelée « Gérer les règles et les alertes». Alternativement, vous pouvez cliquer sur la commande « Règles » dans l'onglet « Accueil » et sélectionner « Gérer les règles et les alertes » :

Dans la boite de dialogue « Règles et alertes» vous verrez un bouton appelé « Options », cliquez dessus pour ouvrir la boite de dialogue « Options » :

Dans cette boite de dialogue, vous avez accès à deux options, à savoir « Exporter les règles » et « Importer les règles» :

Cliquez sur le bouton « Exporter les règles» pour exporter les règles existantes dans votre Outlook.
La fenêtre « Enregistrer les règles exportées sous» s’ouvre. Sélectionnez maintenant un emplacement pour y enregistrer le fichier exporté. Vous pouvez mettre ce fichier n'importe où pour l'importer plus tard :

Comment créer une règle d'importation ?

Le processus d'importation des règles dans Outlook est similaire à la procédure d'exportation de règles avec quelques différences. Dans un premier temps, ouvrez la boite de dialogue « Règles et alertes » et cliquez sur le bouton « Options ». Dans la boîte de dialogue « Options » qui s'ouvre, cliquez cette fois-ci sur le bouton « Importer les Règles » au lieu de cliquer sur « Exporter les règles ». Lorsque la fenêtre « Importer les règles à partir de » s'ouvre, cherchez et ouvrez le répertoire dans lequel vous avez enregistré les règles importées. Sélectionnez le nom du fichier que vous avez exporté et cliquez sur « Ouvrir » :

Cliquez sur « OK » pour importer la règle et fermez la boite de dialogue « Règles et alertes ».

Comment modifier une règle existante dans Outlook

Dans cette section, nous allons voir comment modifier une règle existante qui définit la façon de gérer un certain type d'e-mail dans Outlook. Avec Outlook, vous pouvez facilement modifier une règle existante pour la changer. Ci-dessous les étapes à suivre :

Commencez par ouvrir votre boîte de réception.
Ensuite, accédez au menu « Fichier » et cliquez sur le bouton de commande « Gérer les règles et les alertes » :

Par conséquent, Outlook affiche la boîte de dialogue « Règles et alertes ».
Pour apporter des modifications sur une règle, vous devez d’abord la sélectionner dans la liste des règles disponibles.
Cliquez sur le bouton de commande « Modifier la règle » que vous trouverez en haut de la boîte de dialogue. Un menu déroulant s’affiche vous offrant trois choix :
- Modifier plus d'un paramètre de règle à la fois
- Renommer rapidement la règle
- Ajouter ou modifier rapidement une seule action de règle

Examinons chacune de ces options séparément.

1. Comment modifier plusieurs paramètres de règle

Si vous souhaitez modifier un ou plusieurs paramètres d’une règle existante, cliquez sur le bouton de commande « Modifier la règle » de la boite de dialogue « Règles et alertes » après avoir sélectionné la règle à modifier. Ensuite, sélectionnez l'option « Modifier les paramètres de règle… » dans le menu déroulant qui s’affiche.

Ainsi, Outlook rouvre l'assistant de gestion de messages affichant les paramètres de la règle sélectionnée. Vous pouvez maintenant utiliser cet assistant pour apporter des modifications aux conditions, actions et exceptions.

2. Comment renommer rapidement la règle

Le changement du nom de la règle sélectionnée ne nécessite pas de rouvrir l'assistant de gestion des messages. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser le bouton de commande « Renommer la règle » qui s’affiche parmi les options du menu déroulant « Modifier la règle » de la boite de dialogue « Règles et alertes » :

Lorsque vous cliquez dessus, Outlook vous invite à saisir le nouveau nom pour la règle que vous avez sélectionné :

Cliquez sur le bouton « OK » lorsque vous terminez la saisie du nom de la règle.

3. Comment ajouter ou modifier une ou plusieurs actions de règle

Si après avoir créé une règle Outlook vous avez besoin de modifier quelques actions, vous n’êtes donc pas obligé de rouvrir l'assistant de gestion de messages. Au lieu de cela, Outlook vous permet d’apporter vos modifications directement à partir du ruban du menu « Modifier la règle » dans la boite de dialogue « Règles et alertes » :

Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessus, ce menu contient des raccourcis pour les actions courantes sous l'option « Renommer la règle ». Lorsque vous activez une action, elle sera affichée avec une boîte bleue autour de son icône. Pour la règle que nous avons créée, l’action activée est « Déplacer vers un dossier ».

Si vous avez besoin d’activer ou désactiver une seule action pour la règle sélectionnée, cliquez simplement dessus. Pour certaines actions, c’est tout ce que vous avez à faire. Cependant, pour d’autres actions, il se peut qu’on vous affiche une deuxième boîte de dialogue lorsque vous les activez. Cette boîte de dialogue a pour but d’entrer des informations plus spécifiques.

Par exemple, si vous souhaitez copier les e-mails répondant aux critères dans un dossier et que vous activez l’action « Copier dans un dossier » Outlook ouvre une boîte de dialogue pour rechercher et sélectionner le dossier correct.

Une fois vous terminez d'apporter des modifications à la règle sélectionnée, cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue « Règles et alertes » et enregistrer vos modifications.

Comment supprimer une règle ?

Si après avoir créé une règle, il se peut que vous en ayez plus besoin après un certain temps. Dans ce cas, vous pouvez supprimer cette règle. Ci-dessous les étapes à suivre pour ce faire :

Pour commencer, accédez à votre boîte de réception dans Outlook.
Ensuite, ouvrez le menu « Fichier » à partir du ruban.
Cliquez sur le bouton de commande « Gérer les règles et les alertes» :

Dans la boîte de dialogue « Règles et alertes» qui s'ouvre, cochez la case en regard de la règle que vous souhaitez supprimer pour la sélectionner :

Ensuite, cliquez sur l'option « Supprimer» qui se présente sous forme d’un « X » dans le menu en haut de la boîte de dialogue.
Lorsque vous faites ainsi, une boite de dialogue de confirmation apparaît vous demandant si vous voulez vraiment supprimer la règle. Si vous souhaitez procéder à la suppression, cliquez sur « Oui », puis sur le bouton « OK» pour terminer :