Rappeler ou remplacer un mail déjà envoyé avec Microsoft Exchange
Comment s’assurer que le rappel a bien fonctionné ou non ?
Supprimer un mail déjà envoyé hors Outlook Microsoft Exchange
Etape 1 : Créer une règle pour retarder l’envoi des emails
Etape 2 : Annuler l’envoi d’un email sur Outlook
Supprimer un contact dans la boîte de messagerie Outlook
Supprimer un compte de messagerie Outlook
Vous avez commis une erreur de frappe, oublié de joindre un fichier ou n’avez pas envoyé un email à la bonne personne ? Même si vous avez déjà cliqué sur le bouton “Envoyer”, il n’est jamais trop tard pour vous rattraper !
Ce tutoriel rassemble toutes les astuces et procédures possibles pour vous aider à corriger cet ennui, soit en retirant définitivement le message de la boîte aux lettres du destinataire ou en le substituant par un courriel de remplacement. Aussi, nous vous montrerons comment supprimer un contact et un compte utilisateur, que vous utilisez le client de messagerie électronique Outlook pour des fins personnelles ou professionnelles.
Avec Microsoft Outlook, il est possible de rappeler (annuler) ou de remplacer (modifier et renvoyer) des emails déjà envoyés à condition que ceux-ci ne soient pas encore ouverts par le destinataire et que vous deux utilisez le serveur mail Microsoft Exchange au sein de la même organisation.
Aucun paramétrage préalable n’est requis pour réussir cette manipulation tant que les deux conditions ci-dessus sont présentes. A savoir que Microsoft Exchange est un serveur de messagerie électronique créé par Microsoft pour être utilisé avec les clients de messagerie tels qu’Outlook. Il est en effet très utilisé par les entreprises en raison des avantages qu’il offre aux utilisateurs en termes de stockage de données, gestion d’agenda, de contacts et de tâches ce qui facilite les diverses activités collaboratives surtout en interne.
Pour retirer un message (déjà envoyé) de la boîte de réception du destinataire ou le remplacer, veuillez suivre ces étapes :
? Si vous ne trouvez pas l’option Rappeler ce courrier, il se peut que cette fonction soit désactivée par votre organisation ou que vous ne disposez pas de compte Exchange.
Si vous voulez que votre message envoyé soit définitivement retiré de la boîte de réception du destinataire, choisissez la première option pour qu’il ne soit jamais lu. Or, si vous souhaitez juste modifier le contenu de votre message déjà envoyé, faites le deuxième choix. Procédez ensuite à la modification de votre mail pour l’envoyer en remplacement du premier, qui sera automatiquement supprimé tant qu’il n’est pas encore lu.
Selon Microsoft, si vous voulez vous assurer que le rappel ou le remplacement d’un courrier électronique déjà envoyé a bien fonctionné, 4 scénarios sont envisageables. Cela dépend non seulement des deux conditions citées ci-dessus, mais aussi des paramètres du compte Outlook du destinataire.
Scénario N°1 : la fonction « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages » est activée
Cette fonction activée par défaut sur tout compte Microsoft Outlook implique que le message original et celui de rappel soient tous les deux stockés dans la boîte de réception du destinataire. La réussite ou l’échec du rappel dépend toujours de si le message a été lu par le récepteur ou non.
Scénario N°2 : la fonction « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages » n’est pas activée
Si cette fonction est désactivée sur le poste de travail du destinataire, le message original et le message de rappel sont tous les deux stockés dans la boîte de réception de ce récepteur. Le succès ou l’échec du rappel dépend de quel courrier est ouvert en premier :
- Pour vérifier si la fonction « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages » est activée, voici comment y accéder : Fichier > Options > Courrier > Suivi.
Scénario N°3 : Le courrier de rappel et le courrier d’origine se trouvent dans des dossiers distincts
Si le courrier original ou le courrier rappel (ou encore les deux) a été déplacé (ont été déplacés) dans un autre dossier, que ce soit par une action manuelle du destinataire ou via une règle prédéfinie sur Outlook, le rappel échoue. Les deux courriers peuvent alors être lus par le récepteur.
Scénario N°4 : Le courrier de rappel et le courrier d’origine sont déplacés dans le même dossier
Si le courrier original et le courrier de rappel ont été déplacés vers un même dossier, que cela soit par une action manuelle du dentinaire ou via une règle prédéfinie sur Outlook, le succès ou l’échec du rappel dépend de quel courrier est ouvert en premier :
Si vous n’utilisez pas le serveur Exchange, vous avez tout de même la possibilité d’annuler l’envoi de tous vos mails en affectant une nouvelle règle qui permet à Outlook de décaler l’envoi des emails. Pour ce faire :
L’avantage d’Outlook dans ce sens est sa capacité de différer la livraison de plusieurs minutes, à la différence de Gmail (par exemple) qui propose une durée de 30 secondes au maximum pour l’annulation d’envoi.
Et voilà, l’envoi de tous vos emails sera désormais retardé du nombre de minutes que vous venez de définir. Vous aurez donc du temps pour vous rattraper et rassembler vos idées avant qu’il ne soit trop tard. Cette stratégie fonctionne très bien lorsqu’on est acharné par l’envoi de beaucoup de mails au travail. Nous pouvons facilement nous tromper de destinataire ou envoyer trop vite un email incomplet au responsable.
Après avoir paramétré Outlook par la règle précédente, tous vos emails (après avoir cliqué sur le bouton Envoyer) passeront par la boite d’envoi avant d’être transmis à leurs destinataires. Vous pouvez donc les annuler tant que le délai fixé dans la règle n’est pas encore écoulé. Pour annuler l’envoi d’un courrier électronique déjà envoyé sur Outlook, suivez les étapes suivantes :
Le message à rappeler repasse alors en mode « brouillon ». S’il apparaît toujours dans la boîte d’envoi, vous pouvez cliquer dessus et le faire glisser dans la boîte de brouillon afin de procéder à sa modification ou à sa suppression définitive.
Comme Outlook est un gestionnaire de contacts, vous pouvez facilement ajouter, modifier ou encore supprimer des contacts dont vous n’avez plus besoin dans votre liste. Afin de retirer un contact enregistré dans votre fichier de données Outlook, procédez comme suit :
Supprimer un compte de messagerie Outlook signifie ne plus recevoir ni envoyer de mails depuis ce logiciel et non pas désactiver l’adresse de messagerie électronique elle-même. Afin d’enlever un ou plusieurs comptes de messagerie électronique dans Outlook, vous êtes amené à appliquer ces quelques étapes :
4. Confirmez la suppression du compte en cliquant sur Ouipuis sur Fermer