Table des matières

Rappeler ou remplacer un mail déjà envoyé avec Microsoft Exchange

Comment s’assurer que le rappel a bien fonctionné ou non ?

Supprimer un mail déjà envoyé hors Outlook Microsoft Exchange

Etape 1 : Créer une règle pour retarder l’envoi des emails

Etape 2 : Annuler l’envoi d’un email sur Outlook

Supprimer un contact dans la boîte de messagerie Outlook

Supprimer un compte de messagerie Outlook

Vous avez commis une erreur de frappe, oublié de joindre un fichier ou n’avez pas envoyé un email à la bonne personne ? Même si vous avez déjà cliqué sur le bouton “Envoyer”, il n’est jamais trop tard pour vous rattraper !

Ce tutoriel rassemble toutes les astuces et procédures possibles pour vous aider à corriger cet ennui, soit en retirant définitivement le message de la boîte aux lettres du destinataire ou en le substituant par un courriel de remplacement. Aussi, nous vous montrerons comment supprimer un contact et un compte utilisateur, que vous utilisez le client de messagerie électronique Outlook pour des fins personnelles ou professionnelles.

Rappeler ou remplacer un mail déjà envoyé avec Microsoft Exchange

Avec Microsoft Outlook, il est possible de rappeler (annuler) ou de remplacer (modifier et renvoyer) des emails déjà envoyés à condition que ceux-ci ne soient pas encore ouverts par le destinataire et que vous deux utilisez le serveur mail Microsoft Exchange au sein de la même organisation.

Aucun paramétrage préalable n’est requis pour réussir cette manipulation tant que les deux conditions ci-dessus sont présentes. A savoir que Microsoft Exchange est un serveur de messagerie électronique créé par Microsoft pour être utilisé avec les clients de messagerie tels qu’Outlook. Il est en effet très utilisé par les entreprises en raison des avantages qu’il offre aux utilisateurs en termes de stockage de données, gestion d’agenda, de contacts et de tâches ce qui facilite les diverses activités collaboratives surtout en interne.

Pour retirer un message (déjà envoyé) de la boîte de réception du destinataire ou le remplacer, veuillez suivre ces étapes :

1. Lancez votre logiciel Outlook
2. Dans le volet à gauche, sélectionnez Éléments envoyés
3. Faites un double clic sur le courrier à rappeler(Un simple clic vous permet d’ouvrir le courrier dans le volet de lecture et ne vous permettra pas de trouver l’option rappeler)
4. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Dans l’onglet Message, cliquez sur Actionsou l’icône comme indiqué sur l’image ci-dessous puis sélectionnez Rappeler ce message depuis la liste déroulante

?        Si vous ne trouvez pas l’option Rappeler ce courrier, il se peut que cette fonction soit désactivée par votre organisation ou que vous ne disposez pas de compte Exchange.

5. Dans la petite fenêtre qui s’ouvre, cochez Supprimer les copies non lues de ce courrierou bien Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau courrier pour le remplacer

Si vous voulez que votre message envoyé soit définitivement retiré de la boîte de réception du destinataire, choisissez la première option pour qu’il ne soit jamais lu. Or, si vous souhaitez juste modifier le contenu de votre message déjà envoyé, faites le deuxième choix. Procédez ensuite à la modification de votre mail pour l’envoyer en remplacement du premier, qui sera automatiquement supprimé tant qu’il n’est pas encore lu.

6. Cochez la case « M’avertir si le rappel a réussi ou échoué pour chaque destinataire» si vous voulez être informé du résultat de votre rappel ou de votre modification
7. Cliquez sur OK

Comment vous assurer que le rappel a bien fonctionné ?

Selon Microsoft, si vous voulez vous assurer que le rappel ou le remplacement d’un courrier électronique déjà envoyé a bien fonctionné, 4 scénarios sont envisageables. Cela dépend non seulement des deux conditions citées ci-dessus, mais aussi des paramètres du compte Outlook du destinataire.

Scénario N°1 : la fonction « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages » est activée

Cette fonction activée par défaut sur tout compte Microsoft Outlook implique que le message original et celui de rappel soient tous les deux stockés dans la boîte de réception du destinataire. La réussite ou l’échec du rappel dépend toujours de si le message a été lu par le récepteur ou non.

• Si le message original n’est pas encore lu, il sera supprimé de la boîte de réception du destinataire et remplacé par le message de rappel. Le destinataire est informé que l’expéditeur a rappelé le courrier avec succès.
• Si le message original est déjà marqué comme lu, celui-ci reste dans la boîte aux lettres du destinataire et le rappel échoue. Le destinataire est informé que l’expéditeur a essayé de rappeler le courrier.

Scénario N°2 : la fonction « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages » n’est pas activée

Si cette fonction est désactivée sur le poste de travail du destinataire, le message original et le message de rappel sont tous les deux stockés dans la boîte de réception de ce récepteur. Le succès ou l’échec du rappel dépend de quel courrier est ouvert en premier :

• Si le destinataire ouvre le message de rappel en premier, le message original est supprimé de sa boîte aux lettres. Le rappel a donc réussi et le destinataire est informé que l’expéditeur a rappelé le message.
• Si le destinataire ouvre le courrier original en premier, le rappel échoue. Les deux courriers peuvent alors être lus par le récepteur.

-  Pour vérifier si la fonction « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages » est activée, voici comment y accéder : Fichier > Options > Courrier > Suivi.

Scénario N°3 : Le courrier de rappel et le courrier d’origine se trouvent dans des dossiers distincts

Si le courrier original ou le courrier rappel (ou encore les deux) a été déplacé (ont été déplacés) dans un autre dossier, que ce soit par une action manuelle du destinataire ou via une règle prédéfinie sur Outlook, le rappel échoue. Les deux courriers peuvent alors être lus par le récepteur.

Scénario N°4 : Le courrier de rappel et le courrier d’origine sont déplacés dans le même dossier

Si le courrier original et le courrier de rappel ont été déplacés vers un même dossier, que cela soit par une action manuelle du dentinaire ou via une règle prédéfinie sur Outlook, le succès ou l’échec du rappel dépend de quel courrier est ouvert en premier :

• Si le destinataire ouvre le message de rappel en premier, le message original est supprimé de sa boîte aux lettres. Le rappel a donc réussi et le destinataire est informé que l’expéditeur a rappelé le message.
• Si le destinataire ouvre le courrier original en premier, le rappel échoue. Les deux courriers peuvent alors être lus par le récepteur.

Supprimer un mail déjà envoyé hors Outlook Microsoft Exchange

Etape 1 : Créer une règle pour retarder l’envoi des emails

Si vous n’utilisez pas le serveur Exchange, vous avez tout de même la possibilité d’annuler l’envoi de tous vos mails en affectant une nouvelle règle qui permet à Outlook de décaler l’envoi des emails. Pour ce faire :

1. Lancez Outlook
2. Dans l’onglet  Fichier, assurez-vous que vous êtes dans la rubrique Informationset cliquez sur Gérer les règles et les alertes 

3. Dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Nouvelle règle

4. Choisissez « Appliquer la règle aux messages que j’envoie» et cliquez sur Suivant

5. Cliquez sur Suivantsans rien cocher dans la fenêtre ci-dessous

6. Cochez maintenant la case « différer la remise d'unnombre de minutes » puis un peu en bas dans l’étape 2 cliquez sur « un nombre de minutes » comme l’indique la figure suivante afin de modifier la description de la règle

7. Fixez le délaiqui vous convient et cliquez sur Ok

L’avantage d’Outlook dans ce sens est sa capacité de différer la livraison de plusieurs minutes, à la différence de Gmail (par exemple) qui propose une durée de 30 secondes au maximum pour l’annulation d’envoi.

8. Pour finaliser la configuration de cette règle, cliquez sur Terminer (ou sur Suivant si vous souhaitez définir des exceptions)
9. Cliquez sur Appliquerpuis sur Ok

Et voilà, l’envoi de tous vos emails sera désormais retardé du nombre de minutes que vous venez de définir. Vous aurez donc du temps pour vous rattraper et rassembler vos idées avant qu’il ne soit trop tard. Cette stratégie fonctionne très bien lorsqu’on est acharné par l’envoi de beaucoup de mails au travail. Nous pouvons facilement nous tromper de destinataire ou envoyer trop vite un email incomplet au responsable.

Etape 2 : Annuler l’envoi d’un email sur Outlook

Après avoir paramétré Outlook par la règle précédente, tous vos emails (après avoir cliqué sur le bouton Envoyer) passeront par la boite d’envoi avant d’être transmis à leurs destinataires. Vous pouvez donc les annuler tant que le délai fixé dans la règle n’est pas encore écoulé. Pour annuler l’envoi d’un courrier électronique déjà envoyé sur Outlook, suivez les étapes suivantes :

1. Lancez Outlook
2. Via le menu latéral à gauche, sélectionnez boîted’envoi
3. Ouvrezle mail en question pour que l’envoi soit automatiquement annulé

Le message à rappeler repasse alors en mode « brouillon ». S’il apparaît toujours dans la boîte d’envoi, vous pouvez cliquer dessus et le faire glisser dans la boîte de brouillon afin de procéder à sa modification ou à sa suppression définitive.

• Cette astuce n’est pas prise en charge par l’application mobile Outlook ni la version web d’Outlook. Elle ne fonctionne que si vous utilisez le logiciel Microsoft Outlook.

Supprimer un contact dans la boîte de messagerie Outlook

Comme Outlook est un gestionnaire de contacts, vous pouvez facilement ajouter, modifier ou encore supprimer des contacts dont vous n’avez plus besoin dans votre liste. Afin de retirer un contact enregistré dans votre fichier de données Outlook, procédez comme suit :

1. Assurez-vous que vous êtes dans la section Contactsen cliquant sur l’icône personnes comme le montre cette image

2. La liste de vos contacts s’affiche. Sélectionnezle contact que vous voulez supprimer, puis cliquez sur supprimer depuis la barre de tâches en haut (comme le montre la photo ci-dessous) ou cliquez avec le bouton droit sur le contact, puis sélectionnez supprimer dans la liste de choix qui va apparaitre à coté

• Si jamais vous n’arrivez pas à supprimer un ou plusieurs contacts, pensez à contacter votre administrateur, car il peut s’agir des contacts de la liste d’adresses globale que vous ne pouvez pas modifier ou supprimer.

Supprimer un compte de messagerie Outlook

Supprimer un compte de messagerie Outlook signifie ne plus recevoir ni envoyer de mails depuis ce logiciel et non pas désactiver l’adresse de messagerie électronique elle-même. Afin d’enlever un ou plusieurs comptes de messagerie électronique dans Outlook, vous êtes amené à appliquer ces quelques étapes :

1. Depuis l’onglet Fichier, assurez-vous que vous êtes dans la rubrique Informations
2. Cliquez sur Paramètres du comptepuis choisissez la première option comme indiqué sur cette capture d’écran

3. Tous les comptes de messagerie configurés sur Outlook s’affichent. Sélectionnez le compte à supprimer, puis cliquez sur Supprimer

       4. Confirmez la suppression du compte en cliquant sur Ouipuis sur Fermer