Outlook : importer des contacts à partir d'un fichier CSV ou PST

Si vous recherchez la solution, comment importer vos contacts dans Outlook, dans ce tutoriel, nous partageons avec vous le processus complet pour le faire avec des captures d'écran étape par étape. Ce tutoriel décrit deux façons d'importer des contacts dans l’application Outlook pour bureau, à partir des fichiers .csv et .pst, et montre comment transférer des contacts vers Outlook en ligne.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles on peut chercher à importer des contacts dans un compte Outlook. Par exemple, lorsque vous recevez une liste mise à jour des contacts de vos clients, où vous effectuez une migration à partir d’un autre serveur, ou peut-être vous souhaitez changer de compte. Quelle que soit la raison, vous pouvez facilement importer les données de vos contacts stockées dans une base de données ou une feuille de calcul Excel dans Outlook. En fait, Outlook fournit une méthode simple pour le faire en quelques clics.

Table des matières

Préparer les contacts pour l'importation dans Outlook

Comment importer des contacts dans Outlook à partir d'un fichier CSV

Comment importer des contacts dans Outlook à partir d'un fichier PST

Comment importer des contacts dans Outlook en ligne

Comment importer des contacts dans Outlook 2010

Préparer les contacts pour l'importation dans Outlook

Microsoft Outlook permet d'importer des contacts à partir de deux types de fichiers, PST et CSV :

• PST (table de stockage personnel) : il s’agit d’un format de fichier spécial qui permet de stocker des données dans Outlook et d'autres logiciels Microsoft. Dans un fichier .pst, les contacts sont déjà au bon format et ne nécessitent aucune modification supplémentaire.
• CSV qui signifie valeur séparée par des virgules : dans ce fichier, les données sont enregistrées au format tabulaire, les tableurs tels que MS Excel et Google Sheets ont la possibilité d'utiliser des fichiers CSV. Ce type de fichiers à l'extension .csv est principalement utilisé pour exporter des données de volume élevé. Étant donné que le fichier CSV est essentiellement un simple fichier texte, il est donc très facile de les importer dans n'importe quelle feuille de calcul. Si vous avez saisi vos informations de contact dans une feuille de calcul Excel ou dans un autre tableur ou si vous avez exporté vos contacts depuis un autre fournisseur de messagerie, tel que Gmail ou Yahoo Mail, ils seront généralement dans un fichier .csv, que vous pouvez ensuite importer dans Outlook avec quelques ajustements :
  • Si les coordonnées de vos contacts contiennent des caractères qui n'existent pas dans l'alphabet français, par exemple Arabe, chinois ou japonais, l’importation de ces contacts peut ne pas réussir. Pour éviter d'éventuels problèmes, vous devez exporter les contacts dans un fichier CSV UTF-8 si une telle option est disponible pour vous, ou convertissez CSV en UTF-8 avec Excel.
  • Vous devez vous assurez que les valeurs de votre fichier CSV soient séparées par des virgules. En fait, le séparateur de liste est défini par défaut en fonction de vos paramètres régionaux. Par exemple, dans de nombreux pays européens, le séparateur de liste par défaut est le point-virgule. Mais Outlook ne prend en charge que la virgule comme séparateur de champ. Ainsi, vous devez remplacer les points-virgules ou tout autre séparateur par des virgules avant d'importer votre fichier CSV dans Outlook.

Comment importer des contacts dans Outlook à partir d'un fichier CSV

Si vous disposez d’une liste de contacts au format CSV, vous pouvez immédiatement commencer à les importer dans votre carnet d'adresses Outlook. Vous n'avez besoin d'aucun logiciel supplémentaire pour ce faire. L'assistant d'importation et exportation de Microsoft Outlook est intégré par défaut et prend en charge l'importation sans outils externes ni plugins. Selon la version actuelle d'Outlook et si vous travaillez avec l’application bureau ou le client Web, la procédure diffère légèrement. Nous avons résumé ci-dessous le processus d'importation dans les différentes éditions d'Outlook.

Remarque : si vous avez créez votre propre liste de contacts, par ex. sous la forme d'une feuille de calcul Excel, vous devez d'abord l'enregistrer au format CSV avant de pouvoir l'importer dans votre carnet d'adresses Outlook.

Pour importer des contacts depuis un fichier CSV dans Outlook 2019, Outlook 2016 ou Outlook 2013, procédez comme suit :

1. Ouvrez Microsoft Outlook et cliquez sur le menu « Fichier »
2. Dans la barre latérale gauche, accédez à « Ouvrir et exporter», où vous pouvez démarrer l'assistant en cliquant sur « Importer/Exporter » :

3. Dans la première étape de l'assistant d'importation et exportation, vous avez la possibilité de choisir parmi différentes actions. L'action « Importer depuis un autre programme ou fichier» requise pour l'importation est déjà marquée par défaut, de sorte qu'ilsuffit d'appuyer sur le bouton « Suivant ».

4. Comme vous allez importer des contacts CSV, vous devez choisir « Valeurs séparées par des virgules» et cliquer sur « Suivant ».

5. Dans cette étape, cliquez sur le bouton « Parcourir », recherchez et double-cliquez sur votre fichier .csv pour le sélectionner.

6. Ensuite, choisissez comment gérer les éléments de contact en double :

• « Remplacer les doublons par des éléments importés » : vous pouvez utiliser cette option dans le cas où les informations du fichier .csv sont plus complètes ou plus à jour que les informations de votre Outlook.
• « Autoriser la création de doublons » (par défaut) : si vous ne souhaitez perdre aucune information, sélectionnez cette option et autorisez Outlook à créer des éléments en double, à les examiner et à combiner les détails de la même personne en un seul élément.
• « Ne pas importer les doublons » : si un contact existe déjà dans Outlook, les informations à importer seront supprimées.

7. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant ».
8. Quel que soit le choix effectué, l’étape qui suit vous invite à spécifier le dossier de destination. Recherchez l'entrée « Contacts » et cliquez sur « Suivant ».

9. Si le fichier CSV que vous souhaitez importer était précédemment exporté à partir d'Outlook, la liste de contacts est au format requis, vous pouvez donc cliquer sur « Terminer» pour commencer l’importation immédiatement. Sinon, si vous importez des contacts depuis Excel ou depuis une application de messagerie autre qu'Outlook, vous devrez peut-être mapper certaines colonnes de votre fichier CSV aux champs de contact Outlook. Pour ce faire, cliquez sur « Champs personnalisés » pour passer à l'étape suivante.

10. Si vous avez cliqué sur le bouton « Champs personnalisés» à l'étape précédente, la boîte de dialogue « Mappage des champs personnalisés » apparaîtra :

• Dans le volet gauche, sous « De », vous verrez les noms de colonne du fichier CSV sélectionné.
• Dans le volet droit, sous « À », vous verrez les champs de contacts Outlook standard.

11. Il s'agit de l'étape la plus importante de tout le processus, vous devez faire glisser les valeurs du côté gauche (fichier MesContacts.csv) vers la droite (Microsoft Office Outlook). Vous devez faire glisser chaque valeur du côté gauche vers son emplacement approprié sur le côté droit (par exemple, la valeur du prénom du fichier .csv doit être glissée vers la droite devant le prénom du côté MS Outlook).
12. Après avoir fait glisser toutes les données, cliquez sur le bouton « OK ». Si un nom de colonne dans le fichier CSV correspond exactement à un champ Outlook, la colonne est mappée automatiquement et apparaît sous « Mappé à partir de».

13. Cliquez sur « Terminer» et en quelques secondes (selon la taille du fichier .CSV), toutes vos données seront importées dans MS Outlook.
14. Pour vous assurer que le processus d’importation est réussi et que tous vos contacts CSV ont été importés dans Outlook, cliquez sur l'icône « Contacts » dans la barre de navigation pour afficher votre liste de contacts.

Comment importer des contacts dans Outlook à partir d'un fichier PST ?

Dans certaines situations, on cherche à importer des contacts à partir d'un fichier PST plutôt que CSV. Il est particulièrement utile lorsque :

• Vous souhaitez déplacer des éléments Outlook d'un compte de messagerie vers un autre compte de messagerie ;
• Vous souhaitez déplacer des éléments Outlook d'un PC vers un autre PC ;
• Vous souhaitez déplacer des éléments Outlook de PC vers Mac ou Mac vers PC ;
• Vous souhaitez transférer toutes les informations Outlook, y compris les e-mails, les contacts, les rendez-vous et les tâches.

Un fichier PST peut stocker des milliers de contacts, vous devez donc vous assurer de les placer dans le bon dossier et de ne pas créer de doublons. Les fichiers Pst sont créés lorsque vous exportez ou sauvegardez des e-mails, des contacts… dans un fichier Outlook. Lorsque Outlook exporte des e-mails vers un fichier .pst, il inclut toutes les pièces jointes. Ainsi, lorsque vous importez un fichier .pst, vous verrez vos pièces jointes. Cependant, Outlook n'exporte pas les métadonnées telles que les propriétés des dossiers (vues, autorisations et paramètres d'archivage automatique) ; règles de message ; et les listes d'expéditeurs bloqués. Donc, ils ne seront pas importés non plus.

Lorsque vous exportez des e-mails, des contacts et des informations de calendrier à partir d’Outlook vers un fichier .pst, Outlook effectue une copie des informations. Il ne supprime donc rien. Vous verrez et aurez toujours accès à vos e-mails, contacts et calendrier dans Outlook. Suivez les étapes ci-dessous pour importer des contacts dans Outlook à partir d'un fichier .pst :

1. Ouvrez Outlook et cliquez sur «Fichier ».
2. Sélectionnez « Ouvrir et exporter» dans le volet gauche « Importer/Exporter » :

3. Choisissez l’option « Importer à partir d'un autre programme ou fichier» et cliquez sur « Suivant ».

4. Choisissez cette fois-ci « Fichier de données Outlook (.pst)» et cliquez sur « Suivant ».

5. Cliquez sur le bouton « Parcourir» et recherchez le fichier .pst que vous souhaitez importer.
6. Sélectionnez l’une des options « Remplacer les doublons par les éléments importés», « Autoriser la création de doublons » ou « Ne pas importer les doublons » selon la manière dont vous souhaitez traiter les e-mails et les contacts. Veuillez noter que lors de l'importation à partir de PST, la valeur par défaut est « Remplacer les doublons par les éléments importés ».

7. Appuyez sur « Suivant».
8. Si un mot de passe a été attribué au fichier de données Outlook (.pst), entrez le mot de passe et cliquez sur OK.

9. Ces dernières étapes sont la clé pour que les contacts soient importés correctement, alors assurez-vous de bien le faire. Sous « Sélectionnez le dossier à importer à partir de», sélectionnez « Fichier de données Outlook » si vous souhaitez importer le fichier PST dans son intégralité ou développez-le et choisissez uniquement un sous-dossier particulier à importer. Dans notre cas nous allons choisir le dossier « Contacts ».

10. Si le compte cible est déjà sélectionné dans le volet de navigation, choisissez donc l'option « Importer les éléments dans le dossier actif». Sinon, sélectionnez « Importer des éléments dans le même dossier dans » et choisissez la boîte aux lettres ou le fichier de données Outlook dans lequel les contacts doivent être importés.
11. Une fois terminé, cliquez sur « Terminer».
12. L’importation du fichier .pst commence immédiatement. Lorsque la boîte de progression disparaît, l'importation est terminée.

Remarque : Si vous souhaitez importer ou restaurer uniquement quelques éléments à partir de votre fichier de données Outlook (.pst), vous pouvez ouvrir ce fichier, puis, dans le volet de navigation, cliquer et faire glisser les éléments des dossiers du fichier de données Outlook vers votre dossiers Outlook existants.

Comment importer des contacts dans Outlook en ligne ?

Vous avez également la possibilité d’importer de nouveaux contacts dans votre carnet d'adresses Outlook dans Outlook en ligne. Comme pour l’application Outlook bureau, pour importer des contacts dans Outlook en ligne, vous aurez besoin d'un fichier CSV. Importez vos contacts à partir de services de messagerie basés sur le cloud, tels que Gmail, Yahoo et Outlook.com, ainsi que depuis les comptes de messagerie de votre fournisseur de services Internet. Avant de commencer l'importation de vos contacts dans Outlook en ligne vous devez vous assurez que vos contacts sont exportés de l'autre compte de messagerie dans un fichier de données CSV. Vous pouvez consulter la documentation d'assistance de votre fournisseur de messagerie pour obtenir plus d’informations sur l'exportation de vos données de contact au format de fichier CSV.

Pour une meilleure importation, le fichier doit avoir un encodage UTF-8 qui fonctionne correctement pour toutes les langues.

1. Ouvrez Outlook.com dans un navigateur compatible, puis cliquez sur l'option « Contacts » pour ouvrir votre liste de contacts :

2. Cliquez sur l'icône « Gérer », puis sur l'option « Importer des contacts» pour lancer l'assistant d'importation de contacts.

3. Cliquez sur le bouton «Parcourir » dans l'assistant pour ouvrir l’explorateur de fichiers, puis recherchez et cliquez sur le fichier CSV que vous avez exporté à partir de votre compte de messagerie source.

4. Une fois le fichier sélectionné son nom apparait dans la zone correspondante. Cliquez sur « Importer» pour lancer l'importation. Une fois l'importation terminée, un message « Terminé » s'affiche.

5. Par conséquent, vos contacts seront téléchargés et importés dans votre compte de messagerie Outlook.com. Vous trouverez les nouveaux contacts dans votre carnet d'adresses Outlook.

Remarque : si votre fichier .csv contient des contacts qui existent déjà dans votre compte Outlook, vous pouvez avoir des éléments en double, mais aucun de vos contacts existants ne sera remplacé ou supprimé.

Comment importer des contacts dans Outlook 2010

Si vous travaillez sur Outlook 2010, vous disposez également d'une fonctionnalité qui vous permettra d'importer vos contacts à partir d’un fichier CSV. Cependant, comme l'interface utilisateur du client de messagerie Microsoft a connu plusieurs modifications au fil des ans, le chemin d'accès à l'assistant d'importation et exportation diffère légèrement de la façon dont il fonctionne dans les versions plus récentes d'Outlook. Les étapes ci-dessous vous montrent comment importer des contacts dans l'édition 2010 :

1. Accédez à l'onglet « Fichier » et cliquez sur « Ouvrir».
2. Ensuite, cliquez sur le bouton «Importer » pour démarrer l'assistant d'Importation/Exportation :

3. Sélectionnez l'action « Importer à partir d'autres programmes ou fichiers» dans la liste et confirmez votre sélection avec « Suivant ».
4. Spécifiez « Valeurs séparées par des virgules (Windows)» comme type de fichier à importer.
5. Recherchez et sélectionnez l’emplacement du fichier CSV à importer. Vous pouvez également spécifier dans ce menu si les entrées d'adresse en double doivent être autorisées ou non.
6. Sélectionnez le dossier « Contacts» auquel vous voulez ajouter les nouvelles informations d'adresse.
7. Démarrez le processus en cliquant sur « Terminer».

Conclusion

Voilà ! Nous savons à présent comment importer des contacts dans Outlook pour bureau et en ligne. Vous savez maintenant comment exporter des contacts Excel vers Outlook. Il vous suffit de créer un fichier .csv ou disposer d’un fichier .pst avec les e-mails, de l'importer dans Outlook et de mapper les champs correspondants.