Tutoriel Excel : formules conditionnelles (fonction SI)

Tutoriel Excel : formules conditionnelles (fonction SI)

Si j’utilise le plus souvent une seule fonction dans Excel, c’est probablement la fonction SI. Pour moi, c’est un bourreau de travail, car il peut être utilisé en combinaison avec plusieurs autres fonctions à des fins multiples. Outre d'autres fonctions logiques telles que : ET, OU, VRAI et FAUX…, vous disposez de tous les ingrédients nécessaires pour créer des formules vraiment géniales qui vous aideront non seulement à trier vos données, mais aussi à améliorer l'esthétique de vos feuilles de calcul et vous aide à automatiser l'analyse de vos données. Vous allez voir toute au long de ce tutoriel quelques raisons pour lesquelles j'ai un amour inconditionnel pour les formules conditionnelles dans Excel.

Les fonctions ou formules Excel sont au cœur des capacités profondes de l’application. Aujourd’hui, nous allons aborder les instructions SI, une chaîne de commandes qui déterminent si une condition est remplie ou non. Comme pour une question oui-non, si la condition spécifiée est vraie, Excel renvoie une valeur déterminée par l'utilisateur et, si la valeur est fausse, elle en renvoie une autre.

Dans ce tutoriel, vous apprendrez à utiliser les formules conditionnelles dans Excel avec la fonction SI, vous verrez aussi comment utiliser la fonction SI imbriquée et comment utiliser d’autre fonctions logiques à l’intérieur de la fonction SI.

Ce tutoriel été réalisé sous la version Excel 2016 mais il est aussi valable pour les versions 2007, 2010 et 2013.

Qu'est-ce qu'une formule conditionnelle ?

Une formule conditionnelle dans Excel est une formule qui effectue un test logique des données à l'aide de la fonction SI. Cela vous permet essentiellement de créer un argument logique de base "Si (ceci), alors (cela). L’utilisation des formules conditionnelles dans Excel présente l’un des grands avantages de sa simplicité. La programmation conditionnelle est également utilisée dans la conception et le développement Web, en particulier dans le cas où un site Web est visité à l'aide de différents navigateurs. J'aime penser que c'est un moment où les mathématiques, la philosophie et la programmation se rencontrent.

En bref, une formule conditionnelle est une instruction qui vérifie toute condition. Si la condition est vraie, elle retourne une valeur prédéfinie. Toutefois, si la condition est Faux, elle renvoie une valeur prédéfinie différente. Nous verrons par la suite comment utiliser la fonction SI pour créer des formules conditionnelles.

La fonction SI

La fonction SI est l’une des instructions les plus populaires parmi les déclarations décisionnelles. Elle fournit les informations souhaitées à un programme, afin que celui-ci puisse prendre des décisions en fonction de critères et, plus important encore, décider du déroulement du programme. On l’appelle également formule logique : SI, alors, sinon. Si quelque chose est vrai, faites ceci, sinon faites autrement. Par exemple, s'il pleut, fermez les fenêtres, sinon, laissez les fenêtres ouvertes.

Selon Microsoft Excel, l'instruction SI est définie comme une fonction qui "vérifie si une condition est remplie, renvoie une valeur si Vraie et une autre valeur si Faux", elle peut être très utiles pour évaluer une expression (les expressions peuvent être à la fois mathématiques et logiques) et donner une sortie basée sur celle-ci.

Une instruction SI Excel teste une condition donnée et renvoie une valeur pour un résultat VRAI et une autre valeur pour un résultat FAUX. Par exemple, si le total des ventes dépasse 5 000 DH, renvoyez un « Oui » pour le bonus, sinon, un « Non » pour le bonus. Nous pouvons également utiliser la fonction SI pour évaluer une seule fonction ou inclure plusieurs fonctions SI dans une formule. Plusieurs instructions SI dans Excel sont appelées instructions SI imbriquées.

Remarque : La fonction SI peut être utilisée pour évaluer du texte, des valeurs et même des erreurs. Cela ne se limite pas à vérifier si une chose est égale à une autre et à ne renvoyer qu'un seul résultat. Nous pouvons également utiliser des opérateurs mathématiques et effectuer des calculs supplémentaires en fonction de nos critères. Nous pouvons également imbriquer plusieurs fonctions SI pour effectuer plusieurs comparaisons.

Syntaxe de la fonction Excel SI :

La syntaxe (ou structure de phrase, c'est-à-dire la façon dont les commandes sont organisées dans la formule) d'une instruction SI Excel est la suivante :

 = SI(test_logique, valeur_si_vrai, valeur_si_faux)

 Les instructions SI sont utilisées dans tous les langages de programmation et, bien que la syntaxe puisse varier légèrement, la fonction fournit les mêmes résultats.

La formule utilise les arguments suivants :

Test_logique (argument requis) :  Il s'agit de la condition à tester et à évaluer en tant que VRAI ou FAUX.

valeur_si_vrai (argument facultatif) :  Il s'agit de la valeur qui sera renvoyée si test_logique renvoie VRAI.

valeur_si_faux (argument facultatif) :  Il s'agit de la valeur qui sera renvoyée si test_logique renvoie FAUX.

Lorsque vous utilisez la fonction SI pour construire un test, nous pouvons utiliser les opérateurs logiques suivants :

  • = (égal à)
  • > (supérieur à)
  • > = (supérieur ou égal à)
  • < (Inférieur à)
  • <= (inférieur ou égal à)
  • <> (différent de)

Remarque :

-La fonction SI ne produit qu’une valeur parmi « valeur_si_vrai » et « valeur_si_faux ». Les deux valeurs ne peuvent pas être retournées en même temps.

-La fonction SI jette un « #Nom? » Comme erreur si l'expression que vous évaluez est invalide.

Pourquoi utiliser une formule conditionnelle avec la fonction SI

A un moment donné, lorsque vous êtes confronté à de nombreuses données dans vos feuilles de calcul, vous pouvez rechercher un moyen de mettre en évidence ou de « filtrer » certaines de vos données en fonction de critères spécifiques. Par exemple, si vous voulez voir si la valeur d'une cellule de la colonne A est égale à celle d'une cellule de la colonne B (en double), vous pouvez utiliser une formule conditionnelle dans la colonne C pour vous donner un résultat VRAI ou FAUX.

= SI (A1 = B1 ; VRAI ; FAUX)

Cela peut être utile si vous utilisez cette formule sur une large gamme de cellules et que vous souhaitez pouvoir détecter les anomalies. Dans un autre exemple, si vous tentiez de déterminer quelles cellules ont des valeurs d'une certaine plage, vous pouvez également utiliser la fonction SI pour créer une formule conditionnelle telle que :

= SI (B2>= 10; VRAI; FAUX)

Si votre objectif est de compter le nombre de cellules correspondant à un critère spécifique (par exemple, des valeurs supérieures à 50), il serait probablement préférable d’utiliser la fonction NBVAL. Toutefois, l’utilisation de formules conditionnelles de base avec la fonction SI présente l’avantage de vous permettre d’utiliser cette formule pour la mise en forme conditionnelle afin de pouvoir mettre en surbrillance les cellules correspondant à un critère de votre choix.

Comment utiliser la fonction SI :

Pour comprendre les utilisations de la fonction SI, prenons quelques exemples :

Exemple 1 : calcule des congés des employés avec la fonction SI:

Dans cet exemple on va considérer un tableau qui représente la liste des employés dans une société, dans la colonne A on liste les noms des employés, dans la colonne B on a leurs situations familiales, et en fin dans la colonne C leur ancienneté dans la société.

Ce qu’on cherche à faire dans cet exemple c’est de déterminer les mois de congé pour chacun de ces employés et en prenants en considération quelques critères, et bien sure comme critères nous allons utiliser les données qu’on a déjà dans les autres colonnes :

-Pour un employé qui est célibataire le congé sera en mois de juillet et donc on aura « juillet » comme entrée dans la cellule du mois de congé correspondante.

-Pour un employé qui est marié le congé sera en mois de Juin et donc on aura « juin » comme entrée dans la cellule du mois de congé correspondante.

Donc après avoir défini les critères ou bien les conditions à vérifier on va appliquer une formule conditionnelle avec la fonction SI pour remplir la colonne « Mois de congé » par les valeurs appropriés.

Pour ce faire cliquer sur la cellule D2 qui représente le mois du congé du premier employé « Salma » et entrez la formule suivante : =SI(B2="c";"Juillet";"Juin") et cliquez sur la touche clavier « entrer ».

Et puis pour appliquer la même formule à toute la colonne vous n’avez qu’a cliquer sur la colonne D2 vous verrez un tout petit carré sur le coin en bas à droite de la cellule double-cliquez sur ce petit carré et vous verrez que la formule conditionnelle est appliquée aux autres cellules comme ci-dessous :

Il y a une autre méthode pour entrer une formule conditionnelle avec la fonction SI, on va refaire l’exemple précèdent avec cette deuxième méthode :

Cliquez sur la cellule de la feuille de calcul où vous souhaitez utiliser la formule dans cet exemple c’est la cellule D2.

Dans l'onglet « Formules », cliquez sur « Insérer une fonction »

Dans la boîte de dialogue « Insérer une fonction », tapez « SI » dans « rechercher une fonction » ou vous pouvez la choisir dans la liste de fonction « sélectionnez une fonction »

Dans la nouvelle boite de dialogue qui s’affiche « Arguments de la fonction », assurez-vous que votre curseur est dans la zone de texte test_logique

Cliquez sur la cellule de la feuille de calcul que vous souhaitez évaluer, pour nous c’est la cellule B2. Excel va renseigner l'adresse de la cellule telle que "B2"

Ajoutez le signe égal et la valeur souhaitée entre guillemets. Dans cet exemple c’est "c".

Dans le champ Valeur_si_vrai, entrez la valeur que vous souhaitez entrer dans votre cellule si B2 est égal à « c ». Dans notre exemple c’est « juillet ».

Dans le champ Valeur_si_faux: entrez la valeur que doit avoir la cellule si B2 n’a pas de «c». Je vais entrer « juin » puis cliquez sur OK.

Copiez la formule dans les autres cellules de votre colonne en double cliquant sur le petit carré au coin bas à droite de la cellule D2.

Examinez la boîte de dialogue pour voir si le résultat de la formule = valeur (le carré en jaune ci-dessous) correspond à vos attentes. Sinon, vérifiez si des erreurs apparaissent à droite des champs (carré en rouge ci-dessous).

Exemple 2 : Calcul des primes pour les employés avec la fonction SI imbriquée :

Dans cet exemple nous allons travailler avec la même table que nous avons vu dans le premier exemple, mais cette fois ci nous allons calculer les primes pour chaque employé et selon des conditions spécifiques :

-SI Ancienneté>10, prime =12000 Dh

-SI Ancienneté entre 5 et 10 prime = 8000 Dh

-SI Ancienneté < 5 prime = 5000Dh

On peut formuler une instruction à partir de ces règles en utilisant la fonction SI imbriquée comme ceci : =SI(C5>10;12000;SI(C5<5;5000;8000))

Donc on va utiliser l’ancienneté de l’employé comme critère pour déterminer les primes qui lui seront attribués. Pour calculer les primes en utilisant une formule conditionnelle avec la fonction SI, suivez les étapes ci-dessous (nous allons utiliser la deuxième méthode vue précédemment) :

Commencez par ajouter une colonne vide qui va être spécifié aux primes des employés.

Cliquez sur la cellule de la feuille de calcul où vous souhaitez utiliser la formule. Dans cet exemple c’est la cellule E2.

Dans l'onglet « Formules », cliquez sur « Insérer une fonction »

Dans la boîte de dialogue « Insérer une fonction », tapez « SI » dans « rechercher une fonction » ou vous pouvez la choisir dans la liste de fonction « sélectionnez une fonction »

Dans la nouvelle boite de dialogue qui s’affiche « Arguments de la fonction », assurez-vous que votre curseur est dans la zone de texte test_logique

Cliquez sur la cellule de la feuille de calcul que vous souhaitez évaluer, pour nous c’est la cellule C2. Excel va renseigner l'adresse de la cellule telle que "C2"

Ajoutez le signe «supérieur à et la valeur souhaitée . Dans cet exemple c’est « >10 » .

Dans le champ Valeur_si_vrai, entrez la valeur que vous souhaitez entrer dans votre cellule E2 si C2 est supérieur à 10. Dans notre exemple c’est 12000.

Après avoir fait ça, vous allez vous demandez comment nous allons ajouter une deuxième fonction si pour faire un deuxième test dans le champ valeur_si_faux ! Ne vous inquiétez pas tous cela vous sera expliqué dessous.

Cliquez sur le champ Valeur_si_faux puis vous allez choisir la fonction SI dans la liste en haut à gauche de votre feuille de calcul cela vous ouvrira une nouvelle boite de dialogue pour saisir les paramètres de la deuxième fonction SI.

Maintenant saisissez la deuxième condition dans le champ « test_logique » de la nouvelle boite de dialogue, la condition est : C5<5.

Dans le champ Valeur_si_vrai, entrez la valeur que vous souhaitez entrer dans votre cellule E2 si C2 est inférieur à 5. Dans notre exemple c’est 5000.

Dans le champ Valeur_si_faux, entrez la valeur que vous souhaitez entrer dans votre cellule E2 si C2 ne vérifie aucune des conditions. Dans notre exemple c’est 8000 puis cliquez sur OK

Pour finir appliquez la formule aux autres cellules en double cliquant sur le petit carré en bas a droite de la cellule E2.

Vous pouvez aussi utiliser la première méthode en cliquant sur la cellule E2 et en saisissant la formule : =SI(C5>10;12000;SI(C5<5;5000;8000)) puis cliquez sur la touche « entrer » du clavier et appliquez la formule aux autre cellules de la colonne E.

Utilisation d'opérateurs logiques avec instruction SI :

La fonction SI d’Excel peut également être utilisé avec les opérateurs logiques (tels que ET, OU) pour analyser des logiques complexes. Ici, je vais vous aider à comprendre comment ces opérateurs peuvent être utilisés avec la fonction SI.

Les fonctions ET ne produisent « VRAI » que lorsque toutes les conditions qui s’y trouvent sont remplies, par contre, la fonction OU devient "Vrai" lorsque l’une des conditions est remplie.

La syntaxe de la fonction ET dans Excel est la suivante : = ET (logique 1, logique 2, log_n)

La syntaxe de la fonction OU dans Excel est la suivante : = OU (Logique 1, Logique 2, logique_n)

Passons maintenant à un exemple pour comprendre comment ces fonctions peuvent être utilisées avec la fonction SI.

Dans cet exemple nous allons considérer un tableau Excel qui contient la liste des clients d’une société de vente de marchandises. Dans la colonne A nous avons les noms des clients et dans la colonne B nous avons le type de client qui peut être grossiste ou bien détaillant et en fin dans la dernière colonne nous avons la valeur des achats des clients en DH.

Ce qu’on cherche à faire c’est qu’on veut calculer la valeur de la ristourne pour chaque client en vérifiant certaines conditions données.

Un client peut bénéficier d’une ristourne de 3% s’il vérifie les conditions suivantes : Etre grossiste et avoir acheté plus de 100 000 DH

Donc nous allons essayer de reformuler ces conditions avec une formule conditionnelle en utilisant la fonction SI. Vous pouvez constater que nous avons deux conditions ou bien deux critères qui doivent être vérifié en même temps pour qu’un client puisse bénéficier d’une ristourne, la première c’est qu’il doit être grossiste et la deuxième c’est qu’il doit avoir acheté plus de 100 000 DH, donc dans ce cas on va penser à utiliser la fonction logique ET pour dire à la fonction SI qu’on veut vérifier les deux conditions à la fois. Donc la formule sera :

SI(ET(B2="Grossiste";C2>100000);C2*3%;0)

Dans la condition de la fonction SI nous avons mis : ET(B2="Grossiste";C2>100000) pour vérifier les deux condition et dans la partie valer_si_vrai nous avons mis C2*3% puisque si les deux conditions sont vérifié le client va bénéficier de 3% de ristourne, sinon la ristourne sera 0.

Donc entrez la formule = SI(ET(B2="Grossiste";C2>100000);C2*3%;0) dans la cellule D2 et cliquez sur la touche « entrer » du clavier.

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