Tutoriel Excel : diagramme de Gantt

Dans les entreprises et les organisations du monde entier, les utilisateurs utilisent Excel de différentes manières, qu'il s'agisse de la réutiliser comme calculatrice de fortune ou du suivi de projets de grande envergure. Compte tenu de l’omniprésence du logiciel, il n’est pas étonnant que tant de personnes essaient de l’utiliser pour des tâches pour lesquelles Excel n’a jamais été conçu. Par exemple, vous pouvez même utiliser Excel pour bricoler un diagramme de Gantt, comme détaillé dans ce tutoriel pas à pas.

Si on vous demandait de nommer trois composants clés de Microsoft Excel, quels seraient-ils ? Très probablement, des feuilles de calcul pour entrer des données, des formules pour effectuer des calculs et des graphiques pour créer des représentations graphiques de divers types de données.

Je crois que chaque utilisateur d'Excel sait ce qu'est un graphique et comment le créer. Cependant, un type de graphique reste opaque pour beaucoup « le diagramme de Gantt ». Ce court tutoriel expliquera les principales caractéristiques du diagramme de Gantt, et montrera comment créer un diagramme de Gantt simple dans Excel.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt porte le nom d’Henry Gantt, ingénieur en mécanique américain et consultant en management, qui l’a inventé dès les années 1910. Un diagramme de Gantt dans Excel représente des projets ou des tâches sous la forme de diagrammes à barres horizontales en cascade. Un diagramme de Gantt illustre la structure de répartition du projet en indiquant les dates de début et de fin, ainsi que diverses relations entre les activités du projet. Il vous permet ainsi de suivre les tâches par rapport à leur heure planifiée ou à des jalons prédéfinis.

Le diagramme de Gantt est l’un des outils de planification les plus populaires en gestion de projet. Il s’agit d’un diagramme à barres horizontales qui montre les progrès réalisés dans le calendrier d’un projet. Les tâches sont réparties sur l'axe vertical, tandis que l'axe horizontal représente le temps. Les tâches peuvent être résumées en éléments récapitulatifs, ce qui constitue un certain nombre de sous-tâches et représente une phase du travail du projet. Le diagramme de Gantt est utilisé dans la gestion de projet. Comme le projet est partagé en tâches individuelles, le diagramme de Gantt montre la répartition des tâches (mini-projets) dans le temps.

Excel n'offre pas le type de graphique de Gantt, mais il est facile de créer un graphique de Gantt en personnalisant le type de graphique à barres empilées.

Comment faire un diagramme de Gantt dans Excel

Malheureusement, Microsoft Excel n’a pas d’option de modèle de diagramme de Gantt intégré. Cependant, vous pouvez créer rapidement un diagramme de Gantt dans Excel en utilisant la fonctionnalité de graphique à barres et un peu de formatage.

Veuillez suivre les étapes ci-dessous et vous ferez un diagramme de Gantt simple en moins de 3 minutes. Nous allons utiliser Excel 2016 pour cet exemple de diagramme de Gantt, mais vous pouvez simuler les diagrammes de Gantt dans Excel 2019, 2013 et Excel 2010 exactement de la même manière.

Étape 1. Créer une table de projet

Vous commencez par saisir les données de votre projet dans une feuille de calcul Excel. Répertoriez chaque tâche dans une ligne distincte et structurez votre plan de projet en incluant la date de début, la date de fin et la durée, c’est-à-dire le nombre de jours requis pour exécuter les tâches.

Remarque :  Seules les colonnes Date de début et Durée sont réellement nécessaires pour créer un diagramme de Gantt Excel. Toutefois, si vous entrez également les dates de fin, vous pouvez utiliser une formule simple pour calculer la durée, comme le montre la capture d'écran ci-dessous.

Vous trouverez ci-dessus un tableau de données qu’on cherche à représenter sous forme d’un diagramme de Gantt.

Étape 2. Créez un diagramme à barres Excel standard basé sur la date de début

Vous commencez à créer votre diagramme de Gantt dans Excel en configurant un diagramme à barres empilées habituel.

Sélectionnez une plage de vos dates de début avec l'en-tête de colonne, il s'agit de B1: B10 dans notre cas. Veillez à ne sélectionner que les cellules avec des données, et non la colonne entière.

Passez à l'onglet Insertion du ruban et dans le groupe de « Graphiques » cliquez sur « insérer un histogramme ou graphique à barre » on vous proposera une liste de choix, allez sous la section « Barres 2D » et cliquez sur « Barres empilées ».

En conséquence, la barre empilée suivante sera ajoutée à votre feuille de calcul :

Remarque : Certains autres didacticiels relatifs aux diagrammes de Gantt que vous pouvez trouver sur le Web vous recommandent de créer d'abord un diagramme à barres vide, puis de le renseigner avec des données, comme expliqué à l'étape suivante. Mais je pense que l’approche ci-dessus est meilleure car Microsoft Excel ajoutera automatiquement une série de données au graphique, ce qui vous fera gagner du temps.

Étape 3. Ajouter des données de durée au graphique

Vous devez maintenant ajouter une série supplémentaire à votre futur diagramme Excel de Gantt.

-          Cliquez avec le bouton droit n'importe où dans la zone de graphique et choisissez « Sélectionner des données… » dans le menu contextuel. La fenêtre « Sélectionner la source de données » s’ouvrira. Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, la date de début est déjà ajoutée sous les « entrées de légende (série) ». Et vous devez également y ajouter Durée. Pour ce faire cliquez sur le bouton « Ajouter » pour sélectionner plus de données (durée) que vous souhaitez tracer dans le diagramme de Gantt.

La fenêtre « Modifier la série » s’ouvre maintenant vous procédez comme suit :

-          Dans le champ « Nom de la série », tapez « Durée » ou tout autre nom de votre choix. Vous pouvez également placer le curseur de la souris dans ce champ et cliquer sur l'en-tête de colonne de votre feuille de calcul. L'en-tête sur lequel vous avez cliqué sera ajouté au nom de série du diagramme de Gantt.

-          Cliquez sur l'icône de sélection de plage en regard du champ « Valeurs de la série ».

-          Une petite fenêtre « Modifier la série » s'ouvrira. Sélectionnez les données de durée de votre projet en cliquant sur la première cellule de durée (D2 dans notre cas) et en faisant glisser la souris jusqu'à la dernière durée (D10). Assurez-vous que vous n'avez pas inclus par erreur l'en-tête ou une cellule vide.

-          Cliquez sur l'icône Réduire la boîte de dialogue pour quitter cette petite fenêtre. Cela vous ramènera à la fenêtre précédente « Modifier la série » avec le nom de la série et les valeurs de la série renseignés, où vous cliquez sur OK.

-          Vous êtes maintenant de retour dans la fenêtre « Sélectionner la source de données » avec la date de début et la durée ajoutées sous « Entrées de légende (série) ». Cliquez simplement sur OK pour que les données de durée soient ajoutées à votre graphique Excel.

Le graphique à barres résultant devrait ressembler à ceci :

Étape 4. Ajouter des descriptions de tâches au diagramme de Gantt

Maintenant, vous devez remplacer les jours sur le côté gauche du graphique par la liste des tâches.

Cliquez avec le bouton droit n'importe où dans la zone de tracé de la carte (la zone avec des barres bleues et orange) et cliquez sur « Sélectionner des données… » pour faire apparaître à nouveau la fenêtre « Sélectionner la source de données ».

Assurez-vous que la date de début est sélectionnée dans le volet gauche et cliquez sur le bouton Modifier dans le volet droit, sous « Étiquettes de l’axe horizontales (abscisse) ». Une petite fenêtre « Etiquettes des axes » s'ouvre et vous devez maintenant sélectionnez vos tâches de la même manière que vous avez sélectionné « Durée » à l'étape précédente - cliquez sur l'icône de sélection de plage, puis cliquez sur la première tâche de votre tableau et faites glisser la souris vers le bas. N'oubliez pas que l'en-tête de colonne ne doit pas être inclus. Une fois terminé, quittez la fenêtre en cliquant à nouveau sur l'icône de sélection de plage.

Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre ouverte « Etiquettes des axes », et vous aurez la fenêtre « Sélectionner la source de données ». Vous allez voir que les titres des axes sont changés cliquez sur « OK ».

À ce stade, votre diagramme de Gantt devrait avoir des descriptions de tâches sur le côté gauche et ressembler à ceci :

Étape 5. Transformez le graphique à barres en diagramme de Gantt Excel

Ce que vous avez maintenant est toujours un graphique à barres empilées. Vous devez ajouter la mise en forme appropriée pour qu'il ressemble davantage à un diagramme de Gantt. Notre objectif est de supprimer les barres bleues afin que seules les parties orange représentant les tâches du projet soient visibles. Sur le plan technique, nous ne supprimerons pas vraiment les barres bleues, mais les rendrons transparentes et donc invisibles.

Cliquez sur une barre bleue de votre diagramme de Gantt pour tout sélectionner, faites un clic droit et choisissez « Mettre en forme une série de données » dans le menu contextuel.

La barre « Mise en forme des données de séries » apparaîtra à droite et vous procédez comme suit :

-          Passez à l'onglet « Remplissage et trait » cliquez sur « remplissage » et sélectionnez « aucun remplissage ».

-          Accédez à « Bordure » puis sélectionnez « Aucun trait ».

Voilà le résultat que vous obtiendrez. Ça ressemble maintenant à un diagramme de Gantt :

Comme vous l'avez probablement remarqué, les tâches de votre diagramme de Gantt Excel sont répertoriées dans l'ordre inverse. Et maintenant, nous allons résoudre ce problème.

Cliquez sur la liste des tâches dans la partie gauche de votre diagramme de Gantt pour les sélectionner. Cela affichera la barre d’option « Format des axes » à gauche. Sélectionnez l'option « Abscisse en ordre inverse » sous « Options d’axe », puis cliquez sur le bouton Fermer la barre.

 Les résultats des modifications que vous venez d’apporter sont les suivants :

-          Vos tâches sont rangées dans un ordre approprié sur un diagramme de Gantt. Les marqueurs de date sont déplacés du bas vers le haut du graphique.

-          Votre graphique Excel commence à ressembler à un diagramme de Gantt normal, n'est-ce pas ? Par exemple, mon diagramme de Gantt ressemble à ceci :

Étape 6. Améliorez la conception de votre diagramme de Gantt Excel

Bien que votre diagramme de Gantt Excel commence à prendre forme, vous pouvez ajouter quelques touches de finition supplémentaires pour le rendre vraiment élégant. Par exemple nous pouvons supprimez l'espace vide situé à gauche du diagramme de Gantt.

Comme vous vous en souvenez, à l'origine, les barres bleues de la date de début se trouvaient au début de votre diagramme de Gantt Excel. Vous pouvez maintenant supprimer cet espace blanc pour rapprocher vos tâches de l’axe vertical de gauche.

Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur la première date de début de votre tableau de données, sélectionnez « Format de cellule » dans le menu contextuelle puis allez à l’onglet « Nombre » et dans « catégorie » choisissez « Standard ». Notez le nombre que vous voyez (ceci est une représentation numérique de la date), dans mon cas c’est 43525. Comme vous le savez probablement, Excel enregistre les dates sous forme de nombres basés sur le nombre de jours écoulés depuis le 1er janvier 1900. Cliquez sur « Annuler » car vous ne voulez vraiment pas apporter de modifications ici tous ce qu’on veut c’est de copier ce nombre-là qui représente la première date de début en format numérique.

Cliquez sur n'importe quelle date au-dessus des barres de tâches de votre diagramme de Gantt. Un clic sélectionnera toutes les dates, vous effectuerez un clic droit dessus et choisirez « Mise en forme de l’axe » dans le menu contextuel. Sous « Options d'axe », définissez Minimum en entrant le nombre que vous avez enregistré à l'étape précédente, pour moi c’est le nombre « 43525 ».

Maintenant on va ajustez le nombre de dates sur votre diagramme de Gantt.

Dans la même barre « Format de l’axe » que celle que vous avez utilisée à l'étape précédente, définissez également « Unité principale » et « Unité secondaire » sur une valeur fixe en ajoutant les nombres souhaités pour les intervalles de dates. Généralement, plus le calendrier de votre projet est court, moins vous utilisez de chiffres. Par exemple, si vous souhaitez afficher une date sur deux, entrez 2 dans l'unité principale. Vous pouvez voir mes paramètres dans la capture d'écran ci-dessous.

Remarque : Dans Excel 2010, en cliquant sur « Mise en forme de l’axe » vous aurez une boite de dialogue qui s’affiche au lieu de la barre.

Nous pouvons aussi supprimer les espaces blancs en excès entre les barres de notre diagramme. En compactant les barres de tâches, votre graphique de Gantt sera encore plus beau.

Cliquez sur l'une des barres orange pour toutes les sélectionner, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Mettre en forme la série de données ».

Dans la barre d’option « Mise en forme des séries de données », définissez « superposition des séries » sur 100% et « Largeur de l’intervalle » sur 0% (ou proche de 0%).

Si vous suivez toutes ces étapes, vous aurez votre diagramme de Gantt sur Excel qui ressemble à ceci :