Modèle Excel gestion inventaire
L’essentiel de la Gestion de Stock et d’Inventaire
Différentes procédures sont empruntées par les services de la gestion administrative d' entreprise, chaque service présente des caractéristiques propres à lui, et cela implique l’utilisation de méthodes de gestion définies et propres à chaque service spécifique. Les formalités impliquées dans la comptabilité sont différentes à celles liées à la gestion du personnel qui est composée de tâches comme l’embauche et la gestion des congés, et les informations comptables et financières doivent être le sujet d’une gestion qui permet des manœuvres de conduite qui sont également essentielles à l'administration d’une entreprise.
Le contrôle des mouvements de la marchandise, qui fait partie de la chaîne de la logistique, dépend de l'entreposage et du stockage des produits qui réduit les coûts de stockage au maximum, permet d’optimiser la disponibilité de ces produits pour éviter les risques de ruptures de stock, et impacte les flux entrants et sortants d’une manière positive. Il s’agit d’un contrôle qui fait le sujet des préoccupations de plusieurs chefs d’entreprise, et c’est pour plusieurs raisons qu’il s’agit d’un contrôle important à la gestion administrative d’une entreprise.
Il est possible de trouver un équilibre qui va permettre de réduire les coûts et les dépenses de stockage, et d’augmenter les gains et la rentabilité, grâce à la gestion de stock des matières premières et des produits finis et semi-finis. Il faut prendre en considération que la qualité des matières et des produits stockés peut être impactée avec les conditions de stockage, selon la nature de ces matières et de ces produits. La gestion de l’inventaire permet de mettre le point sur le volume des stocks et d’éviter les sur-stockages et sous-stockages, comme ça permet de savoir comment entretenir les produits et les matières en stock, en proportion de la nature des produits et des conditions de stockage.
La valeur du stock et la réalisation d’un inventaire
Il existe différentes méthodes pour valoriser un stock. Les produits, les matières et les services vont être valorisés à leur coût d’acquisition (avec le prix d’achat et les frais d'accessoires qui comprennent les commissions sur achat, les droits de douane et les frais de transport), à leur coût de production (avec le coût d’acquisition des matières consommées et les charges directes ou indirectes de production), ou bien au coûts directs engagés dans le cas de prestations de services. Différents modes de calculs sont favorisés pour chaque type de stock et dépendamment de la nature de celui-ci, et il est possible de faire une comptabilité analytique pour procéder au calcul des différents coûts.
Toute personne physique ou morale qui a la qualité de commerçant est obligée de réaliser au moins un inventaire physique par an, ou à la clôture de l’exercice comptable, dans le but de vérifier les écarts qui peuvent se présenter lorsqu’un défaut dans les produits apparaît, ce qui rendra la commercialisation de ces produits impossible, comme dans le cas de vol ou de perte de ceux-ci. Il y a plusieurs causes possibles derrière une différence potentielle entre les produits à réaliser et les matières actuellement présentes dans le stock.
La valeur du stock impacte un indicateur fondamental qui est le besoin en fond de roulement, c’est un indicateur qui a une influence sur l’activité de l’entreprise en termes de rendement et de productivité, ainsi que sur les besoins de ces activités en termes de financement. Le besoin en fond de roulement est un besoin en termes de financement de l’activité, cela concerne tout ce qui n’est pas couvert par les ressources d’exploitation classiques et ordinaires de l’entreprise. Formé en nombre de jours de chiffre d'affaires, il s’agit de la différence temporelle entre les ressources entrants et les paiements sortants et il est impératif de trouver davantage de ressources financières quand le BFR est positif.
Les principes de la réalisation d’un inventaire
Afin de calculer les unités qui appartiennent à l’entreprise et de qualifier les stocks existant d’une manière quantitative, il est considérable de réaliser un inventaire de qualité. C’est important pour éviter les fermetures exceptionnelles pour inventaire où l’ensemble du personnel pourrait être mobilisé pour compter les éléments du stock. C’est pourquoi la séparation des tâches et le choix des responsables de services sont essentiels, c’est un principe important dans la gestion d'inventaire qui fait, avec le principe de comptage et le principe d’exhaustivité, un élément essentiel à la réalisation d’un inventaire.
L’inventaire permanent et l’inventaire intermittent
Il y a deux types principaux d’un inventaire, et lorsqu’il s’agit de savoir quelle est la quantité et la valeur des stocks à tout moment de l’exercice comptable, il est question de réaliser un inventaire permanent. L’inventaire intermittent est réalisable à la clôture de l’exercice comptable, et il est possible de rapprocher les quantités réelles du stock avec les quantités qui sont enregistrées dans les fiches de stock grâce à un inventaire physique tournant.
Les volumes de stockage selon le type de stock
Le stock se compose de tout ce qui entre dans la fabrication des produits, mais aussi, ce qui est utilisé pour fournir un service et pour l’exploitation d’une entreprise. Ces éléments sont classifiés selon des types, et l’on peut faire la différence entre les matières premières, les produits semi-finis et les produits finis, qui font les éléments possibles à utiliser dans la production et jusqu’ à la réalisation des produits finaux qui vont être prêts pour la vente, ce à quoi il va falloir ajouter les consommables comme le carburant et la papeterie entrant aussi dans le stock à devoir gérer, selon les activités de l’entreprise.
Ces types de stock et leur nature vont avoir un effet sur la quantité des matières et des produits qui vont être possibles à stocker, en plus de la taille de l’entreprise qui est un critère qui va également entrer en jeu. Les entreprises qui manquent d’espace pour le stockage peuvent choisir de payer des frais aux fournisseurs pour l’entreposage d’un stock, et ce choix permet des avantages mais a aussi des inconvénients, tout comme le choix de garder un grand volume de stock sous sa propre gestion.
Si l’entreposage du stock permet d’avoir seulement les matières et les produits dont l’entreprise a besoin pour poursuivre ses activités, ce choix vient avec des frais additionnels à payer au fournisseur. Pourtant, ces frais peuvent être relativement plus bas dans quelques situations dépendamment de la nature des produits et de la matière à stocker, mais en revanche, il est possible de manquer de stock en pleine activité dans le cas d’imprévus. S’il est possible de poursuivre les activités de l’entreprise sans gaspiller de stock, l’entreprise va dépendre, en contrepartie, de l’efficacité de ses fournisseurs en termes de gestion de stock et d’inventaire.
Si l’on choisit de conserver un grand volume de stock, il faut savoir que la facilité de gestion ne passe pas sans coûts d’entreposage et sans frais d’assurance. Selon la nature des produits et de la matière première, et dépendamment aussi des conditions du stockage, ces produits et ces matières peuvent périr ou expirer et les stocks peuvent devenir inutilisables. Le choix de garder un grand volume de stock reste une meilleure solution quand le flux des ventes est difficile à prévoir, ainsi que lorsqu’il est possible de garder un grand volume d’un type de stock avec peu de frais.
Quel volume de stock pour chaque type de stock
Les types de stock déterminent le volume et les niveaux de stock. Quand l'approvisionnement est crédible et quand la demande est prévisible, il sera possible de pouvoir garder les matières premières en stock sans craindre que ces matières puissent périr ou expirer. D’un autre côté, la conservation des produits finis et prêts à la vente en stock est recommandée quand la demande est assurée et quand il est question de répondre à des commandes importantes. Entre les deux situations, il est possible de stocker des produits semi-finis en stock et en grand volume, et de garder les travaux en cours, lorsqu’il est question de protéger la production. Et finalement, les consommables suivent les mêmes techniques de gestion.
Les revues de stock et le niveau de réapprovisionnement
Parmi les méthodes de la gestion de stock et d’inventaire est la méthode calendaire où il faut commander une quantité précise de produits ou de matières premières à une date fixe. Comme il est possible de commander la même quantité mais à dates variables, ce qui fait une autre méthode dite méthode de gestion à point de commande, où un niveau déterminé de stock va être le point de commande qui lance l’opération de réapprovisionnement.
Si la date reste fixe, et que la quantité de produits et de matières premières à commander et à stocker est variable, cela implique une méthode de recomplètement. Et d’un autre côté, le réapprovisionnement à la commande est entièrement en fonction de la demande comme méthode de gestion impliquée par la nature des produits et de la matière à stocker, utile quand la quantité du stock et la date de la commande sont des éléments variables.
La qualité et la gestion de contrôle des stocks
Les informations concernant les niveaux et la valeur des stocks doivent être précises, surtout que le stock peut représenter une bonne partie du capital d’une entreprise. Il est souvent nécessaire de vérifier ces chiffres systématiquement, ainsi que de contrôler la santé et la sécurité du stock dans le but d’éviter d’avoir des matières dangereuses en stock ou des biens qui peuvent périr ou expirer, ou d’avoir des articles et des produits encombrants ou très lourds.
Différentes tâches administratives sont liées à la gestion de stock et d’inventaire, selon la taille et les activités de l’entreprise. Les notes de livraison, les bon d’achat, les notes de crédit et les notes de retour sont parmi les documents qui doivent être traités pour une meilleur gestion de contrôle des stocks, et avec les autres tâches administratives, cela permet de faire un suivi des stocks et un suivi des lots pour un meilleur contrôle et pour une meilleure gestion de stock et d’inventaire.