Modèle inventaire de caisse Excel
L’inventaire de caisse, un outil de gestion au quotidien
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
Le service commercial est le service le plus dynamique d’une entreprise. Il est doté d'une organisation bien structurée, et chapoté par un manager de ventes qui veille sur une équipe de vendeurs et à qui s’attribue la mission de commercialisation des produits et de gestion des caisses en vigueur. Pour garantir le bon maintien des enregistrements comptables, des inventaires sont réalisés quotidiennement. L’inventaire de caisse est un contrôle qui consiste à calculer la recette journalière, mensuelle ou même annuelle pour les entreprises qui proposent des produits à leur clientèle. Dans cet article, nous présentons ce type d'inventaire, avec ses différentes parties prenantes et ses objectifs primordiaux. Nous proposons aussi un guide simplifié, accompagné de quelques conseils de base, dont vous pouvez vous servir à volonté.
Qui réalise l'inventaire de caisse et pour quelle raison ?
L’inventaire journalier de caisse est réalisé par le caissier ou l’agent commercial en charge, et cela s’effectue généralement vers la fin de la journée pour mettre le point sur les ventes réalisées. Tandis que l’inventaire mensuel ou annuel est la mission des managers qui s’occupent des comptes de l’entreprise. Ces derniers sont considérés comme étant des agents neutres, puisqu'ils n’ont qu’une seule et unique intervention sur les caisses et qui se manifeste au moment de l’inventaire, afin de garantir un maximum de transparence. Le but principal de l’inventaire de caisse est de comparer entre les encaisses physiques et le solde théorique affiché au moment de l’inventaire. Également, cet inventaire permet de tenir régulièrement la caisse loin des écarts, chose qui facilite la gestion comptable de l'entreprise. Et si jamais une différence s'affiche, le responsable doit être capable de la justifier, en s’appuyant sur des documents fiables. Dans le cas contraire, l’écart est dû à une fraude ou à un vol et nécessite plus d'investigations.
Qu’est-ce qu’il faut contrôler exactement ?
Un inventaire de caisse réussi démontre une bonne gestion des avoirs de la part de l'équipe commerciale. Lors de l’inventaire de caisse toutes les opérations mentionnées doivent être vérifiées à la lettre, ainsi que les sommes d'argent correspondantes. Avant de commencer l’inventaire, vous devez vous référer à votre logiciel de caisse interne pour imprimer l’état de caisse au moment de l'inventaire. Si vous ne disposez pas de cet outil, vous pouvez faire recours à vos enregistrements manuels. Le solde physique à recenser ne correspond pas seulement aux entrées en espèces mais concerne également les chèques, les effets et parfois les actifs financiers sont pris en considération également.
Le premier comptage à effectuer est celui des espèces, vous procédez au calcul des sommes existantes et vous comparez entre les résultats. Ensuite, vous passez au comptage des chèques et des effets non encaissés, toujours en se référant aux données existantes.
Vers la fin du comptage il faut éditer ou saisir manuellement un bordereau de remise auprès de la banque et qui dépend du mode de paiement adopté par le client. Pour les transactions validées avec échéances ou sous délais de paiement, il convient de noter la date de paiement prévue ainsi que les montants appropriés.
Conseils pour le bon déroulement de votre inventaire de caisse
Les bonnes pratiques s'apprennent ! Et pour cette raison, permettez-nous de vous dévoiler quelques conseils précieux à mettre en avant pour garantir la réussite de votre inventaire de caisse.
- C’est bien de concentrer les caisses en une seule pour limiter de flux de l’argent, mais c’est mieux d’avoir autant de caisses que d’agents en charge, pour que chacun demeure responsable de sa propre caisse et assume une entière responsabilité à son égard. Donc en investissant dans des caisses individuelles, vous gagnez plus en matière de gestion et de justification des écarts.
- Un inventaire blanc dès l'ouverture est très bénéfique, car il permet de connaître le solde de départ de votre caisse pour voir évoluer les encaisses au fur et à mesure avec l’accomplissement de vos objectifs journaliers.
- Un logiciel de gestion de caisse est conçu pour vous aider et non pour vous faire subir une corvée supplémentaire, nous vous conseillons de mieux comprendre votre système pour en tirer profit au moment souhaité.
- L’alimentation continue de votre caisse par de l’argent liquide, ainsi que sa bonne organisation, vont vous aider à être plus confiant et à l'aise avec vos clients. Puisque vous aurez une bonne visibilité sur votre recette en temps réel.
Quatre démarches à adopter pour un inventaire de caisse réussi
Et voilà, vous avez suivi les consignes et c’est l’heure de faire le compte, d’où commencer ? Nous insistons sur le fait que l’inventaire de caisse se prépare dès votre arrivée à l'entreprise.Nous vous proposons des démarches pratiques pour assurer la bonne conduite de votre inventaire quotidien.
1. Mettez le point sur l’état de votre caisse au départ
Comme nous l'avons précisé sur la rubrique des conseils, il faut toujours débuter votre journée par un comptage rapide du contenu de votre propre caisse pour vérifier si le montant existant correspond parfaitement aux enregistrements. Cette consultation va vous permettre d’organiser votre caisse pour voir si votre besoin en pièces et en billets est prêt avant l’arrivée de vos clients.
2. Réalisez des échantillonnages au cours de la journée (lecture X)
Un échantillonnage au cours de la journée permet d’avoir une idée sur la progression de la caisse. Vous pouvez imprimer le récapitulatif de la lecture X, comme vous pouvez le saisir manuellement pour conserver la traçabilité de votre caisse.
3. Effectuez l’inventaire de clôture de caisse (lecture Z)
Le comptage physique lors de la clôture de caisse est l’inventaire final qui consiste à énumérer toutes les sommes dont vous disposez. Vous allez calculer le total de toutes les pièces, les billets ainsi que les autres dispositifs de paiement. Il faut être très précis, car dès que vous éditez votre document définitif, il va être pris en considération d’une manière officielle par le service de comptabilité.
4. Formalisez vos actes
Pour vous protéger au maximum contre toute fraude ou falsification, il est conseillé de garder tous vos tickets d’inventaires que vous effectuez durant la journée. Chaque dépôt d'espèces, réception de chèques ou autres doivent être validé par vos soins, en saisissant votre identifiant et en précisant l’heure exacte de l’opération. Le document peut être même signé, il suffit de vous référez à vos procédures pour les appliquées minutieusement.
Est-il nécessaire de rédiger un procès-verbal vers la fin de l'inventaire ?
Un procès-verbal d’inventaire de caisse est un document comptable qui récapitule les détails des opérations validés dans une période bien définie. Il dévoile les résultats obtenus lors de l’inventaire, et où une compatibilité doit apparaître entre le solde physique et le solde théorique de la caisse en question. Ce PV doit comporter la signature de la personne qui a mené l’inventaire, ainsi que celle de toute personne qui a veillé sur son déroulement ou sa rédaction (responsable, manager…).
La gestion de la caisse est une mission sensible qui demande beaucoup de précaution et d’honnêteté. Les personnes désignées doivent être à la hauteur des expectations et mieux vaut les équiper de logiciels de caisse de dernière génération, qui vont leur permettre de gérer les sorties et les entrées de caisse en toute fluidité et avec la possibilité de générer des suivis en temps réel.