Comment créer un rétroplanning pour un festival?
Article rédigé par: Tahry Mohamed Yasser
La création d’un rétroplanning pour festival exige une gestion et une préparation importante. Il est construit en utilisant la chronologie inverse à partir d'une date fixée. Cette méthode est particulièrement utile pour les projets dont la date limite a été fixée dès le début et ne peut être modifiée ! Cependant, ce n'est pas le seul avantage de cette méthode. Découvrez la définition et les autres avantages du rétroplanning pour un festival ainsi que les actions à suivre pour créer efficacement votre rétroplanning.
Quelle est la différence entre le planning et le rétroplanning ?
Le rétroplanning, également appelé planification avant ou arrière ou plan inverse, est un tableau créé au cours du processus de planification. Au premier coup d'œil, le tableau peut ressembler à une ligne de temps typique, avec des activités et des jalons. Mais il est différent dans la façon dont il est construit : la planification inverse est conçue avec une date. C'est pourquoi on l'appelle la rétroplanification. La rétroplanification est généralement impliquée dans la planification d'événements. Les planificateurs professionnels d'événements doivent généralement respecter des délais stricts et des contraintes externes à l'événement, ce qui rend difficile toute modification du moment de l'événement.
D'autre part, la planification fait référence à la "réflexion avant l'action". Elle détermine à l'avance l'heure, la date et la méthode par laquelle la tâche sera accomplie. Ce n'est pas exactement la même chose que la stratégie qui n'est rien d'autre qu'un plan global". La stratégie implique l'utilisation d'une technique pour obtenir des résultats dans un certain but. C'est l'art de gérer les affaires d'une entreprise. Dans le monde des affaires, vous pouvez rencontrer les mots stratégie, planification et stratégie, à plusieurs reprises. La planification est la fonction première de la gestion. Elle tente de se projeter dans l'avenir.
Quel est l'objectif de la rétroplanification ?
La rétro planification présente de nombreux avantages par rapport à une approche traditionnelle de la gestion de projet. Cette approche peut vous aider à prendre conscience des échéances non respectées Planifier le processus de développement en fonction de la date de l'échéance est la méthode la plus efficace pour respecter l'échéance assignée au projet. L'approche inverse vous permet de mieux comprendre votre progression et le temps qu'il vous reste, ce qui facilite la mise en œuvre de la gestion des risques et évite les risques de retard ou de dépassement. Assurez-vous que vous êtes en mesure de réaliser le potentiel de l'entreprise Les délais donnés par le client sont-ils réalisables ? La rétroplanification vous permet d'évaluer si les objectifs sont réalisables ou non dans un délai donné. Cela vous permet de réagir plus rapidement si vous estimez que vos efforts pour atteindre les objectifs ne sont pas couronnés de succès. Adapter la durée de certaines tâches en fonction du temps qu'il reste Vous pouvez estimer la flexibilité pour allouer plus de temps à travailler sur les tâches qui ont une grande valeur. Vous pouvez également déterminer les éléments livrables sur lesquels vous pouvez économiser de l'énergie et du temps. Finalement, la planification des tâches gagne en précision et en exactitude. Contrôlez les ressources de manière efficace et efficiente. Cela va de pair avec la précision accrue obtenue par la planification des projets. Lorsque vous évaluez le temps alloué à chaque projet, vous serez en mesure de déterminer la quantité de ressources nécessaires pour terminer les tâches dans les délais impartis.
Comment faire un rétroplanning gratuit ?
Pour faire un rétroplanning gratuit, vous devez considérer qu'un rétroplanning n'est pas un planning ordinaire. La plupart du temps, vous commencez à la date de début et vous planifiez ensuite jusqu'à la date de fin. Si vous faites un rétroplanning, ce n'est pas le cas ! Vous commencez par le jour de fin de votre projet. Cette méthode de planification à l'envers est la plus efficace pour planifier un événement, car vous commencez par la date de l'événement, qui est censée être fixe et ne peut être modifiée quoi qu'il arrive.
Si vous abordez chaque étape une par une, vous pourrez modifier le calendrier et déterminer le nombre de personnes et le budget nécessaires pour chaque étape. Cela vous permettra de concevoir un budget avec beaucoup plus de précision. Lorsque vous créez votre plan et votre rétro planning, vous devez fixer un calendrier pour chaque étape nécessaire. Il est alors facile de déterminer si les délais que vous avez fixés sont réalisables ou si vous devez modifier le plan en conséquence. Gardez à l'esprit les objectifs que vous avez établis à l'avance lors de la conception de votre calendrier.
Une fois que vous avez une idée de ce qu'est la rétro planification, vous êtes prêt à déterminer le type de format qu'elle suit. En fonction de vos préférences ou de la nature de l'événement à planifier, il peut se présenter sous diverses formes. Si vous ne souhaitez pas créer le diagramme de Gantt, vous pouvez alors recourir à une approche traditionnelle pour créer un tableau dans Excel. C'est à vous de décider lequel vous préférez en fonction de vos besoins. L'avantage est que vous pouvez incorporer autant d'options que vous le souhaitez, par exemple, le budget de la tâche ou la quantité de ressources humaines nécessaires pour accomplir chaque tâche.
L'aspect graphique n'est pas aussi évident. Si vous utilisez des modèles, la première fois que vous concevrez votre tableau, vous aurez certainement besoin de plus de temps pour le modifier en fonction des exigences de votre entreprise. L'avantage est que vous pourrez partir de la même base pour tous les projets ultérieurs auxquels vous participerez.
Dans le cas où vous utilisez Google Sheet, sachez qu'il existe toute une série d'extensions que vous pouvez ajouter pour vous aider à effectuer votre rétroplanning. Lorsque vous aurez ajouté les étapes nécessaires à la réalisation de la tâche du début à la fin, vous serez en mesure de déterminer rapidement quand il est temps de commencer à réaliser la tâche.
Comment créer un retroplanning pour un festival ?
La préparation d'un festival demande beaucoup d'efforts, de l'établissement de vos objectifs à la constitution d'une équipe pour le réaliser. Le festival que vous souhaitez organiser, en particulier, nécessitera une planification et une préparation supplémentaires afin de garantir que tout le monde vive une expérience mémorable et sécurisée pendant votre événement. Lorsque vous commencez à organiser votre festival, il est crucial d'établir des objectifs clairs quant à la réussite de l'événement que vous planifiez cette année. Les objectifs que vous fixez doivent vous servir de boussole et vous donner une feuille de route des étapes à suivre pendant votre processus de planification pour assurer le succès de votre événement. Vos objectifs doivent contenir à la fois les objectifs généraux et les indicateurs clés de performance spécifiques que vous pouvez mesurer.
Voici une liste d'exemples d'objectifs pour vous guider dans le processus de développement des objectifs :
- L'événement s'est développé pour devenir la première activité estivale de la région;
- Créer l'expérience la plus durable possible
- Assurez-vous de respecter toutes les normes de santé et de sécurité
- Renforcez l'engagement sur les réseaux sociaux grâce aux médias sociaux et à la couverture médiatique
Une fois que vous avez une idée des buts et objectifs du festival, il est temps d'allouer le budget de votre festival pour vous aider à concrétiser tous ces rêves. De nombreux éléments d'un festival doivent être pris en compte et budgétisés dans votre planification. Voici une idée des postes budgétaires les plus courants pour la création d’un rétroplanning pour un festival dont vous devez tenir compte lorsque vous établissez le budget :
- Le lieu ou la salle est loué(e) à un coût;
- Les coûts de la restauration et les dépenses logiques associées;
- Les dépenses liées aux installations sanitaires;
- Mesures de sécurité et de santé (nettoyage des barrières, nettoyage des protocoles COVID-19 imposés par les autorités sanitaires);
- Location de matériel.
Il est maintenant temps de procéder à l'alignement crucial et au plan des fournisseurs. Ces choix déterminent le type d'expérience que vos clients vivront lors de votre événement. Il est crucial de s'assurer que vous avez le bon plan. Avant même de commencer à passer des appels, il est essentiel de connaître les principales caractéristiques démographiques de votre public et ce qui pourrait lui donner envie d'assister à votre événement. L'idée de réserver un artiste de hip-hop pour un festival de musique country pourrait être imprudente et vous faire perdre du temps et de l'argent ; par conséquent, assurez-vous de connaître le public pour lequel vous organisez l'événement. L'événement ne peut être réussi sans une équipe dévouée d'organisateurs d'événements et de bénévoles. Il est vital pour le succès d'un événement qu'ils soient en mesure de doter l'événement d'un personnel adéquat et, pour diverses occasions, cela signifie faire appel à des bénévoles pour accomplir le travail. Afin de recruter des volontaires pour votre événement, vous devrez développer une stratégie d'organisation pour gérer les volontaires ; pour vous assurer que vous êtes en mesure de mettre en œuvre efficacement et avec succès un plan de gestion des volontaires, pensez à utiliser une solution de gestion des volontaires spécifiquement pour les événements.
Vous aurez besoin de déterminer quelques-uns des éléments clés d'un plan de gestion des bénévoles réussi : Déterminez vos besoins en personnel Quelles tâches spécifiques doivent être accomplies pour que votre événement soit une réussite ? De combien de bénévoles avez-vous besoin pour accomplir ces tâches ?
Créez des descriptions précises des rôles des bénévoles : Définissez les différents rôles ou tâches que les bénévoles devront accomplir pour assurer le bon déroulement et la propreté de votre festival. Veillez également à ce que l'événement se déroule en toute sécurité.
Établissez le calendrier des bénévoles : Décidez de la date et du lieu de l'événement, ainsi que des tâches que les bénévoles devront accomplir avant, pendant et après l'événement. Établissez ensuite votre programme de bénévolat en y incluant les quarts de travail et les postes de bénévoles à pourvoir.
Vous pouvez également les promouvoir sur tous vos canaux publicitaires. Les bénévoles peuvent les consulter et s'inscrire directement pour les postes qu'ils souhaitent et réduire les tâches administratives de votre équipe.Mettez à la disposition de vos bénévoles l'application mobile qui permettra à votre équipe d'accéder facilement à leur emploi du temps personnel, aux plans des événements et à un outil de communication simple pour poser des questions et obtenir des mises à jour des coordinateurs du festival. Pour élaborer et mettre en œuvre de manière efficace une stratégie de gestion des volontaires pour la planification de votre événement, vous devriez envisager d'utiliser un système de gestion des volontaires spécialement conçu pour les événements.
Une fois que vous avez une idée des étapes à suivre pour organiser un festival réussi, commencez à créer vos objectifs et à faire des plans pour votre prochain événement. Assurez-vous de créer un schéma de votre vision pour vous guider et vous aider à être sur la bonne voie pour offrir l'expérience événementielle extraordinaire que vous visez.