Un calendrier est un moyen qui permet aux individus de répertorier de manière ordonnée et organisée l’ensemble de leurs activités et de leurs actions. La conception manuelle d’un calendrier est chronophage et peut conduire à des incertitudes, à des oublis ou à des erreurs de saisie et de style. A titre d’exemple le calendrier 2024 comporte 366 jours équivalent à 52 semaines. Difficile de répertorier cette masse d’information manuellement et avec précision sur un bout de papier. Il existe plusieurs logiciels informatiques dédiés exclusivement à la conception et la mise en œuvre de calendriers annuels en bonne et due forme. Parmi ces logiciels, nous pouvons citer Microsoft Excel. Ce dernier propose aux utilisateurs plusieurs options de conception et de saisie relatives aux calendriers. Gratuit, simple à manipuler et intuitif, Microsoft Excel vous permet de schématiser votre calendrier en fonction de vos besoins et de vos activités. Dans ce qui suit, et en prenant comme exemple l’année 2024, nous allons, dans un premier temps, préciser les étapes à suivre pour générer automatiquement les numéros de semaines d’une date particulière (de votre choix) avant d’exposer les avantages liés à l’utilisation de Microsoft Excel pour créer la création d’un calendrier
L’utilisation du calendrier date de plusieurs millions d’années, nos ancêtres traçaient sur des pierres des indications relatifs à la période vécue pour mentionner les différents événements importants. De la même manière, chaque civilisation a développé son propre calendrier en fonction de sa culture et de ses besoins. Le support des calendriers était au départ des matériaux bruts retrouvés dans la nature, comme les blocs de pierres et les feuilles des arbres, puis avec la fabrication du papier les calendriers deviennent plus sophistiqués. A nos jours le calendrier est imprimé soigneusement sur des papiers de formats variables (calendrier de bureau, calendrier mural, etc.), ou exploité directement sous son format digital (application installée sur les smartphones et tablettes et modèles Excel personnalisables depuis un ordinateur). L’article propose un aperçu sur l’historique des calendriers, leurs utilisations et leurs types. Comme il présente les différentes voies pour son élaboration ou sa personnalisation que ça soit pour la forme papier ou la forme numérique.
Le mot calendrier est dérivé du latin et signifie un livre où sont décomptés des unités de temps (années, mois, jours et heures). Il est aussi défini comme un système de répartition de temps représenté par un schéma graphique et qui comportaient auparavant des signes relatifs à la période en question. L’être humain a développé cet outil pour recenser les jours qui sont délimités par le lever et le coucher du soleil et connaitre la durée de chaque saison (printemps, été, automne et hiver) et qui se caractérise par des changements climatiques. Le calendrier est généralement sous forme d’un tableau qui récapitule l’année en sa totalité, le mois ou parfois même la semaine pour un maximum de précision. Tous les peuples ont personnalisé le calendrier afin qu’il réponde à leurs exigences assez spécifiques. Mais en gros, le calendrier permettait d’identifier la date encours pour se repérer en fonction des événements marquants ou pour se préparer et planifier à l’avance l’exécution des tâches qui servent à couvrir les besoins de première nécessité. Le recours à ce système de compte était nécessaire pour remplir des fonctions indispensables à la vie de l’être humain, et cela notamment pour faciliter le suivi des cycles agricoles de chaque denrée alimentaire et organiser les processus, comme : la préparation de la terre, la plantation et la récolte. Le calendrier a favorisé l’instauration de la mémoire culturelle chez les populations en fournissant une répartition chronologique des événements joyeux (fêtes et célébrations) ainsi que des catastrophes (guerre, famine, etc.).
Tous les calendriers crées sont basés sur un ou plusieurs repères naturels, comme la lune et le soleil. Le calendrier lunaire, comme son nom l’indiques, suit les variations de la lunaison et donc le mois débute avec le déclenchement du nouveau cycle lunaire. Ce cycle comprend une période de 29 jours et quelque heurs (entre 12 et 13 heures) où s’alternent les différentes phases de la lune, qui commencent par une nouvelle lune entièrement sombre puis apparait un premier croissant suivi d’un quartier qui donne naissance à une gibbeuse. Dès que la pleine lune s’installe, cette dernière se dégénère suivant les mêmes phases citées au-dessus mais cette fois ci d’une manière décroissante. Le calendrier solaire suit les variations du soleil dans l’univers, et donc l’année prend fin quand le soleil achève sa tournée autour de la terre dans un délais de 365 jours approximativement. Ce système lunaire a permis de subdiviser le temps en très petites unités chaque année est formé de 12 mois qui comprennent un nombre de jours fixés entre 28 et 31. Par contre, la journée est déterminée par le tour de la terre sur elle-même, suite à ce mouvement la variation du jour et de la nuit se génère (terre en contact avec une face éclairée ou une autre sombre). Parmi les calendriers solaires, nous trouvons le calendrier Egyptien qui met en évidence également l’apparition de certaines étoiles et les variations du fleuve du Nil, le calendrier Julien et le calendrier Grégorien qui est utilisé à l’heure actuelle dans la majorité des pays. Par contre, le calendrier luni-solaire est basé sur la surveillance de la lune et du soleil à la fois. Le calendrier traditionnel chinois est un calendrier luni-solaire, où l’année peut renfermer 12 mois ou 13 mois dans le cas extrême, l’année est appelée dans ce cas-là année embolismique.
Le calendrier annuel standard comprend 12 mois, de janvier à décembre et pour chaque mois nous pouvons attribuer un calendrier indépendant. Le calendrier mensuel permet de planifier le travail, de déterminer les jours de repos et les jours fériés pour pouvoir répartir les tâches mensuelles en fonction du temps et assurer leur bonne gestion. Les fonctions de base d’un calendrier se résument dans l’enregistrement des rendez-vous et des événements marquants comme un anniversaire, ainsi que la mise en place des emplois de temps personnalisés. Les calendriers en papier sont aussi employés pour des fins décoratives et sont proposés sous différents formats : calendriers imprimés sur des tissus, sur des papiers cartonnés ou même brodés d’une manière artisanale à la façon des suspensions murales. Les calendriers numériques ont aussi évolué vers des applications faciles à manipuler où vous pouvez marquer vos événements à venir, ajouter des photos et même programmer des rappels. Un autre avantage offert par les calendriers connectés est la synchronisation ultra rapide des données au niveau de tous les appareils fonctionnant avec le même compte (Android, iOS), autrement dit, toute modification apportée sur un outil apparait sur les autres (ordinateur, montres connectées, etc.). Ce type de widgets permet non seulement d’enregistrer un objectif ou de planifier un événement mais permet aussi d’envoyer des emails automatiques de rappel et des notifications au fur et à mesure. Toutes ces nouvelles fonctionnalités sont très appréciées car elles permettent d’apporter des modifications en instantané et offrent des services supplémentaires comme des informations météorologiques, avec la possibilité de faire : un suivi de la progression des tâches enregistrés, un suivi de quelques paramètres de santé, comme le contrôle du poids ou des battements du cœur durant une activité sportive.
Pour bien tracer vos objectifs professionnels ou personnels lors d’une période déterminée, il est préférable de créer soi-même son calendrier. Il faut d’abord préciser les éléments qui vont figurer sur le calendrier, puis s’inspirer de l’un des modèles gratuits disponibles en ligne pour constituer une idée globale sur les calendriers et se lancer dans la création de votre propre version. Selon votre aisance avec les outils informatiques et les logiciels, vous pouvez opter pour un logiciel dédié à la création des calendriers où vous allez apporter vos informations personnelles et vos deadlines. Ou vous pouvez faire recours à Excel, qui reste une solution pratique et efficace pour éditer un calendrier en quelques minutes, il suffit de tracer un tableau et le remplir par la suite par les détails souhaités en fonctions des dates. Vous avez la possibilité également d’accéder aux plateformes qui fournissent des calendriers déjà établis pour télécharger le Template qui vous convient et va avec vos besoins. Si vous préférez la version en papier du calendrier pour plus d’accessibilité, vous pouvez contacter les imprimeries qui peuvent prendre en charge la création et l’impression de votre calendrier sur mesure. Il suffit de leur communiquer votre souhait en termes de modèle, du corps et du support final. Les versions digitales des calendriers sont les plus appréciées par les jeunes grâce à leur haute réactivité et flexibilité, aucun paramétrage spécifique n’est requis car l’application propose un large choix de calendriers et d’options, il suffit de sélectionner un modèle pour le définir comme étant votre calendrier par défaut. Pour plus de performances vous pouvez associer votre boite de messagerie avec l’application calendrier pour recevoir des alertes personnalisées.
Vous vous posez souvent la question suivante : Quelle semaine somme nous exactement ? Il est difficile de pouvoir répondre rapidement à cette question sans effectuer un exercice de calcul qui peut parfois être incorrect ou imprécis. Grâce à Microsoft Excel, vous pouvez facilement identifier le numéro de la semaine d’une date de votre choix en introduisant des jeux de formules très simples.
Le fait de générer le numéro de semaine est important dans le milieu professionnel. Souvent, lors de l’exécution d’un projet ou tout simplement d’une mission, les managers font référence à la numérotation consécutive d’une semaine. Par exemple, si une mission doit être menée du 15 janvier 2024 au 21 janvier 2024, il est fort probable que le manager se réfère à cette période par une indication numérique de la semaine en fonction de son positionnement dans l’année. En l’occurrence, ici, Il s’agit de la 3éme semaine de l’année 2024. Sur Excel, la fonction NO.SEMAINE permet de fluidifier les processus de livraison, de mieux schématiser et organiser les projets nécessitant une planification annuelle et meilleure répartition des tâches entre les collaborateurs d’une entreprise.
Admettons que vous avez devant vous sur votre classeur Excel un calendrier déjà établi de l’année 2024. Vous voulez identifier le numéro de semaine relatif à une date précise. Comment procéder ? vous devez tout simplement introduire la formule suivante en sélectionnant les cellules (les dates) de votre choix, qui seront l’objet de la conversion è =NO.SEMAINE(A2 ;25). Une fois appliquée, cette formule va générer automatiquement les numéros de semaines pour les dates sélectionnées. Vous pouvez ensuite généraliser la procédure pour d’autre dates.
Dans le cas où vous n’avez pas votre calendrier sous la main et que vous souhaitez déterminer le numéro de semaine actuelle, il vous suffit d’intégrer la formule suivante è =NO.SEMAINE (AUJOURDHUI()). Après intégration de la formule le numéro de la semaine en cours s’affichera instantanément au niveau de votre feuille Excel.
Plusieurs guides d’utilisation et tutoriels sont disponibles en ligne gratuitement pour vous accompagner dans cet exercice. Les formules restent inchangées peu importe l’année de votre calendrier. Pour identifier les numéros de la semaine de votre calendrier 2024, vous pouvez utiliser les mêmes jeux de formules. Nous parlons dans ce cas de formules standards. Il est important de se doter d’une version à jour de Microsoft Excel afin de bénéficier de l’ensemble des options proposées par le logiciel.
Concevoir votre calendrier sur Microsoft Excel permet, non seulement l’identification avec exactitude et en toute rapidité des numéros de la semaine de l’année et la date de votre choix, mais également un certain nombre de fonctionnalités utiles liées directement à cet exercice.
Grâce à Microsoft Excel, vous avez la possibilité de télécharger des versions de calendriers (en fonction de l’année de votre choix) avec les numéros de semaines déjà prédéfinis. Pour l’année 2024 par exemple, vous pouvez télécharger un calendrier Excel avec pour chaque semaine un numéro qui lui attribué d’emblée. Cela vous évite d’effectuer le travail de saisie des formules et vous permet de gagner du temps afin de vous concentrer sur vos projets et vos missions. Les Template sont disponibles dans plusieurs styles et formats et son personnalisables en fonction de vos activités et de vos besoins.
Contrairement à certains logiciels de conception et gestion des calendriers, l’utilisation de Microsoft Excel et simple et quasi-intuitive. La panoplie d’options proposées pour répertorier vos actions/missions au niveau du calendrier ainsi que pour définir le numéro des semaines de votre calendrier sont faciles à exploiter. Microsoft Excel a été déclarée comme étant l’un des logiciels les plus simples à utiliser compte tenu du nombre important de fonctionnalités que l’outil propose. D’autant plus, si vous n’êtes pas familier avec l’environnement informatique et les tendances techniques, plusieurs guides d’utilisation et tutoriels vous sont proposées au niveau du site officiel du logiciel. Ces guides sont conçus pour offrir aux individus et aux entreprises une expérience utilisateur de qualité et dépourvue de tout désagrément. A noter également que le logiciel est proposé à titre gratuit et ne requiert pas de connexion internet.
Admettons que vous travaillez sur votre calendrier 2024 et que vous avez effectué un certain nombre de modifications et répertorié un nombre important d’actions à mener. Vous voulez faire une pause pour brainstormer sur une action particulière mais vous craignez de perdre l’évolution de vos travaux. Grâce à Microsoft Excel, vous avez la possibilité d’enregistrer vos travaux en toute sécurité et d’y accéder à nouveau quand vous le souhaitez. Vous avez deux options de sauvegarde. La première option consiste à enregistrer, de façon traditionnelle, votre fichier au niveau de votre machine en effectuant le raccourci ‘’CTRL+S’. La deuxième option est d’enregistrer votre fichier dans le cloud et d’y accéder à travers n’importe quelle machine ultérieurement. La deuxième option est plus pratique mais nécessite une connexion internet et une adresse électronique valide.
Dans certains projets, vous serez amené à collaborer avec plusieurs équipes de plusieurs départements. En tant que chargé de projet, vous devez attribuer, avec précisions, des tâches et des deadlines à vos équipes. Pour ce faire, quoi de mieux que de travailler collaborativement sur un même document. Vous pouvez créer un calendrier, y répertorier les numéros de semaines en affectant les tâches à vos collaborateurs et partager le fichier avec tout le monde. Les modifications et les attributions seront visibles par l’ensemble des utilisateurs. Des options de Chat sont également possible afin de mieux communiquer avec les équipes. Pour bénéficier de cette fonctionnalité de partage, il est indispensable que tous les membres concernés disposent d’une connexion internet et d’une adresse électronique valable. Autrement, le fichier ne pourra pas être accessible à tout le monde.
Le calendrier 2024 comporte 52 semaines. Il est difficile de pouvoir déterminer manuellement le numéro de semaine qui correspond à une date précise. Sur Microsoft Excel, vous pouvez désormais, en quelques clics, réaliser cette opération. Les formules proposées dans cet article vous permettent de déterminer avec exactitude le numéro précis de la semaine de votre choix et ce peu importe l’année de votre calendrier. L’utilisation de ce logiciel est simple et intuitive et vous permet de bénéficier d’un certain nombre d’avantage qui vous seront surement utiles dans votre routine professionnelle. A noter également que Microsoft Excel et gratuit et son utilisation se généralise petit à petit. Il est donc primordial pour vous et pour votre entreprise de vous familiariser avec l’utilisation de ce ‘’bijoux informatique’’