Qu’est-ce qu’un document fin de contrat et à quoi sert-il ?
A la fin de son contrat, le salarié est en droit de demander un certain nombre de documents et de justificatifs auprès de son employeur. Ces pièces ont pour but de mettre en valeur l’expérience professionnelle du salarié et de confirmer sa période passée au sein d’un organisme.
La législation française et le code du travail en vigueur définissent les modalités de demande et de remise desdits documents. Les documents de fin de contrat doivent être délivrés au salarié au bout d’une période bien définie que l’employeur s’engage à respecter. Il s’agit notamment d’une attestation de salaire, d’un reçu STC et d’une attestation pôle emploi.
Dans cet article, nous allons voir en détail les différentes démarches et procédures à suivre pour la demande et la remise des documents de fin de contrat.
Nous allons également mettre l’accent sur les sanctions et les pénalités qui peuvent être envisagées en cas de non-respect des démarches imposées par le code du travail.
Table des matières
Quels sont les documents de fin de contrat ?
Quels délais pour remettre les documents de fin de contrat ?
Quel est le délai pour recevoir son solde de tout compte ?
Quelles sanctions pour l’employeur qui ne remet pas les documents à la fin du contrat ?
Quelles sont les obligations de l’employeur à la fin du contrat ?
Comment faire si un salarié ne vient pas chercher son solde de tout compte ?
Est-ce qu’il est possible de recevoir son solde de tout compte par courriel ?
Quels sont les documents de fin de contrat ?
Peu importe la raison qui justifie la fin de contrat de travail, l’employeur est dans l’obligation de remettre un certain nombre de documents et de pièces à son salarié. Certains documents sont obligatoires et leurs non-remise impliquent des sanctions bien spécifiques tandis que d’autres sont exclusivement optionnelles et doivent faire l’objet d’une demande particulière et d’une procédure distincte.
Le premier document que l’employeur est tenu de remettre à son salarié en cas de rupture du contrat est une attestation de travail. Ce document doit être signé et daté par l’employeur, autrement il n’est pas valide.
L’attestation de travail est une pièce importante qui permet au salarié de justifier une expérience professionnelle au sein d’une structure donnée.
En règle générale, l’attestation de travail est délivrée directement au salarié après la fin du contrat. Si l’entreprise est saisie par la justice pour une raison particulière, chose qui implique directement la fin du contrat, le salarié doit faire sa demande auprès du liquidateur.
Si par malheur le salarié est décédé, son attestation de travail est remise aux ayants droit pour toute utilisation utile.
Le deuxième document obligatoire qui doit être délivré au salarié à la fin de son contrat est le reçu pour solde de tout compte, plus connu sous le diminutif STC. Le solde de tout compte est une rémunération que le salarié perçoit en fonction des jours travaillés au sein de son entreprise et en fonction des modalités de congés fixées par celle-ci.
Le reçu pour solde de tout compte doit être élaboré en deux exemplaires datés et dûment signés par l’employeur. Rien n’oblige le salarié à signer le reçu. Toutefois, il est important de garder une copie pour toute fin utile dans ce sens.
Le troisième document obligatoire qui doit être remis au salarié est l’attestation pôle emploi. C’est une pièce importante pour le salarié surtout si celui-ci se retrouve dans une situation sociale précaire comme le chômage par exemple. L’attestation constitue un justificatif pour la réception des allocations et des indemnités versés par l’Etat.
C’est le dirigeant de l’entreprise qui doit émettre la demande auprès de pôle emploi pour l’obtention de ce document. En fonction du nombre de salariés de l’entreprise, l’employeur doit suivre des procédures bien définies. Si l’entreprise emploie plus de 11 salariés, la demande d’un tel document doit être faite en ligne au niveau d’une plateforme dédiée exclusivement à cet exercice.
Quels délais pour remettre les documents de fin de contrat ?
Normalement, le salarié doit être en mesure de récupérer l’ensemble de ces documents le lendemain de son dernier jour de contrat. Il doit en faire la demande en amont pour prévenir les services et les départements concernés par la préparation desdits documents.
Cependant, certaines entreprises prennent un délai plus large pour préparer et remettre les documents de fin de contrat à leurs salariés. Ceci est dû notamment à une mauvaise gestion des services de comptabilité et d’un manque de coordination entre les différents départements concernés.
Par conséquent, un salarié peut attendre parfois jusqu’à deux semaines avant de recevoir l’intégralité de ces pièces. Ceci est important aussi bien pour l’entreprise, qui voit sa réputation touchée, que pour le salarié, qui doit impérativement disposer de ces documents pour commencer un nouvel emploi.
Quel est le délai pour recevoir son solde de tout compte ?
Conformément aux dispositions législatives stipulées par le code de travail en France, le salarié doit recevoir l’intégralité de son solde de tout compte le dernier jour de son contrat.
Toutefois, il doit faire la demande auprès du service concerné par cette démarche au sein de son entreprise éviter toute confusion, imprécision ou retard dans ce sens.
Si le salarié ne reçoit pas son solde de tout compte dans le délai précisé par la loi, il peut naturellement contester ceci par le biais d’une réclamation écrite envoyée à son employeur.
Ceci se produit notamment dans les petites entreprises qui rencontrent des difficultés pour alimenter leurs trésoreries.
Le salarié peut également contester la remise tardive de son solde de tout compte en s’adressant directement au conseil de prud’hommes qui a des compétences d’intervention dans ce genre de situation.
En général, l’employeur se verra adresser une amende qu’il devra payer en plus du solde de tout compte qu’il doit remettre à son salarié.
Le salarié dispose d’un délai de 2 mois (60 jours) pour contester le montant de son solde de tout compte. Dépassant ce délai, il n’est plus en mesure de présenter une réclamation dans ce sens.
Il est donc important de toujours vérifier la date d’émission de votre solde de tout compte et de procéder rapidement en cas de contestation ou de réclamation.
Quelles sanctions pour l’employeur qui ne remet pas les documents à la fin du contrat ?
L’employeur doit impérativement remettre les documents précédemment cités dans cet article au salarié à la fin de son contrat. Si, pour une raison ou une autre, l’employeur n’exécute pas cette démarche dans les délais stipulés par le code du travail, des sanctions lui seront imposées.
La sanction la plus fréquente dans ce genre de situations est le paiement d’une amende. L’employeur, et en fonction de la nature du motif de non-remise d’un document, devra payer une amende à l’état qui peut aller jusqu’à 3750 euros s’il s’agit une entreprise (personne morale).
Ce montant peut augmenter si l’employeur s’attarde pour payer son amende dans les délais qui lui seront communiqués par les autorités compétentes.
L’employeur devra également payer des dommages et intérêts au salarié si celui-ci arrive à prouver, par le biais de preuves tangibles et probantes, son impact par la non-remise d’un ou de plusieurs documents de fin de contrat.
Les dommages et intérêts sont fixés par le juge et varient en fonction de chaque situation. Le plus souvent, ces montants sont plus importants que les amendes initialement prévues par le code du travail.
Quelles sont les obligations de l’employeur à la fin du contrat ?
A la fin du contrat, l’employeur doit respecter un certain nombre de procédures légales et administratives qui permettent de mettre fin au contrat d’une façon amicale et conforme à la loi.
Parmi les obligations de l’employeur, nous citons notamment les documents de fin de contrat qui doivent être remis de façon instantanée à l’employeur conformément aux dispositions prévues par le code du travail. L’employeur est tenu de présenter des copies signées et originales de chaque document à son salarié.
Il est également obligatoire pour un employeur de faire le point avec son salarié en cas de réclamation ou de contestation.
Par exemple, si le salarié conteste le montant de son solde de tout compte, l’employeur doit obligatoirement répondre à sa demande dans les délais prévus par la loi. Il s’agit non seulement d’une obligation morale mais d’une disposition prévue par le code du travail.
Comment faire si un salarié ne vient pas chercher son solde de tout compte ?
Le solde de tout compte est un document que l’employeur n’est pas obligé d’envoyer à son salarié. Il doit le prévenir de sa disponibilité mais le salarié doit impérativement passer le récupérer aux locaux de l’organisme.
Vous pouvez très bien relancer le salarié pour venir récupérer son document. Cependant, aucune disposition légale ne vous oblige à le faire. Le salarié doit être au courant de ces droits.
Si le salarié ne vient pas chercher son solde de tout compte, l’employeur est tenu de garder le document soigneusement au niveau du département des ressources humaines au cas où le salarié décide de venir le récupérer.
Est-ce qu’il est possible de recevoir son solde de tout compte par courriel ?
Les textes législatifs en vigueur qui définissent le code de travail ne stipulent pas la possibilité d’envoyer le solde de tout compte par courriel au salarié. Toutefois, si celui exprimé sa demande à son employeur, ils peuvent convenir d’un arrangement.
Il est recommandé de faire une demande écrite à votre employeur pour qu’il puisse vous envoyer le solde de tout compte par courriel en mentionnant l’adresse exacte de votre domicile. Ceci permet de garder une traçabilité de la démarche en cas de non-réception du document.
Toutefois, il est souhaitable de récupérer votre solde de tout compte en vous rendant directement au siège de votre entreprise pour éviter les confusions et les imprévus.
Les documents de fin de contrats constituent des pièces importantes que l’employeur se doit de remettre à ses salariés. Ces documents sont d’une importance majeure pour les deux parties.
Dans ce sens, il est important de procéder à leurs émissions dans les délais qui sont stipulés par les textes législatifs en vigueur et en respectant les démarches et les procédures énoncées dans ce sens.