إدارة الوقت Time management
إدارة الوقت Time management
كتاب إدارة الوقت pdf تأليف د. إبراهيم الفقى كتاب مفيد يحفزك على الاستفادة من وقتك واستغلاله الاستغلال الأمثل بحيث تجمع بين الإنجاز وتحقيق أهدافك وبين الاستمتاع بوقتك دون الشعور بالضغوطات أو بقلة الوقت. الكتاب يعطيك طاقة إيجابية لتنظيم وقتك ويشعرك بأهمية الوقت وإدارته بشكل فعال. هناك ساعات من العمر تضيع دون فائدة .. هذا الكتاب يعلمنا كيفية ادارة الوقت بالشكل الأمثل ووضع جدول يساعدنا في الوصول لأهدافنا وترتيب أولوياتنا .
…
التقدم اليوم لم يعد يتعلق بالقدرة على اإلنتاج واستحداث المعدات واستثمارات الموارد بقدر ما يتعلق بالسرعة والمهارة في القيام بذلك، وعليه أصبح الوقت واستثماره وإدارته أحد العناصر األساسية التي يحكم بها على الجودة في كل المجاالت. إن إدارة الوقت تفهم على أنها مرادفة للترتيب والتنظيم وإجراءات العمل اليومية، وهذه العوامل كلها عناصر ذات فاعلية كبيرة، إال إن إدارة الوقت أكثر تعقيدًا من ذلك، أنها حالة نفسية أنها استعداد لاللتزام الشخصي. بدأ االهتمام بموضوع إدارة الوقت في أواخر الخمسينيات وبداية الستينيات من القرن العشرين، وكانت أول محاولة في مجال دراسة إدارة الوقت بالشكل العلمي للكاتب جيمس ماكي. إذ وضع كتابه إدارة الوقت عام 1958 ,وكانت أهم عباراته التي ال زالت تتردد حتى اآلن: إذا كنت تشعر بنقص في الوقت فهذا دليل على أن مهاراتك ومعلوماتك اإلدارية باتت غير صالحة للمستجدات.
ويعتبر الوقت من المتغيرات البيئية الخارجية التي ليس ألية سلطة قدرة على التحكم فيها، فليس هناك من يستطيع تقديم أو تأخير الوقت أو حتى زيادته أو تقليله، ويأتي الوقت على قمة عناصر أو مؤشرات التقييم حيث يربط النجاح أو الفشل في تحقيق األهداف بالمدى الزمني المحدد لذلك. ويعتبر الوقت ذا أهمية قصوى في حياة اإلنسان, ولذلك أكدت مصادر التشريع اإلسالمي على قيمة وحسن استغالله، حيث أقسم هللا سبحانه وتعالى بالليل قال تعالى: )والليل إذا يغشى. والنهار إذا تجلى( سورة الليل. كما أقسم جل شأنه بالضحى قال تعالى )والضحى. والليل إذا سجى( سورة الضحى، وأقسم سبحانه وتعالى بالفجر، قال تعالى )والفجر. وليال عشر سورة الفجر، ( كما أقسم سبحانه وتعالى بالعصر قال تعالى والعصر إن ) سورة العصر، ( .لفي خسر اإلنسان كما حث الرسول صلى هللا عليه وسلم على حسن استغالل الوقت، فعن أبي برزة نضاله بن عبيد األسلمي رضي هللا عنه قال: قال رسول هللا صلى هللا عليه وسلم )لن تزول قدم ا عبد يوم القيامة حتى يسأل عن أربع: عن عمره فيما أفناه، وعن شبابه فيما أباله وعن ماله من أين اكتسبه وفيما أنفقه وعن علمه ماذا عمل به(. إن األفراد الذين لديهم القدرة على التحكم في الوقت وإدارته وعدم االستغراق في األمور الشخصية لديهم سمات شخصية تمكنهم من حسن استغالل أوقاتهم مثل المثابرة والمرونة في التعامل مع اآلخرين والمواقف الضاغطة، واالتزان االنفعالي والصبر وبذل الجهد دون استنزاف انفعالي أو جسمي، والقدرة على تحديد األهداف الواقعية، والثقة أي تعلم قول كلمة ال» « وذلك لألنشطة التي قد تعوق إدارة الوقت بكفاءة .
إدارة الوقت Management Time
مهما تنوعت العصور أو تقادمت أو تجددت نجد أن هناك العديد من األمور العجيبة الثابتة في ُّ كل عصر.هذه األمور الداعية للتفكر هي سنن هللا جل و عال في كونه. سنن هللا الذي أتقن كل ّتي ال يحيد عنها شيء. نرى بصمات هذه الس ٍ شيء َ خلقه, هي السنن الكونية ال و ُ نن ر ً ؤى واضحاً جلياً في كل عصر و كل زمان. من هذه السنن سنة التغيير هي السنة الواضحة و الحتمية في هذا ٍ العصر. فالثبات على أمر ٌ ما في هذا الكون في أي مجال هو أمر محال و ضرب من الخيال. ً بناء على ما تقدم يتسم العصر الذي نعيشه اليوم بالعديد من المتغيرات الطا تي ّ رئة و المستجدة ال لم تكن موجودة في العصور السابقة. يتميز عصر اليوم بالعديد من السمات منها التقدم التقني و النمو الهائل في جميع المجاالت, من ذلك ظهور علوم جديدة لم تكن موجودة من قبل مثل علوم التكنولوجيا و الحاسوب والوراثة و علوم الفضاء والبرمجة و اإلدارة و أنواعها و نظمها و جميع ما يتعلق بعلم اإلدارة. و في هذا البحث المتواضع نود أن نسلط الضوء و نوضح مفهوم علم اإلدارة ثم نركز على إدارة الوقت موضوع البحث.
بادئ ذي بدء نود أن نستعرض المفهوم الدارج والمستخدم لعلم اإلدارة بمعناه االصطالحي. اإلدارة Management أورد معجم مصطلحات العلوم اإلدارية الموحدة للدكتور بشير عباس العالق تعريفاً لإلدارة بأنها "فن أو علم توجيه و تسيير و إدارة عمل اآلخرين بهدف تحقيق أهداف محددة و هي عملية اجتماعية تترتب عليها المسؤولية من تخطيط و تنظيم أعمال مشروع ما")336 .)فمن خالل تعريف اإلدارة نجد مدى أهمية تطبيق مفاهيم اإلدارة في جميع شؤون حياتنا و باألخص حينما تشتمل اإلدارة على تخطيط و تنظيم و توجيه. و ال يختلف اثنان في أهمية تحديد اإلنسان لنفسه أهداف معينه و سعيه لتحقيق هذه األهداف. فالنجاح و اإلبداع ال يُـعتد به إال إذا تم في حدود الوقت المحدد لتحقيق تلك األهداف, أي إدارة فعّاله للوقت. لذا وجب علينا مراعاة أن الوقت المحدد لتحقيق هذه األهداف ال يقل أهمية عن األهداف. أورد المعجم ـدّر ألمر ما") الوسيط معنى الوقت بأنه "مقدار من الزمن ق 1048 .)و بعد تقديم هذا التعريف ُ كان البد من وقفة لنا مع حقائق عن الوقت قبل الشروع في تعريف إدارة الوقت. أوضح الدكتور عبد الفتاح دياب أن الفرد منا ال يملك أكثر من 24ساعة في اليوم . و أننا جميعاً متساوون من حيث كمية الوقت المتاح لنا لكننا نختلف في كيفية إدارته و استخدامه و هنا يبرز اإلداري الناجح و الفاشل. فالوقت يتسم من حيث المرونة بالجمود فال يمكن ادخاره للمستقبل و ال يمكن تعويض ما مضى منه)14 .)من خالل ما تقدم وجب علينا االهتمام و الدقة في أهم مورد لنا و هو وقتنا و بالتالي كان البد من وقفة توضح لنا كيف ندير وقتنا بفعالية. فاإللمام البسيط بإدارة الوقت Time Management ُ و مفهومها و كيفيتها يعود بالفائدة الكبيرة للشخص الـمِلم بهذا الموضوع و َ باألخص م ْن يقومون بمهام إدارية. ففي هذا البحث المتواضع سوف نستعرض مفهوم إدارة الوقت ثم أهمية إدارة الوقت . .
مفاهيم حول ”إدارة الوقت Management Time”
أوضح في تعريفه لمفهوم إدارة الوقت أنها ال تنطلق إلى تغييره و ال إلى تعديله بل إلى كيفية استثماره بشكل فعّال و محاولة تقليل الوقت الضائع هدرا خالل وقت ً دون فائدة أو إنتاج وبالتالي رفع إنتاجية العاملين عملهم المحدد )23 .)و قد لخص دراكر Drucker كما أوضح عليان تعريف إدارة الوقت بقوله "أن إدارة الوقت تعني إدارة الذات و أن المدير الفعّ َ ال هو م ْن ُ يبدأ بالنظر إلى وقته قبل الشروع في مهماته و أعماله و أن الوقت يُعد من أهم الموارد فإذا لم تتم إدارته فلن يتم إدارة أي شيء آخر" . و قد قلنا من قبل أن الوقت يتسم بالجمود فال يمكن ادخاره أو تعويضه أو تأجيله وبالتالي ندرك اختالفه عن بقية الموارد البشرية و الطبيعية و المادية. لذا من الممكن إيجاز تعريف إدارة الوقت بعبارة أخرى أنه االستخدام الجيد و الصائب للوقت ال ٍ محدد و المسموح به لتحقيق غاية ما. ،عليان ) 2005.) تعري ف آخر إلدارة الوقت أورده ) القصى، 2003 ) بأنها " علم و فن االستخدام الرشيد للوقت, هي علم استثمار الزمن بشكل فعّال, و هي عملية قائمة على التخطيط و التنظيم و المتابعة و التنسيق و التحفيز و االتصال و هي إدارة ألندر عنصر متاح للمشروع, فإذا لم نُحسن إدارته فإننا لن نُحسن إدارة أي شيء" لذا ال يختلف اثنان على أهمية إدارة الوقت في حياتنا العلمية و العملية. فالوقت قابل لالستغالل و االستثمار كما يقول كان سببا اكتسابه المهارات في كيفية ً بدون حدود أو قيود و هو كأصل ثمين Asset في تقدم غيرنا إدارة هذا الوقت و عدم هدره.
إن عدم إدارة الوقت جهالً ٌ كثير من علماء و مفكري العرب. يقول أن قضية التنمية هي في الواقع قضية استثمار للوقت فنحن بحاجة إلى نظرية عربية متكاملة إلدارة الوقت لزيادة فعالية المديرين في استغاللهم للوقت و تعميق إحساسهم بالثروة في أيديهم). التي القصى، 2003.) و باختصار يمكن القول إن المدير الفعّال كما وضح عليان هو الذي يعلم كيف يستخدم وقته, و يوزعه التوزيع الفعّال على تخطيط األنشطة المستقبلية)وقت إبداعي(, و تحديد األنشطة الالزمة ألداء تلك الخطط)وقت تحضيري(, و الوقت الالزم للقيام بعمل ما)وقت إنتاجي(, و وقت للقيام بالمراسالت اليومية و (. و بعد هذا العرض عن أهمية إدارة الوقت, يظهر جلياً الروتينية )وقت روتيني(,)27 لنا أن اإلدارة ما هي إال تحقيق هدف, و تحقيق الهدف يحتاج إلى وقت. فالتخطيط يحتاج إلى وقت و كذلك التنظيم و التوجيه و الرقابة و اتخاذ القرارات و بذلك نرى أن الوقت أحد العناصر الهامة و األساسية المرتبطة بكل عنصر من عناصر اإلدارة, فكل عمل إداري يحتاج إلى وقت و توقيت مناسب و كل وقت يحتاج إلى إدارة و تخطيط, هذه معادلة بسيطة وجب علينا معرفتها و إدراكها و باألخص القائمين على شؤون اإلدارة.
التعامل مع المواقف الضاغطة
ن الصحة النفسية والبدنية لإلنسان ينبغي النظر إليها بعين االعتبار من أجل تحقيق نظام إداري فعال، ووفقًا لنظرية األنماط التي ترى أن كل فرد لديه سمات شخصية ثابتة نسبيًا تؤثر في تعامله مع المواقف الضاغطة وتختلف باختالف األفراد، فقد صنف الباحثون األفراد من حيث مدى تأثرهم بالضغوط إلى نمط السلوك «أ» ، ونمط السلوك ب» « ـ وإن كانت هناك دراسات قد صنفت األفراد إلى: ثالثة أنماط ـ ويتسم صاحب النمط أ» « بأنه متنافس وعدواني وسريع الكالم ويشعر بضغط الوقت مما يعرضه لمستويات مرتفعة من الضغوط، وعلى النقيض يكون ٍ فهو شخص مترو وال يشعر بضغط الوقت وغير متنافس وينتقي لنفسه صاحب النمط » ب« أساليب حياة سهلة. ويتعرض العامل إلى الكثير من الضغوط النفسية التي تسهم في إنهاك طاقاته وتحرمه من االستمتاع بحياته على الوجه األكمل، وقد ينتابه الصراع النفسي الذي يشغل تفكيره ما بين االستمرار في العمل أو اعتزاله، وفي حالة تراكم مثل هذه العوامل وعدم القدرة على مواجهتها قد تؤدي إلى حالة من االحتراق النفسي، ويعد االحتراق النفسي من الظواهر التي جذبت اهتمام ً ثين عام الباحثين على مدى الثال ً ا الماضية، حيث تناولت أبحاثهم االحتراق النفسي بوصفه ناتجا عن الضغوط المهنية وبعض األسباب األخرى، ووصف بأنه أكثر حدوثًا لدى أصحاب المهن الخدمية. إن االحتراق النفسي كما يؤكد الباحثون يؤثر على الكوادر البشرية العاملة، فهو يؤثر سلبيًا في الجانب االجتماعي، الصحي والنفسي لألفراد الذين يعانون منه أو الذين يفترض فيهم القيام بعملهم بطرائق تتسم بالفعالية، وحينما تزداد شدة االحتراق النفسي، فقد يفقد الفرد القدرة على التوازن ويغير نمط سلوكه إلى نمط جديد.
ويعتبر األفراد من ذوي نمط السلوك أ» « ً أكثر تعرضا لإلثارة والسلبية لضغوط العمل والمتمثلة في االحتراق النفسي، فهناك عالقة بين خصائص نمط السلوك أ» « وخاصة االستغراق في أكثر استغراقً العمل، واإلرهاق البدني والنفسي للفرد، فاألفراد ذوو نمط السلوك أ» « ا في العمل، ومن ثم يحصلون على مكافآت معنوية من نجاحاتهم الدائمة، غير أنهم يدفعون ثمنًا غاليًا في صورة مشقة نفسية وضغوط مهنية وأمراض بدنية إذا ما فشلوا في القيام بأدوارهم المهنية. هناك عدة أساليب خاصة بتجنب الوصول إلى مرحلة االحتراق النفسي منها مواجهة المشكالت والتخطيط الجيد وتنظيم الوقت.
إدارة الوقت.. االهتمام باألولويات وترتيبها
دارة الوقت هي »فن وعلم االستخدام الرشيد للوقت، )المغربي ،1974 )وهي وهي علم استثمار الزمن بشكل فعال، وهي عملية قائمة على التخطيط والتنظيم والتنسيق والتحضير والتوجيه والمتابعة واالتصال، وهي عملية كمية ونوعية معًا في ذات اللحظة، وهي ً عملية ال تنظر إلى الماضي أو ترتبط بالحاضر، وإنما هي أساسا موجهة إلى المستقبل وتقوم باستشراف آفاقه والتنبؤ به والوقوف على مساره واتجاهاته والدروب المختلفة الموصلة لألهداف، ومن ثم فإن الطريق إلى المستقبل يركز على حسن اختيار بدائل الحاضر واتخاذ الحاضر لقاعدة انطالق الى المستقبل، فحسن إدارة الوقت في المستقبل تعني التخطيط لذلك في الحاضر وعملية التخطيط في إدارة الوقت تعني السيطرة شبه الكاملة على كل شيء، فإدارة الوقت هي إدارة ألندر عنصر متاح للمشروع، فإذا لم نحسن إدارته وبشكل فعال، فإننا لن نحسن إدارة أي شيء آخر. وهكذا فإن إدارة الوقت هي قدرة الفرد ـ أيًا كان موقعه المهني ـ على وضع األولويات وترتيبها، وإدراك مضيعات الوقت والقدرة على ضبطها وتفويض السلطة وإدراك الذات. إدارة الوقت هي إدارة نحو األفضل، نحو تعظيم اإلنجاز وزيادة األعمال الممكن إنجازها وفي أقل وقت، أي التحول إلى ساعات عمل قليلة وفي نفس الوقت تحقيق إنجاز أكبر، وهو أمر يتوقف على إدراك الفرد لذاته ومعرفته الحقيقية بقدراته وإمكانياته، فالمعرفة تتكرر وتتطور وتنمو وتزداد بالتعليم والتدريب وتطبيق المبادئ الخاصة بإدارة الوقت.
سبعة مبادئ مهمة للوقت..
تتمثل مبادئ إدارة الوقت فيما يلي:
)أوالً( إدارك أهمية الوقت : يحتاج الفرد إلى إدراك أهمية الوقت وإلى تقدير مهارات إدارة الوقت لديه، فهذه عملية مهمة جدًا، ومن أهم الممارسات التي تقود إلى النجاح، حيث يصبح لدى الفرد القدرة على تفحص العمليات التي من خاللها يمكن تحسين العادات التي تهدر وقته.
)ثانيًا( تحليل الوقت : يساعد على استخدام الفرد لعنصر الوقت بطريقة مثمرة وفعالة، وتجنب قضاء وقت طويل في أمور غير هامة، كما يساعد على التعرف على أهداف الفرد وتحويلها إلى أنشطة تنفيذية ذات مراحل متعاقبة محددة، بحيث يمكن ترتيب هذه المراحل وتحديد الزمن أو الوقت المناسب لكل مرحلة وتحديد الوقت اإلجمالي لألهداف.
)ثالثًا( تخطيط وتحديد األهداف: تتضمن هذه الخطوة تحديد الكيفية التي ينبغي أن ينفق فيها الوقت بما يحقق االستغالل الفعال للوقت وما قد يتطلب ذلك من إعادة ترتيب األنشطة التي تمارس حاليًا أو تخفيض وقت بعضها أو التخلص منها كلية، أو إضافة أنشطة جديدة وهذا ال يتم بدون تحديد أهداف وترتيبها.
)رابعًا( ترتيب األولويات: إن النتائج األكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خالل السعي الدؤوب وراء األهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة، وينبغي تخصيص الوقت المتاح لألولويات مرتبة تنازليًا، لذا يجب على الفرد أن يقوم بترتيب أولوياته ويلتزم بها .
)خامسا( مبدأ المرونة: إن االتصاف بالمرونة في جدولة ال ً وقت الشخصي قد يكون أمرا ضروريًا الستيعاب األحداث الخارجة عن سيطرة المرء، وينبغي عدم اإلفراط أو التفريط في جدولة الوقت.
)سادسا( مبدأ باريتو/ التركيز: في القرن التاسع عشر اكتشف باريتو أحد االقتصاديين اإليطاليين أن األشياء المهمة من مجموعة معينة من األشياء تؤلف عادة نسبة ضئيلة منها، بمعنى آخر يؤدي تركيز الجهد األكبر على العشرين بالمائة المهمة من النشاطات إلى تحقيق 80 %من النتائج
)سابعًا( مبدأ التفويض: ً إن قدرة المدير أو متخذ القرار على تحقيق النتائج ترتبط ارتباطا وثيقًا بإدارة موظفيه، أي أن جهود المدير الفردية ليست هي الفيصل بل الجهود الجماعية لمرؤوسيه، وكلما كان المدير يميل إلى العمل بنفسه فلن يستطيع أن يستخدم وقته االستخدام السليم، وسيقضي وقتًا طويالً جدًا في أشياء ليست مهمة، ويقضي وقتًا غير كاف في األشياء الهامة التي تحتاج إلى عناية أكثر.