Manuel de correspondance commerciale anglais [Eng]
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UNITÉ 3
3A Section d'étude: se référer, donner de bonnes / mauvaises nouvelles, dire ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire, donner des raisons
La section A de cette unité est un peu plus courte que la section Comme d'autres unités. Cela permet d'avoir plus de temps pour le matériel d'introduction dans 3B, la section d'activité.
3.1 Deux lettres donnant des nouvelles
Après que les élèves ont eu la chance de lire en silence les questions et les deux lettres, discutez des réponses. Réponses:
- a) Les auteurs se réfèrent au dernier contact entre eux en disant: «J'écris en rapport avec. . . ' et 'Suite à ...'
- b) La première lettre donne de mauvaises nouvelles en disant: «Nous avons le regret de vous en informer. . . '. La deuxième lettre donne de bonnes nouvelles en disant «Je suis ravi de vous conseiller que ...»
- c) Les auteurs donnent des raisons avec «C'est à la suite de ...» et «Cela est dû à ...»
Pour assurer une plus grande continuité de l'activité étudiante, il est préférable de prendre 3.2 et 3.3 ensemble, suivis de 3.4 et 3.5.
3.2 Se référer et 3.3 Donner des bonnes / mauvaises nouvelles
Lisez les phrases pour référencer et donner des bonnes / mauvaises nouvelles avec les étudiants. Faites remarquer la note de 3.2 sur l'utilisation de «en ce qui concerne ...». Ensuite, laissez les élèves travailler seuls ou avec un partenaire pour compléter les exercices. Des réponses possibles:
3.2 a) En référence à votre facture n ° 679 pour un photocopieur. . .
- b) Suite à notre réunion du 16 janvier ...
- c) J'écris en rapport avec votre publicité dans le journal The Times.
- d) En référence à votre candidature à un poste de secrétaire auprès de cette société,. . .
- e) Suite à votre commande télex pour six machines à écrire que nous avons reçu aujourd'hui, ...
3.3 a) Suite à votre commande pour certains placards, je suis désolé de vous dire que nous avons dû augmenter le prix.
- b) En ce qui concerne votre candidature à un poste de secrétaire, je suis heureux de vous informer que nous aimerions que vous commenciez à travailler dès que possible.
- c) Je vous écris dans le cadre de votre candidature à un poste de secré- taire. Je regrette de vous informer que vous n'avez pas réussi.
- d) Suite à notre conversation téléphonique ce matin, je suis heureux de vous informer que votre voiture est maintenant prête à être collectée. '
3.4 Dire ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire
Réponses:
- a) Nous ne sommes pas en mesure de réduire nos prix.
- b) Nous avons été forcés d'augmenter nos prix parce que le gouvernement a augmenté la taxe de vente.
- c) Cependant, nous sommes en mesure de vous offrir une remise de 5% si votre commande dépasse 2 000 $.
- d) En ce qui concerne votre deuxième question, nous ne sommes pas en mesure d'accepter le paiement en livres égyptiennes, mais nous pouvons accepter des dollars américains ou des marks allemands.
3.5 Donner des raisons
Des réponses possibles:
- b) Nous avons été contraints de retarder la livraison des marchandises. Cela est dû à une grève des pilotes de ligne.
- c) Nous sommes en mesure d'augmenter tous les salaires de 10%. Ceci est le résultat d'une augmentation des ventes.
- d) Nous avons été obligés de couper tous les salaires de 10%. Cela est dû à une baisse des ventes.
- e) Nous ne sommes pas en mesure de livrer votre nouvelle commande. Ceci est dû au fait que nous n'avons pas reçu votre paiement pour la dernière commande.
- f) Nous avons été forcés d'annuler la réunion. Cela est dû au fait que beaucoup de personnel a été malade.
3.6 Pratique de la lettre
Passez en revue les instructions avec les élèves, discutez de ce qu'ils écriront avant de définir l'exercice comme une tâche en classe ou à la maison. Vous pourriez dire aux étudiants que ce type de lettre est connu sous le nom de circulaire
(rendez-vous amoureux)
cher Monsieur ou Madame
Augmentation des taux d'intérêt
J'écris en rapport avec votre compte à cette succursale.
Je suis heureux de vous informer que nous sommes en mesure d'augmenter les taux d'intérêt des comptes de dépôt à 12%. Ceci est le résultat d'un changement de réglementation gouvernementale.
Cordialement votre
(prénom)
Sous-gestionnaire
(rendez-vous amoureux)
cher Monsieur ou Madame
Augmentation des taux d'intérêt
J'écris en rapport avec votre compte à cette succursale.
Je regrette de vous informer que nous avons été obligés d'augmenter les taux d'intérêt pour les prêts à 14%. C'est à la suite d'un changement de réglementation gouvernementale.
Cordialement votre
(prénom)
Sous-gestionnaire
3B Section d'activité: Temps de vacances
Le matériel d'introduction à cette activité est légèrement plus long que d'habitude et vous devrez prévoir du temps supplémentaire. (La section A était plus courte que d'habitude pour cette raison.)
1 Après avoir lu le paragraphe introductif et les questions avec les élèves, permettez-leur d'étudier les deux extraits des brochures de vacances avant de passer en revue les réponses. Autant que possible, ne passez pas trop de temps sur des mots que les élèves ne connaissent pas, à moins qu'ils ne soient pas capables de comprendre la situation de base.
Réponses:
- a) Golden Holidays est le moins cher. Une chambre double avec des équipements privés en Juillet coûte £ 1,375. Avec Sun Express, il en coûte 1 450 £.
- b) Non. Sun Express utilise Pekar Airways. Golden Holidays utilise Stanley Air.
Nore: Il est important de s'assurer que les étudiants réalisent que les deux compagnies utilisent différentes compagnies aériennes car c'est un point clé dans l'activité qui suit.
2 et 3 Après avoir attiré l'attention des élèves sur les questions de 2 et 3, laissez-les lire en silence les trois lettres pour trouver les réponses. Réponses:
2 Sun Express est le moins cher maintenant. (La réduction offerte par Golden Holidays est réservée aux groupes de plus de 30 personnes. Western Travel souhaite réserver pour 25 personnes.)
3 M. Thomas leur a dit de prendre les mesures nécessaires lorsqu'il est absent pour s'assurer que les vacances sont réservées.
En parcourant les réponses, montrez aux élèves comment les lettres utilisent les phrases enseignées dans la section A (se référant à ce que vous pouvez ou ne pouvez pas faire, donner de bonnes ou de mauvaises nouvelles) et la façon dont les lettres s'ouvrent et se ferment , 2.4 et 2.5).
4 Lisez la lettre avec les élèves et posez-leur quelques questions pour vous assurer qu'ils comprennent maintenant la situation de base, par exemple:
Quel est le nom du chef de groupe pendant les vacances?
Quel est le nom de l'agence qui réserve les vacances?
Avec quelle compagnie voyagent-ils?
Pourquoi M. Thomas a-t-il choisi cette entreprise?
Quel est le nom de l'autre compagnie?
Les deux compagnies utilisent-elles la même compagnie aérienne?
5 Avant de diviser les élèves en groupes, rappelez-leur qu'ils doivent écrire des lettres d'affaires claires et claires et qu'une fois qu'ils ont remis la lettre au bon groupe, ils devraient vous demander un nouveau numéro de carte de rôle. Voir les pages 5 à 9 pour des conseils généraux sur l'exécution de l'activité.
La séquence des cartes est la suivante: Sun Express: 5 2 - 2 1 - 1 7 Golden Holidays: 3 1 - 6 6 - 4 1 Voyage dans l'Ouest: 11 - 47 - 25
Plot et exemples de lettres
Remarque: Une fois que les élèves ont fini de travailler sur les premières cartes, les lettres qu'ils écrivent peuvent être légèrement différentes des lettres présentées ici. C'est parce qu'ils ont peut-être déjà reçu une lettre d'un autre groupe. L'activité débute avec l'inscription de Sun Express pour confirmer la réservation auprès de Western Travel (carte 52).
SUN EXPRESS 20 Place Gloucester Croydon CRO 2DH
Mme Charlotte McEvoy (date)
Voyage de l'Ouest 12 The Crescent Brinton BR3 5YT Tour 014A
J'écris en référence à ma lettre du 12 mai concernant la tournée ci-dessus au Mexique.
Je suis heureux de vous informer que nous pouvons maintenant offrir une réduction de 10% sur le prix de nos vacances au Mexique. Cela est dû à un changement du taux de change.
Nous sommes impatients de recevoir vos réservations. Cordialement
Je Ruth (Mme)
Superviseur des ventes
Chère Mme McEvoy Tour 5210
Je vous écris pour confirmer que j'ai réservé des vacances pour 25 personnes pendant les vacances susmentionnées, au départ du 14 juillet, au nom de M. Daniel Thomas.
S'il vous plaît pourriez-vous dire à vos clients qu'ils doivent vérifier à l'aéroport de Gatwick à 0930.
Nous sommes impatients de faire d'autres affaires avec vous. Votre sincèrement (nom)
Superviseur des réservations
WESTERN TRAVEL 12 Le Crescent Brinton BR3 5YT
Renate Weiss (date)
Sun Express
20 Gloucester Place Croydon CRO 2DH
Chère Mme Weiss Tour 5210
Je vous écris dans le cadre de notre réservation pour 25 personnes sur les vacances ci-dessus, au départ du 14 Juillet.
Mr D Thomas, le chef du groupe, nous a donné un article de presse sur Pekar Airways. L'article dit que l'entreprise est dans de sérieuses difficultés financières. M.Thomas aimerait savoir exactement ce qui se passera si Pekar Airways s'effondre alors que son groupe est au Mexique ou avant de partir en vacances.
J'attends votre réponse avec impatience. Cordialement
Charlotte McEvoy Western Travel!
La prochaine carte pour Sun Express leur donne les mauvaises nouvelles que M. Thomas était inquiet - Pekar Airways s'est effondré. Ils écrivent donc pour dire à Western Travel que leurs vacances au Mexique sont annulées (carte 21).
Golden Holidays a également entendu dire que Pekar Airways s'est effondré. Ils écrivent à Western Travel pour leur dire qu'ils peuvent prendre les clients qui ont perdu leurs réservations (carte 66).
JOURS D'OR 12 Cambridge Court London WC2H8HF
Mme Charlotte McEvoy (date)
Voyage de l'Ouest 12 The Crescent Brinton BR3 5YT
Chère Mme McEvoy
Effondrement de Pekar Airways
J'écris en rapport avec nos voyages au Mexique et l'effondrement de Pekar Airways.
Nous sommes heureux de vous informer que notre transporteur, Stanley Air, est en mesure de prendre 200 passagers supplémentaires chaque semaine au Mexique. Nous sommes donc en mesure de donner une réservation confirmée immédiate à tout client qui a réservé des vacances en utilisant Pekar Airways.
Nous sommes impatients de faire vos réservations. Cordialement
Je Ruth (Mme)
Superviseur des ventes
WESTERN TRAVEL
12 Le Croissant
Brinton BR3 5YT
Mme I Ruth (date)
Golden Holidays
12 Cambridge Court Londres WC2H 8HF
Chère Madame Ruth Tour 014A
Merci pour votre lettre de (date), concernant la tournée ci-dessus au Mexique.
Je suis désolé de vous dire que nous avons maintenant réservé les vacances avec Sun Express.
Cordialement
Charlotte McEvoy Western Travel
S'ils n'ont pas reçu de lettre de Sun Express, ils lui écrivent de nouveau, demandant une réponse (carte 47).
WESTERN TRAVEL 12 Le Crescent Brinton BR3 5YT
Renate Weiss (date) ((/ ate)
Sun Express
20 Gloucester Place Croydon CRO 2DH
Chère Mme Weiss Tour 5210
En référence à ma lettre de (date) concernant Pekar Airways, notre client, Mr D Thomas, est très inquiet de ce qui se passera si la compagnie aérienne s'effondre.
S'il vous plaît pourriez-vous répondre dès que possible à ma lettre. Cordialement
Charlotte McEvoy Western Travel
La prochaine carte (17) pour Sun Express a de bonnes nouvelles - ils ont trouvé un nouveau transporteur. Ils écrivent donc à Western Travel.
SUN EXPRESS 20 Place Gloucester Croydon CRO 2DH
Mme Charlotte McEvoy (date)
Voyage de l'Ouest 12 The Crescent Brinton BR3 5YT
Chère Mme McEvoy Tour 5210
Suite à ma lettre de (date), je suis heureux de vous informer que nous avons trouvé un nouveau transporteur pour la tournée ci-dessus au Mexique. Ceci est DTL Aviation Company.
Tous les clients qui veulent encore prendre ces vacances doivent reconfirmer leur réservation dès que possible. L'heure d'arrivée est 0825 le jour du départ, à l'aéroport de Gatwick.
Nous attendons avec impatience vos réservations. Cordialement
-
(prénom)
Superviseur des réservations
Pendant ce temps, Golden Holidays veut les réservations qui auraient dû résulter de l'effondrement de Pekar. S'ils n'ont pas reçu de réservation de Western Travel, ils écrivent une lettre de suivi (carte 41).
VACANCES D'OR
12 Cambridge Court
Londres WC2H 8HF • '
Mme Charlotte McEvoy (date)
Voyage de l'Ouest 12 The Crescent Brinton BR3 5YT
Chère Mme McEvoy Tour 014A
J'écris en référence à ma lettre de (date), à propos de notre tournée ci-dessus au Mexique.
Pour le moment, il ne reste que quelques places. Cela signifie que, si vous avez des clients qui veulent prendre ces vacances, ils doivent réserver dès que possible.
Cordialement
Je Ruth (Mme)
Superviseur des ventes
... ... ...
UNITÉ 4
4A Section d'étude: demande d'action, présentation d'excuses, demande d'information, télex
4.1 Construcciones Jimenez s'interroge sur la livraison
Examinez l'introduction, les questions et les gloses du vocabulaire avec les élèves, puis donnez-leur quelques minutes pour étudier les lettres. Réponses:
1 Construcciones Jimenez veut que Haga Verktyg envoie les exercices dès que possible et aussi pour leur dire quand ils arriveront.
2 Haga Verktyg s'excuse en disant d'abord: «Nous devons nous excuser. . . 'puis en fermant la lettre avec' Avec des excuses encore une fois '. Vous pourriez attirer l'attention des élèves sur la différence d'orthographe entre le nom pluriel d'excuses et le verbe s'excuser.
3 Haga Verktyg ne dit pas pourquoi ils n'ont pas envoyé les marchandises.
4.2 Demande d'action
Demandez aux élèves de regarder en arrière les lettres pour savoir exactement comment Construc-ciones Jimenez a demandé à Haga Verktyg d'envoyer les exercices dès que possible et aussi de leur dire quand ils arriveraient. Ensuite, lisez l'introduction au 4.2 et demandez aux élèves de travailler individuellement ou par deux lors des deux exercices pratiques. Les élèves doivent seulement écrire une phrase complète pour chaque question dans le deuxième exercice.
Des réponses possibles:
1 a) S'il vous plaît pourriez-vous prendre rendez-vous pour dix heures.
- b) Nous vous serions reconnaissants si vous pouviez nous envoyer les marchandises dès que possible.
- c) Nous apprécierions que vous puissiez payer notre facture sans délai.
- d) S'il vous plaît pourriez-vous confirmer que vos prix sont les mêmes.
- e) Nous apprécierions si vous pouviez nous dire exactement quand vous arriverez.
2 a) Veuillez me faire parvenir un formulaire de candidature pour le poste de responsable de bureau.
- b) Nous vous serions reconnaissants si vous pouviez réparer la photocopieuse sans délai.
- c) Nous aimerions que vous envoyiez nos lettres à notre nouvelle adresse immédiatement.
- d) Nous vous serions reconnaissants si vous pouviez mettre un autre téléphone dans notre bureau dès que possible.
- e) Nous apprécierions si vous pouviez répondre sans délai.
4.3 S'excuser
Regardez les phrases et les notes avec les élèves. Attirez leur attention sur l'utilisation de la forme «-ing» après «pour». (C'est parce que pour est une préposition et après une préposition un verbe prend la forme «-ing», par exemple «je suis intéressé à lire» «Il en a marre de travailler».)
Pour changer le rythme de l'activité, discutez de ce que les élèves écriraient dans chacune des situations.
Des réponses possibles:
- a) Nous devons nous excuser de ne pas avoir répondu avant. Cela était dû au fait que M. Brown est malade.
- b) Nous sommes désolés que vous n'ayez pas reçu notre paiement avant maintenant. Malheureusement, nous avons envoyé un chèque à la mauvaise adresse il y a deux mois.
4.4 Construcciones Jimenez écrit à nouveau à Baga Verktyg
Lorsque les étudiants ont lu la réponse de Construcciones Jimenez à Haga Verktyg, demandez la réponse à la question.
Répondre:
Le nom du navire qu'ils utilisent, ses dates de départ et d'arrivée.
Demandez aux élèves ce que Sr Munoz aurait pu écrire au lieu de «Nous l'apprécierions cependant, si ...» et ensuite continuer à 4.5.
4.5 Demander des informations
Lisez les expressions dans la boîte avec les élèves, puis faites-les travailler sur l'exercice.
Des réponses possibles:
- a) Nous vous serions reconnaissants si vous pouviez nous faire savoir si vous avez reçu notre lettre.
- b) Pouvez-vous nous donner les détails de votre passeport? En particulier, nous devons connaître votre nationalité, votre date de naissance, votre passeport et votre date d'expiration.
- c) Nous vous serions également reconnaissants si vous pouviez nous dire votre numéro de vol et la date et l'heure d'arrivée.
4.6 Pratique de la lettre
Comme pour les sections de la pratique des lettres précédentes, vous pouvez définir cette tâche comme un devoir après avoir lu les instructions avec les élèves. Exemple de lettre:
Cher Monsieur Wang
Re: post en tant que superviseur des ventes
Merci pour votre lettre. Je dois m'excuser de ne pas avoir répondu avant, mais, malheureusement, j'ai été malade.
Je vous serais reconnaissant si vous pouviez me donner plus d'informations sur le poste. En particulier, j'aimerais connaître le nombre de jours de vacances, les heures de travail et le salaire de départ.
Je suis dans l'attente de votre réponse. Cordialement (nom)
4.7 Télex
Lisez les télex et les notes avec les élèves, en discutant de ce que signifient les mots abrégés.
Réponses:
1 attn attention; Demande RQST; Dès que possible, dès que possible; Lettre de crédit LC; Merci THK; K'BORR Kraftborr (type d'exercices); Lettre LTR.
2 Haga Verktyg ne peut pas fournir les exercices parce que l'entreprise a fermé ses portes.
Les numéros en haut d'un télex indiquent l'heure et le jour où il a été envoyé (par exemple 0835 JUN 18). Ceci est suivi du numéro auquel le télex est envoyé et du numéro d'origine. Après chaque numéro est l'indicatif, certaines lettres qui montrent à l'expéditeur qu'il a composé le bon numéro.
3 Permettez aux étudiants de travailler sur les deux exercices de pratique seuls ou par paires avant de passer en revue les réponses.
Réponses:
PLUS ainsi que, et
Dès que possible dès que possible
TLX télex
INFO information
PLS s'il vous plait
U vous
YR votre
RQST nous demandons que ...
DTD datée
Merci THKS
RECD a reçu, nous avons reçu
ATTN à l'attention de
IMMED immédiatement
Lettre LTR
CLD pourrait
4 Réponses possibles:
- a) RE RE PUBLICITE DANS LE JOURNAL PLS ENVOYER CATALOGUE PLUS PRIX.
- b) RE YR TLX COMMANDE DTD 16 JUIN, REGRET Nous ne produisons plus CH6 MOTEUR.
- c) PLS ANNULER NOTRE COMMANDE 6 ORDINATEURS DE PÊCHE. LTR À SUIVRE.
Section d'activité 4B: De la soumission à la vente
1 Lisez le paragraphe introductif et la lettre avec les étudiants. Expliquez que la citation et la citation signifient la même chose: le prix qu'une entreprise dit qu'elle facturera pour certains biens ou services. «C & F» signifie que le prix indiqué comprend également le coût du transport des marchandises à l'acheteur. Le prix comprend le coût des marchandises et le coût du transport des marchandises vers le navire / l'aéroport, ainsi que le CIF (coût, assurance et fret): le prix comprend le prix le coût des marchandises, le transport jusqu'à l'acheteur et l'assurance.
2 Aller directement au télex. Répondre:
Le télex pourrait être raccourci comme ceci:
ATTN: SERVICE DE VENTE, HANSTON ELECTRICS
PLS ENVOYER DEVIS POUR 20000 MTRS 13 AMP CABLE C & F ATHENS PLUS DÉLAI DE LIVRAISON ASAP.
THKU
H M AMATZIDI, TAVRIDIS LTD