Cours de correspondance commerciale en francais


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Cours de correspondance commerciale en francais

B- Notion d’ordre pratique :

L’élève ne s’attendra pas à ce qu’on lui enseigne une théorie préparatoire, Mais on s’attachera davantage à un cas concret, c’est à dire, une situation que l’on rencontre dans la vie de tous les jours dans les relations d’affaires que les entreprises, les sociétés, ou les groupements



d’entreprises vivent quotidiennement à l’occasion de leur multiples opérations commerciales.

Les exercices qui vous seront présentés au fur et à mesure des différents chapitres séries sont des applications directes de règles et de formules courantes.

Les différents thèmes qui vous seront proposés, sont rationnellement étudiés, ils comportent une solution rédigée à la portée des connaissances de l’élève.

Nous savons que les cours de correspondance, commerciale, s’adressent aux candidats qui se préparent seuls aux examens. Il est de notre devoir de vous rappeler que chaque solution proposée, est loin d’être une loi écrite. Ne soyez donc pas figés (èes) ou limités (èes) par les solutions que nous vous proposons dans chaque leçon, car celles-ci n’en sont que des exemples, et n’ont de sens qu’en fonction des circonstances précises qui les ont motivées.

C- Présentation matérielle d’une lettre commerciale  :

Habituellement, les lettres commerciales sont rédigées, sur du papier de format normalisé de 210 x 297 mm (norme française).

Le format du papier n’est pas obligatoire. Cependant, il est préférable, et, plus commode de classer des papiers qui sont tous de la même grandeur.

L’enveloppe qui correspond à ce format doit être :

- de 220 x 110 mm si la lettre est pliée en trois (3)

- de 162 x 114 mm si la lettre est pliée en quatre (4)

1- Le haut de la lettre est toujours imprimé, il comprend:

- Le nom ou la raison sociale de l’établissement - L’adresse,

- Le numéro d’immatriculation au registre du commerce (ou au registre des métiers) de la wilaya,

- Les numéros de téléphone et du télex.

- L’adresse télégraphique, la boite postale.

1- En dessous à gauche, peuvent figurer des renseignements complémentaires (siège administratif ou agence), tout cela est en principe pré-imprimé.

2- A la même hauteur et à droite : on trouve ce qu’on appelle la vedette, c’est à dire, l’adresse du destinataire : nom et titre, rue et numéro, localité, wilaya, code postal. C’est cette vedette qui apparaît dans certaines enveloppes dites à « fenêtre » et par ce procédé, on ne se trompe jamais d’enveloppe.

3- 4 cm environ au dessus de la vedette, on écrit la date.

4- A la hauteur de la date, à gauche, il est d’usage de porter les indications suivantes :

- Référence de l’expéditeur et du destinataire ; - L’objet de la lettre ;

- Pièces jointes.

Remarque :

- On doit laisser une bonne marge.

- On commence chaque paragraphe avec un retrait de 2 à 3cm,

- On n’écrit pas au dos de la correspondance, mais on prend une nouvelle feuille, et on numérote chaque page.

...

D– Les débuts de lettre :

Nous devons vous faire constater que le rédacteur d’une lettre peut se trouver à l’égard de son correspondant dans l’une des situations suivantes :

a- Il répond à une lettre reçue de ce correspondant.

b- Il écrit pour la première fois au destinataire, ou bien, sa lettre est la première concernant une nouvelle affaire.

c- Sa lettre est une suite à une première lettre qui n’a pas eu de réponse, ou bien, il veut en modifier les termes.

La rédaction du début de la lettre obéit à des règles différentes, dans chacun des cas suivants :

Premier cas : Réponse à une lettre :

Il est d’usage d’accuser réception de la lettre à laquelle on répond : on rappelle la date, et si c’est possible, brièvement l’objet de la lettre reçue.

Exemple :

« Nous accusons réception de votre lettre du 10 courant relative au règlement de votre facture du 15 Novembre dernier ».

Pourquoi cet accusé de réception est –il nécessaire en correspondance d’affaire ?

Deux réponses pourraient être données :

d- Il aide le correspondant à situer (localiser), l’affaire dont –il va être question :

e- Il établit entre les lettres échangées un lien formel, car la lettre peut constituer en cas de litige un moyen de preuve.

D’autres débuts qui mettent l’accent sur un sentiment, une attitude que l’on tient à exprimer au correspondant, peuvent être préférés ainsi.

« Je suis heureux d’apprendre par votre lettre du »

« Nous vous remercions de l’ordre que nous remet votre lettre du 10 courant ».

« Les termes de votre lettre du . nous surprennent ».

Le texte de l’entrée en matière peut être allégé lorsque la date et l’objet de la lettre reçue sont indiqués dans l’en– tête, en regard des mentions spécialement prévues à cet effet.

 « Dés réception de votre lettre citée en référence, nous avons donné toute instruction utile....

Les débuts de lettre pour les circonstances les plus courantes de  la vie commerciale :

a – Pour remercier le correspondant d’un service rendu :

– « Je vous remercie de...» – « Je vous serais gré..... »

– « Je vous suis reconnaissant (très reconnaissant, obligé...très obligé...) d’avoir bien voulu...».

b– Une lettre du correspondant demandant un service,  qu’il est impossible de rendre :

- « Suivant le désir exprimé par votre lettre du........

– « Conformément à votre demande du 10 courant, il nous est impossible de vous répondre favorablement ».

– « Nous comprenons parfaitement les raisons qui vous amènent à demander une remise de 20% sur les prix de vente de nos produits ».

– « Toutefois, quelque soit notre désir de vous être agréable, nous ne pouvons à notre grand regret, vous donner satisfaction ».

c – Est– il possible de donner une suite favorable à une  proposition ou, à une demande ?

Oui mais pas dans l’immédiat : dans ce cas, là, on ne doit jamais commencer la rédaction par la formule du genre :

– « Malgré mon vif désir de vous être agréable, il m’est pas possible de vous livrer, pour le  ».

Dans tous les cas, avant de formuler le refus, il m’est impossible de vous livrer, pour le  . ».

Le début de la lettre préparera le développement par une tournure du genre suivant :

- « Votre lettre du 10 courant a eu toute notre attention.

Nous aimerions pouvoir vous livrer le  mais malheureusement, nos machines sont à l’arrêt et ne seront remises en fonctionnement que le début du mois prochain ».

Pour une réponse à une demande de prix, de condition de vente :

- « Nous vous remercions d’avoir bien voulu nous consulter pour la fourniture éventuelle de .......

Remarque : Fautes à éviter

1- Le style « télégraphique » :

- « Reçu votre lettre du 10 : D’accord avec vous » - « Votre lettre du 10 : Pouvons vous fournir».

2- Les incorrections, les impropriétés, les lourdeurs :

- « En main votre honoré (ou votre estimé) du..... »,

Ces termes « honoré », puis « estimé », sont des qualificatifs que l’on réserve habituellement aux personnes.

- Je suis en possession de votre lettre

3- Les tournures puériles:

- « Je viens par la présente  ».

Deuxième cas :

On écrit pour la première fois à quelqu’un ou bien, il s’agit d’une lettre n’ayant pas de lien avec la correspondance déjà échangée avec le même destinataire.

Exemples :

a- Pour une commande :

- Veuillez   Je vous prie de  .je vous serais obligé de ...., me livrer (envoyer, adresser, expédier.....).

b- Pour une demande de prix, d’échantillons  :

- « Nous vous prions de nous faire connaître vos prix et conditions pour la livraison (fournitures) éventuelle de. ».

c- Pour une demande de service de renseignements :

- « J’ai recours à votre obligeance pour...

- « Je vous serais obligé (reconnaissant) ou très reconnaissant, de bien vouloir me.... ».

d- Pour envoi de valeur ou pour un règlement :

- « Nous vous remettons, sous pli...

- « Nous vous adressons, sous ce pli séparé, recommandé...

Lorsqu’on adresse le même jour, à un correspondant, plusieurs lettres sur le même sujet, il est bon d’établir une corrélation entre-elles :

- « Nous vous référons à notre première lettre de ce jour ..... »,

- « Nous vous avons demandé puis fait savoir,...  par notre première lettre de ce jour.... ».

- « Nous vous confirmons notre première lettre de ce jour.... ».

Si le destinataire reçoit ces lettres par un même courrier, il sera en mesure de déterminer l’ordre dans lequel elles ont été rédigées et de reconnaître celles qui donnent la dernière attitude de l’expéditeur au sujet de la question traitée.

Pour écarter toute confusion ou malentendu, on pourra ajouter à la fin de la rédaction la plus récente :

- L’offre ci-dessus (ces nouvelles dispositions, ce qui précède...) annule les termes de notre première lettre de ce jour...

Troisième cas : On confirme une lettre restée sans réponse, ou on revient sur les termes d’une première lettre :

Lorsqu’une première lettre est restée sans réponse, il faut admettre qu’il n’y a ni négligence, ni mauvaise volonté de la part du destinataire.

 Quand on lui écrit à nouveau :

On rappelle dans la nouvelle rédaction les termes de la première lettre :

- « Par ma lettre du  , je vous priais de me faire connaître si..... ».

- « Nous vous avons demandé, le...

Ou bien, on joint à la nouvelle lettre un duplicata de celle que l’on confirme, ce procédé est le meilleur :

- « Nous vous confirmons notre lettre du 10 Mai dernier, dont ci-joint copie...».

- « Nous vous remettons ci-inclus, la copie, de notre lettre du...».

E- Les finales de lettre :

1- La conclusion de la lettre :

Il est presque toujours utile, à la fin de la rédaction d’une lettre d’affaires lorsque les faits, l’argumentation.....ont été exposés, de marquer avec netteté le sens de la lettre, l’intention qui à motivé sa rédaction, le but qu’elle vise, ce que l’on attend du destinataire.

Dans une phrase sans ambiguïté, on appelle l’attention du destinataire sur la, décision qu’on attend de lui, le désir qu’on a d’être fixé sur ses intentions, l’espoir d’obtenir son accord sur la proposition qui lui est soumise.....ou on exprime le regret, de ne pouvoir lui donner satisfaction, qu’il acceptera le refus qu’on doit lui opposer, le plaisir qu’on éprouve de pouvoir lui rendre service...

 2- La formule de politesse :

Traditionnellement, la rédaction de la lettre se termine par une formule de politesse : quelle est son utilité ?

Elle répond à une règle de civilité à l’égard du destinataire Comment choisir une formule de politesse ?

La formule de politesse varie suivant le destinataire de la lettre (fournisseur, client, à une dame).

Quelques exemples de formules traditionnelles :

a- A un fournisseur :

- « Veuillez agréer (agréez,  .) Monsieur, mes salutations distinguées ».

- « Veuillez agréer, Messieurs, mes salutations les meilleures ».

- « Veuillez agréer, Monsieur mes cordiales salutations... ». (Selon l’état des relations) ».

b- A un client :

- « Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments dévoués ».

- « Veuillez croire, cher monsieur, à mes sentiments dévoués ».

- « Je vous prie de croire, cher Monsieur, à mes sentiments dévoués ».

 c- A une dame  :

- Veuillez agréer, Madame, mes respectueuses salutations.

On remarque de plus en plus de nos jours, l’emploi de formules plus sobres. On se contente de plus en plus d’écrire :

- Vos dévoués,

- Cordialement (amicalement, fidèlement,

respectueusement.....) votre.

CHAPITRE 01 : DOCUMENT AVANT L’ACHAT :

I- LA LETTRE DE DEMANDE D’INFORMATION :

A- Les circonstances qui motivent la rédaction de la  lettre :

Exemple :

Demandez à un imprimeur de vous faire connaître à quel prix, il se chargerait de l’impression de votre catalogue, saison printemps Eté.

ETABLISSEMENT CREA MODE

2, BOULEVARD SAID TOUAT

BAB-EL-OUED-ALGER

Alger le, 20 Octobre 1995

N/REF/N°200/DG/SC/DS

Objet : Impression de catalogue Printemps - été

A Monsieur le directeur commercial imprimerie générale Sud/Ouest 16, Rue de l’indépendance

BISKRA

  1. BISKRA

V/REF/N°

Monsieur ;

Nous venons, d’achever la préparation de notre nouveau catalogue Printemps-Eté ; Pour cela nous aimerions que vous nous fassiez connaître, dans le plus court délai possible, quels seraient vos prix pour des quantités de 3 000, 5 000 et 10 000 exemplaires, semblables au modèle ci-joint. Les seules modifications à y apporter étant les suivantes :

- Page 01, dans l’en-tête le numéro de téléphone 59.90.26, remplacera désormais l’ancien numéro (60.16.15).

- Le texte de la page 10 serait à supprimer. Cette page serait réservée à l’illustration.

Au cas, où vous ne disposeriez pas du même papier que celui du modèle, voudriez-vous joindre à votre devis, un échantillon de chacune des quantités que vous nous proposeriez en remplacement.

D’autre part, ces catalogues devraient nous parvenir avant le 30 Mars, en effet, la diffusion de notre catalogue campagne Printemps/Eté a une importance considérable.

Quand au règlement, il se fera selon votre convenance. Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.

B- Structure centrale de la lettre commerciale :

On remarquera dans ce premier exemple de lettre une première image, de la structure de la lettre.

Le correspondant écrit, pour s’informer. ET, pour cela, il communique par écrit. On dégage trois (03) phases habituelles de la conversation directe :

a- On prend contact avec le correspondant.

b- On expose le sujet ou l’objet de la communication

c- On prend congé, par la formule de politesse.

C- Explication de chaque phase : ordre suivi pour la rédaction d’une lettre commerciale

Première phase : Prise de contact :

Comme il est d’usage dans toute correspondance, on dit selon le cas : Monsieur, Madame, Mademoiselle.

On dira, lorsqu’il s’agit d’une société ou, d’un groupe : Messieurs, et, lorsque le destinataire a une fonction, on ajoute « Monsieur le Directeur ou « Monsieur le Wali » ou « Monsieur le président » etc

Deuxième phase  : L’exposé de la communication :

Le sujet de la communication est exposé rapidement et clairement, car l’objet de la lettre ne doit donner aucune ambiguïté. Toute imprécision donnera lieu à des réclamations ultérieures, des discussions, qui amèneront l’expéditeur à préciser sa pensée ou à corriger son expression, d’où des pertes de temps préjudiciables à la bonne marche des affaires.

On apportera grand soin à la ponctuation. Une virgule mal placée, ou mise à la place d’un tiret, peut entraîner des conséquences financières redoutables.

Il est préférable d’aller à la ligne chaque fois que l’on change d’idée.

La lettre commerciale doit être exacte, rapide. On n’annoncera pas par exemple, qu’une marchandise livrée est de qualité supérieure, alors, qu’elle est de qualité normale. Car le client s’en apercevra très vite et n’appréciera pas l’exagération. La lettre commerciale doit se borner à l’essentiel.

Troisième phase : La prise de congé se marque par une formule  de politesse  :

Le salut qu’échangent deux interlocuteurs avant de se séparer de politesse, qu’on a l’habitude de retrouver dans toute lettre d’affaire. On utilise des expressions simples, mais qui tiennent compte du caractère du destinataire de la lettre ainsi.

A un client que l’on ne connaît pas :

- « Agréez, Monsieur, mes salutations distinguées ».

Ou bien,

- « Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments dévoués».

A un client avec lequel on a des relations amicales :

- « Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs ».

Ou bien,

- « Croyez, Monsieur, à mes sentiments les plus amicaux ».

A une dame :

- « Agréez, Madame, mes salutations les plus empressées ».

Ou bien,

- « Je vous prie d’agréer, Madame, mes respectueuses salutations ».

Remarque :

Il est bon d’indiquer, dans la formule finale, que cette lettre préludera à d’autres affaires. Ainsi :

« Espérant avoir la faveur de vos ordres, nous vous prions.... »

Ou encore :

« Nous serions particulièrement heureux de traiter avec vous d’autres affaires, et dans cette attente, nous vous prions d’agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués ».

Dans tous les cas, la phrase de salutations, doit répondre exactement à l’appellation qui a été utilisée dans l’en-tête. Si vous avez commencé par « Monsieur » etc .....en mettant toujours ces mots entre deux virgules.

Toutefois, une lettre est toujours signée. Le chef d’entreprise, par abondance du courrier, ne signe pas lisiblement, il fait ce que l’on appelle : « un griffonnage » ou un « simple paraphe ». Dans ce cas, et vous aviez dû le remarquer, on ajoute au tampon (cachet) le nom correctement écrit, du signataire.

II- REPONSE A UNE DEMANDE D’INFORMATION :

A- Les circonstances qui motivent la rédaction de  la lettre :

Monsieur BENSACI de Tamanrasset a reçu le 1er Juin 1994 de Monsieur DAHMANI la lettre suivante :

ETABLISSEMENT SAIDA

SAIDA

13, RUE ZONE INDUSTRIELLE SAIDA WILAYA D ALGER

R.C.B. 405.2

TEL :021.56.87.58

ALGER LE 20 JANVIER2012

N/REF/N°5

A Monsieur WITIS SAMY MAISON

DELA Publicité

08, Rue DE DOUERA BABA

HASSEN

ALGER

WILAYA D ALGER

Objet : Demande

Monsieur ;

J’ai l’intention de ramener du Sud (Tamanrasset) par route 10 000 roses de sables et 1 000 plateaux en cuivre « doré » fabrication locale, ainsi que 05 services à thé en cuivre « blanc ».

Voudriez-vous me faire connaître à quelles conditions vous vous chargeriez du transport de cette marchandise ?

Si vous désirez connaître l’importance du chargement nous accueillerons votre représentant le jour qui vous plaira, mon fournisseur a déjà été avisé de votre visite.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

Réponse de monsieur BENSACI aux établissement  « PRESTIGE » :

MAISON BENSACI LAKHDAR

« DECOR »

04, Rue du Houcin dey d’Alger

R.C.500.81

TEL. 021.15.16.00

Tamanrasset le, 3 Juin 1994

N/REF/N°250/

A Etablissement « PRESTIGE » DAHMANI 3, Rue BELOUIZDAD ALGER

W.ALGER

Objet : Réponse à votre demande.

V/REF/N°16/

Monsieur ;

En réponse à votre lettre du 20 courant, et à la suite de la visite qui a été effectuée par l’un de nos représentants, nous vous indiquons ci-après les conditions auxquelles nous pourrions effectuer le déplacement de votre marchandise ainsi que le tarif correspondant. La date de livraison est fixée pour le 1er Août, toutes quantités confondues pour un montant global de 3 800,00 DA, les frais du personnel y compris.

Le paiement s’effectuera le jour de la livraison sur présentation de la facture par le transporteur. Aussi, nous nous chargerons de l’opération du déchargement jusqu’à votre dépôt.

Espérant ainsi, vous être agréable, nous vous prions de croire, Monsieur, à l’expression de nos sentiments distingués.

I- NOTIONS GENERALES SUR LA

COMMANDE :

Dés que la commande est acceptée ou confirmée, la vente est conclue.

Par la commande, on déclenche l’acte de commerce.

Le fournisseur livre la commande, le client, lui paye le prix.

A- Définition  :

La commande est un accord écrit ou oral, concernant l’achat d’une marchandise ou l’exécution d’un service indiquant la quantité, les caractéristiques des biens ou services, les conditions de prix, les délais d’exécution etc.

Enfin, pour que la commande ne soit pas contestée, elle doit donner lieu à une confirmation par écrit.

Il existe de nombreux modes de passation de commande.

- Bulletin de commande : formulaire imprimé que le fournisseur adresse au client.

- Bon de commande : imprimé fait au nom de l’acheteur, on y trouve inscrits tous les éléments nécessaires pour passer correctement une commande.

B- Les modes de règlement :

Le règlement d’une commande donnée, peut avoir lieu soit :

- Au comptant - A crédit.

1- Dans une vente au comptant :

L’acheteur paie une marchandise, il en prend ou en reçoit, livraison.

On admet que le paiement ne puisse pas se faire immédiatement, et c’est la formule de contre remboursement.

Comment cela se réalise-t-il ?

Le paiement est ajourné à une ou plusieurs dates déterminées, fixées à l’avance.

Les ventes peuvent être faites également : Vente en port dû :

C’est-à-dire, que la livraison est faite au domicile du vendeur.

La marchandise envoyée à l’acheteur est faite aux frais et risques du client.

 La vente en port payé :

C’est à dire que la livraison est faite au domicile de l’acheteur.

Le port est payé par le vendeur, qui sauf stipulations contraires est responsable de la marchandise jusqu’à destination.

C- Comment peut-on passer commande ? On peut passer commande par :

 - Téléphone

- Télégramme

 Dans les deux cas on confirme par écrit.

 - Par bulletin imprimé - Par lettre ordinaire

D- Caractéristiques d’une lettre de commande.  (Que doit elle contenir) :

La commande remise au fournisseur doit être sans erreurs, sans omission, sans clause imprécise ou ambiguë, elle doit contenir toutes les indications dont celui-ci a besoin pour l’exécution de l’ordre telle que :

- Référence et quantité de la commande (ou de l’ordre) ;

- Date et délai de livraison ;

- Mode d’expédition ;

- Rappel du mode de paiement choisi.

La rédaction d’une commande est claire, nette, et précise. Elle ne contient que ce qui est strictement utile au fournisseur.

Il est nécessaire de mettre en relief, dans le texte d’une commande, les points les plus importants de l’ordre remis, d’attirer l’attention du correspondant sur certaines exigences, ou certaines clauses que l’on tient essentiellement à voir respectées.

Exemple :

Caractéristiques de qualité, de dimension, de forme....de l’article commandé, un délai de livraison impératif.

II- LETTRE DE PASSATION D’UNE COMMANDE :

A- Cas motivant la rédaction :

Monsieur KADDOUR Ali de Constantine, constructeur d’immeubles d’habitation, à demandé à plusieurs entreprises de lui faire connaître à quelles conditions de prix et de règlement elles lui fourniraient un lot de 16 000 m2 de faïence de premier choix.

C’est l’entreprise de Relizane qui lui propose de livrer la faïence demandée aux conditions suivantes :

- Prix 100,00 DA le mètre carré. Ce prix s’entend pour la marchandise vendue par les soins du vendeur sur l’un des chantiers du constructeur.

- Et pour 80,00 DA le m2, lorsque le client se charge du transport de la marchandise sur les lieux de la construction.

- La faïence est dés maintenant disponible.

- Le règlement aura lieu par lettre de change à 30 jours fin de mois de livraison.

B- Lettre rédigée suivant le cas posé :

Monsieur KADDOUR Ali, accepte ces conditions, et adresse à Monsieur LAKHDARI Omar la lettre de commande suivante :

ENTREPRISE DE REALISATION

KADDOUR ET FILS

16, RUE DE LA REVOLUTION – CONSTANTINE

R.C. 160. 82

TEL. 95. 16. 15

Constantine le, 10 Août 1994

N°/REF/N°05/94

Objet / : Commande

V/REF/N°100/du 3 courant

A Monsieur

Entreprise du bâtiment et ses annexes

  1. RELIZANE

Monsieur ;

Veuillez me livrer 16 000 mètre carré de faïence de premier choix, de couleur mauve, aux conditions indiquées dans votre lettre du 03 courant à savoir :

- Prix 80,00 DA le mètre carré,

- L’enlèvement de la marchandise sera à ma charge, et, ce avant le 15 du mois prochain sur mon chantier du Boulevard des Martyrs à Constantine.

- Règlement à 30 jours fin de mois de livraison par lettre de change domiciliée à la B.N.A En vous remerciant à l’avance.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

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