Tutoriel sur le logiciel CIEL Gestion Commerciale Evolution
Tutoriel sur le logiciel CIEL Gestion Commerciale Evolution
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Création / ouverture de fichier
Création
- A la création d'une base sous Ciel, le nom du dossier donné correspond au nom du répertoire contenant les données du dossier créé sur le disque.
Avec Sage 100 l'utilisateur décide du chemin de la base et du nom du fichier (base unique par société).
Ouverture
- Sous Ciel, l’ouverture ou la création de fichier implique automatiquement la fermeture de la base ouverte, alors que pour Sage 100 il faut d'abord fermer la base actuelle pour ouvrir ou créer un autre fichier.
- A l'ouverture de l'application Ciel, la liste des dossiers est proposée directement (avec indication du chemin) alors que pour Sage 100 il faut utiliser le menu Fichier/Ouvrir afin de sélectionner la base dans l'arborescence de Windows.
- A l'identique de Ciel il vous est possible de créer un raccourci de la base comptable ou commerciale, et de le placer sur le bureau. Ainsi pour lancer l'application avec la base que vous désirez utiliser, il suffit de double cliquer sur ce raccourci.
Autorisations d'accès
Sous Sage 100, la gestion des autorisations d'accès par mot de passe s'effectue en interdisant ou non la suppression, l'écriture ou la lecture d'un élément ou de l'un des volets/onglets d'un élément. Ainsi vous pouvez interdire en modification l'ensemble de la fiche client ou par exemple les indications bancaires.
Il existe par défaut l'utilisateur <Administrateur> qui ne peut être ni supprimé ni avoir de restrictions. Dès lors qu'un autre utilisateur est créé, l'application propose à l'ouverture de la base la liste des utilisateurs.
Manipulations de base communes
Gestion des listes
Liste des éléments de structure
Sous Ciel, les listes peuvent être imprimées avec les valeurs affichées dans la liste.
Sous Sage 100, les listes des éléments de structure peuvent être imprimées par le biais de la fonction Rechercher du menu Edition ou par le biais d'états libres paramétrables (menu Etat / Etats libres).
Défilement des éléments d'une liste
Sous Ciel, depuis la fiche d'un élément vous pouviez passer au suivant, au précédent, au premier ou au dernier en utilisant les boutons correspondants.
Avec Sage 100, l'affichage des éléments est multi-fenêtres. C'est à dire que vous pouvez ouvrir simultanément plusieurs éléments de la même liste. Ainsi vous pouvez rapidement accéder à un élément.
Les fonctions Précédent et/ou Suivant sont disponibles soit dans la barre d'outils Navigation, soit par le menu Edition ou soit par les touches de raccourcis Ctrl+< et Ctrl + >.
A l'intérieur d'un élément de structure
Sous Ciel les champs donnant lieu à l'ouverture d'une liste sont repérés par deux types d'icône. Une nouvelle fenêtre s'affiche alors avec les valeurs de la liste. Depuis cette liste vous pouvez modifier, ajouter, supprimer une valeur de la liste.
Sous Sage 100 il existe 2 types de listes déroulantes :
Menu déroulant : ce type de menu permet d'accéder à une liste qui propose toujours un nombre limité d'éléments. La touche clavier F4 ouvre cette liste. Vous pouvez bien sur cliquez sur le bouton placé à droite de la liste.
Menu déroulant éditable : ce type de menu permet d'accéder à une liste qui propose un nombre illimité d'éléments. Afin de faciliter la sélection dans une telle liste, il est possible de saisir tout ou partie de la valeur souhaitée. La liste n'affichera alors que les éléments correspondant à la saisie effectuée. Exemple : pour afficher tous les tiers commençant par CA, il suffit de taper ces deux caractères dans le menu déroulant éditable et de cliquer sur le bouton d'ouverture de la liste. Seuls les tiers commençant par CA seront alors proposés dans la liste.
Vous devez appuyer sur le bouton placé à droite pour ouvrir la liste.
Manipulations de base communes
Il faut maintenir le bouton enfoncé pour garder la liste ouverte. Si vous relâchez le bouton, la valeur sélectionnée par défaut dans la liste sera prise en compte pour le champ. La touche clavier F4 ouvre également ce type de liste déroulante. Pour ce type de liste si vous désirez laisser la liste déroulante ouverte, il suffit de relâcher le bouton de la souris en dehors du cadre de la liste.
Si vous cliquez sur une liste ayant déjà une valeur affichée, vous obtenez l'intitulé de la valeur à côté du champ.
Pour modifier une valeur d'une liste déroulante éditable, il faut supprimer la valeur existante afin d'accéder de nouveau à la liste.
Création / modification d'éléments de structure
Le bouton Créer à partir de la fiche d'un élément n'existe pas. Avec Sage 100, la création d'élément peut se faire de 4 manières différentes :
- Utilisation du menu Edition/Ajouter
- Utilisation du raccourci clavier : Ctrl + J
- Utilisation du menu contextuel "Ajouter un nouvel élément" par un Clique droit de la souris
- Utilisation de l'icône "Création d'un élément" de la barre d'outil Navigation
- Le bouton OK/Annuler pour valider un élément n'existe pas. Dans Sage 100, la fermeture de la fenêtre (par la croix en haut à droite) valide l'élément. Les éléments sont immédiatement exploitables. La touche Echappement (Echap) du clavier quitte l'élément sans modification ou création.
- Dans Ciel, les boutons de fonction comportent un intitulé alors que sous Sage il faut laisser la souris sur le bouton pour faire apparaître le “ Tips ” décrivant la fonction ou une explication de la fonction dans la barre d'état (en bas à gauche de l'écran).
Manipulations de base communes
La saisie d'écritures et de documents (bandeau de saisie)
La saisie des lignes d'écritures pour la comptabilité ou des lignes de documents pour la gestion commerciale s'effectue par le biais d'un bandeau de saisie. Celui-ci se situe juste au-dessus des intitulés de colonne.
Le déplacement d'une zone à l'autre se fait par la touche Tabulation.
La validation des données saisies dans ce bandeau s'effectue par la touche Entrée. Les données validées apparaissent alors dans le corps du journal ou du document.
Pour modifier une ligne, il suffit de la sélectionner. Les données sont alors réaffichées dans le bandeau de saisie. Pour valider les modifications effectuées, il suffit d’appuyer sur la touche Entrée.
Pour supprimer une ligne, il faut la sélectionner, puis cliquer sur le bouton Supprimer de la barre d'outils Navigation ou par le menu Edition / Supprimer.
La sauvegarde des fichiers
Sous Ciel, un utilitaire de sauvegarde est intégré à l'application. Il vous suffit de demander la sauvegarde.
Sous Sage, la sauvegarde des données n'est pas intégrée dans l'application. Vous devez gérer directement vos procédures de sauvegarde (copier sur disquette, graver un CD-ROM, sauvegarder sur ZIP, etc....). Les fichiers à sauvegarder sont ceux de la comptabilité (mae) et de la gestion commerciale (gcm).
Comptabilité : les différences
Gestion des plans de comptes
A la différence de la Ciel Comptabilité où tous les comptes figurent dans un même ensemble, Sage 100 Comptabilité gère deux plans de comptes distincts :
- les comptes généraux ;
- les comptes de tiers.
Les différents onglets de la fiche du compte tiers permettent de renseigner les informations spécifiques à chaque tiers, notamment le mode et les conditions de paiement.
Le principe est de distinguer dans le plan TIERS chacun des clients et fournisseurs et de gérer des comptes généraux collectifs auxquels sont associés les comptes tiers.
Par exemple, dans la Société exemple de la Ciel Comptabilité, les tiers CENT, Ciel, KILOU, et LOCA sont tous associés au même compte général 401000.
A noter : les comptes généraux de type “ Total ” ne s’utilisent pas en saisie, leur rôle est de cumuler directement les valeurs saisies sur les comptes de détail de même racine.
Exemple : le compte totalisateur 401 inclus les montants de tous les comptes de détail dont le N° commence par 401, soit les comptes 401000 et 401100 par exemple. Ils seront utiles dans l’édition des listes des comptes ou dans les états.
La création et les modifications des Comptes généraux s'effectuent dans la fenêtre ci-dessous qui est accessible à partir de la fonction Plan comptable du menu Structure.
Comptabilité : les différences
Création de comptes tiers
En création de comptes tiers clients et fournisseurs, le logiciel est conçu pour attribuer automatiquement les comptes 411000 et 401000 comme comptes collectifs associés.
Gestion des conditions de règlement
Pour rappel, avant de saisir des écritures de règlement, vous devez passer dans le menu “ Fichier / A propos de votre société / Options / Mode de règlement ” pour définir les modes de paiement en vigueur pour votre fichier. Par rapport à la Ciel Comptabilité, Sage 100 Comptabilité permet de définir, sur le volet “ Complément ” des fiches tiers, des conditions multiples de règlements.
Exemple :
Un client règlera à raison de 20% par chèque immédiatement et le solde sera payable par prélèvement à 30 jours.
Cela se traduit en pratique par :
- 1er règlement de type “ Pourcentage ” avec une valeur de 20% - 2ème règlement de type “ Equilibre ” pour solder à 30 jours.
Ce “ Multi-règlement ” occasionnera la génération de deux lignes d’écritures lors de la saisie d’une facture pour ce tiers. La création et les modifications des Comptes de tiers s'effectuent dans la fenêtre ci-dessous qui est accessible à partir de la fonction Plan tiers du menu Structure.
Comptabilité : les différences
En saisie
Vous disposez, en saisie, des deux colonnes “ N° compte tiers ” et “ N° compte général ”. En phase de saisie d’une ligne d’écriture comportant un compte tiers, nous vous conseillons de saisir directement le N° du tiers. Ainsi, le compte collectif associé au tiers sera automatiquement repris pour la ligne en cours de saisie.
Etats et fonctions liés aux tiers
La fonction “ Traitement / Rappel Relevé ” dans Sage 100 Comptabilité correspond à “ Etats / Relance clients ” de la Ciel Comptabilité avec quelques différences toutefois.
- En comptabilité 100, le choix du modèle de lettre de relance s’effectue en fin de traitement, après visualisation écran des écritures à relancer.
- Par défaut, un “ Niveau de relance ” (de 0 à 10) est géré automatiquement par le programme pour toutes les écritures concernées par une relance.
- Ce niveau permettra de sélectionner facilement les écritures ayants déjà fait l’objet d’une première ou seconde relance, par exemple, et permettra le choix d’un modèle de lettre adaptée au niveau de relance (1ère, 2ème, 3ème relance).
- Sage 100 Comptabilité permet la modification de tout ou partie de la lettre ou la création intégrale de document, non pas depuis la fonction mais via l’utilitaire de mise en page.
- En Sage 100 Comptabilité, l’option “ Hors rappel relevé ” disponible dans les fiches de tiers permet d’écarter certains tiers de l’envoi de lettre de relance.
Distinctions des fonctions
Certaines fonctions de Sage 100 Comptabilité sont conçues autour de cette distinction entre les comptes généraux et les compte tiers. Elles sont basées sur des critères de sélections issues des fiches tiers. Il s’agit dans le menu Etats des états tiers (grand-livre, balance, statistiques) qui complètent les états comptables habituels.
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La saisie
Approche globale
La notion de “ Mouvement ” de la Ciel Comptabilité équivaut à la notion de “ Pièce ” en Sage 100 Comptabilité.
Pour exemple, une facture client. Celle-ci est constituée de trois lignes représentants les montants HT, TVA et TTC.
L’ensemble de ces trois lignes forme un “ Mouvement ” dans la Ciel Comptabilité et une “ Pièce ” en Sage 100 Comptabilité.
Chacune des lignes composant une pièce possède son “ Numéro de ligne interne ” géré par l’application.
Selon option, le N° de pièce est géré par le programme ou par l’utilisateur.
La gestion des dates s'effectue selon le format JJMMAA en Sage 100 Comptabilité.
Numérotation des pièces
En Sage 100 Comptabilité, pour retrouver le type de numérotation de pièces comme dans la Ciel Comptabilité, il est nécessaire de sélectionner, dans le menu “ Structure / Codes journaux /Option “ Numérotation des pièces ”: “ CONTINUE POUR LE FICHIER ”.
Gestion des exercices
La notion de période de saisie n’existe pas en Sage 100 Comptabilité. Un dossier est constitué d’exercice(s), entre un et cinq, et la saisie est possible sur chacun d’eux tant qu’il n’est pas totalement clôturé.
La barre de titre vous rappelle le dossier et l’exercice sur lequel vous allez travailler.
La saisie
Si vous êtes amené à travailler sur les écritures d’un autre exercice que celui en cours de sélection, utilisez le menu “ Fenêtre ” pour choisir l’année.
Gestion des journaux de trésorerie
Pour gérer la saisie en banque et en caisse comme dans la Ciel Comptabilité, il est nécessaire de codifier vos journaux avec les options suivantes :
- Type : Trésorerie
- Compte de trésorerie : un compte 512xxxx
- Contrepartie à chaque ligne : Cocher l’option
- Rapprochement : Trésorerie
Chaque journal de type Trésorerie doit être associé à un compte général 512xxxx spécifique, y compris les journaux de Caisse (compte général 53xxxx)
La création et les modifications des codes journaux s'effectuent dans la fenêtre ci-dessous qui est accessible à partir de la fonction Codes journaux du menu Structure.
La saisie
Principes généraux de saisie
Quelle que soit le mode de saisie utilisé, certains principes s’appliquent :
Saisie d’une ligne d’écriture Elle se décompose en deux temps :
- Renseignement des champs de la ligne dans le bandeau de saisie en se déplaçant de zone en zone grâce à la touche “ Tabulation ” ou “ Entrée ” (selon l’option définie dans Fichier / A propos de votre société / Paramètres).
- Dès qu’une ligne de saisie est complète, elle se valide dans le journal par la touche Entrée. Modification d’écriture
Il suffit d’entrer dans le journal désiré par la fonction Traitement / Journaux de saisie, de sélectionner la ligne d’écriture, d’apporter dans le bandeau de saisie les corrections sur la ligne et enfin d’enregistrer les modifications avec la touche Entrée.
Suppression d’une écriture
Même procédé que pour la modification hormis qu’après la sélection de la ligne d’écriture, on utilise le bouton Supprimer de la barre d'outils Navigation ou le menu contextuel pour supprimer l’enregistrement.
La saisie
Suppression multiple d’écritures
Directement en saisie des journaux, il faut opérer la sélection de toutes les lignes à supprimer grâce à la touche “ Contrôle ” pour une sélection discontinue des éléments ou à la touche “ Shift ” pour une sélection continue d’éléments. Une fois la sélection réalisée, le bouton Supprimer de la barre d'outils Navigation permet de détruire ces écritures du journal.
Les différents modes de saisie
Comme dans la Ciel Comptabilité, différentes fonctions permettent de réaliser de la saisie. Selon les cas et selon vos habitudes de travail, vous pouvez privilégier un moyen plutôt qu’un autre.
Nous vous résumons ci-dessous les approches et les cas les plus appropriés.
Saisie standard ou au kilomètre - Saisie des écritures et Journaux de saisie
Saisie des écritures
L’accès à la saisie “ kilomètre” dans Sage 100 Comptabilité se fait par la fonction “ Traitement / Saisie des écritures ”.
Deux listes déroulantes vous permettent de sélectionner directement le journal et la période sans passer par l’ensemble des journaux.
Cette phase s’apparente dans la Saisie standard de la Ciel Comptabilité au choix du code journal et de la date d’écriture en entête de journal.
La saisie
Journaux de saisie
La fonction “ Traitement / Journaux de saisie ” constitue une variante d’accès en saisie via le choix d’un journal période parmi la liste globale des journaux. Veuillez vous référer au manuel de référence pour plus d’explications sur le sujet.
Saisie Facture (client ou fournisseur) – Saisie par pièce
Le parallèle entre les fonctions “ Saisie Facture client rapide ” ou “ Saisie Facture fournisseur rapide ” de la Ciel Comptabilité se retrouve dans le module “ Saisie par pièce ” en Sage 100 Comptabilité. On retrouve là aussi la notion d’entête de pièce avec la sélection du code journal, la saisie de date et des autres mentions générales.
Après saisie des renseignements d’entête, la saisie des lignes s’effectue par le bandeau de saisie avec validation de chaque ligne par la touche “ Entrée ”.
Quelques points à connaître à propos de la saisie par pièce :
- Vous disposez de deux mode distincts, “ Ajout ” ou “ Modification ”, le choix de l’un ou l’autre s’effectue par la sélection de la fonction correspondante du menu Traitement / Saisie par pièce.
- Validation de la pièce par bouton “ Enregistrer ”, comparativement à la Ciel Comptabilité où l’on trouve les boutons “ Enregistrer ” ou “ Ok ”.
- Le logiciel vous propose l’enregistrement de la pièce dès qu’elle est équilibrée.
- Si l’on veut compléter la même pièce (ajout de frais de port par exemple), il faut répondre “ Non ” au message proposant l’enregistrement de la pièce afin de pouvoir la compléter.
La saisie par pièces s'effectue dans la fenêtre ci-dessous qui est accessible à partir de la fonction Saisie par pièce du menu Traitement.
La saisie
Saisie par modèle de saisie
Le principe repose sur la création de modèles et de leur utilisation en saisie.
Création – Modification des modèles
Dans un premier temps, le menu “ Structure / Modèles / Modèle de saisie ” permet de constituer ou modifier des modèles type représentant les enregistrements les plus courants (exemple : un loyer mensuel).
Sur la Ciel Comptabilité , les modèles de saisie sont différenciés en EURO et DEVISES avec une sous-différenciation par saisie guidée et saisie standard.
En Sage 100 Comptabilité, ces distinctions n’existent pas. Le point important est de savoir qu’un modèle est destiné à être utilisé par un TYPE particulier de journal (Type ventes, Type Achats, ....).
En saisie, seuls les modèles paramétrés pour le TYPE de journal dans lequel vous êtes vous seront proposés.
QUELQUES POINTS A CONNAITRE A PROPOS DE LA CREATION DES MODELES DE SAISIE :
La saisie
- Les boutons “ Saisie fonction ”, “ Calcul ”, “ Equilibrage ”, et autres permettent d’automatiser et de fiabiliser les modèles ainsi que d’accélérer les temps de saisie.
- Après création, un modèle reste toujours modifiable.
- En cours de saisie, après sélection des écritures constituant une pièce, à l’aide du menu contextuel et de la fonction “ Créer un modèle de saisie ”, vous pouvez générer un modèle.
La création et les modifications des modèles de saisie s'effectuent dans la fenêtre ci-dessous qui est accessible à partir de la fonction Modèles du menu Structure.
Utilisation des modèles de saisie
Dans un second temps, l’utilisation de ces modèles en saisie se fait à partir des journaux périodes grâce au bouton “ Appeler un Modèle de saisie ” et non pas grâce au menu contextuel comme dans la Ciel Comptabilité.
En Sage 100 Comptabilité, la liste propose seulement les modèles affectés au type de journal à partir duquel cette liste est appelée.
La saisie
Après sélection grâce au bouton “ Appeler un modèle de saisie ”, le contenu du modèle retenu remplace le bandeau de saisie habituel.
QUELQUES POINTS A CONNAITRE A PROPOS DE L’UTILISATION DES MODELES DE SAISIE :
Après sélection des lignes d’une pièce “ type ”, il est possible d’en constituer un modèle grâce à la fonction “ Créer un modèle de saisie ” du menu contextuel.
- Il est possible d’affecter un raccourci clavier spécifique à chaque modèle afin de l’appeler plus rapidement en saisie.
- L’option “ Conserver le modèle après validation ” permet de garder le même modèle afin d’enchaîner directement la saisie du même type de pièce en réutilisant le même modèle.
Utilisation de modèles d’abonnements
Pour les mouvements qui reviennent ponctuellement au fil de l’exercice, les modèles de saisie peuvent également être la base pour constituer des modèles d’abonnements. Nous vous invitons à consulter le guide de référence pour connaître le détail du paramétrage et de l’utilisation de ces modèles.
Saisie des encaissements ou paiements
En Sage 100 Comptabilité, à partir de la saisie par pièce ou de la saisie des journaux, dans un journal de type Trésorerie, le bouton “ Lettrage ” permet d’associer les règlements avec des factures non lettrées comme dans la fonction “ Saisie Encaissement / Paiement ” dans la Ciel Comptabilité.
Personnalisation du masque de saisie
- En Sage 100 Comptabilité, la commande “ Personnaliser la liste ” disponible par le menu contextuel permet de modifier le journal par ajout ou suppression de colonnes en fonction de vos besoins.
- La saisie du radical d’un compte ou l’usage de la touche F4 permet la présentation des éléments de la liste considérée (comptes, modes de paiement,....).
- Le bouton “ Appeler un libellé ” permet de faire appel à des libellés pré-paramétrés dans le menu Structure.
La saisie
- Le libellé d’écriture peut également être renseigné grâce à un raccourci clavier ou à un clic sur l’intitulé de compte qui apparaît au dessus du bandeau de saisie.
Liste des écritures – Recherche d’écritures
Sur la Ciel Comptabilité, la fonction “ Liste des écritures ” permet de visualiser tout ou partie des écritures selon des critères de recherche et de modifier une pièce.
En Sage 100 Comptabilité, la visualisation de l’ensemble des écritures s’obtient via la fonction “ Traitement / Recherche d’écritures ”.
QUELQUES POINTS A CONNAITRE A PROPOS DE LA RECHERCHE D’ECRITURES :
- La recherche peut être le point de départ de la modification de pièce.
- Dans les deux produits, des formats de recherches simples ou plus complets peuvent être enregistrés et réutilisés à loisir.
- En Sage 100 Comptabilité, le résultat de la recherche peut être affiché à l'écran ou directement imprimé.
Tri des écritures
- En Sage 100 Comptabilité, l’ordre d’affichage des écritures est possible selon un tri croissant basé au choix sur les critères de Date écriture, N° de ligne ou N° de pièce.
- Ce choix s’effectue, soit avec la barre de navigation, soit avec le menu contextuel.
Gestion des comptes de contrepartie
En Sage 100 Comptabilité, seuls les journaux de type “ Trésorerie ” ou “ Général ” peuvent être associés à un compte de contrepartie. L’objectif de cette association est de proposer le compte associé
512xxxx pour équilibrer le journal de banque ou 53xxxx pour le journal de caisse.
La saisie
Statut des écritures
Il n’existe pas de distinction de statut des écritures dans les mêmes termes entre la Ciel Comptabilité (brouillard, validées et simulées) et Sage 100 Comptabilité. Une ligne d’écriture est d’office validée et elle reste modifiable tant qu’elle n’est pas clôturée. Un journal de type “ Situation ” présente la particularité de ne pas pouvoir être clôturé. On peut comparer les écritures de ce type de journal à des écritures de “ Simulation ” dans la Ciel Comptabilité.
