Tutoriel général sur le logiciel Ciel Gestion Commerciale

1.     Mission 1 : Créer la société et faire son paramétrage :....................................................................3

1.1.       Création d’un nouveau dossier : ...................................................................................................3

1.2.       Paramétrage des Barres d’outils : ................................................................................................6

1.3.       Paramétrage général de la Gestion Commerciale :......................................................................6

1.4.       Vérification du paramétrage de la  Société :.................................................................................6

1.5.       Création de la Banque principale : ...............................................................................................6

2.     Mission 2  : Créer les fichiers de base :..............................................................................................7

2.1.       Taux de TVA :................................................................................................................................7

2.2.       Modes de règlement client :...........................................................................................................7

2.3.       Les Fournisseurs : .........................................................................................................................8

2.4.       Les Familles de produits : .............................................................................................................9

2.5.       Les Commerciaux :........................................................................................................................9

2.6.       Les Produits :...............................................................................................................................10

2.7.       Les Clients (Annexe 6 Page 118) : ..............................................................................................11

2.8.       Imprimer la liste des articles :.....................................................................................................13

2.9.       Imprimer la fiche d’un client :.....................................................................................................14

2.10.      Imprimer l’inventaire des articles :.........................................................................................15

2.11.      Comment faire la sauvegarde des fichiers : ............................................................................15

3.     Mission 3 : Devis, Facture, Règlement : ..........................................................................................15

3.1.       Imprimez le devis :.......................................................................................................................15

3.2.       Réalisez la facture : .....................................................................................................................16

3.3.       Régler la facture :........................................................................................................................16

3.4.       Imprimez la facture : ...................................................................................................................16

4.     Mission 4 :...........................................................................................................................................16

4.1.       Etablissez le bon de commande :.................................................................................................16

4.2.       Imprimez le bon de commande :..................................................................................................17

4.3.       Imprimez le bon de livraison partiel : .........................................................................................17

5.     Mission 5 :...........................................................................................................................................17

5.1.       Calcul automatique des quantités à commander aux fournisseurs :...........................................17

5.2.       Calcul manuel des quantités à commander aux fournisseurs :...................................................18

5.3.       Imprimez les commandes fournisseurs :......................................................................................18

6.     Mission 6 :...........................................................................................................................................18

6.1.       Imprimez les bons de réception. ..................................................................................................18

6.2.       Imprimez les Factures fournisseurs : ..........................................................................................19

7.     Mission 7 :...........................................................................................................................................19

7.1.       Imprimez le BL : ..........................................................................................................................19

8.     Mission 8 :...........................................................................................................................................19

8.1.       Etablissez la facture : ..................................................................................................................19

8.2.       Création et impression d’un avoir :.............................................................................................20

9.     Mission 9 :...........................................................................................................................................20

9.1.       Créer un bon de commande, bon de livraison et impression :....................................................20

9.2.       Créer une facture, enregistrer le règlement et imprimer la facture :..........................................20

9.3.       Imprimer une facture contenant une remise ligne :.....................................................................20

9.4.       Créer et imprimer un devis :........................................................................................................20

10.    Mission 10 :.....................................................................................................................................21

10.1.      Comment réaliser une sortie de stock : ...................................................................................21

10.2.      Comment faire une augmentation des tarifs pour tous les articles de 5% sur le prix de vente

HT :         21

10.3.      Impression du catalogue des articles destiné aux vendeurs :..................................................23

11.    Mission 11 :.....................................................................................................................................24

11.1.      Imprimer le relevé de compte :................................................................................................24

11.2.      Imprimer les statistiques de tous les articles triés par CA décroissant : ................................24

11.3.      Imprimer l’inventaire : ............................................................................................................24

11.4.      Imprimer le journal comptable des ventes : ............................................................................24

Remarques :

Vérifier que le menu Listes contient 15 options. Si ce n’est pas le cas, il faut :

-  Accès : Divers / Menu Standard en cliquant, (toutes les options seront affichées).

-  Accès : Divers / Menu Découverte en cliquant, (seules certaines options seront affichées).

1.      Mission 1 : Créer la société et faire son paramétrage :

      1.1.      Création d’un nouveau dossier :

1.1.1. Création initiale du dossier :

a) Accès :

-  Ouvrir Ciel Gestion Commerciale.

-  Fermer la boîte de dialogue Informations de dernière minute. - Cliquer sur le bouton Nouveau.

-  Choisir Créer une nouvelle société nommée…

b)  Cliquer sur le bouton Créer.

c)   Suivre l’assistant Top départ.

d)  Choisir Mode de création rapide (3 étapes).

1.1.2. Etape 1 : Raison Sociale.

a)   Le code Société sera attribué automatiquement.

b)  L’Etablissement ne sera pas renseigné.

c)   Faire Suivant.

1.1.3. Etape 2 : Paramètres suivants.

Faire Suivant.

1.1.4. Félicitations :

a)   Décocher Ouvrir le top facture.

b)  Décocher Exécuter la démonstration rapide.

c)   Cliquer sur Terminer.

      1.2.      Paramétrage des Barres d’outils :

a)   Clic droit dans l’écran de travail.

b)  Barre d’outils Gestion = e-sauvegarde, …

c)   Barre de statut = Barre d’état.

d)  Barre de navigation = Située à gauche. Un bouton permet de l’agrandir ou de la réduire si elle est sélectionnée. Décocher Afficher la barre de navigation.

      1.3.      Paramétrage général de la Gestion Commerciale :

a)   Accès : Dossier / Options / Préférences.

b)  Cliquer sur le + d’une des Préférences (ex : Générales).

c)   Choisir une option (ex : Démarrage).

d)  Cliquer sur le bouton Modifier.

      1.4.      Vérification du paramétrage de la  Société :

a)   Accès : Dossier / Paramètres / Société.

b)  Choisir l’Onglet à renseigner.

      1.5.      Création de la Banque principale :

a)   Accès : Dossier / Paramètres / Banque principale.

b)  Renseigner le No de compte comptable 512005.

c)   Cliquer sur le bouton Ok.

2.      Mission 2  : Créer les fichiers de base :

      2.1.      Taux de TVA :

a)   Accès : Listes / TVA.

b)  Modifier les numéros de compte des codes TVA.

c)   Supprimer le taux de TVA inutile 5.5%.

d)  Le taux 0% ne peut pas être supprimé.

e)   Le taux de TVA utilisé par défaut est celui indiqué en 1^ère ligne.

f) Il est possible de changer l’ordre de l’affichage des taux.

- Utiliser les boutons Monter ou Descendre à droite.

      2.2.      Modes de règlement client :

a)   Accès : Listes / Modes de règlement.

b)  Créer Traite 30 jours.

c)   Le N° du compte sera lié à la banque principale où le compte est déjà renseigné.

      2.3.      Les Fournisseurs :

2.3.1. Création d’une famille fournisseur :

a)   Accès : Listes / Autres listes.

b)  Choisir Famille fournisseurs.

c)   Cliquer sur le bouton Ouvrir.

d)  Cliquer sur le bouton Créer.

2.3.2. Création des fournisseurs :

a)   Accès : Listes / Fournisseurs.

b)  Cliquer sur le bouton Créer.

c)   La Famille a été créée au préalable.

d)  N° Compte = Onglet Complément / Zone Compte comptable.

e)   Contact = Onglet Contact, le contact principal est celui de la première ligne. Cliquer sur le bouton Ajouter et indiquer dans la zone Nom.

      2.4.      Les Familles de produits :

a)   Accès : Listes / Familles articles.

b)  Coefficient de marge = Onglet Complément.

      2.5.      Les Commerciaux :

2.5.1. Création des secteurs = Région :

a)   Accès : Listes / Autres listes.

b)  Choisir Région.

c)   Cliquer sur le bouton Ouvrir.

d)  Cliquer sur le bouton Créer.

2.5.2. Création des commerciaux :

      2.6.      Les Produits :

a)   Accès : Listes / Articles.

b)  2 articles sont créés par défaut (Article auto, article divers). Ils ne pourront pas être supprimés.

c)   La saisie se fera dans l’ordre du document imprimé :

-  Le code.

-  Libellé.

-  Famille.

-  Répondre OUI à « Voulez-vous reprendre les paramètres de cette famille ? ».

-  Prix d’achat HT.

-  Réel.

-  Mini.

-  Cliquer sur le bouton Ok et Créer pour passer à un autre produit.

2.7.1. Création d’une famille client :

a)   Accès : Listes / Autres listes.

b)  Choisir Famille client.

c)   Cliquer sur le bouton Ouvrir.

d)  Cliquer sur le bouton Créer.

2.7.2. Création des clients :

a)   Accès : Listes / Clients.

b)  L’ordre à respecter est le suivant :

-  Code (laisser celui qui est proposé).

-  Nom = Prénom + Nom.

-  Famille.

-  Statut = Onglet Adresse.

-  Compte comptable (N° compte) = Onglet Complément.

-  Contact = Onglet Contacts, cliquer sur le bouton Ajouter et indiquer le Titre et le Nom (Prénom + Nom).

-  Téléphone et Fax = Onglet Adresse.

-  Mode de règlement.

-  Adresse.

-  Remise = Onglet Complément, taux de remise.

c) Cliquer sur le bouton Ok et Créer pour passer à la création d’un autre client.

      2.8.      Imprimer la liste des articles :

a)   Accès : Listes / Articles.

b)  En option, Sélectionner tous les articles ou décocher La sélection seulement.

      2.9.      Imprimer la fiche d’un client :

a)   Accès : Listes / Clients.

b)  Sélectionner le client concerné.

c)   Cliquer sur le bouton Aperçu écran.

d)  Choisir Fiche client / Aperçu.

e)   Cliquer sur le bouton Imprimer tout.

2.10. Imprimer l’inventaire des articles :

a)   Accès : Etats / Inventaire des articles.

b)  Choisir Aperçu / Ok.

c)   Cliquer sur le bouton Imprimer tout.

d)  Il faut vérifier que le montant de l’inventaire est correct.

2.11. Comment faire la sauvegarde des fichiers :

a)   Accès : Dossier / Sauvegarde/Restauration / Sauvegarde.

b)  Choisir le lieu d’enregistrement.

c)   Sélectionner le dossier cible (possibilité de créer un nouveau dossier).

d)  Choisir le format Fichier ou ZIP selon notre convenance.

e)   Cliquer sur Ok.

3.      Mission 3 : Devis, Facture, Règlement :

      3.1.      Imprimez le devis :

a)   Accès : Ventes / Devis / Proforma…

b)  Cliquer sur le bouton Créer.

c)   Sélection du client.

d)  Sélection des articles en cliquant dans la zone Article.

e)   Cliquer sur le bouton Ajouter pour mettre un produit supplémentaire.

f)   La remise est indiquée sur la ligne du produit concerné dans la zone Taux remise.

-       Vérifier le montant dans l’Onglet Pied, zone Total TTC. g) Cliquer sur le bouton Impression de la pièce.

-       Cocher Imprimer la pièce / Ok. h) Choisir Format A4 / Ok.

      3.2.      Réalisez la facture :

a)   Ouvrir le Devis.

b)  Sélectionner le devis.

c)   Cliquer sur  à droite du bouton Transférez. - Choisir Transférer en facture.

-  Dans le devis, la colonne Transférée est cochée.

-  Cliquer sur Ok.

d) Ouvrir la facture.

-  Accès : Ventes / Factures.

-  Double cliquer.

-  Changer la date 12/11/N.

-  Sélectionner l’antivirus.

-  Cliquer sur le bouton Supprimer.

-  Cliquer sur le bouton Valider et répondre aux différents messages.

      3.3.      Régler la facture :

a)   Cliquer sur le bouton Fermer pour revenir à la liste des factures.

b)  Sélectionner la facture.

c)   Cliquer sur  à droite du bouton Régler.

d)  Choisir Règlement automatique.

e)   Valider par Oui le règlement automatique.

- En cas de problème de date choisir une Date de travail (clic droit sur la date à droite dans la barre des

tâches). Choisir une date de travail au 17/11/N.

f)   L’écriture de la facture devient en italiques.

      3.4.      Imprimez la facture :

a)   Sélectionner la facture.

b)  Cliquer sur  à droite du bouton Imprimer.

c)   Choisir le type d’imprimé Format A4.

4.      Mission 4 :

      4.1.      Etablissez le bon de commande :

a)   Accès : Ventes / Commandes, Cliquer sur le bouton Créer.

b)  Répondre Oui au message même si la quantité est insuffisante.

c)   Modifier la date de livraison qui est mise par défaut à la date de la commande.

d)  Vérifier le Net à payer dans l’Onglet Pied.

e)   Cliquer sur le bouton Ok. Imprimer immédiatement le bon de commande ou Plus tard comme indiqué au paragraphe suivant.

      4.2.      Imprimez le bon de commande :

a)   Sélectionner le bon de commande.

b)  Cliquer sur  à droite du bouton Imprimer.

c)   Choisir Format A4.

      4.3.      Imprimez le bon de livraison partiel :

a)   Ouvrir la liste des bons de commande.

b)  Sélectionner le bon de commande.

c)   Cliquer sur  à droite du bouton Transférer.

d)  Choisir Transférer en BL livrable.

e)   Cocher Autoriser la livraison partielle / Ok.

f)   Accès : Ventes / Bons de livraison. - Ouvrir la liste des BLs.

g)  Valider le BL et cliquer sur le bouton Fermer.

h)  Cliquer sur  à droite du bouton Imprimer.

i)    Choisir Format A4.

5.      Mission 5 :

      5.1.      Calcul automatique des quantités à commander aux fournisseurs :

a) Accès : NON TROUVE DANS CETTE VERSION.

5.2. Calcul manuel des quantités à commander aux fournisseurs :

b)  Cliquer sur Ok.

c)   Cliquer sur le bouton Imprimante, confirmer l’impression, le document est édité.

      5.3.      Imprimez les commandes fournisseurs :

Fait en fonction de l’imprimé précédent. a) Accès : Achats / Commandes.

b)  Cliquer sur le bouton Créer.

c)   Saisir le fournisseur.

d)  Vérifier les dates.

e)   Sélectionner les articles.

- Vérifier le montant dans l’onglet Pied.

f)   Cliquer sur le bouton Impression de la pièce.

g)  Choisir le format indiqué par défaut (Format A4 (en-tête société)).

6.      Mission 6 :

      6.1.      Imprimez les bons de réception.

a)   Accès : Achats / Commandes.

b)  Sélectionner la première commande.

c)   Cliquer sur  à droite du bouton Transférer.

d)  Choisir Transférer en bon de réception / Ok.

e)   A faire pour les 3 commandes.

f)   Accès : Achats / Bons de réception :

*  Double cliquer sur le BR.

- Modifier le contenu du fournisseur Coree Import :

* Modifier la quantité 24      15.

*  Onglet Pied, vérifier les montants.

*  Valider et Imprimer (Format A4 (en-tête société)).

- Imprimer et Valider le BR du fournisseur Destockage Info.

      6.2.      Imprimez les Factures fournisseurs :

a)   Accès : Achats / Bons de réception.

b)  Sélectionner le BR.

c)   Cliquer sur  à droite du bouton Transférer.

d)  Choisir Transférer en facture.

e)   Accès : Achats / Factures.

Spécifique pour COMPOSANT EXPRESS :

-  Pour Composant Express, Renseigner 6 % dans la zone Remise globale Taux dans l’Onglet Pied. - Ouvrir chaque Facture.

-  La valider.

-  L’imprimer, choisir Format A4 (entête société).

7.      Mission 7 :

      7.1.      Imprimez le BL :

a)   Accès : Ventes / Commandes.

b)  Sélectionner le bon de commande.

c)   Cliquer sur  à droite du bouton Transférer.

d)  Choisir Transférer en BL livrable.

e)   Cocher Autoriser la livraison partielle / Ok.

f)   Accès : Ventes / Bons de livraison.

g)  Valider le BL.

h)  Imprimer le BL, choisir Format A4.

8.      Mission 8 :

      8.1.      Etablissez la facture :

8.1.1. Validation des 2 BL :

a) Fait à l’étape précédente.

8.1.2. Transfert des 2 BL :

a)   Accès : Ventes / Bons de livraison.

b)  Sélectionner les 2 Bls avec les touches Ctrl ou Shift selon leur position dans la liste.

c)   Cliquer sur  à droite du bouton Transférer.

d)  Choisir Transfert groupé en facture.

e)   Accès : Ventes / Factures.

f)   Ouvrir la facture.

g)  Accès : Onglet Pied.

-  Dans la zone Taux de Remise globale, mettre 7% au total. - Vérifier le montant de la facture.

-  Valider la facture.

-  Imprimer la facture en Cliquant sur le bouton Impression de la pièce, choisir Format A4.

      8.2.      Création et impression d’un avoir :

a) Accès : Ventes / Avoirs.

- Cliquer sur le bouton Créer et mettre les renseignements demandés selon l’avoir. b) Ne pas oublier de mettre le taux de remise globale à 7%.

c) Valider et Imprimer.

9.      Mission 9 :

      9.1.      Créer un bon de commande, bon de livraison et impression :

Pour Martine DUVAL.

      9.2.      Créer une facture, enregistrer le règlement et imprimer la facture :

Pour la société SECURITE INFORMATIQUE.

a)   Faire un escompte de 1% dans le pied de facture.

b)  Choisir Mode Règlement Chèque.

c)   Valider la Facture et Fermer cette facture.

d)  Choisir Règlement automatique en cliquant à droite du bouton    .

e)   Confirmer le règlement.

- Changer la date de travail si besoin.

f) Ouvrir la Facture et l’Imprimer au Format A4.

      9.3.      Imprimer une facture contenant une remise ligne :

a)   Accès : Ventes / Bons de livraison.

b)  Sélection du BL de Martine DUVAL.

c)   Cliquer à droite du bouton Transférer.

d)  Choisir Transférer en Facture.

e)   Accès : Ventes / Factures.

f)   Ouvrir la Facture de Martine DUVAL.

g)  Indiquer le taux de remise de 2% sur la ligne du PC Config Home.

h)  Valider et Imprimer la Facture au Format A4.

      9.4.      Créer et imprimer un devis :

a)   Accès : Devis / Proforma…

b)  Cliquer sur le bouton Créer.

9.4.1. Produit offert :

a) Produit gratuit, mettre la remise à 100% pour le logiciel antivirus destructor.

9.4.2. Commentaire dans les lignes articles :

a) Il s’agit d’une information à communiquer aux clients ou un titre séparateur d’articles. b) Cliquer sur le bouton Ajouter.

c) Cliquer sur le bouton Commentaire, la ligne est insérée au-dessus de la position du curseur. d) Saisir le commentaire indiqué.

e)   Valider en cliquant sur le bouton.

f)   Supprimer la ligne blanche inutile si affichée, vérifier le montant dans l’Onglet Pied.

g)  Autre possibilité pour une information : Renseigner la remarque (attention longueur limitée).

10. Mission 10 :

10.1. Comment réaliser une sortie de stock :

a) En général suite à un inventaire on constate une erreur dont l’origine est souvent inconnue. b) Accès : Listes / Mouvements de stocks.

c)   Cliquer sur le bouton Créer.

d)  Indiquer les éléments suivants :

-  Cliquer sur le champ Article et Saisir CL1 (Clavier générique).

-  Saisir la quantité égale à -1 pour une sortie. - Le prix d’achat HT affiché est de 20€.

 e) Cliquer sur le bouton Ok.

-  Le stock est alors mis à jour dans la fiche article.

10.2. Comment faire une augmentation des tarifs pour tous les articles de 5% sur le prix de vente HT :

10.2.1. Précautions initiales en cas de problème :

a)   Faire une sauvegarde avant le changement des prix car le traitement lancé est irréversible.

b)  Imprimer la liste des articles pour observer le changement :

-  Accès : Listes / Articles.

-  Cliquer sur le bouton Impression.

-  Décocher La sélection seulement.

-  Choisir Liste des articles.

-  Cliquer sur le bouton Imprimer / Ok / Ok.

10.2.2. Lancement du traitement :

a)   Accès : Listes / Articles.

b)  Cliquer sur  à droite du bouton Options.

c)   Choisir Mise à jour des prix.

d)  Choisir Tous les articles / Suivant.

e)   Choisir Prix de vente ou Coefficient de marge / Suivant.

f)   Choisir Fixer Coef de Marge / Taux / 5 / Suivant.

g)  Choisir Méthode standard / Terminer.

h)  Cliquer sur le bouton Continuer sans copie (si celle-ci a été faite au préalable).

i)    Faire une nouvelle Liste des articles pour observer la différence des prix de vente (augmentation).

10.3. Impression du catalogue des articles destiné aux vendeurs :

ATTENTION : EDITION DE 22 PAGES. Il faut surtout connaître l’accès et éventuellement faire

l’impression pour un article.

a)   Accès : Etats / Catalogue des articles / Cliquer sur le bouton Aperçu.

b)  Choisir Vendeurs dans Catalogue destiné à vos.

c)   Sélection des articles : De la famille ex : ORDI.

d)  Tris : Triés par code article.

e)   Cliquer sur le bouton Ok.

- Vérifier que 2 pages sont affichées à l’écran. f) Cliquer sur le bouton Imprimer tout.

11. Mission 11 :

11.1. Imprimer le relevé de compte :

a)   Valider toutes les factures et tous les avoirs du Menu Ventes.

b)  Dans chaque client, vérifier que Relevé de comptes est coché.

c)   Si problème de date par rapport à l’exercice et la période : - Accès : Dossier / Paramètres.

-  Augmenter les dates de fin d’exercice et de fin de période. d) Accès : Etats / Relevé de comptes. - Choisir Relevé de comptes clients.

-  Cliquer sur le bouton Imprimante.

-  Choisir Tous.

-  Sélection de la période du 01/01/N au 31/12/N.

11.2. Imprimer les statistiques de tous les articles triés par CA décroissant :

a)   Accès : Divers / Statistiques / Etats / Choix Statistiques articles / Aperçu.

b)  Sélection des articles : Tous.

c)   Sélection de la période : Exercice en cours.

d)  Sélection du tri : Trié par chiffre d’affaires décroissant / Ok.

e)   Cliquer sur le bouton Imprimer tout.

11.3. Imprimer l’inventaire :

a)   Accès : Etats / Inventaire des articles / Cliquer sur le bouton Aperçu.

b)  Sélection des articles : Tous.

c)   Présentation : En liste, triée par code article / Ok.

d)  Cliquer sur le bouton Imprimer tout.

11.4. Imprimer le journal comptable des ventes :

a) Attention : Il faut que le logiciel comptabilité soit créé et paramétré.

b)  Accès : Traitements / Liaison comptable.

c)   Message « les Réglages de transfert vers ‘Ciel Comptabilité n’indiquent pas une société valide ou n’ont jamais été effectués. Voulez-vous les modifier ?’ ».

- Choisir OUI.

d) Boîte de dialogue : Génération des écritures. - Onglet Destination du transfert.

-  Destination du transfert Ciel Compta.

-  Transfert des écritures vers Ciel Comptabilité.

*  Société : DREAM INFO2 AM.

*  Version : Millésime >=12.0 ou Evolution >=5.0.

-  Répertoire de l’application <Application par défaut>.

-  Cliquer sur le bouton Ok.

e) Boîte de dialogue : Liaison Comptable Etape 1 sélection des pièces.

-  Choisir la période.

-  Cocher toutes les pièces d’achat et de vente.

-  Suivant.

f) Boîte de dialogue : Liaison Comptable Etape 2 Options d’enregistrement.

-  Types de comptes à centraliser.

-  Ne rien Cocher / Suivant.

g)  Boîte de dialogue : Liaison Comptable Etape 3 Validation. - Lecture / Terminer.

h)  Affichage de la prévisualisation des écritures :

- Faire une sélection de toutes les lignes à imprimer par balayage avec la souris ou avec la touche Shift. - Cliquer sur le bouton Impression. - Cliquer sur le bouton Imprimer Tout.

i) REMARQUE :

S’il faut refaire le traitement, à l’étape 1 : Sélection des pièces, (Cocher Inclure les pièces déjà comptabilisées).