Livre informatique bureautique : Office 365

Microsoft Office 365 : tirer ses clients vers le cloud a pris 6 ans. Et maintenant ?

Juin 2011, Microsoft commercialise Office 365 avec un objectif stratégique de taille : équiper les entreprises de toute taille, tout secteur, toute localisation géographique avec sa suite collaborative disponible en ligne.

Ces dernières années, l’offre s’est enrichie sur un rythme extrême, privilégiant l’expansion fonctionnelle au détriment d’une révolution des usages en profondeur, de la cohérence d’ensemble de l’interopérabilité.

Bien que l’offre se stabilise concernant les nouveautés applicatives, elle          intéresse autant     qu’elle     soulève des             problématiques                 de            tout         ordre       (appréhension, compréhension, appropriation). Outiller tout ou partie d’un environnement numérique avec les solutions Microsoft est aujourd’hui presque inévitable, tant la gravité de l’éditeur est importante. Composer avec un tel univers est une nécessité.

Cette étude vous aidera à comprendre comment exploiter l’univers Microsoft pour se transformer.

Historique des travaux indépendants de Lecko sur l’offre collaborative de Microsoft

Lecko vous présente cette 4ème édition en se positionnant comme un expert des solutions Microsoft sans être dans l’écosystème Microsoft. Notre cabinet reste indépendant, agnostique technologiquement. Notre analyse se fonde sur l’étude approfondie des solutions Office 365 et de notre expérience terrain acquise auprès de nos clients utilisateurs d’Office 365 (notamment Air France KLM, Bouygues, Groupe Canal, Crédit Agricole SA, FDJ, GRDF, MAIF, PMU, Sodexo SNCF, TechnipFMC, Groupe Up…).

Un premier guide pour décrypter l’offre collaborative globale (juin 2014)

Ce premier volet portait un regard critique et objectif sur l’offre large de l’éditeur, les alternatives proposées par des acteurs tiers pour enrichir les nombreux produits, leur place dans une démarche de développement d’un Système d’Information collaboratif et social. Il s’agissait de proposer des éléments de compréhension de l’offre, ses forces et faiblesses.

Un second guide traduisant les évolutions majeures d’Office 365 (octobre 2015)

Lecko se concentrait  sur la version Cloud de l’offre collaborative de l’éditeur. La part belle était donnée à la présentation des briques composant l’offre et leurs nouveautés. Ces briques étaient également mises en perspective via des cas d’usages, afin d’illustrer le potentiel de l’offre. Lecko abordait la question de la gouvernance et de l’accompagnement au changement pour développer les usages.

Le besoin d’appréhender une offre vivante, en constante évolution (septembre 2016)

Microsoft continuait de faire évoluer son offre à un bon rythme : amélioration de certaines briques, nouvelles applications dans l’offre, création de passerelles entre les applications, évolution tarifaire. Lecko a dépouillé l’offre dans ses moindres détails pour en traduire tous les aspects fonctionnels, opportunités et limites d’usages

Un guide pour

Décrypter l’offre collaborative Office 365

La suite d’applications évolue : de nouvelles briques émergent, impliquant un repositionnement global et une évolution des pratiques collaboratives avec certains outils. Lecko s’est prêté à l’exercice, pour déchiffrer Office 365 et analyser la stratégie de l’éditeur.

Partager la connaissance de Lecko sur les projets de déploiement d’Office 365

De son lancement à la consolidation des usages, une migration sous Office 365 est un projet ambitieux nécessitant une préparation et un suivi assidu de bout en bout. Lecko partage les bonnes pratiques, les démarches à mettre en place, ainsi que les pièges à éviter.

Aider à comprendre le mythe de la Digital Workplace autour d’Office 365

Lecko propose une vision autour de l’urbanisation du Système d’Information collaboratif et social avec une dimension composite. L’approche technologique monolithique n’est pas une solution permettant de transformer l’organisation en profondeur.

Comprendre d’où vient Office 365

Un peu d’histoire

nitialement, avant l’arrivée de la plateforme Office 365 et les nombreux rachats (dont Yammer, Skype, etc.), l’offre collaborative de Microsoft était centrée sur Office, SharePoint, le duo Exchange / Outlook et Lync (anciennement Communicator). Des produits qui ont chacun leur historique avec des montées de versions successives. Les outils Microsoft se sont développés assez indépendamment les uns des autres.

Il a fallu attendre l’avènement du SaaS pour que Microsoft centralise toute son offre au sein d’une même plateforme online : Office 365.

Ce nouveau modèle économique couplé aux efforts pour embarquer les clients historiques dans le nuage a permis à Microsoft d’accélérer drastiquement sa capacité à innover et s’adapter aux demandes du marché.

Office 365 en 3 grandes dates

Yammer

Un tournant dans l’offre de Microsoft. Une application ayant pour philosophie de proposer à ses collaborateurs un réseau social où ils peuvent suivre l’actualité de leur entreprise et bien plus.

Ouverture du graph - 2015

Ensemble de données et de fonctionnalités  qui permettent d’afficher et d’organiser le profil des utilisateurs en fonction de leurs activités. La valeur ajoutée vient de l’intelligence artificielle qui facilite la recherche de contenus et la collaboration avec des personnes susceptibles d’aider l’utilisateur en récoltant et analysant ses données d’interactions.

LinkedIn

L’année dernière, Microsoft casse sa tirelire en faisant l’acquisition du plus grand réseau B2B du monde (plus de 470 millions d’utilisateurs) pour 26,2 milliards de dollars. Au-delà du signal fort envoyé aux acteurs de cet écosystème, cette acquisition laisse présager un potentiel enrichissement des services de Microsoft, dont Office 365. Les potentiels liens futurs avec Microsoft Dynamics (le CRM de la suite) pourront apporter une autre dimension quant à la collaboration avec l’externe. Des premières interactions avec Office 365 sont annoncées (informations de profils LinkedIn affichables dans Outlook), mais elles restent embryonnaires.

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Pricing models - Explication

Ce découpage en différents modèles traduit bien l’hétérogénéité que l’on retrouve dans l’entreprise. Tous les collaborateurs n’ont pas spécifiquement besoin d’une licence E5 qui inclut la téléphonie. D’autres se contenteront de la licence E3 qui correspond à l’offre standard quand on veut bénéficier de la quasi totalité des fonctionnalités de collaboration Office 365.

Pour profiter du potentiel de collaboration annoncé par Microsoft, il faut a minima souscrire à un mode E3, afin de développer un environnement de travail numérique complet, adressant tout le périmètre d’usages. Cette volonté de l’éditeur est clairement affichée. Elle est peutêtre moins évidente dans les esprits des entreprises qui découvrent Office 365 et qui font face à un relatif manque de lisibilité de l’offre.

Petit dernier de la suite, Microsoft a fait de Teams son nouveau produit d’appel pour attirer ses clients vers des licences au moins E1 qui veulent s’abstenir des clients bureautiques Office.

La transition vers le SaaS est opérée

Microsoft oriente résolument ses produits vers le SaaS_.

La stratégie de Microsoft n’est pas une stratégie isolée, le marché change, les acteurs s’adaptent. Le SaaS (Software as a Service) a l’énorme avantage de permettre l’embarquement d’un grand nombre de clients dans une roadmap commune. L’argument de vente est fort. Aujourd’hui les outils collaboratifs qui ne sont pas renouvelés deviennent obsolète au bout de 3 ans. Le SaaS permet grâce aux mises à jour continues de lisser les coûts de changement applicatifs et de fournir une offre de service compétitive à tout instant. Une aubaine pour les entreprises qui ont pourtant pris le temps avant de faire le grand saut. De nombreuses questions sur les plans organisationnel, gouvernance, juridique, sécurité, se sont posées, et se posent encore. Mais force est de constater, qu’aujourd’hui, la transition est faite, et c’est un franc succès pour Microsoft.

Pour autant le On-premise n’est pas mort

De nombreuses entreprises n’ont pas fait le pas notamment dans le milieu bancaire ou encore dans l’armement. Les raisons sont multiples, souvent juridiques pour la protection des données, stratégiques pour éviter l’enfermement applicatif Microsoft (vendor locking), ou encore techniques pour ne pas effacer un travail d’intégration fort réalisé sur un socle Sharepoint OnPremise par exemple.

Le On-Premise pour des besoins très spécifiques

On ne peut pas parler d’une offre On-Premise, il faut parler d’une multitude d’offres On-Premise potentiellement intégrables entre elles. C’est là, la grande différence avec Office 365. Les outils doivent être considérés et intégrés dans un système d’information un à un. La souplesse est grande mais la difficulté est de taille. Est-ce pertinent pour une entreprise de concurrencer le travail d’intégration que réalise Microsoft au sein d’Office 365 ? Si les besoins d’intégration dépassent les capacités d’Office 365, alors oui. Est-ce pertinent de concurrencer le travail de Microsoft sur la sécurisation des données ? Si la maîtrise des données est prioritaire par rapport à leur niveau de protection alors oui.

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Aujourd’hui, le principal concurrent de OneNote est Evernote. Bien que ce dernier soit “mieux fini” en terme d’expérience utilisateur et de design d’interface, le produit de Microsoft a bel et bien l’avantage sur la diversité et la puissance des fonctionnalités. On pense notamment à la co-édition de notes, le fait de pouvoir dessiner des schémas, de convertir les dessins en texte, etc.

De plus, son intégration à la suite Office 365 facilite grandement le partage au sein de l’entreprise.

OneNote et les applications de notes en général sont en train de révolutionner le marché des “wikis”. Game changer ou simple tendance : ces outils deviennent indispensables sur des usages de gestion de projet et de gestion de la connaissance.

Pertinent pour les usages suivants

Rédiger des notes

Gérer des carnets de notes

Partager des notes

Co-éditer des notes

L’interface d’Outlook bénéficie d’une finition élégante, la barre Skype facilite les échanges en temps réel (par exemple suite à la réception d’un mail important) et les rend plus rapide. La possibilité d’accéder à son calendrier et à sa liste de tâches facilite également l’organisation. Mais peut tout autant rendre confus l’utilisateur qui se voit submergé d’informations. On notera aussi la présence d’Office Groups, (pourquoi dans Outlook ?).

L’application mobile est très belle esthétiquement, beaucoup plus poussée que celle de ces concurrents (Gmail par Google, Mail par Apple). On apprécie le fait de ne pas avoir à changer d’application pour créer un évènement (Office groups // Skype for Business intégrés), le fait aussi de pouvoir consulter et d’envoyer directement mail avec le document attaché. Appréciable aussi : un filtre boîte de courrier “Focused” et “Autres” qui permet de mettre les mails moins important de côté. En fonction des choix de l’utilisateur, l’IA “apprend” à trier les mails à sa place.

L’avenir d’Outlook Groups au sein d’Office 365 est quant-à lui plus flou : sa position par rapport à Teams, les usages collaboratifs qui tendent à se détacher du de l’email… Microsoft aura à coeur de clarifier la position de ce produit.

          Pertinent pour les usages suivants                Pas adapté pour les usages suivants

Envoyer des e-mails simples et groupés                                                   Échanges succincts en équipe

Gérer son calendrier                                                                                 Co-production de documents

Envoyer des invitations et mettre en place des réunions

Staffhub

Version Web/Mobile

description

StaffHub est la solution de Microsoft destinée aux travailleurs “deskless”, employés de terrain, afin de les aider à gérer leur journée de travail. Cet outil disponible en plateforme cloud intègre un planning, un flux d’informations relatives au travail, et la possibilité de communiquer directement entre les personnes d’une même équipe. Chaque équipe possède son espace propre.

Un collaborateur peut appartenir à plusieurs équipes.

Possibilité d’intégration à des applications ou des ressources internes. L’axe majeur de la solution est de faciliter l’utilisation d’outils de productivité aux “non-desk workers”. Ils peuvent ainsi consulter les documents de référence, consulter des emplois du temps d’équipe, s’échanger des informations, discuter et même co-construire un projet. C’est une avancée majeure dans l’offre Microsoft Office 365, jusqu’alors complexe pour cette population.

nouveautés

Application qui vient de sortir avec pour objectif de toucher le marché de la collaboration pour les utilisateurs sans poste fixe.

roadmap

Intégration avec Outlook Possibilité d’assigner des tâches et en suivre l’avancement

Affichage                des          détails     d’un événement dans l’agenda Intégration avec Microsoft Flow StaffHub est encore une application récente nécessitant quelques améliorations. En effet, malgré sa participation à l’offre O365, la brique StaffHub n’apparaît pas dans le portail Office. En outre, on ne peut pas lier de drive, ni de sharepoint à une équipe. Cela peut rendre complexe la mise à disposition de ressources. Pour partager des documents, il faut que l’utilisateur télécharge le document en version desktop, puis le téléverse dans l’équipe. Cela ne fait que complexifier la collaboration pour une population souvent novice en utilisation d’outils digitaux. Conclusion : Une app avec de belles promesses mais difficiles d’accès, pas encore au point et avec des différences notoires entre la version web et la version mobile, notamment pour les profils managers (gestion des absences, etc. ne se font que sur mobile).

Jusqu’à présent, la suite adéquat pour les non-desk workers était plutôt G Suite car pensée pour le mobile. StaffHub permet de donner une vraie dimension mobile à la suite qui se affiche une volonté de juste se concentrer sur les usages nécessaires et pertinents pour la population visée.

Pertinent pour les usages suivants

StaffHub permet aux collaborateurs sans poste fixe d’accéder à un espace de travail propre à leur équipe. Cet espace est administré par le manager de l’équipe. Grâce à cette application, les membres de l’équipe peuvent co-construire un projet concret via la gestion d’un emploi du temps partager, la possibilité d’assigner des tâches, de discuter en direct entre les membres dans leur ensemble et individuellement. L’espace d’équipe permet aussi aux membres d’accéder aux ressources de référence autour duprojet et, au manager, de gérer les aspects RH de l’équipe.

Pas adapté pour les usages suivants

Consultation de documents de références car nécessite de télécharger les documents en dur. Pas de possibilité de lier un drive ou un sharepoint à une équipe. Pas non plus d’intégration de StaffHub dans l’environnement O365

Retours sur les Ignite Sessions (Orlando, septembre 2017)

C’est sur l’Intelligence Artificielle que Microsoft met le plus l’accent cette année. Lors des Ignite Sessions 2017, l’éditeur a souhaité souligner l’importance d’intégrer l’IA dans l’ensemble des applicatifs métiers pour accélérer la transformation digitale des entreprises. Le ton est donné, et cela s’observe par l’arrivée massive des bots, Delve, etc. Cependant, les réels bénéfices amenés par ces services sont encore une utopie. Microsoft ne tracera pas la voie sur l’IA, cela viendra de spécialistes que l’éditeur imitera ou intégrera à la manière de Wunderlist ou LinkedIn.

En parlant de ce dernier, Microsoft a annoncé plus d’intégrations “avancées” avec Dynamics 365, de manière à automatiser certains processus commerciaux. On note aussi la possibilité de prévisualiser les profils LinkedIn dans Outlook. Ce n’est sans doute pas la réponse à “quelle place pour LinkedIn dans la suite Office 365”, mais c’est un semblant de début.

Skype Entreprise sera bientôt intégré à Microsoft Teams. À priori, il y’a peu de chances que Teams n’absorbe complètement Skype dans les années à venir. On peut supposer que cette intégration vise à confirmer les objectifs de Microsoft : plus d’interopérabilité dans la suite, pour amener ses utilisateurs vers les outils de collaboration.

Retours sur les Ignite Sessions (Orlando, septembre 2017)

Quelques nouveautés orientées gestion pour Office 365 avec Multi-Geo, permettant de gérer la localisation du stockage des données en fonction des différents sites d’une organisation. De même, Office 365 Usage Analytics permettra d’obtenir des KPIs sur le comportement des utilisateurs sur l’ensemble de la suite, prévu pour 2018.

Enfin, après avoir présenté Microsoft 365 il y’a quelques mois, l’éditeur dévoile deux nouvelles versions : Microsoft 365 F1, et Microsoft 365 Education. L’offre comprenant Office 365, Windows 10 et Entreprise Mobile & Security intégrera également Bing Entreprise. Il s’agit d’un moteur de recherche doublé d’une intelligence artificielle et de machine learning, dans le but de fournir des résultats contextuels et personnalisés aux utilisateurs, à la fois dans l’environnement applicatif de Microsoft et sur le web.

L’équipe digitale n’est pas une entité nouvelle mais un ensemble de rôles à faire évoluer

L’équipe digitale doit s’entourer de tous les sponsors nécessaires et ne doit négliger aucune partie prenante. Elle a le rôle de coordinateur du projet et est garante de la bonne circulation de l’information. Les “conflits internes” entre projets concurrents doivent absolument être dissous en rassemblant les équipes correspondantes. Les guerres de chapelle ne feront que ralentir le projet de transformation global voir peuvent le rendre caduque si un retour en arrière s’impose pour rétablir l’ordre.

De plus, la gouvernance mise en place ne peut pas être que globale. Elle doit se répercuter à l’échelle des entités et des équipes pour être efficace. Les équipes ont besoin qu’on leur donne les moyens en accompagnement, en méthodologie et en temps pour qu’elles travaillent localement à la mise en oeuvre du changement de culture global.

Le Top-Management doit être le principal sponsor du projet et montrer l’exemple à l’ensemble de l’entreprise. Il définit les valeurs à porter par le projet de changement, et infuse la nouvelle culture qui permettra le développement des pratiques collaboratives. Il est au fait des économies d’échelle qui vont pouvoir être réalisées grâce à l’implantation d’Office 365 et doit s’adapter en permanence pour répondre aux enjeux économiques liés au changement.

La Communication doit exploiter les nouveaux canaux à sa disposition (Sway, Stream, etc.) et développer de nouvelles pratiques d’échanges pour mieux interagir avec les collaborateurs. Son rôle est essentiel dans le déploiement des outils. Elle doit porter la communication autour du projet de changement de culture lié à l’implantation d’Office 365. Le projet doit se voir donner une identité. Les collaborateurs doivent se reconnaître dans les grands messages et avoir envie de prendre part à l’aventure.

L’équipe digitale n’est pas une entité nouvelle mais un ensemble de rôles à faire évoluer

Les Ressources Humaines peuvent s’appuyer sur les nouveaux moyens à disposition pour mettre en réseau l’organisation autour des compétences de chacun (notamment avec Yammer). Le partage d’expertise, la gestion de la connaissance, l’onboarding des nouveaux arrivants, l’émergence de talents peuvent être accélérés avec l’utilisation d’Office 365. Les Ressources Humaines doivent s’adapter au changement de culture et au “dé-silotage” de l’information, et encourager ces pratiques.

La DSI doit s’adapter à l’environnement technologique en perpétuel changement. Elle ne se contente pas de mettre à disposition Office 365, elle recommande l’usage des différentes briques au sein d’une offre de service. La DSI doit être au fait de la roadmap changeante de Microsoft et ajuster ses recommandations en fonction. Elle doit réinventer sa gouvernance pour assurer une qualité de service à la hauteur des besoins des collaborateurs. Le support a plus que jamais un rôle de conseil. L’aspect technique du métier laisse progressivement sa place à une réflexion sur les usages.

Les managers doivent accepter de voir leur rôle se transformer. La transmission de l’information ne leur appartient plus spécifiquement. L’information circule de collaborateur en collaborateur pour plus de souplesse. Les managers ont un nouveau rôle de facilitateur et d’accélérateur. La rétention d’information doit devenir un frein à combattre et les partages doivent être encouragés et récompensés au profit de tous.

S’appuyer sur les leaders de pratiques pour enclencher la dynamique

Lors d’un déploiement, les équipes gérant le projet privilégient souvent l’intégration technique de la solution alors que les efforts doivent tout autant être mobilisés sur la conduite du changement auprès des collaborateurs. En effet, Lecko préconise dès le début la mobilisation de leaders de pratiques (cf paragraphe ci-dessous) pour enclencher la dynamique et suscite de l’engouement autour de la nouvelle Digital Workplace.

Un leader de pratique est un individu qui va transmettre ses convictions et insuffler le changement culturel dans son entourage proche. Nous pensons qu’il est nécessaire de s’appuyer sur les leaders de pratiques pour deux raisons. Tout d’abord parce que nous croyons en l’importance des initiatives locales, c’est-à-dire toucher au plus près les collaborateurs, le tout porté par des leaders de pratiques identifiés au préalable. Ensuite, car afin de promouvoir le changement il faut acculturer les managers : les convaincre des bienfaits du changement et susciter leur bienveillance afin qu’ils puissent promouvoir les nouvelles pratiques. Les leaders de pratiques sont là pour les équiper en termes de formations, de matériel pédagogique et pour les encourager.

Pourquoi compter sur des porteurs d’initiatives dès le départ ?

? Pour partir du bon pied : s’aligner aux cas d’usages identifiés et positionner les leaders de pratiques par rapport aux ambitions de l’organisation

? Pour se libérer ! L’équipe projet doit rapidement faire monter en compétences les leaders de pratiques pour se libérer du temps et agir à d’autres niveaux : acculturer les managers, animer le réseau de champions, sensibiliser les utilisateurs finaux, formaliser des retours d’expérience, piloter l’adoption des usages, et bien d’autres !

Des bons et des mauvais usages dans Office 365

On fait usage d’un outil pour répondre à un besoin. Pour un besoin donné, il convient de trouver l’outil adapté à l’usage que l’on veut développer.

Certains usages et outils sont adaptés au besoin

Des bons et des mauvais usages dans Office 365

La première étape pour consolider les usages est donc de réaliser un travail de compréhension de l’offre en profondeur. Plusieurs méthodologies peuvent être couplées :

Le quel outil pour quel usage : Analyser la capacité fonctionnelle de l’offre. Puis, lier les usages avec les briques applicatives adaptées.

La méthodologie des personae : Segmenter les usages par population pour adapter une offre de service à différents contextes

LES USAGES PRINCIPAUX DES BRIQUES OFFICE 365

Coordonnez votre équipe

Réunissez votre équipe dans un environnement conversationnel pour échanger en temps réel et à tout moment autour de vos co-productions. Faites de Teams la place centrale de votre collaboration d’équipe en regroupant vos outils de travail communs (OneDrive, Planner, SharePoint, OneNote, etc.) Organisez de l’information de référence

Organisez l’information de votre groupe de travail dans un environnement structuré et hautement paramétrable.

Faites de votre site SharePoint un espace de référence pour vos documents, votre communication.

Engagez une collaboration

Informez ponctuellement votre audience ou demandez un engagement formel en utilisant le mail. Votre collaboration avec des externes commencera sans aucun doute par un échange sur Outlook.

Structurez et augmentez vos échanges mails

Identifiez et mobilisez vos collègues

Rassemblez vos cercles et votre audience dans des communautés thématiques transverses pour le partage de bonne pratique, l’entraide, le partage d’expertise, la communication interne. Faites émerger des idées, élargissez votre équipe, faites connaître votre projet sur Yammer.

Stockez et partagez vos documents facilement

Partagez vos documents personnels de travail à votre équipe. Créez ponctuellement un groupe de partage documentaire pour votre équipe. Synchronisez vos documents de travail avec vos appareils mobiles et éditez-les en mode déconnecté.

Interagissez en temps réel avec votre équipe 

Réunissez-vous avec votre équipe en visioconférence ou interpellez un collaborateur sur un sujet sans le déranger.

Dématérialisez vos réunions avec Skype, connectez-vous depuis tous vos appareils en situation de mobilité.

Structurez et organisez vos échanges de groupe dans l’environnement Outlook. Bénéficiez d’une liste de diffusion et d’intégrations aux autres briques de la suite (Planner, OneDrive, SharePoint, OneNote, etc.)

LES USAGES PRINCIPAUX DES BRIQUES OFFICE 365

Gérez les tâches en équipe agile

Donnez de la visibilité à votre équipe sur les tâches de chacun avec Planner. Co-définissez les actions, les jalons, les participants autour de chaque tâche et pilotez l’avancement en déplaçant des post-it virtuels.

Prenez des notes seul ou à plusieurs et partagez-les

Installez One Note sur tous vos appareils pour prendre et retrouver vos notes dans n’importe quelle situation. Partagez vos compte-rendus, vos idées, vos listes de tâches, vos dessins, vos photos de réunions à vos collègues.

Co-produisez des documents avec Office

Co-éditez en temps réel des documents Excel, Word et Powerpoint avec Office Online. Synchronisez vos mises à jour depuis votre client bureautique Office.

Par quels usages commencer ? Quels usages consolider ?

1) Les usages marche-pied

Le bénéfice direct que procure ses usages permet un embarquement immédiat des utilisateurs sur Office 365. Il est essentiel de concentrer la promotion de l’offre sur ces usages dans un premier temps pour convaincre un maximum d’utilisateurs.

2) Les usages pour les technophiles

Ces usages concernent les utilisateurs qui veulent aller plus loin. Une communication spécifique et ciblée doit être mis en place pour les promouvoir. Il convient de ne pas perdre les novices ou les populations non concernées qui se contenteront d’une utilisation de l’offre plus classique.

3) Les usages à masse critique

Parmi les bons usages, les plus difficiles à faire émerger sont les usages qui apportent un bénéfice collectif à long terme. Ces usages sont également les plus profitables car ils augmentent à terme la productivité et l’agilité de l’entreprise. Ne pas se donner les moyens, communiquer sur ces usages trop tôt, ou ne pas respecter les étapes de développement de ces usages aura pour conséquence d’encourager la désertion des utilisateurs de la suite Office 365. Il convient de mettre en place une gouvernance et une conduite du changement pour les développer.

Hélas, le travail d’accompagnement ne s’arrête pas une fois que le suite est déployée

Le constat est sans appel, une offre Office 365 seule, ne répondra pas aux attentes de tous les utilisateurs et encouragera le développement du Shadow IT. Nouveaux arrivants, spécialistes, novices ont besoin et auront besoin d’un éclairage pour comprendre l’offre Office 365. Plus encore que de développer la connaissance de l’offre, il s’agit de déterminer des conventions d’usage pour travailler ensemble, et c’est tout l’enjeu. Sans cet effort d’accompagnement, les utilisateurs iront naturellement vers l’expérience la plus logique à leurs yeux. Une expérience facile d’accès qui présente un bénéfice à petite échelle et à court terme.

Les équipes métiers ont besoin de repères, de conventions, pour partager des expériences de collaborations

Il faut s’adresser aux équipes métiers pour mieux comprendre leurs usages et déployer les outils adaptés à leurs besoins. Cette démarche doit être continue. L’équipe digitale doit mettre en place un dispositif d’écoute active de l’utilisation des outils par ses collaborateurs. Et proposer, en parallèle, une communication adaptée pour les guider vers les bonnes expériences de collaboration.

Une solution : Déployer une offre de services complémentaire

La DSI et l’équipe digitale doivent être le partenaire et équipementier des métiers le plus pertinent possible. Au delà de l’offre Office 365 il s’agit de monter un dispositif valorisant l’accompagnement, les outils officiels, les nouveaux, les collaborateurs en mesure de les porter. Un tel projet nécessite une organisation humaine pour fonctionner. Les mises à jour doivent être régulières, l’aide doit être disponible, et l’information accessible à tout moment.

Conviction Lecko - Au delà de l’outil et du besoin, l’expérience

“Ce qui fait changer d’avis les collaborateurs d’une entreprise sur leur utilisation quotidienne des outils

c’est l’expérience procurée. Un mélange de plaisir, de sens, d’éléments pratiques, de signes d’appartenance. Choisir son outil collaboratif relève d’un choix d’expérience, pas d’un choix fonctionnel.”

“Choisir une expérience de collaboration, c’est choisir une posture à apprendre, à développer ou à transmettre. La pluralité permet de transformer pour peu que l’entreprise accompagne cette recherche d’expérience de collaboration.”

Conviction Lecko - Le consensus autour d’une expérience, clé de la collaboration

“Pas de collaboration sans le consensus d’un groupe de personnes autour d’une expérience. A l’échelle d’une équipe dans une entreprise, les possibilités de collaboration sont multiples. Il revient au groupe de s’accorder sur des usages communs pour travailler plus efficacement ensemble.”

Les intérêts sont multiples

           Les équipes                        La DSI                     La COM

                      –                                                 –                                         –

Trouver l’expérience          Limiter le Shadow IT,              Faire connaître les collaborative qui convient       faire connaître l’offre                 supports d’un plan à leur besoin            de service                de transformation

Les ambassadeurs du changement

Avoir un argument d’embarquement à porté de lien / Une entrée vers un starter kit

Le Support

–

Limiter les questions basiques / Orienter vers les bons supports

Animer les réseaux des leaders de pratiques

Lecko propose d’impulser l’engouement dans les communautés.

Animer le réseau des leaders de pratiques, oui, mais comment ?

Ce qu’ils cherchent :

-  Être équipé pour animer et fédérer autour de leur initiative

-  Avoir un espace et un temps dédiés aux échanges

-  Échanger sur des belles histoires mais aussi partager des irritants et les adresser ensemble

-  Capitaliser sur les réussites les uns des autres pour consolider et faire évoluer les usages à leur échelle- Ressentir l’impact positif de leur action et se sentir valorisé Comment on peut l’apporter :

-  À travers une communauté et des instances dédiées (petit-déjeuner, matinée des animateurs, séminaires…)

-  En “gamifiant” les rencontres, apportant plus de fun et de reconnaissance (badges éclaireur-leader--   enchanteur, jeux de cartes pour les amener à s’exprimer sur les success stories et irritants)

Rechercher et capitaliser sur des retours d’expérience

“Raconter les réussites” est un élément clé pour soutenir les dispositifs d’acculturation et fournir des arguments aux ambassadeurs du changement. 

Régulièrement, il est important de mettre en lumière ces anonymes qui, au quotidien, impulsent de nouvelles pratiques, ouvrent le chemin de la collaboration et montrent à leurs collègues la direction à suivre.

Pourquoi est-ce important ?

-      Légitimer et valoriser l’action des porteurs du changement, souvent isolés ou non soutenus par leur hiérarchie directe. Ils prennent alors conscience que leur action est soutenue et encouragée dans l’organisation. C’est d’autant plus indispensable lorsque l'investissement dans les actions collaboratives n’est pas objectivé.

-      Rassurer et convaincre ceux qui doutent de la valeur apportée par le changement. Même si beaucoup se disent “prêts à essayer”, peu sont intimement convaincus des bénéfices générés par les nouvelles pratiques collaboratives. L’idée est donc de mettre en avant, de façon objective et chiffrée, les bénéfices constatés par les porteurs du changement. L'illustration par des exemples concrets, racontés par des collègues, constitue des arguments de poids pour convaincre le management et donner envie aux autres de rejoindre le mouvement.

-      Transmettre et mutualiser les méthodes qui ont fait leurs preuves afin d’inspirer et guider ceux qui, à leur tour, vont impulser de nouvelles pratiques collaboratives dans leur environnement.

Piloter la transformation

L’adoption Pack de Microsoft fournit un premier niveau d’analyse et d’indicateurs. Ces indicateurs sont les mêmes que ceux proposés par les API de reporting, et apporte des indicateurs sur les les briques de la suite, Microsoft appelle cela “adoption” : Adoption globale de la suite collaborative (communication, collaboration, stockage, …), SharePoint, Exchange, Skype for Business, Yammer, OneDrive, Adoption par région, Adoption par département, Assignation/activation des licences Il est par exemple possible de suivre, en un coup d’oeil l’utilisation des briques par nombre d’utilisateur.

Derrière la “gratuité” de ces premiers indicateurs, il faut avoir en tête que ce service est inclus dans la souscription E5 (la tarification la plus élevée). Cette vue d’ensemble a un intérêt pour un reporting basique, visant à récolter des éléments de suivi quant à l’utilisation macro des briques.

                                       payante.

Quels indicateurs pour mesurer l’utilisation ?

Pour mesurer l'utilisation, l’adoption et l’engagement généré par la suite collaborative, plusieurs moyens sont possibles.

Microsoft propose des indicateurs “clé en main” via une API appelée “Directory Reporting API” (). Cette API permet de fournir des indicateurs “transformés” du type :

-  utilisateurs ‘’actifs’’ (définition se rapprochant de utilisateur connecté)   nombre de mails échangés

-  Données Yammer, lectures, messages, commentaires…

-  nombre de documents déposés

-  Etc.

Cependant, ces données présentent une limite liée au fait qu’elles sont transformées par

Microsoft, cela signifie qu’elles ne sont utilisables que pour l’usage précis pour lequel elles ont été conçues.

Par exemple, vous pouvez disposer du nombre d’utilisateurs actifs sur la brique OneDrive, mais pas forcément sur une plage de temps de 4 jours, puisque les indicateurs ne le permettent pas. Ou encore, il est impossible de savoir si les mails sont échangés à l’interne ou bien à l’externe, s’ils ont des pièces jointes accrochées, leur poids, leur nature (PDF, Document Office, )

contenu dans le détail.

Distinguer des comportements productifs d’improductifs

Jusque là, les indicateurs, bien que fabriqués différemment, donnent les mêmes résultats  que la report API reporting de Microsoft.

Les indicateurs Lecko baptisés “indicateurs de productivité” permettent d’identifier des comportements productifs ou improductifs, et de mesurer la compréhension du fonctionnement et des enjeux de la suite collaborative.

L’idée est d’identifier des comportements productifs ou improductifs d’utilisateurs de la suite collaborative

Exemple :

Improductif : Envoyer un email à 12 personnes de son organisation accompagné d’une pièce jointe à mettre à jour au format PPT(x)

Productif : Dépôt d’un document dans un drive et co-édition via Microsoft Office Online

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Office 365 - Le mythe de la Digital Workplace

A-   Trop de possibilités pour collaborer et produire efficacement sans gouvernance

Avec la richesse fonctionnelle croissante de l’offre Office 365, les possibilités d’usages sont de plus en plus nombreuses. Il devient complexe de comprendre l’offre dans son ensemble et de faire bon usage des briques à disposition. Les collaborateurs se perdent et tentent bien souvent de se rattacher aux outils qu’ils connaissent déjà. Le manque de temps couplé à la diversité croissante des usages les poussent à faire des choix à bénéfices immédiats en contournant le modèle de l’entreprise et en oubliant les bénéfices collectifs et à long terme.

Pire, les usages des collaborateurs vont naturellement diverger en fonctions de leur métier de leurs affinités. Les outils de plus en plus centrés sur l’utilisateur l’invite à faire ses propres choix se coupant des préconisations de la DSI, de l’équipe digitale ou même de sa propre équipe.

B-   Une navigation qui reste décousue et des intégrations indispensables manquantes

Microsoft ambitionne avec les Office 365 Groups d'amener de la cohérence et de la consistance dans Office 365. Aujourd’hui le travail d’intégration avec les Office 365 Groups n’est pas fini. De nombreux dysfonctionnements et de nombreuses incohérences sont à noter. Chacune de ces lacunes ergonomiques vient renforcer le sentiment de frustration des utilisateurs qui n’arrivent pas à faire du lien entre les briques applicatives.

De plus des intégrations indispensables à bénéfices forts devraient être mis en place mais peinent à voir le jour malgrés les efforts des équipes Microsoft. Planner, le centre de notification Office 365, Calendar, et MS Project devraient être intégrés pour donner une porté et de la légitimité aux tâches. Les vidéos postées dans Yammer devraient être indexées dans le moteur de recherche Stream.

Office 365 - Le mythe de la Digital Workplace

C-   Toujours pas de recherche unifiée, ni de centre de notifications unifié, ni de profil unifié

Aujourd’hui, la recherche reste localisée dans chacune des briques Office 365. Si je cherche un document il faut que je me rende dans Delve, Sharepoint ou OneDrive. Les résultats seront différents d’un outil à l’autre, sans indexer les documents provenant de Yammer. Il n’est pas possible de rechercher d'événements sans aller dans calendar. Il n’est également pas possible de rechercher des tâches Planner.

Le centre de notifications Office 365 n’inclue pas encore les notifications de toutes les briques et certaines notifications sont redondantes d’une brique à l’autre

Le profil Yammer ne correspond pas au profil Office 365.

D-  Des expériences de collaborations qui manquent à l’appel ou qui ne sont pas à la hauteur de celles proposées par le marché

On pourrait aisément croire avec l'impressionnante richesse fonctionnelle de l’offre Office 365, que toutes les expériences collaboratives sont disponibles et à porté de main. Et bien non, (la liste n’est pas exhaustive) : L’expérience de co-édition en ligne en simultanée sur la suite Office n’est pas compatible avec les usages d’édition avancés (macro Excel, intégration de graphique, mise en forme avancée des contenus)

Il n’est pas possible d’ajouter à ses documents OneDrive un document partagé, rendant impossible l’expérience d’édition offline avec synchronisation différée pour certains documents.

Il n’est pas possible d’outiller spécifiquement la collaboration autour des processus des métiers (RH, commerciaux, innovation)

Alors, face à ces constats, faut-il contraindre l’offre, faut-il contraindre les utilisateurs, pour obtenir une Digital Workplace ? Ou bien, faut-il abandonner pour l’heure cette objectif inatteignable ?

La surcouche est un levier et non une solution miracle

Le manque d’interopérabilité au sein de la suite Office 365 ainsi que l’expérience de collaboration morcelée ont permis l’émergence d’acteurs tiers qui se positionnent comme surcouche venant compléter, enrichir et/ou rationaliser cet écosystème, les usages associés. Powell 365 permet d’agréger les flux des différents services d’Office 365 pour former une “Digital Workplace”. Unily refond SharePoint pour former un intranet social. Beezy transforme les sites SharePoint en espaces collaboratifs mettant l’individu et ses productions au centre.

Derrière la promesse, la mise en pratique n’est pas idyllique pour autant. Opter pour une surcouche ajoute un autre acteur dans le système d’information et dans le chemin de la donnée, pouvant impacter la performance. Plus que cette question, à l’heure du cloud et des mises à jour quotidiennes, il s’agit d’une véritable difficulté pour ces acteurs tiers, qui doivent en permanence assurer la stabilité de leur surcouche par rapport au socle natif Office 365.

La surcouche apporte une première solution quant à l’appréhension de l’écosystème digital, mais elle ne change rien au fait que, pour des usages avancés transformant en profondeur les pratiques, il faut dépasser les frontières imposées aujourd’hui par Office 365.

Le Système d’Information Composite est une approche mais pas une fin en soi 

L’appréciation d’Office 365 n’échappe pas à la courbe de Hype

Microsoft Office 365 est une excellente offre globale pour démarrer dans les usages collaboratifs. En revanche, le choix de cette suite ne doit pas être exclusivement justifié par toutes les cases de fonctionnalités cochées à la lecture du mode d’emploi. Beaucoup d’entreprises sont passées par là ces trois dernières années : choix de l’offre car meilleure couverture sur le papier, projet de déploiement technologique, accompagnement léger ou centré sur l’outil. Cependant, après l’enthousiasme des premiers mois, le caractère “basique” d’Office 365 laisse beaucoup d’utilisateurs déçus. In fine, c’est toute l’organisation qui n’arrive pas à transformer ses processus. Un exemple parlant : l’animation de grandes communautés métiers transverses. Yammer est trop basique et ne permet pas l’interaction autour de contenus poussés, Teams est ingérable à plus de 30 personnes, SharePoint n’est pas assez conversationnel. Il faudra alors trouver des solutions pour outiller cet usage. Un positionnement de plateforme centrale et de panacée collaborative qu’occupent Jive, eXo Platform, Jalios, IBM Connections, pour ne citer qu’eux.

La conviction de Lecko : ne pas perdre de retard dans la transformation par la collaboration

Le “Best of Breed” poussé à l’extrême n’est pas un luxe que tout le monde peut se permettre. Il n’est d’ailleurs pas pertinent à bien des égards (urbanisation du SI en souffrance, manque de clarté de l’offre collaborative…). Opter pour un Système d’Information Composite doit se faire avec la volonté de proposer aux collaborateurs des usages qui leur permettent de changer leurs manières de fonctionner. Des entreprises comme la MAIF ou Saint-Gobain l’ont très bien compris : elles composent avec plusieurs plateformes officielles et même du Shadow IT accompagné. Privilégier l’authentification unique et l’articulation pragmatique (ce que fait bien Jamespot avec Smart Place, par exemple) est nécessaire.

Les vedettes du shadow IT Office 365

Dans la vie professionnelle ou personnelle, Gmail reste encore le leader incontesté de son domaine. Interface simple et épurée même

si vieillissante

On pourrait dire que l’arrivée de Teams est en partie dûe au succès de Slack tant ce dernier a révolutionné la communication au sein des équipes. Toujours un temps d’avance en matière de connecteurs et d’agrégation de flux

Workplace by Facebook n’est pas une révolution fonctionnelle mais profite puissance sans limite de la marque ainsi que de fonctionnalités sociales et conversationnelles clés (vidéo en direct)

Que ce soit sur les services de téléphonie, visio-conférence, ou encore messagerie, Cisco Spark s’affirme comme réel concurrent à Skype. Qui plus est en anticipant une éventuelle refonte dans Teams ces prochaines années

Pionnier du stockage cloud personnel, DropBox garde un temps d’avance sur OneDrive. On notera le remarquable travail de fond sur l’expérience utilisateur au cours de ces derniers mois.

Que ce soit seul ou à plusieurs, Google Docs fournit un service plus intuitif et beaucoup mieux fini que ce que peut proposer Office Online aujourd’hui. On fait difficilement mieux question co-production en ligne.

Les premières exigences d’interopérabilité à mettre en oeuvre

Un profil centralisé et utilisable (au-delà de l’authentification unique)

Le point de départ d’un environnement interopérable centré sur l’utilisateur est l’identité numérique centralisée et multi-critères. Elle rassemble les informations de contacts, administratives mais également les expertises, expériences, centres d’intérêts, activités, réseau… Extrapolé à l’ensemble de l’organisation, il s’agit du capital social, contenu dans le Microsoft Graph. A ce jour, Office 365 propose aux utilisateurs de manipuler plusieurs profils, entre Delve et Yammer, pour ne prendre que ces applications. L’interopérabilité, d’un point de vue de l’utilisateur, puis toutes ses conséquences bénéfiques, ne seront pas possibles tant que les limites de l’identité numérique seront présentes. Sans parler de l’ouverture à d’autres plateformes. L’affichage de la carte LinkedIn au survol d’un contact Outlook n’est qu’un embryon (encourageant) du potentiel d’articulation. 

Un Microsoft Graph développé, ouvert, exploitable par l’entreprise

L’entreprise n’a pas encore la main sur le capital social développé dans Office 365 (et les autres plateformes). La difficulté qu’a Lecko pour agréger les données des indicateurs de productivité, les lenteurs qu’a Microsoft concernant la mise à disposition de l’adoption content pack (pour une forme finale discutable), le manque d’évolutivité ou de fonctionnalités poussées de Delve ne sont que trois exemples qui illustrent la complexité du Microsoft Graph et de son exploitation. Avec Microsoft 365 (incluant Office 365, Windows 10, des services de sécurité) et son approche “Modern Workplace”, l’éditeur montre un signal encourageant dont nous attendons la mise en pratique, y compris du côté de l’amélioration de la mise à disposition du capital social.

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Quatre témoignages d’entreprises qui se transforment avec Office 365

L’entreprise en quelques mots France.

Qui sont-ils ?

Pierre-François Hugon,

Directeur Transformation et appui au management (à la DRHT de GRDF)

Le témoignage de GRDF - Découverte d’Office 365 

Quel est le cadre de votre démarche ?

Le développement des usages collaboratifs et des nouveaux modes organisationnels au sein de GRDF est associé à une démarche portée par la Direction des Ressources Humaines et de la Transformation, “Travailler Autrement”. Plus qu’accompagner les collaborateurs à utiliser des outils, il s’agit d’un ensemble de dispositifs visant à impulser des nouvelles manières de travailler, en s’appuyant sur des leviers numériques.  

Comment avez-vous découvert et choisi Microsoft Office 365 ? 

Il ne s’agit pas d’une “découverte” à proprement parler mais d’une progression logique : le collaboratif chez GRDF est historiquement basé sur la plateforme SharePoint de Microsoft. Une première génération de plateforme collaborative a été initiée en 2010 sous le nom “Eo”, construite sur SharePoint 2010 (on-premise). Elle a été refondue en 2013 avec un nouvelle version de SharePoint sur laquelle de nombreux développements spécifiques furent apportés, afin d’aller vers des usages de réseaux sociaux d’entreprise (newsfeed). GRDF a donc commencé par améliorer et élargir la gestion documentaire et a offert aux collaborateurs la possibilité de gérer des connaissances sur des espaces partagés.  

En 2015, GRDF a été confronté à la réalité du marché : Microsoft évolue et amène ses clients dans le cloud avec Office 365, pratiquement “de force”. Le newsfeed de SharePoint disparaît progressivement, au profit d’autres applications. La problématique s’est alors centrée sur la manière d’orchestrer la richesse des applications d’Office 365 et sur la transition des usages collaboratifs et sociaux avec Yammer.

Le témoignage de GRDF - Impulsion de la démarche

Comment la démarche a-t-elle été impulsée ?

GRDF est dans une phase d’émancipation progressive par rapport au reste du Groupe… Ceci se sent également dans la manière d’équiper les collaborateurs et de changer les modes de travail, avec une identité propre à GRDF !

La DSI a pris en charge la manière de travailler avec Microsoft. La conduite du changement est assurée par la DRHT. La Direction de la Communication porte également la stratégie numérique de l’organisation. La refonte de l’intranet de la Communication a été un tremplin, un point d’entrée, pour promouvoir d’autres outils collaboratifs (Yammer, SharePoint ). Cette approche a permis une certaine cohérence. Les réflexions sont menées conjointement autour des autres briques (Delve, OneDrive…) car les collaborateurs expriment des besoins.

Globalement, la démarche souffre d’un manque de visibilité concernant la roadmap de Microsoft. Les cycles d’accompagnement et d’adoption sont longs car l’univers Microsoft reste particulier : Microsoft Corp.

impose un rythme que Microsoft France doit appliquer. L’écosystème d’intégrateurs doit composer avec ces exigences de nouveautés et de planning. La DSI de l’organisation doit s’approprier cette offre évolutive et les équipes d’accompagnement au changement doivent faire face à ces difficultés. Les utilisateurs, quant à eux, subissent ce rythme au caractère indigeste

Le témoignage de GRDF - Accompagnement

Comment l’arrivée d’Office 365 a-t-elle été accompagnée ? 

L’accompagnement s’est fait par opportunité et brique par brique. La réorganisation progressive de GRDF sur ces dernières années a amené de véritables réflexions sur la vision du “Travailler Autrement” par rapport aux attentes des uns et des autres. La première génération du collaboratif avait une vision “outils”, sur une technologie centrée sur le contenu (SharePoint). La deuxième génération, avec Yammer, a amené une nouvelle fibre culturelle portée par la DRHT, centrée sur l’accompagnement au changement en fonction des besoins en termes d’usages exprimés par les salariés. Le dispositif PETRAM (ensemble de collaborateurs d’horizons différents chez GRDF qui ont la volonté de faire bouger les lignes) est un parfait exemple de la forte culture d’accompagnement au changement qui s’est développée chez GRDF.

L’approche modulaire d’Office 365 est néanmoins une complexité. Il est difficile d’avoir une vision globale, de prendre du recul. La DSI porte aujourd’hui des produits (avec une vision fonctionnelle) et la DRHT tente de repartir des besoins utilisateurs pour mettre en scène des expériences de travail en s’appuyant sur des briques Office et ainsi répondre à des exigences opérationnelles. L’accompagnement technique (DSI) et l’acculturation (DRHT) sont complémentaires. Même si les outils Office sont relativement intuitifs pris un à un, la conduite du changement va au-delà : les besoins opérationnels doivent être analysés car on attend des collaborateurs un changement de comportement.

Le témoignage de GRDF - Transformation durable

Après le déploiement : comment Office 365 s’intègre-t-il dans l’organisation ?

La démarche “Travailler Autrement” s’appuie sur un réseau de leaders de pratiques, qui est animé via Yammer. Ce réseau a évolué car, au départ, il était constitué d’animateurs de communautés Eo (SharePoint 2013), qui amenait des pratiques davantage structurées, cadrées par des processus (de création de communauté, d’animation…). Yammer, de par sa philosophie, a amené une perte de contrôle au profit d’usages libérés. Sur 12 000 collaborateurs, il faut s’appuyer sur la prise d’initiative, le relai local, les collaborateurs convaincus ayant une longueur d’avance (et représentant ainsi un atout essentiel !).

Désormais, le défi à relever porte sur le rôle du manager, qui doit être réinventé, afin que cette population devienne plus proactive et un véritable moteur du changement organisationnel. Les collaborateurs font aujourd’hui preuve de leadership : appliquer cette posture à toutes les échelles de l’organisation aidera à faire bouger les lignes.

La démarche  “Travailler Autrement” est large et comporte de nombreux dispositifs : animation du réseau, réunions physiques, pilotage de la transformation avec Lecko Analytics… Il est nécessaire d’agir à tous les niveaux.

Le partage d’expérience est une composante majeure de la démarche “Travailler Autrement”. Les porteurs d’initiatives ont ce réflexe de partager avec leurs collègues. Cela se fait naturellement. Quelque part, il y a une volonté d’échapper à la ligne managériale classique afin de créer de la valeur. La logique individuelle de prise d’initiative est devenue forte !

Le témoignage de GRDF - Le mot de la fin

Comment faire vivre Office 365 dans l’organisation et préparer l’avenir ?

La démarche “Travailler Autrement” s’appuie sur un pilotage de la transformation. Il est complexe d’évaluer le changement dans l’organisation car il s’agit d’un jugement sur l’évolution des comportements, de la posture… Aujourd’hui, derrière l’axe “collaborateur” il y a une logique d’action et de mesure de l’efficacité. Il y a également un observatoire social qui aide à prendre le pouls concernant les évolutions des grandes tendances, cependant il est difficile d’y relier le travail fait autour d’Office 365.

Concernant l’avenir, des initiatives autour de l’intelligence artificielle et les bots sont en cours de lancement. Elles sont impulsées par des collaborateurs sans réelle démarche globale et structurée (le sujet veut cela). En validant ces expérimentations, il faut s’attendre à une démarche globale, si les enjeux forts apparaissent ! La DSI est en permanence concernée et motrice dans l’exploration de ces outils.

Le mot de la fin : votre application Office 365 et/ou usage coup de coeur ?

Patricia Magron : Skype et l’échange synchrone, car cela a désacralisé les relations entre les personnes (par rapport au formalisme des autres canaux comme le courriel) et a révolutionné la manière de travailler !

Pierre-François Hugon : Yammer car plus on travaille ensemble et plus on est efficace. L’usage de bouteille à la mer est impressionnant. Maintenant, il faut relever le défi de la lutte contre l’infobésité tout en s’impliquant via différents canaux.

 - Découverte d’Office 365  

Comment Office 365 a été découvert et comment le choix de cette solution a-t-il était fait ?

La volonté des collaborateurs, en particulier chez les nouveaux arrivants, a été l’élément déclencheur du projet. Ils ont émis le besoin d’avoir des outils de travail répondant à leurs attentes : mobilité, simplicité d’accès aux documents, facilité de partage, espace de stockage moins saturés, volonté de mieux collaborer et de mieux communiquer.

Office 365 s’est rapidement imposé comme solution de par sa richesse fonctionnelle au sein d’une plateforme unifiée. Un POC a été réalisé sur une centaine de collaborateurs pour tester la solution. Les résultats ont été satisfaisants, la Direction a validé ce choix.

 - Impulsion de la démarche  

Quel dispositif a été mis en place pour porter la stratégie de conduite du changement ?

Ce genre de projet ne doit pas uniquement être porté par l’informatique, ce serait une erreur ! Ainsi, une cellule projet au sein de la DTSI a été mise en place dès le lancement du POC. Cette cellule a veillé à impliquer tous les acteurs concernés par ce déploiement. Cela s’est matérialisé par un comité de pilotage mensuel, qui réunissait notre sponsor, les différents représentants des départements RH, de la communication interne, de la sécurité. Tout a été piloté en interne, et nous avons fait appel à des conseils externes concernant l’accompagnement.

La mise en place d’une entité digitale pérenne et dédiée au projet est essentielle. Nous avons créé un poste spécifique pour accompagner les collaborateurs et piloter la transformation. Cette personne a eu en charge le pilotage de la migration, qui s’est faite par vague de 300 personnes sur 8 mois. Cette phase est aujourd'hui terminée. Nous sommes maintenant dans une phase d’accompagnement sur le long terme, pour que tous les collaborateurs puissent prendre en main leur nouvel environnement de travail.

Quelle a été la stratégie de déploiement des outils ?

Nous avons choisi de mettre à disposition l’ensemble des briques de la suite O365. Pour ce faire, le déploiement s’est fait progressivement.

La question du déploiement en big bang ne s’est pas posée : il y avait des besoins immédiats sur la plupart des services d’Office 365, il était donc logique de les mettre à disposition dès le début. Concernant l’accompagnement, nous nous sommes concentrés sur des outils spécifiques : Teams, OneDrive et Office Online, Skype et Yammer. Les autres ont été mis à disposition des collaborateurs, en toute autonomie.

 - Accompagnement

L’accompagnement s’est décomposé en plusieurs étapes : une phase de sensibilisation, une phase de communication et une phase de suivi, le tout sur plusieurs mois.

La transformation ne se fait pas en un jour, il est donc important d’animer la prise en main des outils, d’accompagner les nouveaux collaborateurs afin qu’ils soient sensibilisés sur les nouveaux outils dès leur arrivée, de mettre à jour notre dispositif d’accompagnement suivant les évolutions des outils, de répondre aux nouveaux besoins, de réaliser une veille technologique, etc.

Nous avons mis en place un catalogue de service pour les aider en fonction de leur maturité : sessions de présentation, sessions d’accompagnement personnalisé d’équipe, rencontres ambassadeurs, sessions de coaching ou encore mises en avant de retours d’expérience pour valoriser toutes les initiatives internes.

 - Accompagnement

Quels acteurs vous semblent nécessaires à mobiliser sur un sujet de cette envergure ?

Il est très important d’avoir un sponsor fort au niveau de la direction qui porte le projet à ce niveau. Il faut réussir à lui montrer ce que va lui apporter ces nouveaux outils dans son quotidien, dans son équipe et pour son entreprise. Il faut qu’il soit convaincu de ces bénéfices. Comment ? Au travers de cas d’usages concrets où l’on va lui montrer le retour sur investissement et la manière dont le confort au travail de ses collaborateurs va être amélioré.

Comme dit précédemment, il faut prendre ce sujet comme un projet d’entreprise et non comme un projet IT qui mobilise moins les collaborateurs. Ici, on traite des nouveaux outils, mais surtout des nouveaux usages et d’une nouvelle manière de travailler. C’est la raison pour laquelle il est important d’avoir dans la gouvernance des représentants des ressources humaines, de la communication interne, des équipes techniques.

Par ailleurs, l’équipe doit s’appuyer sur des relais dans l’entreprise pour parler du projet et sensibiliser l’ensemble des collaborateurs à ses nouveaux outils et nouveaux usages. Nous avons mobilisé un grand nombre d’ambassadeurs qui prennent ce rôle de relais, et nous organisons des rencontres une fois par mois afin qu’ils échangent leur retour d’expérience et prennent des conseils les uns des autres.

Enfin, il est important que le management soit sensibilisé le plus tôt possible. Qu’ils prennent conscience des enjeux et de la transformation que ces outils de travail vont apporter dans les équipes et dans le quotidien des collaborateurs.

 - Le mot de la fin

En matière de problématiques techniques, quel est l'élément le plus important à prendre en compte ?

Il est absolument nécessaire de réaliser un ou plusieurs pilotes sur une population réduite afin de valider l’architecture technique et de roder l’accompagnement.

Cependant, il est difficile de se projeter d’un point de vue technique. Nous recommandons, au même titre d’avoir un chantier communication, un chantier ressources humaines ou encore un chantier sécurité, d’initier un chantier systèmes et réseau. Il est important de vérifier que l’architecture et l’infrastructure soit bien adaptée aux configurations requises par Microsoft, quitte à se faire aider par leurs équipes. Au sein d’architectures aussi sécurisées que les notre, il est très important de vérifier que celle-ci va garantir à la fois une continuité dans la sécurité du système et une fluidité dans les requêtes envoyées vers Microsoft.  

Votre application / usage coup de coeur ?

La mobilité. Hier, nous devions passer par Citrix au travers d’une clé pour accéder à ses documents. Aujourd’hui, j’ai l’ensemble de mon environnement de travail accessible sur n’importe quel terminal, peu importe où je me trouve. Je m’affranchis des problématiques d’accès aux ressources en n’ayant qu’une seule ligne à taper dans mon navigateur.

Le témoignage de Sodexo - Présentation

L’entreprise en quelques mots

Qui sont-ils ?

Anissa Ifssah, Anissa Ifssah, arrivée il y a deux ans chez Sodexo, aujourd’hui chef de projet Office 365, dédiée depuis 1 an au programme d’Adoption et Conduite du Changement dans le cadre du déploiement d’Office 365 dans le Groupe. Initialement sur le projet de migration de la messagerie. Une mission qui a évoluée et qui tend vers l’accompagnement au changement ainsi que l’adoption des nouveaux usages par les collaborateurs.

Le témoignage de Sodexo - Découverte d’Office 365  

Comment Office 365 a été découvert et comment le choix de cette solution a-t-il était fait ?

En 2015, avec la fin du support sur Exchange, Sodexo se lance dans la migration des 110 000 boites email du Groupe d’une solution « on premise » vers une solution « Cloud », Office 365. Cette migration s’est terminée en mars 2017 et fut totalement transparente et non impactante pour les utilisateurs. Dès 2016, Sodexo a décidé d’étudier les avantages de passer à des licences O365 intégrant d’autres outils que l’email, autant pour les économies que cela peut générer que pour les avantages d’introduire des nouvelles façons de travailler.

Le témoignage de Sodexo - Impulsion de la démarche   

Quelle a été la stratégie de déploiement des outils ?

C’est une stratégie en deux phases :

La première phase du déploiement de l'e-mail (licence EOP1), imposée à l’ensemble des 80 pays en raison de l’arrêt du support Exchange, a été financée par le siège. La seconde phase de déploiement de l’ensemble des outils (licence E1 ou E3), est à l’initiative des pays qui prennent en charge l’achat des licences Microsoft.

Toutes les briques sont à disposition des utilisateurs et ils bénéficient des dernières mises à jour. Le partage à l’externe n’est pas actuellement ouvert mais est à l’étude, en gardant à l’esprit la sécurité des données et de l’infrastructure.

Quel dispositif a été mis en place pour porter la stratégie de conduite du changement ?

L’équipe Groupe se compose d’Anissa et Xavier. Une consultante externe, missionnée par Microsoft, les a aidé à construire la stratégie d’Adoption et de Conduite du changement. Le déploiement a ainsi été accéléré et surtout adapté grâce à un état des lieux précis des usages et des besoins des collaborateurs. Le programme a été formalisé sous forme d’un guide numérique avec de nombreux éléments nécessaires à sa mise en place (scénarios d’interviews, éléments de communication,  etc…)

Quelle a été la gouvernance, les compétences mobilisées ? 

C’est un projet challengeant et novateur, avec une approche de travail en transverse. Les équipes d’Adoption et de Conduite du changement O365 sont composées de collaborateurs de l’IT, des Ressources Humaines (Formation) et Communication. Les Ressources Humaines sont mobilisées, car ce projet touche l’utilisateur final, dont ils connaissent les problématiques au quotidien, les façons de travailler ainsi que les besoins de formations sur les nouvelles technologies et les nouveaux usages de travail tel que la collaboration en ligne. La Communication est un levier essentiel pour toucher les collaborateurs. Ces deux services se sont rapidement impliqués sur le projet car ils ont compris les impacts que cela pourrait avoir sur les utilisateurs. La clé dans ce genre de projet, c’est donc de réussir à rassembler les expertises de chacun.

Outre le sponsor du projet, membre du Comex, deux Senior Managers se sont donc également très impliqués sur ce projet : la directrice de la Communication interne et la directrice de la Formation qui portent le discours de l’Adoption et de la Conduite du changement . Des leaders de leurs équipes respectives s’impliquent dans le déploiement des nouveaux usages de leurs collègues, qui deviennent ainsi des primo-adoptants (« Early Adopters ») et des ambassadeurs.

A la fin du mois, Anissa et Xavier voir avoir l’opportunité de sensibiliser le Top 250 des managers du Groupe Sodexo aux nouveaux outils et usages.

Comment avez-vous expliqué l’arrivée d’Office 365, comment avez-vous embarqués les collaborateurs ? Comment avezvous aiguillé sur le “Quel outil pour quel usage ?”

Dans un premier temps, les outils ont été mis à disposition de pilotes au Siège du Groupe, issus de différentes équipes (Communication et RH Formation ainsi que d’autres fonctions support ou business), avec des supports d’aide pour les informer et les former.

Au travers d’ateliers de travail réalisés avec ces “early adopters” l’équipe Adoption s’est rendue compte qu’ils étaient perdus devant la richesse de l’offre O365. Ils ont donc fait appel à Lecko et leur application d’aide au choix de solution : guider les utilisateurs pour trouver quel est l'outil O365 qui répond à leurs besoins.

Grâce aux 1 2 3 GO, les utilisateurs peuvent tout de suite se lancer car ils savent exactement ce qu’ils doivent faire. Cette démarche d’accompagnement est le premier outil mis en avant.

Il existe ensuite une plateforme d’elearning comprenant de courtes vidéos tutoriels pour se former sur chaque outil, et une communauté d’entraide mêlant SharePoint (pour héberger des documents utiles) et Yammer (pour poser des questions) pour ceux qui auraient besoin de plus d’information.

Une semaine d’animation a été organisée au Siège. Au programme : des démonstrations de cas d’usages animées par des experts Microsoft et des membres de l’équipe O365 , un « serious game » pour découvrir divers outils O365 et des goodies. Une identité visuelle a été développée spécialement pour le programme et utilisée pour la communication et dans tous les supports relatifs au projet. Il était très important de sensibiliser les collaborateurs du siège car ils sont la vitrine de Sodexo à l’étranger. Ils peuvent donc faire la promotion de ces nouvelles pratiques lors de leurs déplacements.

Comment avez-vous convaincu les autres pays de se lancer ? 

C’est un travail qui est aujourd’hui en cours. L’équipe O365 Groupe joue un rôle d’abord d’avant-vente auprès des équipes IT. Est mis tout d'abord en avant la réduction des coûts qu’ils vont pouvoir faire, grâce à un investissement dans les licences Microsoft qui vont leur permettre de réduire certaines infrastructures (serveurs partagés, Sharepoint on premise) et l’utilisation de nombreux outils externes parfois coûteux. L’exemple de l’arrêt de Webex au profit de Skype For Business est assez parlant pour eux. 

La mise en place du programme d’Adoption et de Conduite du changement qui peut être dupliqués localement les aident à se lancer dans toute cette démarche qui peut leur faire peur tant le travail à fournir est fastidieux. Au travers son retour d’expérience du déploiement au siège et dans quelques régions (Amérique du Nord, France, Benelux), le “guide de campagne d’adoption” a été rédigé et est mis à disposition des pays. C’est une bible de 30 pages qui explique, étape par étape suivant un planning détaillé, comment mener à bien le déploiement, avec un partage de bonnes pratiques, des astuces et toutes les ressources essentielles. Les pays sont donc plus facilement convaincus car ils savent exactement toute la démarche et les étapes à suivre pour le déploiement d’O365 auprès des collaborateurs.

Le témoignage de Sodexo - Transformation durable

Avez-vous une démarche de pilotage de la transformation ?

Le pilotage actuel est restreint aux outils à disposition : enquêtes de satisfaction ; plateforme d'e learning qui indique les modules les plus consultés et permet de réadapter les messages de communication ; KPI du tableau de bord d'O365 mais qui ne répondent pas totalement aux attentes. Les indicateurs font partis du programme Adoption mais l’équipe O365  n’a pas encore de solution qui permette de générer des KPI pertinents tant qualitatif que qualitatif, sur la transformation des usages. C’est un sujet en cours de réflexion, surtout qu’il y a des demandes des utilisateurs, notamment sur Yammer, pour avoir des retours sur leur communauté.

Réflexion autour de la gouvernance de tous les espaces créés sur la plateforme

Yammer, avant son rachat par Microsoft, avait déjà été utilisé chez Sodexo. De nombreuses communautés avaient été créées sans réelle cohérence. Afin d’éviter de retomber dans ce piège, une réflexion autour de la gouvernance et de la gestion des espaces est en cours. L’idée étant d’avoir une maîtrise dans la création des espaces afin d’éviter la redondance avec une nomenclature claire et unifiée. L’équipe O365 ne souhaite pas brider les collaborateurs. L’objectif étant de proposer un formulaire de création d’espaces Sharepoint, Teams et Yammer le tout permettant une création immédiate de l’espace, en respectant une convention de nommage et en évitant la création de doublon. Un annuaire de communautés sera ainsi créé, et les utilisateurs seront sensibilisés sur les outils choisis. Enfin, afin de bien gérer l’espace de données disponible, une politique de nettoyage des groupes existants va être mise en place, qui permettra de supprimer un espace qui serait inactif depuis plus de 6 mois.

Le témoignage de Sodexo - Transformation durable

Quelle est la place d’O365 dans votre SI ? D’autres applications cohabitent elles ?

L’objectif groupe est d’utiliser un maximum des fonctionnalités offertes par Office 365. Ainsi, Jive est la solution existante pour la partie sociale. Cette solution va disparaître au profit de Sharepoint, Teams et Yammer sur lesquels le contenu de Jive sera migré en fonction des besoins. Yammer a été récemment choisi comme outil officiel de communication privilégié. WebEx va également disparaître au profit de Skype for Business. D’autres outils de « shadow IT » (WeTransfer, Slack, Dropbox) qui n’avaient jamais été validés par l’IT mais étaient utilisés par les outils vont aussi être remplacés par O365.

Le témoignage de Sodexo - Le mot de la fin

En quoi Office 365 est-elle une solution d’avenir (bots, IA_…) ? Avez-vous des démarches en cours sur le sujet ? 

Il y a une réflexion, du moins un intérêt sur ces sujets, de manière générale au sein du groupe. Concernant l’univers Office 365, le groupe n’est pas encore mature sur le sujet et des outils avancés comme Power Bi ne sont toujours pas déployés à grande échelle. Nous nous concentrons avant tout sur les produits les plus accessibles pour le plus large public.  

Votre application / usage coup de coeur ?

Anissa : Anissa : Skype for business car cette solution change la manière de travailler. Skype évite l’envoie de mail pour n’importe quel sujet, permet d’avoir une réponse rapide, permet de partager des fichiers, de faire des réunions à distance comme si on était avec la personne. C’est la base de la collaboration qui permet d’être connectée et joignable, peu importe l’endroit ou le device utilisé.

Xavier : Office Online. Plus besoin de passer un temps interminable à consolider les versions d’un même document de plusieurs personnes. Je partage par OneDrive un modèle de présentation vide à toute une équipe et chacun ajoute sa partie et a toujours accès à la version la plus à jour du document commun !

Le témoignage d’une entreprise française - Présentation 

Fiche entreprise

La personne que nous avons interviewée n’a pas souhaité révéler le nom de son entreprise. Toujours en cours de déploiement, ils ne communiqueront qu’une fois le projet terminé.

Présentation du speaker

Responsable de la transformation des outils digitaux, au sein d’une entreprise familiale française, de 13 000 collaborateurs.

Le témoignage d’une entreprise française - Découverte d’Office 365  

Présentation du contexte

En 2013, un constat est fait : les outils à disposition des collaborateurs sont obsolètes et en décalage avec les outils du marché. La Direction, à l’arrivée d’un nouvelle génération, souhaite donner une nouvelle impulsion au digital interne. La nouvelle DSI souhaite impulser ce changement. Le management et les collaborateurs font de plus en plus ressentir le besoin d’avoir à leur disposition des outils collaboratifs à niveau. Enfin des outils cloud sont de plus en plus présents, comme WhatsaApp ou WeTransfer, ce qui pose des problèmes de sécurité des données.

Dans ce contexte, le poste de responsable de la transformation des outils digitaux est donc créé, avec des missions qui ont peu à peu évolué vers la transformation des usages.

Comment Office 365 a été découvert ?

L’entreprise a découvert Office 365 avec le déploiement d’une plateforme collaborative sous SharePoint avec l’addon Beezy. Les premiers usages collaboratifs autour de communautés ont été initiés. Il y a donc une véritable attente et un enjeu autour de la partie sociale sur Office 365. Aujourd’hui, l’objectif est de progressivement déployer les collaborateurs sous Office 365.

Le témoignage d’une entreprise française - Impulsion de la démarche   

Quelle a été la stratégie de déploiement des outils ?

Nous avons choisi un déploiement progressif des briques, par vague de migration par régions. Nos équipes travaillent à la migration de la messagerie depuis 2 ans. Nous avons réalisé une phase de test pilote en amont pour valider la faisabilité. Cette migration est aujourd’hui terminée.

Concernant la plateforme collaborative sous SharePoint, elle a séduit son public mais une migration sur Yammer en 2018 est prévue afin de bénéficier de la simplicité de création de communauté offertes par l’outil.

Concernant le déploiement des outils sur des devices mobiles (smartphone, tablette) nous sommes encore dans une phase d’audit sécuritaire, car nous ne souhaitons pas que notre CRM soit accessible sur des réseaux externes. Les collaborateurs ne peuvent donc pas accéder pour le moment à leurs ressources en mobilité, c’est une limite que nous souhaitons rapidement surmonter.

Le témoignage d’une entreprise française - Accompagnement

Quel dispositif a été mis en place pour porter la stratégie de conduite du changement ?

Pour 13 000 collaborateurs, il n’y a qu’une seule personne de mobilisée sur le change. Cette personne étant mobilisée sur plusieurs autres projets, les efforts doivent donc être concentrés car les ressources sont limitées. C’est un challenge.

Comment avez-vous expliqué l’arrivée d’Office 365 ? Comment avez-vous embarqué vos collaborateurs ? Comment avez-vous aiguillé sur le ‘quel outil pour quel usage’ ?

Skype et Outlook ont été mis en avant dans un premier temps car ce sont les fondamentaux, tout en laissant OneNote et OneDrive d’ouvert aux curieux. Dans un second temps,nous avons créé un projet d'accompagnement afin de proposer une offre de service autour de grands usages : organiser, communiquer, collaborer.

Il est intéressant de noter que l’outil Teams pourrait rencontrer certains réfractaires, même si plusieurs cas d’usages ont été identifiés. Cet outil est très peu personnalisable, contrairement à SharePoint, et cette logique ne colle pas avec la culture de l’entreprise et donc pourrait être limitatif. De plus, l’outil ne semble pas encore stable, le risque d’embarquer 13 000 collaborateurs dessus est trop élevé.

Notre culture d’entreprise prône une approche explicative, transparente et simple. Nous avons donc créé une plateforme explication qui informe les collaborateurs sur l’avancée du projet, qui les forment et les supportent si besoin.

Le témoignage d’une entreprise française - Transformation durable

Faire vivre Office 365 au sein de l’entreprise et développer son système d’information

Nous avons utilisé l’add on buzzy pour le déploiement de notre première plateforme collaborative sous Sharepoint et nous en sommes très satisfait. Il est très bien intégré à l’outil, c’est une solution robuste.

Ce qu’il faut comprendre c’est qu’Office 365 ne couvre pas tous les usages dès lors qu’on souhaite porter des usages collaboratifs poussés. Si demain, une brique ne tient pas la route, qu’il y a un fort besoin, et que pour cela il faut la compléter par un autre outil, nous sommes ouverts. Nous avons des sujets en cours notamment sur la vidéo ou le mind mapping. Les collaborateurs ne sont pas attachés à Microsoft et à un usage particulier, mais plutôt à une expérience, à un usage.  Nous avons la conviction que l’outil en lui même n’est pas la clé du succès, la question essentielle tourne autour de la transformation culturelle, celle des usages.

Le témoignage d’une entreprise française - Le mot de la fin

Pensez-vous qu’Office 365 est une solution d’avenir (Bots, IA..), et avez-vous des démarches en cours sur le sujet ?

Aujourd’hui, des sujets émergent timidement. Nous avons cependant un retard à rattraper sur le sujet de la collaboration interne, ce n’est donc pas encore une priorité pour nous.

Votre application / usage coup de coeur ?

Le partage d’écran ! C’est une bonne porte d’entrée à la collaboration et permet, en allant plus loin, de communiquer, d’échanger et de co produire en temps réel. Cela permet d'effacer les distances, et d’ouvrir les perspectives.  Et puis grâce à Skype, avec un casque et une pieuvre, nous transformons nos bureaux en salle de conférence.

Les 8 points clés à retenir du guide Lecko

 Office 365 a beaucoup évolué pour former une une offre complète, ayant aujourd’hui

une architecture cohérente.

Certaines applications de productivité sont de vraies réussites, comme Microsoft Teams. Cette dernière apporte du liant et une réponse collaborative simple et efficace, qui manquait.

Faire converger les usages au sein de cette offre plurielle est complexe et

nécessite une vraie démarche.

Vouloir adresser toutes les populations, tous les secteurs et tous les usages a plusieurs conséquences : les fonctionnalités peuvent être basiques et les utilisateurs sont perdus au sein de cette chaîne d’applications non hiérarchisées. Il faut trouver des solutions ailleurs pour des usages évolués.

 L’offre est aujourd’hui arrivée à une certaine stabilité et maturité fonctionnelle.

Les Office 365 Groups, avec leur gestion centralisée des utilisateurs, ainsi que l’évolution des fonctionnalités d’administration, y sont pour quelque chose. Le rythme indigeste des nouvelles applications est désormais moins intense, il permet aux équipes digitales et utilisateurs de souffler.

Il aura fallu plus de six ans à Microsoft pour être en passe de réussir son pari

d’amener ses clients dans le cloud.

Ceci au détriment de la capacité d’adresser des usages en profondeur. Les questions juridiques et de captivité restent problématiques. La lutte contre le SaaS est vaine, cependant les entreprises ne doivent pas manquer de clairvoyance.

Les 8 points clés à retenir du guide Lecko

Les applications prises individuellement ont toutes leurs concurrents qui adressent mieux

les usages visés. L’interopérabilité au sein d’Office 365 n’est pas encore un argument suffisant. La Sécurité Informatique y voit ses avantages de lutter contre le Shadow IT. Les utilisateurs vont souvent se nourrir ailleurs, faute d’être orientés.

L'écosystème doit s’affranchir du mythe de la Digital Workplace.

La solution technologique ne remplace pas la démarche culturelle de transformation. Les surcouches apportent un progrès mais pas une solution idyllique, pour des raisons structurelles (dialogues entre univers technologiques différents) et organisationnelles (souvenons-nous des projets de portails collaboratifs unifiés d’il y a quelques années).

Se satisfaire d’applications fonctionnelles n’est plus suffisant : place à l’Intelligence

Artificielle, la transformation des processus en profondeur, l’ouverture à l’externe avec LinkedIn !

Derrière ces perspectives, il faut ramener ce sujet à la réalité factuelle des choses : l’existant sur ce domaine peut être frustrant car encore embryonnaire. Les entreprises doivent être les maîtres à bord !

Les niveaux de compréhension d’Office 365 sont hétérogènes. La suite amène des projets

de transformation et non de modernisation

“simple”. Mettre en oeuvre une gouvernance transverse (mobilisant Direction, RH, Com, IT, Métiers) n’est pas un plus, il s’agit d’une nécessité. 

Nos méthodologies

10 ans                                              35 consultants                                         20% en R&D                                          3M€ de CA

d'expérience

Notre but est d'aider les porteurs d'initiatives à réussir.

Nous accélérons le développement des usages

et stimulons la mise en mouvement des acteurs de l'entreprise.

Nos clients nous demandent d'agir à grande échelle et de manière économique.

Nous y répondons en couplant Expertise, Benchmark et Software.

Bastien Le Lann

Responsable du Pôle Analyse et Création

@BastienLeLann

Guillaume Gouraud

Consultant expert solutions

@GGouraud

Noémie Jouan

Directrice artistique

@noemiejouan

Arnaud Rayrole, Etienne Pot, Leïla Ryadi, Marlène, Simon Legroux

Toute l’équipe Lecko pour son implication

Remerciements

Microsoft (particulièrement Pierre Auger, Alexandre Cipriani)

Pierre-François Hugon et Patricia Magron (GRDF)

Fabrice De Tauzia (Groupe Canal+)

Anissa Ifssah et Xavier Caroulle (Sodexo)

Le collaborateur d’une entreprise française ayant souhaité garder l’anonymat ;)

                                    29 rue du louvre                        Métro :^{Métro :} M3, station SentierM4, station Les Halles

                                                  75002 Paris                                           _{Vélib :} Station n° 2006, 2 rue d’Aboukir

Autolib : 31 rue du Louvre, 75002 Paris

disponible