Application Excel sur la gestion et optimisation de portefeuille
Gestion et optimisation de portefeuille : outils et stratégie
Article rédigé par : Sara Maghty
Face à des environnements de plus en plus dynamiques et imprévisibles, les entreprises sont tenues de développer constamment leurs stratégies et de les adapter aux conditions changeantes. La gestion de portefeuille peut servir d'outil essentiel pour traduire les objectifs et priorités stratégiques en activités basées sur des projets. De plus, elle fournit un cadre pour convertir des idées brutes en opportunités d'investissement réelles, en fonction de leur profil de risque.
Alors que la gestion de projets consiste à exécuter correctement les projets, la gestion de portefeuille consiste à exécuter les bons projets. Plus de détails dans ce présent article.
Qu'est-ce que la gestion de portefeuille ?
La gestion de portefeuille est le processus de prise de décisions concernant l'adéquation des investissements, pour les particuliers et les institutions, et l'équilibre entre le risque et la performance. Elle consiste à déterminer les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces dans le choix du financement par rapport aux actions et de nombreux autres compromis dans la tentative de maximiser le rendement.
La gestion du portefeuille vise à garantir que les projets et les programmes sont sous contrôle pour hiérarchiser l'allocation des ressources. Elle permet de sélectionner les meilleurs projets pour ajouter de la valeur à l'organisation de manière cohérente et alignée sur les stratégies organisationnelles. L'objectif primordial de la gestion de portefeuille est donc de sélectionner et d'exécuter les bons projets pour mener à bien la stratégie de l'entreprise. Les gestionnaires de portefeuille sont chargés de minimiser les risques et de planifier les ressources entre les projets.
Pourquoi gérer et optimiser le portefeuille ?
Un rôle majeur qui accompagne l’élaboration d'une approche de portefeuille est la capacité de s'adapter aux conditions changeantes. La situation des investisseurs peut changer. Leurs buts et objectifs peuvent également changer avec le temps. Ces changements pourraient nécessiter un ajustement du portefeuille. Ainsi, les exploitations individuelles pourraient devoir être remplacées de temps à autre. Un fonds commun de placement géré activement peut subir un changement dans la gestion du fonds. Cela pourrait amener le gestionnaire de portefeuille à changer de position dans un autre fonds.
Il existe de nombreuses similitudes avec la gestion de portefeuille au sens financier. Vous pouvez avoir une somme d'argent ou des ressources financières limitées (actions, obligations ou fonds communs de placement). Un processus optimisé de gestion de portefeuille permet de sélectionner, hiérarchiser, autoriser et gérer les fonds selon une stratégie définie.
Le rôle d’un système de gestion de portefeuille
La gestion d'un portefeuille reposait traditionnellement sur des conseillers qui sélectionnaient et choisissaient des investissements en fonction de certaines données, de certaines intuitions. Aujourd'hui, la technologie a changé le concept de la gestion de portefeuille et a apporté un plus grand degré de précision et d'efficacité, permettant aux gestionnaires de portefeuille de générer de meilleurs résultats.
Un logiciel ou une application de gestion de portefeuille permet aux institutions financières et aux entreprises de gérer efficacement les attentes des clients et de réduire les frais de conseil grâce à une meilleure analyse comparative et à une meilleure transparence des services.
Un outil de gestion aide à automatiser les processus, en rationalisant la planification, la gestion et la livraison de chaque projet. En voici quelques services phares d’un système de gestion de portefeuille :
Obtenir une vue globale
Avoir une vue complète et précise de vos portefeuilles est crucial. Il est difficile de prendre des décisions si vous n'avez pas une vision centralisée de votre portefeuille. Avec une meilleure visibilité, vous êtes en mesure de prendre des décisions plus fondées sur les données qui ont un impact sur tous les projets. Un outil de gestion adapté vous donnera des critères plus transparents, pertinents et objectifs. Il fournira également des techniques avancées pour choisir les projets à inclure dans le portefeuille. Vous pouvez ensuite choisir d'allouer des ressources à des projets à plus forte valeur ajoutée pour répondre aux besoins de l'entreprise.
Faciliter la communication
Il est rare qu’un projet au sein d'une entreprise soit complètement autonome ou individuel. Il y a souvent des interactions entre différents projets ainsi que des ressources en commun (personnes, installations, technologies, processus) qui nécessitent un certain niveau de coordination.
Un outil de gestion facilite une meilleure collaboration entre les chefs de projet et les équipes. Même dans le cas d'équipes de travail à distance, une plate-forme numérique permet de partager des fichiers, de discuter de manière asynchrone et d'organiser le flux de travail. Plus vous pourrez construire un réseau de partage d'informations à travers le portefeuille, plus vos projets seront alignés.
Analyser, rapporter et obtenir des informations
Un logiciel de gestion de portefeuille couvre les travaux terminés, les travaux en cours et les travaux qui ont été approuvés pour l'avenir. Chaque mission peut être vue, mesurée et analysée. Cela renforce la transparence et la bonne administration dans votre organisation car vous pouvez apprendre des projets passés et prédire les meilleures opportunités pour les projets futurs, ce qui donnera de meilleurs résultats.
Le meilleur logiciel automatise une grande partie de vos rapports avec des tableaux de bord et une visualisation des données. Dans certains cas, les entreprises utilisent une analyse générée par l'intelligence artificielle.
Comment élaborer une stratégie de gestion de portefeuille ?
Lorsque plusieurs projets sont exécutés au cours d'une même période, il peut y avoir des contraintes de ressources. La gestion de portefeuille peut aider à la planification en évaluant les priorités relatives des projets en compétition pour les ressources.
L’élaboration d’une stratégie de gestion de portefeuille peut être gérée soit par la direction générale, soit par le biais d'un comité de contrôle du changement composé de décideurs clés des parties prenantes.
Les feuilles de calcul et les tableurs Excel, par exemple, offrent une méthodologie pour effectuer l'analyse du portefeuille. Lorsque tous les aspects ont été évalués, leurs notes respectives peuvent être utilisées à des fins de comparaison. Cela garantit que les organisations exécutent les bons projets au bon moment de manière cohérente pour offrir une valeur commerciale maximale. Il s’agit de la clé de l'avantage concurrentiel, permettant de prendre des décisions efficaces en temps opportun.
Comme tout changement majeur au sein d'une organisation, l'introduction de pratiques et de processus de gestion de portefeuille nécessite un plan d’action vers le succès. Suivez ces 6 étapes pour mettre en œuvre une stratégie de gestion de portefeuille réussie :
1. Définir la stratégie
L'alignement des projets sur la stratégie commerciale est au cœur de la gestion de portefeuille. Trouver la bonne stratégie est basé sur un processus d’analyse et d’études conçu pour obtenir des objectifs sur le moyen et le long terme.
Ainsi, l’approche à adopter est influencée par la vision (là où l'entreprise veut être) et la mission (ce que fait l'entreprise). Ces objectifs se traduisent par des initiatives ou des projets visant à générer de la valeur commerciale, notamment des réponses aux questions telles que :
- Qu'est-ce que l’entreprise veut réaliser et quand ?
- Quelles solutions sont nécessaires pour atteindre ces objectifs ?
Discuter avec les parties prenantes et les cadres supérieurs permet de déterminer les attentes des projets en cours et, par conséquent, concevoir la stratégie de gestion de portefeuille efficace tout en obtenant les ressources nécessaires.
2. Collecter des données
La collecte des données est une étape importante vers la gestion du portefeuille. Elle permettra à l'équipe de répondre à des questions essentielles telles que :
- Le nombre de projets en cours et de projets à venir ;
- Le nombre de projets alignés sur un objectif stratégique ;
- Le coût global de tous les projets ;
- Le retour sur investissement (ROI) projeté de tous les projets ;
- Les horaires estimés vs les horaires réels.
La collecte de données offre l'occasion de revoir les processus dans l'ensemble de l'organisation. Ainsi, la manière dont vous collectez et rassemblez ces données dépendra des systèmes disponibles. Si votre organisation utilise un outil de gestion de projets collaboratif, ce processus sera plus facile.
3. Évaluer vos projets
Après avoir rassemblé toutes les données pertinentes dans un seul endroit, il est temps de passer en revue le portefeuille de projets en cours. Selon votre approche, vous pourriez développer un système de classement ou de notation pour vous assurer que l'évaluation est objective et cohérente. Il est à savoir que les leçons tirées de cette étape affecteront la création d'un nouveau portefeuille plus tard.
Examinez le portefeuille et recherchez les problèmes évidents, tels que les projets en double, les interdépendances entre les projets, les projets à haut risque, etc. Ensuite, approfondissez vos recherches pour évaluer le nombre de projets qui répondent aux objectifs stratégiques et la probabilité d'achèvement de ces projets. Pensez également à ce que vous pouvez réaliser avec les ressources disponibles.
4. Créer votre portefeuille
Il est temps de créer un nouveau portefeuille en modifiant le statut et la priorité des projets. Par exemple, arrêtez les projets en double et démarrez les projets en attente pertinents. L'objectif est de construire un portefeuille bien équilibré qui répond aux exigences internes. À ce stade, définissez et documentez les processus clés, tels que la gestion des demandes de projet et les structures de rapport. Selon les outils existants, l'organisation peut avoir besoin de mettre à niveau ou d'acheter un logiciel de gestion de portefeuille pour prendre en charge la nouvelle approche.
5. Tester et affiner
Avant de présenter le nouveau portefeuille à l'ensemble de l'organisation, testez-le avec quelques parties prenantes et utilisez leurs commentaires pour affiner si nécessaire. Vous devrez peut-être également travailler avec un groupe d'utilisateurs pour tester de nouveaux logiciels ou processus !
6. Déployer la gestion de portefeuille
En collaboration avec la haute direction, élaborez un programme de déploiement. Vous devriez envisager d'utiliser un plan de gestion du changement pour aider à surmonter les obstacles ou la résistance aux nouvelles approches.
Définissez des attentes réalistes avec les utilisateurs finaux et maintenez une communication régulière afin de pouvoir résoudre rapidement tout problème inattendu.