Application Excel pour la gestion de matériel club de plongée
Microsoft Excel pour une meilleure gestion du matériel au sein des clubs de plongée.
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
La plongée est une activité sportive qui séduit de plus en plus de personnes surtout pendant les périodes estivales. La prolifération des structures sportives dédiées à cette activité est une réalité indéniable. Un succès foudroyant qui ne peut se pérenniser que par une bonne gestion de l’ensemble des ressources, logistiques et humaines, qui caractérisent les clubs de plongée. Dans ce sens, l’une des tâches les plus importantes est sans nul doute la gestion du matériel. Pour ce faire, plusieurs applications et logiciels sont disponibles gratuitement sur le net proposant aux utilisateurs des fonctionnalités intéressantes pour optimiser le processus de gestion et de suivi des équipements réservés à la plongée. Parmi les outils proposés, nous retrouvons naturellement Microsoft Excel. Ce dernier est disponible gratuitement et offre une panoplie de fonctionnalités permettant la gestion maitrisée et pointue du matériel de plongée. Dans ce qui suit, nous allons passer en revue les différents avantages en lien avec l’utilisation de Microsoft Excel.
La gestion du matériel de la plongée sur Excel : Une panoplie d’avantages
Sur Microsoft Excel, les clubs de la plongée peuvent gérer leurs matériels en toute efficacité. Le travail de gestion et de suivi, qui, autrefois se faisait manuellement, peut se faire aujourd’hui en quelques cliques seulement. Grâce à ses multiples fonctionnalités, Microsoft Excel permet aux dirigeants des clubs d’optimiser le processus de gestion du matériel conduisant in fine à une meilleure coordination entre les collaborateurs. Sur Excel, il est possible de travailler sur un fichier partagé entre plusieurs utilisateurs, de laisser des commentaires, d’effectuer les mises à jour systématiquement, de communiquer avec plusieurs collaborateurs, d’établir des calendriers prévisionnels, de créer des tableaux de réservation avec des plages horaires régulières et d’automatiser certaines procédures.
1. Une vue d’ensemble sur le matériel du club
Grâce à la fonctionnalité du fichier partagé, il est possible d’avoir une vue d’ensemble sur les équipements disponibles au niveau du club. Il est possible de répertorier ces informations dans un tableau avec des rubriques permettant d’identifier les caractéristiques et la disponibilité de chaque équipement. Par exemple, les responsables du suivi peuvent schématiser le tableau en prenant en compte le nombre d’unité des équipements, leurs disponibilités, leur état et la fréquence d’utilisation. Ces indicateurs peuvent être important pour les prises de décisions notamment celles relatives à la fréquence d’achats de nouveaux équipements. Le fichier partagé permet également une meilleure coordination entre les équipes et les collaborateurs du club. En effet, il est possible de laisser des commentaires et des précisions sur un équipement en particulier. Le commentaire sera ensuite visible par l’ensemble des utilisateurs ayant accès au fichier. Grâce à certains paramètres avancés, il est possible également de personnaliser la configuration d’accès au fichier. L’administrateur à la main pour désigner les personnes pouvant effectuer les modifications sur le tableau d’équipement. Il peut également sélectionner les personnes qui n’auront que le droit de lecture sans la possibilité d’effectuer des modifications. Le plus important à retenir est le fait d’avoir cette possibilité de partager un certain nombre d’informations cruciales avec l’ensemble des collaborateurs.
2. Fluidifier le processus de réservation
Avoir un tableau avec des données à jour sur la disponibilité et l’état du matériel de plongée permet de fluidifier le processus de réservation. Les passionnés de la plongée se font nombreux, il est donc important d’avoir un processus bien verrouillé qui régit l’exercice de réservation. Il est possible d’avoir, sur un même classeur (fichier Excel), deux ou plusieurs feuilles. Dans ce cas, vous pouvez répertorier votre matériel sur la première fois et associer une deuxième veuille à votre classeur pour y intégrer les réservations. De cette façon, la personne qui s’occupe de cet exercice pourra voir la disponibilité du matériel avant de procéder à la confirmation d’une réservation. Il est important de savoir que pour effectuer une plongée, plusieurs équipements sont requis d’où la nécessité de tous les répertorier au niveau de la feuille une du classeur pour faciliter le travail de gestion et de suivi.
3. Simple et intuitif
C’est un secret de polichinelle ! Microsoft Excel est un logiciel simple à utiliser. Les fonctionnalités pour créer des tableaux de suivi sont intuitives. Il en va de même pour les paramètres de partage et de diffusion. Il existe également des tutoriels sur internet pour les moins initiés et des Template Prédéfinis pour les personnes qui ont des difficultés à créer leurs propres tableaux. Sur le plan esthétique, Microsoft Excel offre aux utilisateurs des options intéressantes pour personnaliser le style de la police, la taille de l’écriture, le choix des couleurs et autres éléments pour mieux schématiser le rendu. Par exemple, Il est possible de classer le matériel de plongé par catégories et de définir pour chaque catégorie une couleur de remplissage précise. Des options de filtres permettent de repérer facilement les équipements recherchés et de les classés par catégorie. Des graphiques peuvent également être générés pour mieux illustrer certaines données. Toutes ces options et bien d’autres sont simples à utiliser et ne requiert pas des compétences techniques avancées c’est la raison pour laquelle plusieurs clubs de plongée utilisent aujourd’hui Microsoft Excel pour le suivi et la gestion de leur matériel.
4. Attribution des tâches aux équipes
La gestion du matériel de la plongée est un exercice qui nécessite la mobilisation d’un certain nombre de collaborateurs. Il est important que l’attribution des tâches soit centralisée au niveau d’un seul et même document. Sur Microsoft Excel, il est possible de ‘’taguer’’ un utilisateur (collaborateur) et lui attribuer une mission. Ce dernier recevra une notification sur le champ lui indiquant la tâche qui lui a été attribuée par son responsable ou tout simplement par un autre membre de l’équipe. Cette fonctionnalité permet de garder une traçabilité sur l’ensemble des tâches affectées et permet également une meilleure organisation entre les équipes.
En conclusion…
La gestion du matériel au sein d’un club de plongée est une démarche importante pour la survie de la structure étant donné l’importance des équipements dans ce genre d’activité. Pour faciliter le travail de suivi et de gestion, il est important d’utiliser les bons outils et les bons mécanismes. Dans ce sens, l’utilisation de Microsoft Excel est fortement recommandée du fait des nombreuses fonctionnalités et paramètres que le logiciel propose. Disponible gratuitement et simple à manipuler, il est de plus en plus utilisé par les clubs de plongée. D’autres logiciels sont également disponibles en ligne avec les mêmes fonctionnalités mais nécessitent un paiement avant exploitation. Peu importe la nature du logiciel, le facteur humain demeure un élément clé pour une bonne gestion du matériel de plongée. La coordination entre les équipes doit être faite dans les règles de l’art. Microsoft Excel, ou tout autre logiciel de gestion, ne sont là que pour faciliter et automatiser l’opérationnalisation de certaines procédures. La coordination effective entres les collaborateurs reste le facteur le plus important pour gérer à bien les équipements au sein d’une structure professionnelle.