Tampon numérique, quelle est la législation ?
Dans un monde de plus en plus digitalisé, presque tous les outils ont des équivalents électroniques. Et le tampon encreur ne fait pas exception à cette règle. Quasiment incontournable dans le monde des entreprises, cet outil d’identification permet à son utilisateur de s’implanter dans la conscience des clients. Mais qu’est-ce qu’un tampon numérique? A-t-il la même valeur que son équivalent manuel? Et que dit la législation? Nous apportons des éléments de réponse dans cet article.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un tampon numérique?
Quels sont les avantages du tampon numérique ?
Les tampons numériques et la législation
Les innovations du règlement EIDAS
Le tampon numérique, a-t-il une valeur juridique?
Créer son tampon numérique, comment procéder?
Les outils de création gratuits
Les outils de création de tampons numérique payants
Le tampon numérique, quelle est sa valeur ajoutée pour les entreprises?
Qu’est-ce qu’un tampon numérique?
La définition du tampon numérique est liée à celle du tampon encreur personnalisé que l’on retrouve dans le quotidien de nombreuses sociétés. Ce dernier est un accessoire permettant aux entreprises de se démarquer les unes des autres. Le tampon ou cachet est en effet ce petit outil que les professionnels apposent sur les documents qu’ils émettent pour signer et authentifier ceux-ci. Le tampon numérique à l’instar de celui en caoutchouc joue le même rôle, à la différence près que celui-ci est apposé directement en ligne.
Tout comme la version en caoutchouc, le tampon digital joue également un rôle d’authentification des documents auprès des tiers. Il est apposé sur des documents échangés par voie électronique afin de prouver que ceux-ci proviennent bien évidemment de l’émetteur. À l’instar de son ancêtre, le tampon numérique contient des informations permettant d’identifier la personne morale qui l’utilise. Notamment, le nom de la société, la forme sociale, l’adresse, le numéro d’immatriculation, les coordonnées et autres.
À l’instar de son ancêtre, le tampon numérique contient des informations permettant d’identifier la personne morale qui l’utilise, notamment : le nom de la société, la forme sociale, l’adresse, le numéro d’immatriculation, les coordonnées, le capital de l’entreprise, le code SIRET (lorsqu’il s’agit d’une personne physique) ou le numéro de la TVA (lorsqu'il s’agit d’une personne morale).
Quels sont les avantages du tampon numérique ?
Que ce soit le tampon manuel ou la version 2.0, cet outil est un véritable atout pour les entreprises. Par ailleurs, le second offre plus d’avantages, dont le plus visible est la réduction des coûts pour l’entreprise. En effet, avec un tampon numérique, plus besoin d’imprimer les documents avant de les authentifier. Ce qui permet une réduction des coûts pour l’entreprise.
En outre, on note par ailleurs une célérité de la procédure d’authentification puisque de la réalisation à l’apposition du tampon et même jusqu’à l’envoi au destinataire, tout peut se faire en ligne. De même, le tampon numérique est gage de sécurité pour les clients et partenaires.
Avec ce cachet, ceux-ci sont assurés que les documents reçus émanent véritablement de l’entreprise. Les tampons servent également pour faire la publicité d’une entreprise. En dehors de ça, il peut aussi servir pour l’organisation des documents au sein de la direction, la numérotation et l’horodatage des documents.
Pour ce dernier aspect, le tampon est un excellent outil pour dater convenablement les courriers et les factures d’une société. Ainsi, il est désormais plus facile de retrouver des documents, ce qui règle la problématique de la perte des documents administratifs. Par ailleurs, l’horodatage avec le tampon vous évite de payer des factures à deux reprises.
Les tampons numériques et la législation
Étant devenu un accessoire en vogue chez les professionnels, le tampon digital s’est vu régularisé par EIDAS (Electronic Identification, Authentification and Trust Service). Il s’agit en effet de la réglementation n° 910/2014 de l’Union Européen qui encadre les outils relatifs à la signature électronique. De ce règlement, il est à retenir que pour être valable, un tampon numérique doit respecter certaines mentions.
Entre autres, il doit être lié à son créateur de manière certaine, explicite et surtout sans équivoque. Le tampon doit également contenir des inscriptions obligatoires qui permettent d’identifier avec précision la personne morale qui l’émet. De même, le tampon est obligé d’être lié aux données de base qui sont utilisées pour sa conception. Ainsi, des modifications ultérieures peuvent facilement être détectables. Pour finir, le tampon ou cachet électronique doit contenir des informations qui sont utilisées sous le contrôle du créateur.
Les innovations du règlement EIDAS
Outre les règles précitées, le tampon pour avoir sa validité doit être réalisé par un prestataire de confiance et fiable. Ce dernier devra alors produire le tampon en conformité avec la législation française et le règlement EIDAS. Par ailleurs, l’EIDAS simplifie dorénavant la procédure d’identification des créateurs de tampons. Alors qu’auparavant, la présence physique était nécessaire pour obtenir un tampon auprès d’une structure d’enregistrement, il n’en est plus rien aujourd’hui. En effet, plus besoin de se déplacer pour prouver son identité. D’autres alternatives comme des vérifications par canal électronique sont désormais autorisées.
Le tampon numérique, a-t-il une valeur juridique?
L’apposition du tampon en caoutchouc ou digital est une pratique qui tient plus de l’habitude que d’une obligation. Aucune législation n’en fait cas et n’oblige aucun prestataire à le faire apparaître sur des documents qu’il émet. Le tampon numérique autant que celui apposé manuellement n’a aucune valeur juridique. Il n’a qu’un rôle d’identification auprès des personnes qui reçoivent lesdits documents.
Par ailleurs, lorsque le tampon est suivi d’une signature électronique, il n’a pas la même signification. À l’inverse du premier, le second possède une véritable valeur juridique. Alors, lorsque le tampon est accompagné d’une signature électronique, l’authenticité du document ne peut être discutée.
En effet, la signature électronique à l’instar de celle manuscrite garantit l’intégrité d’un document. Elle authentifie son auteur et est surtout infalsifiable et inaltérable. Ainsi, dès qu’un document est signé électroniquement, il ne peut plus être modifié. Il ne peut non plus être déplacé sur un autre document. Tout autant que le tampon numérique, la signature est également soumise au respect de la réglementation eIDAS. De plus, hormis l’authenticité du document, la signature électronique garantit un dossier de preuve rattaché à chaque signature. C’est en raison de ces garanties que la signature électronique est irréfutable et irrévocable.
Par ailleurs, au regard de l’article 1366 du Code civil, «?l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur le support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont émane et qu’il soit établi et conservé dans les conditions de nature à en garantir l'intégrité. Pour toutes ces raisons, lorsque le tampon est accompagné d’une signature électronique, l’authenticité du document ne peut être discutée.
Créer son tampon numérique, comment procéder?
À défaut de faire intervenir un prestataire de confiance, le tampon numérique peut être fait par vous-même. De nombreux logiciels permettent de concevoir un tampon capable de répondre à toutes les attentes. Cette alternative donne l’assurance d’avoir un accessoire de travail sécurisé contre des tiers malveillants. Parmi les centaines de logiciels disponibles, il sera présenté ici les plus pertinents qui sont soit gratuits soit payants.
Les outils de création gratuits
1/ Microsoft Word
Au nombre des logiciels non payants qui permettent la réalisation d'un tampon numérique, Word est de loin le plus populaire. Il permet de concevoir des maquettes qui peuvent être utilisées pour authentifier les documents, mais aussi, ces maquettes peuvent servir de base pour la création des tampons en caoutchouc.
- Pour commencer, ouvrez un nouveau document dans le fichier Microsoft Word.
- Allez dans l’onglet Mise en page, cliquez sur le bouton Marges et sélectionnez «?Marges personnalisées?».
- Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez une taille dans les champs hauts, droits, bas et gauches. Il est conseillé de choisir 0,5 mm dans les cases.
- Toujours dans la boîte de dialogue, cliquez dans l’onglet «?Page?» et dans les champs Largeur et Hauteur, insérez les dimensions que vous souhaitez. De préférence, utilisez les dimensions 47 mm x 18 mm pour avoir une taille adaptée à tous les documents.
- Enfin, validez en appuyant «?OK?»
Par ailleurs, en ce qui concerne la composition de la maquette, vous pouvez ajouter les mentions obligatoires pour le tampon. Au-delà des mentions légales, vous pouvez également inclure des tableaux, des cadres et même des images, mais malheureusement uniquement en blanc et noir. Enfin, pour l’export de la maquette, allez dans le menu «?Fichier?», cliquez «?Enregistrer sous?» sous le format que vous souhaitez.
2/ ApowerPDF
Il s’agit d’un logiciel gratuit qui propose de nombreuses fonctionnalités à son utilisateur. ApowerPDF, en plus de permettre l’insertion des tampons sur les documents, permet également d'éditer un document selon diverses manières, de faire des annotations, des surlignages et d’ajouter des images. ApowerPDF peut être utilisé directement en ligne comme logiciel de bureau ou en téléchargeant l’application sur mobile. Vous pouvez y créer des tampons personnalisés ou choisir un modèle standard parmi les nombreux disponibles. Par ailleurs, pour accéder à certaines fonctionnalités de la version de bureau, il faudra payer.
3/ Sejda PDF Editor
Simple et flexible, Sejda PDF Editor est un outil de tampon gratuit qui permet de faire facilement l’édition et l’insertion de tampon dans un document. À l’instar du logiciel précédent, il offre également un large panel de tampon standard. Il permet aussi d’éditer les textes et les images dans un document PDF. La version de bureau est seulement une version d’essai gratuite.
4/ PDFescape
Ce logiciel est disponible autant en version mobile que bureautique et sert à concevoir des tampons PDF gratuits. L’utilisation en ligne est totalement gratuite pour l’édition des textes, images et autres contenus sur le document. Toutefois, la version bureau de PDFescape est payante lorsque vous souhaitez avoir accès à certaines fonctionnalités. De même, avec la version en ligne, le nombre de documents que vous pouvez éditer est restreint.
5/ PDF-XChange Editor
Tout comme les logiciels cités précédemment, PDF-XChange Editor est un outil très puissant qui permet d’éditer les textes, de créer et d’ajouter des tampons. Ses fonctionnalités sont assez nombreuses et assez intéressantes. Surtout l’OCR qui aide à faire l’édition des fichiers PDF numérisés. Outre cela, ce logiciel est idéal lorsque vous souhaitez ajouter des annotations, convertir un fichier vers d’autres formats. Pour finir, l’avantage énorme avec PDF-XChange Editor est qu’il permet le cryptage des documents qu’il authentifie. Malheureusement, un certain nombre de fonctionnalités ne sont disponibles qu’en version premium.
6/ PDFsam Basic
Enfin, le dernier logiciel à mentionner est PDFsam Basic. Pas aussi puissant que ceux précédemment cités. Cependant, vous pouvez avec lui faire des éditions légères comme l’annotation, la création des tampons, l’ajout des tampons et des commentaires sur les documents. PDFsam Basic dispose d’une interface ergonomique qui rend l’utilisation assez simple. Par ailleurs, pour avoir accès à des fonctionnalités avancées comme l’OCR, il faut se procurer la version premium. La version de base gratuite vous limite?!
Les outils de création de tampons numérique payants
1/ Adobe Acrobat DC
Ce logiciel se présente comme l’épicentre des éditeurs PDF. En effet, Adobe est la société qui a conçu le fichier PDF. En raison de cela, on retrouve sur ce logiciel toutes les fonctionnalités disponibles sur les éditeurs PDF et bien plus encore?! Avec Adobe Acrobat DC, il est possible de créer des tampons de très grande qualité, de créer des signatures PDF, d’éditer et de modifier les contenus directement dans le PDF. Avec la fonction remplissage automatique, il est également possible de l’utiliser pour envoyer des formulaires. Adobe Acrobat est en somme un logiciel versatile qui offre le plus grand nombre de fonctionnalités sur le marché. Mais cela a son coût. Le logiciel est vraiment cher et n’est donc pas accessible aux petits budgets.
2/ PDFelement
Dans la liste des meilleurs logiciels payants pour créer un tampon numérique, PDFelement apparaît en bonne place. Il se présente comme un moyen simple et efficace pour créer et insérer un tampon dans un fichier PDF. PDFelement est disponible autant pour macOS que pour Windows. Au-delà de ses autres fonctionnalités standard, ce logiciel permet de créer des fichiers PDF et de convertir ces derniers en d’autres formats. De même, il offre la possibilité d’éditer des textes et images dans un fichier PDF, de mettre en surbrillance, de souligner et d’annoter un document. Par ailleurs, avec sa fonctionnalité OCR, l’édition et la conversion des fichiers PDF numérisés se font assez facilement.
3/ Foxit Phantom PDF
Toujours dans la liste des solutions payantes, Foxit Phantompdf se démarque par sa puissance. Avec lui, plus besoin de faire un traitement par document, plusieurs fichiers peuvent être traités simultanément. En outre, les fonctionnalités OCR et PDF connectées dont il dispose permettent de faire une gestion de nuage optimale. Par ailleurs, l’interface du logiciel est assez familière et facile à utiliser. Aussi, les trois niveaux d’abonnement (standard, Business et Éducation) proposés sont assortis de diverses fonctionnalités pour répondre au besoin de chacun. Cependant, il ne faudra pas compter sur Foxit Phantom PDF pour convertir un fichier au format EPUB. Également, la version d’essai est limitée à quelques fonctionnalités.
4/ Nitro PDF
Nitro PDF est le logiciel professionnel par excellence. Il offre un nombre impressionnant de fonctionnalités pratiques pour l’usage. Outil de création de tampons, de conversion et autres, la liste est assez longue. La prise en main est par ailleurs facile, le logiciel est rapide lors de l’utilisation et la technologie OCR est nettement améliorée. Tout cela sans parler du nuage Nitro intégré à la version standard et de Business. Niveau inconvénient, Nitro n’offre pas d’optimisation pour les appareils. Il a été également rapporté que le service clientèle est de mauvaise qualité.
Le tampon numérique, quelle est sa valeur ajoutée pour les entreprises?
L’avènement des tampons numériques est d’une importance non négligeable en ce qu’elle apporte une certaine crédibilité aux activités exercées par les professionnels en ligne. Avec les tampons, les particuliers peuvent dorénavant avoir accès à un service en ligne de confiance dans un environnement fiable et sécurisé. Alors que les tampons étaient laissés autrefois à la convenance des utilisateurs, le règlement européen eIDAS a depuis 2014 encadré le domaine des tampons en précisant les critères de conformité. Et si par ailleurs, l’ensemble de ces règles ne confèrent pas de force juridique au tampon numérique, il a toutefois son importance sur les documents délégués.
En définitive l’utilisation du tampon numérique n’est pas indispensable, mais il confère aux documents une certaine valeur. Il est donc recommandé aux entreprises et autres établissements de se munir d’un tampon numérique.
Article publié le 23 Mai 2022par Salim KHALIL