Application Excel sur la gestion de consommation de carburant

La gestion de la consommation du carburant : Le suivi s’impose pour les entreprises.

Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane

La gestion de la consommation de carburant est une démarche importante pour les entreprises disposant de ressources automobiles, appelées également (voitures professionnelles).  Le gestionnaire du parc automobile de l’entreprise a pour mission d’optimiser les coûts liés à la consommation du carburant et les conducteurs des voitures doivent impérativement contribuer à cet exercice afin d’éviter à leurs entreprises des couts supplémentaires. Afin d’avoir une vue d’ensemble sur la consommation totale du carburant, une entreprise peut recourir à des logiciels de suivi tel que Microsoft Excel. Ce dernier permet un partage instantané de l’information et par conséquent un suivi et une gestion efficaces. Dans ce qui suit, nous allons dans un premier temps mettre en avant quelques conseils utiles aux conducteurs pour mieux gérer la consommation du carburant avant de présenter les avantages liés à l’utilisation de Microsoft Excel par les entreprises dans le cadre de la gestion de la consommation de carburants liées aux voitures de services.

Conseils utiles pour une meilleure gestion du carburant

Pour optimiser la consommation du carburant, un conducteur doit adopter un certain nombre de reflexes. En voici quelques-uns :

• Les embouteillages: Si vous êtes amenés à transporter votre personnel lors des heures de pointes, il est fort probable que vos conducteurs soient coincés dans des embouteillages, parfois frustrants. Dans ce cas, il est fortement recommandé d’opter pour des points de ramassages afin de limiter les déplacements et les encombrements. Vous pouvez, pour chaque quartier, fixer un point de référence optimal pour le ramassage de vos collaborateurs. Une option pratique utilisée par plusieurs entreprises. Elle permet un gain de temps énorme et vous consommerez moins de carburants car vous n’aurez pas à vous déplacer dans plusieurs zones/quartiers. Les entreprises ayant adoptées cette démarche ont réduit la consommation de leur carburant d’un tiers.

• Aérodynamisme : Si vous conduisez à une vitesse élevée avec des vitres ouvertes, vous allez certainement consommer plus de carburant. Il est important, surtout lorsque vous emprunter la voie de l’autoroute (voie rapide) que votre voiture soit aérodynamique. Vous devez vous assurer que les vitres avant et arrières sont intégralement fermées. Dans le cas ou votre véhicule dispose d’un toit ouvrant, assurez vous de le fermer également. En gros, il est important d’utiliser tous les moyens possibles pour que votre voiture soit aérodynamique afin de mieux résister au vent.

• Eviter les accélérations/freinages de dernière minute : Lorsque vous conduisez un véhicule, il est important de rester concentré tout au long de votre trajet afin d’éviter les accélérations inutiles et les freinages de dernières minutes qui peuvent impacter négativement la consommation de votre carburant. Assurez vous de toujours roulez à la bonne vitesse et de laisser un espacement entre votre véhicule et celui qui vous devance.

• Ne roulez pas trop vite : Dans certains cas, le conducteur est pressé et doit impérativement arriver à destination à temps. Si le recours à la vitesse dans la conduite lui permet d’arriver à temps, il ne lui fera pas économiser de carburant. Il est important de respecter les limites fixées par les autorités. Sur l’autoroute par exemple, il ne faut pas dépasser les 100Km/h. Le respect de ses indicateurs pour permet également de rouler en toute sécurité et d’éviter les reflexes de dernières minutes qui peuvent être impactant.

• Les pneus : La vérification régulières de vos pneus est très importante. Si vos pneus ne sont pas assez gonflés cela impactera négativement la consommation du carburant. Ayez toujours le réflexe de vérifier le niveau de pression de vos pneus chaque matin avant de prendre la route. Des pneus bien gonflés et régulièrement entretenus vous aideront à consommer moins de carburant.

• Planifier avant de prendre la route : Il est toujours important de schématiser en amont votre itinéraire afin d’éviter de faire des détours inutiles. Si votre entreprise assure la livraison de produits ou si vous assurez un service de transport du personnel, votre conducteur doit être muni d’un GPS lui permettant de tracer son itinéraire de la façon la plus optimale possible. Vous pouvez utiliser des applications téléchargeables gratuitement qui propose des fonctionnalités avancées dans ce sens. Parmi ces applications, nous retrouvons WAZE qui est utilisée par plusieurs millions de français.

• La boite à vitesse : Vous devez maitriser les rapports de vitesse. Il faut s’assurer de toujours changer de rapport au moment le plus appropriés afin d’éviter les dysfonctionnements qui peut résulter d’une mauvaise manipulation de votre boite à vitesse.

• Des cartes de carburant : Les entreprises disposant d’un parc auto avec plusieurs voitures et véhicules de services ont souvent recours à des cartes de carburant pour mieux gérer les dépenses liées à la consommation de carburant.

Microsoft Excel : Mieux gérer et suivre votre consommation de carburant

Les entreprises ne peuvent faire le suivi et la gestion de la consommation de carburant manuellement surtout lorsqu’elles disposent de plusieurs véhicules et voitures de services. Plusieurs ont recours à des logiciels/applications permettant dédiés exclusivement à la gestion de cette tâche. Parmi ces logiciels, nous retrouvons naturellement Microsoft Excel. Ce dernier dispose de fonctionnalités avancées et propose des options et des paramètres de gestion pouvant faciliter la gestion de la consommation du carburant par les entreprises.

• Modèles prédéfinis : Vous pouvez télécharger des Template sur internet avec toutes les informations nécessaires pour gérer votre consommation de carburant. Ces tableaux téléchargés peuvent être modifiés à la suite d’une relecture par les services compétents de votre entreprise. Il est recommandé d’intégrer les champs suivants : La marque de votre voiture, le modèle, l’année d’acquisition, le nombre de vitesse, et une feuille de suivi comportant les éléments de kilométrage et de carburant à savoir la date du plein, la quantité de carburant et la distance parcourue. Ces indicateurs doivent impérativement figurés sur votre tableau Excel.
• Options de partage et de collaboration : Si vous êtes plusieurs à gérer la consommation du carburant de votre entreprise, Microsoft Excel est le logiciel qu’il vous faut. Vous pouvez utiliser ce logiciel pour travailler sur le même fichier en simultané avec d’autres utilisateurs. Il vous suffit de disposer d’une connexion internet et de partager le fichier avec les membres concernés. Les modifications se font instantanément et vous pouvez ouvrir des fenêtres de conversation pour échanger avec votre équipe.
• Utilisation simple et intuitif : Microsoft Excel ne requiert par de compétences techniques et informatiques avancées. Vous pouvez facilement manipuler et exploiter les différentes options proposées par le logiciel. D’autant plus, plusieurs guides et manuels d’utilisation sont disponibles en ligne pour les moins initiés.
• Archivage des données : Pour comparer les tendances de consommation sur une période définie, il est important de disposer d’une vue d’ensemble des informations liées à la consommation du carburant par les véhicules de votre structure. Archiver vos données et enregistrer vos informations s’avère crucial. Grâce à Microsoft Excel, vous pouvez sauvegarder et faire ressortir vos tableaux de suivi à tout moment et en toute sécurité. Si vous archivez vos données sur le cloud, vous pouvez y accéder depuis n’importe quelle machine à condition de disposer d’une connexion internet. Il n’y pas de date limite d’expiration du fichier. Une fois enregistré sur le cloud, votre tableau de suivi y restera pour toujours ou jusqu’à ce que vous décidiez de le désarchiver.

En conclusion …

La gestion de la consommation du carburant est une action qui doit être menée avec précision et rigueur. Cet exercice est important pour les entreprises car, si bien géré, il permet une réduction des coûts et in fine une augmentation des bénéfices. Le conducteur à un rôle important dans cette démarche. Il doit adopter des gestes et des réflexes au quotidien pour mieux gérer le carburant de son véhicule. Pour l’entreprise, assurer un suivi régulier de la consommation du carburant par ses véhicules de services permet d’identifier certaines tendances clés. Pour ce faire, elle peut recourir à des logiciels de suivi tel que Microsoft Excel. Les avantages susmentionnés permettent constituent de mener à bien ce processus.