Comment rédiger une lettre de soumission ?
Une lettre de soumission, également connue sous le nom de proposition d'offre, est un moyen de communication entre une entreprise et un entrepreneur indépendant. La lettre décrit la capacité du contrat à fournir certains biens ou services, ainsi que le coût de ces biens ou services.
La rédaction d'une lettre de soumission réussie demande un peu de travail, mais tout le monde ne sait pas comment en rédiger une. Alors, comment rédiger une lettre de proposition qui retient l'attention ?
Cet article vous aidera à écrire une bonne lettre de soumission. Si c'est la première fois que vous rédigez une lettre de soumission, suivez les étapes ci-dessous, comme vous pouvez vous inspirer des deux modèles (exemples) que nous vous proposons à la fin de cet article.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une lettre de soumission ?
Est-ce qu’une soumission est un contrat ?
Comment rédiger une bonne soumission ?
Comment terminer une lettre de soumission ?
Comment accepter une soumission ?
Exemple 1 de lettre de soumission
Exemple 2 de lettre de soumission
Qu’est-ce qu’une lettre de soumission ?
Une lettre de soumission, également appelée proposition d'offre, est un moyen de communication entre une entreprise et un pigiste, un vendeur ou un entrepreneur indépendant. La lettre décrit la capacité du contrat ou du pigiste à fournir certains biens ou services, ainsi que le coût de ces biens ou services.
Une autre caractéristique commune des lettres de soumission est l'inclusion d'une date limite ou d'une date d'achèvement. En général, lorsqu'une entreprise a besoin d'un tiers pour réaliser des activités spécifiques ou livrer un produit donné, elle commence par définir précisément les services ou les biens requis.
L'entreprise lance ensuite un appel d'offres. Ensuite, en réponse à la demande de proposition, les entrepreneurs ou entrepreneurs indépendants intéressés rédigent une lettre de soumission.
Il est essentiel de comprendre tous les besoins de l'entreprise lors de la rédaction des lettres de soumission. La probabilité d'une soumission réussie est souvent accrue par une proposition adaptée à une demande particulière.
Si une date limite n'a pas été spécifiée dans la demande de proposition, le soumissionnaire doit également être en mesure de préciser une date de livraison raisonnable.
Le soumissionnaire doit être capable de prendre en charge chaque partie de la mission. Un élément important de la lettre de soumission est le marketing. La personne qui rédige la lettre doit idéalement connaître les coûts du marché pour le bien ou le service recherché.
Ce point est crucial car non seulement les soumissions coûteuses ont plus de chances d'être rejetées, mais aussi parce qu'une soumission trop basse produira un retour sur investissement plus faible.
De nombreux modèles de lettres de soumission peuvent être trouvés en ligne en effectuant une recherche rapide. En fait, quelques sites Web proposent des modèles de soumission. Bien que les modèles soient généraux, toute demande de proposition peut être facilement modifiée pour s'y adapter.
Ces sites Web peuvent également proposer des outils de rédaction spécialisés qui peuvent aider à la rédaction et à toute correspondance ultérieure liée au processus d'appel de soumission.
Naturellement, une lettre de soumission parfaitement rédigée ne garantit pas l'acceptation. En fin de compte, l'argent est souvent la principale considération, mais prendre le temps de rechercher comment rédiger une lettre de soumission peut témoigner du professionnalisme et de l'éthique de travail d'une personne.
En général, la motivation d'une entreprise à réduire ses dépenses est bien plus forte que le style d'écriture d'un soumissionnaire.
Cependant, la probabilité que le soumissionnaire remporte le projet devrait augmenter si la lettre de soumission est excellente et si elle présente un calendrier de livraison réaliste et un prix abordable.
Lorsqu'une proposition est refusée, l'entreprise qui embauche répond souvent en donnant la ou les raisons de ce refus. Un autre prestataire de services pourrait peut-être facturer moins cher. Le soumissionnaire gagnant pourrait être en mesure de livrer plus rapidement.
Dans les deux cas, un refus ne doit pas nécessairement signifier la fin de la route. Si la soumission était suffisamment convaincante, le soumissionnaire pourrait être le premier à venir à l'esprit la prochaine fois que l'entreprise aura besoin d'un bien ou d'un service comparable.
Est-ce qu’une soumission est un contrat ?
Une soumission est une proposition de marché. Un contrat aura été formé dans ces circonstances si vous soumettez une soumission à un client et que ce dernier l'accepte, établissant ainsi des devoirs pour l'entrepreneur et le client.
Des devoirs que chacune des deux parties doit respecter. Ainsi, une fois le contrat signé, vous ne pourrez pas en ajouter ou en modifier les termes de votre propre chef sans l'autorisation expresse de votre client.
Il est donc impératif d'inclure dans votre soumission tous les termes et circonstances qui vous semblent pertinents ou cruciaux, tels que les conditions de paiement, les taux d'intérêt, les dates d'achèvement, etc.
En outre, l’un des éléments les plus importants dans une lettre de soumission est l’obligation de mentionner une date du début et une date de fin de soumission, comme dans tout contrat de travail ou de collaboration.
Comment rédiger une bonne soumission ?
Vous devez rédiger une lettre de soumission, également connue sous le nom de lettre de demande, afin qu'une entreprise puisse commercialiser votre produit, publier vos écrits ou évaluer votre idée.
Ces lettres doivent capter l'intérêt du propriétaire de l'entreprise et fournir succinctement des informations claires et importantes concernant votre candidature. En effet, votre soumission est une indication de la façon dont vous allez exécuter le travail.
Si vous voulez sérieusement créer une soumission gagnante, ces cinq étapes vous seront utiles.
Première étape
Utilisez un format de lettre conventionnel pour mettre en forme votre lettre. Mettez votre nom et vos coordonnées dans le coin droit de la lettre si vous n'utilisez pas de papier à en-tête. Deux lignes en dessous de votre adresse, sur le côté gauche, figurent le nom et l'adresse du propriétaire de l'entreprise.
Ajoutez une date et une ligne "Re :" deux lignes plus bas que l'adresse du propriétaire, à gauche. Cette ligne doit fournir des informations sur le sujet de la proposition.
Mettez le titre en majuscules. Par exemple, si vous écrivez à un magazine, l'objet pourrait être "Re : Proposal for Article About Childhood Obesity".
Deuxième étape
Rédigez une introduction d'une phrase à votre lettre qui résume votre proposition ou votre soumission éventuelle. Cette phrase pourrait, par exemple, porter sur un article sur les facteurs socio-économiques qui augmentent le risque d'obésité chez les enfants.
Troisième étape
Ajoutez un paragraphe décrivant votre soumission de manière plus approfondie. Pour soumettre des bijoux artisanaux à un magasin d'artisanat, par exemple, vous pouvez dire : « J'utilise de l'argile polymère et du métal pour créer mes bijoux.
Mes bijoux sont souvent ornés de fleurs, d'arbres et d'animaux, car je m'inspire surtout de la nature pour créer mes pièces. ». Même si votre soumission est envoyée avec la lettre, ce paragraphe doit fournir au lecteur suffisamment d'informations pour qu'il comprenne son contenu.
Quatrième étape
Présentez brièvement votre parcours et la manière dont il est lié à votre proposition. Ne donnez pas de détails inutiles, comme le récit de votre vie.
Dites plutôt quelque chose comme : « Je suis diététicienne depuis 20 ans et j'ai beaucoup publié sur l'obésité infantile. ». Incluez-le s'il y a quelque chose de remarquable dans votre histoire qui vous qualifie en particulier pour offrir une proposition.
Cinquième étape
Terminez la lettre par un paragraphe final expliquant ce que vous voulez que le lecteur fasse. Il peut s'agir d'informations sur la façon d'acheter votre produit, vos tarifs actuels pour l'achat de votre travail et d'autres informations pertinentes.
Terminez la lettre par une formule de politesse telle que "sincèrement", "mes respects" puis signez la lettre.
Enfin, malgré tout ce que nous venons de dire, votre offre peut être rejetée si elle est truffée de fautes de frappe et d'erreurs grammaticales apparentes.
Même si cela ne semble pas probable (ou juste), il ne vaut pas la peine de prendre le risque de laisser une seule apostrophe mal placée ruiner toute la transaction. En effet, le calibre des compétences et le souci du détail de votre soumission se reflètent dans sa rédaction.
Vous pourriez paraître très mauvais s'il est évident que vous n'avez pas pris la peine de vérifier que votre offre ne comporte pas de fautes (ou même d'engager un rédacteur pour la nettoyer pour vous, si c'est possible).
Comment terminer une lettre de soumission ?
En rédigeant votre lettre de soumission, vous devez bien choisir vos mots et expressions depuis l’introduction jusqu’à la signature.
En effet, pour terminer votre lettre de soumission, vous devez remercier la personne d'avoir considéré votre soumission et invitez-la à vous contacter si elle a des questions. La lettre doit se terminer par une formule de politesse, telle que "Cordialement" ou "Cordialement", et par une virgule.
N’oubliez pas d’ajouter une signature et un cachet de votre entreprise/société.
Comment accepter une soumission ?
Une soumission acceptée désigne toute offre qui, à tous égards, est conforme aux spécifications et aux conditions de l'offre telles qu'elles sont énoncées dans le document d'offre. Vous pouvez demander aux fournisseurs une série de devis lorsque vous ou votre entreprise avez besoin de recevoir le meilleur bien ou service au meilleur prix.
Dès que vous avez choisi la soumission gagnante, vous devez informer le fournisseur par écrit de votre décision et de la date limite de livraison dans une lettre officielle d'acceptation de la soumission. Voici comment rédiger avec succès et efficacité.
Format et contenu
Pour créer un format de lettre d'acceptation de soumission efficace et professionnel, commencez par utiliser le papier à en-tête officiel de votre entreprise et composez environ trois paragraphes.
Commencez par une simple déclaration informant le fournisseur que vous avez accepté sa soumission. Donnez des détails sur le produit ou le service requis et la date exacte à laquelle le fournisseur doit livrer. Indiquez vos coordonnées et exprimez votre reconnaissance au fournisseur.
N'oubliez pas de faire attention à l'orthographe et à la grammaire et d'inscrire la date et votre signature aux endroits appropriés.
Exemple de lettre
Si vous ne savez pas comment représenter au mieux votre entreprise lorsque vous informez un fournisseur que sa soumission a été acceptée, un exemple de lettre peut vous être très utile.
Voici une lettre d'acceptation de soumission d'une grande entreprise, notifiant à une entreprise de papier que sa soumission pour devenir le principal fournisseur de papier de l'entreprise a été acceptée.
Elle indique clairement les conditions de base de l'acceptation de sa soumission, ainsi que la date de livraison prévue et les coordonnées de l'entreprise.
Exemple1 de lettre de soumission
Monsieur/Madame,
Je vous écris pour vous informer que Smith Communications a décidé d'accepter la proposition d'ABC Paper Company d'être notre principal fournisseur de papier.
Non seulement vous offrez le plus grand choix de produits aux prix les plus abordables, mais vous offrez également un service à la clientèle supérieur à celui de vos concurrents.
Par conséquent, tous nos administrateurs ont décidé d'accepter l'offre de ABC Paper Company pour la fourniture de ce bien.
Nous sommes impatients de passer notre commande auprès de vous dès que possible. Veuillez-vous référer à la brochure que j'ai jointe à cette lettre pour une explication plus détaillée de notre commande.
Pour terminer notre contrat, nous espérons vous voir bientôt. Veuillez me contacter au (555)-555-5555 ou à l'adresse [email] pour discuter de cette question plus en détail. Je vous remercie de votre réponse rapide à cette lettre.
Smith Communications est heureuse d'avoir trouvé un nouveau fournisseur de papier qui satisfait à toutes nos exigences. Nous apprécions le temps et les efforts que vous avez investis dans la soumission de votre proposition, et nous sommes heureux de travailler avec vous.
Smith Communications
Signature et cachet
Exemple 2 de lettre de soumission
Voici un modèle que vous pouvez utiliser pour créer votre propre soumission :
Je soussigné [Nom, prénom et fonction],
Profession : [domaine et nom de votre entreprise]
Agissant au nom et pour le compte de : [Nom, prénom]
Inscrite au registre du commerce : 04/00-2167356/B/23
Après avoir lu le contrat et le cahier des charges, après avoir évalué la nature et la difficulté des services à effectuer de mon point de vue et sous mes responsabilités :
Conformément aux termes du contrat, je soumets, sous ma signature, un bordereau de prix pour la gestion clé en main des travaux électriques de l'appel d'offres lot n°….
Par la présente, je propose et m'engage auprès de la Direction de la distribution à réaliser les prestations conformément aux termes du cahier des charges et pour le prix unitaire fixe, non négociable, non actualisable, indiqué dans mon offre, ainsi que le montant total approximatif en HT de :
En lettres : …….
En chiffres : …….
Décomposée en :
- Fournitures : Montant en HT
- Mise en œuvre : Montant en HT
La Direction de la distribution rémunérera mes prestations en appliquant un prix unitaire aux quantités effectivement réalisées et documentées par des pièces jointes contradictoires.
Je m'engage à terminer les travaux, objet du marché, pour une date ultérieure déterminée.
Les fonds dus par la Direction de la distribution seront libérés en créditant le numéro de compte suivant : …………………..
Adresse : ……………….
Je reconnais que le Département Distribution est libre d'accepter tout ou partie des offres qu'il reçoit et qu'il conserve le droit de ne me confier qu'une partie des travaux faisant l'objet de mon offre.
Sous peine de résiliation automatique du contrat au seul profit du soumissionnaire, je certifie que la société susmentionnée n'est pas en infraction avec les lois et règlements en vigueur.
Fait à ……. Le ……
Nom, Qualité du signataire et le cachet de
la société contractante.
Article publié le 08 Août 2022 Mise à jour le Lundi, 08 Août 2022 11:44 par Skounti Said