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Gestion des dépenses professionnelles : votre guide complet
Article rédigé par : Meryem Benhoummane
Pour toute entreprise en pleine croissance, peu importe sa taille, les dépenses sont en général le premier élément qui évolue parallèlement à cette progression. En effet, lorsque les activités de cette structure se développent, de nouveaux besoins apparaissent, et ces derniers sont forcément accompagnés de nouvelles formes de dépenses professionnelles. Une bonne gestion et organisation de ces dépenses-là représentent une problématique à laquelle sont confrontés tôt ou tard tous les dirigeants ou directeurs administratifs et financiers. Cette tâche, bien qu’elle puisse paraître simple à première vue, est un processus chronophage et sujet à de multiples erreurs, raison pour laquelle elle nécessite beaucoup de temps et d’attention. Pour qu’elle soit efficace, une gestion des dépenses professionnelles doit se faire dans une bonne connaissance des méthodes, un choix pertinent des cibles, et l’application d’outils cohérents et performants.
Qu’est-ce qu’une dépense professionnelle ?
Simplement définie, la notion de dépenses professionnelles, qui est très large en soi, désigne toutes les dépenses déployées par les employés et les dirigeants d’une entreprise, au service de cette dernière, aussi minimes soient-ils, allant des différents abonnements aux logiciels ou lignes téléphoniques jusqu’aux frais d’essence attribués aux commerciaux de la société.
Afin qu’une dépense soit tenue pour professionnelle, une preuve de son origine, appelée note de frais, doit obligatoirement être présentée. C’est ce papier qui permet de placer la dépense dans son contexte professionnel, car elle permet de justifier l’origine de la dépense, son montant, et la date exacte de la transaction, sans quoi la dépense risque d’être invalidée. Pour éviter tout problème du genre, pour toute dépense effectuée au nom de l’entreprise une facture doit impérativement être demandée.
Le groupement de l’ensemble des frais et leur association aux dépenses relatives représente la partie qui demande le plus de temps et d’énergie. Très souvent, certains employés négligent la transmission des factures, ce qui engendre un travail supplémentaire de recherche et de chasse au justificatifs, rendant le processus très pénible et stressant, surtout à l’approche de la clôture de l’exercice. Pour contrer le taux élevé d’oubli et d’erreur associé à la réalisation des tâches administratives en rapport avec la gestion des dépenses professionnelles, une politique interne claire et efficace doit être mise en place. Les méthodologies adoptées doivent donc être clairement expliquées et connues de tous les employés, de telle manière à ce que ces derniers connaissent en détails la procédure à suivre pour le dépôt de la note de frais mais aussi le plafond de dépense fixé.
C’est d’abord au comptable de l’entreprise de vérifier et s’assurer de la bonne association entre dépenses et notes de frais, mais de nombreux logiciels ont également vu le jour dans ce sens, avec pour principales missions de faciliter la mise en œuvre des méthodologies de travail adéquates et réduire considérablement de temps et l’énergie accordés au travail d’ordre administratif.
Les dépenses professionnelles en entreprises se divisent en deux catégories principales, les dépenses fixes d’abord comme le loyer, les frais nécessaires à l’entretien des locaux, les frais relatifs au personnel et à sa gestion, les frais de transport en général, les frais bancaires, ou encore le paiement des impôts et taxes, etc. La deuxième catégorie concerne les dépenses variables, à l’exemple des salaires des employés saisonniers, les rémunérations accordées aux stagiaires et aux prestataires en freelance ou en sous-traitance, ou l’achat de stock en matière première ou autres, etc.
Méthodes de gestion des dépenses en entreprise
Pour une meilleure gestion des dépenses professionnelles, il existe une multitude de méthodes à adopter, diverses et variées. Dans ce sens, les dirigeants de l’entreprise se doivent de définir une politique bien réfléchie touchant plusieurs volets, et faire en sorte que cette dernière soit respectée par l’ensemble des employés. Le top management doit aussi mettre en place de bonnes habitudes et des stratégies de déploiement bien définis, pour donner à l’entreprise plus d’aisance et de sécurité. D’abord, et pour aller sur de bonnes bases, il est judicieux de réaliser une identification des mauvaises pratiques au sein de l’entreprise en vue de les éliminer.
Toujours dans le cadre des dépenses professionnelles, il est à noter que de nombreuses entreprises possèdent une carte bancaire circulant de mains en mains. Dans ce cas, les risques de piratage, de vol, ou simplement de perte sont fortement présents, en plus d’une grande difficulté et complexité du processus d’identification du responsable de telle ou telle dépense. Nous l’aurons donc compris, avec des millions de transactions B2B annuelles réalisées dans le monde, la carte bancaire est depuis longtemps devenue le moyen de paiement privilégié par les entreprises pour la gestion de leurs dépenses. Parmi les mauvaises pratiques relatives à ce point, figurent le partage des données de la carte via email, ou pire encore via papier, la négligence des procédures de récupération des justificatifs de dépenses, le non contrôle des plafonds et des modalités d’utilisation de la carte bancaire, la centralisation de l’ensemble des achats de l’équipes dans une seule et unique carte, l’utilisation de la carte bancaire pour la souscription aux abonnements de logiciels, ou pendant un voyage d’affaire.
Une fois l’ensemble de ces habitudes défavorables éliminées, il faut se concentrer sur un contrôle plus efficace des dépenses, lequel demande nécessairement la mise en place d’une politique de dépenses bien définie. Pour cela, un ensemble de mesures peuvent être mises en place, comme la fixation d’un budget réparti par type de dépense pour chaque salarié en fonction de ses missions. Ce budget doit être suffisamment important pour permettre la réalisation des tâches assignées sans problèmes, et ne doit toutefois pas être excessif afin de ne pas encourager le gaspillage. Aussi, un moyen de paiement adapté à chaque salarié doit être fourni, comme une carte de paiement virtuelle destinée exclusivement aux achats en ligne, et une carte bancaire corporate physique pour le paiement des dépenses supplémentaires sur le terrain. D’autre part, et pour éviter la chasse permanente de justificatifs relatifs aux notes de frais, l’imposition d'une date de limite de remboursement est fortement recommandée. Cela évite la réception de justificatifs plusieurs mois après le déplacement.
La centralisation du suivi des abonnements, bien que souvent négligée, représente également un élément très bénéfique dans la gestion des dépenses professionnelles, dans la mesure où il vous permet de retrouver rapidement chaque facture, et éviter ainsi des dépenses injustifiées. Toujours dans le même contexte, et dans le cadre de la digitalisation de la gestion des dépenses, il faut penser à l’adoption d’un système de récupération automatique des factures, à choisir parmi les nombreuses solutions offertes sur le marché, lesquelles proposent également la gestion des frais et des demandes d’achat en temps réel.
Une fois tous les éléments susmentionnés mis en place, il est temps de passer concrètement à l’action, en repensant entièrement la façon avec laquelle vos achats se font en entreprise. Avant tout, il faut définir le budget que vous êtes prêt à allouer à chaque type de dépense, comme le degré de standing accordé à vos employés lors de déplacements professionnels par exemple, entre établissement luxueux ou hôtel 2 étoiles, voyage en première classe ou en classe économique, et le montant supplémentaire accordée en prévision aux imprévus ou autres dépenses courantes sur place. Une fois ce volet défini, vous pouvez aussi instaurer un système de pénalités visant à sanctionner les salariés qui ne respectent pas les objectifs, en introduisant l’obligation de l’approbation d’un manager avant toute dépense, en vue de limiter tout risque d’abus.
Enfin, une autre méthode extrêmement efficace dans la gestion des dépenses professionnelles est l’établissement de nouvelles pratiques en ayant recours à des solutions modernes et innovantes. La note de frais, à titre d’exemple, représente le gros fardeau des chefs d’entreprise. Si la carte d’affaire semble être la solution la plus adéquate, puisqu’elle offre la possibilité de fixer un plafond de dépense à chaque déplacement et permet de visualiser en détails l’ensemble des dépenses de chaque collaborateur, elle n’est toutefois pas simple à gérer. En effet, tout un travail de paperasse à remplir, récupération de justificatif, et une nécessité de prise de contact avec la banque pour l’activation de la moindre opération est à prévoir, actions qui demandent aussi bien du temps que de l’argent. Raison pour laquelle il est judicieux de se tourner vers une solution innovante qui permet de gérer tout le processus de l’achat, comme la carte bancaire virtuelle. Cette dernière se présente aujourd’hui comme la solution la plus optimale pour les voyages d’affaires, puisqu’elle s’intègre automatiquement aux systèmes comptables de l’entreprise, avec possibilité de règlement de n’importe quel paiement en ligne, et de récupération de tous les détails des opérations effectuées à travers un simple SMS ou une demande en ligne sur l’espace client.
D’autre part, il existe également une multitude de logiciels de gestion des dépenses, qui crée un pont entre les finances et la comptabilité de l’entreprise. Ce genre de logiciel donne la possibilité à votre comptable d’avoir accès à l’ensemble de votre activité financière, sans pouvoir la modifier évidemment, et reste donc informé en temps et heure des actions en cours. Cette solution offre également l’avantage d’une intégration comptable, qui est réalisée à travers une connexion du compte professionnel à l’application comptable, et garantit ainsi une centralisation des informations. L’ensemble des opérations est donc automatisé, et le temps accordé au transfert de l’information d’une partie à une autre est considérablement réduit.
L’importance d’une bonne gestion des dépenses professionnelles
La bonne gestion des dépenses professionnelles au sein d’une entreprise tire son importance première du fait qu’elle représente une sorte d’assurance face à l’instabilité du marché et de l’économie, particulièrement pour les petites et moyennes entreprises comme structures étant le plus exposées aux effets néfastes des crises économiques. Par ailleurs, un suivi et contrôle réguliers des dépenses professionnelles garantissent une favorisation des finances sur le moyen et long terme, et donc une meilleure rentabilité. Cette bonne maîtrise des dépenses permettra aussi à l’entreprise d’économiser de l’argent, qui pourra être investi dans de nouveaux projets et fonds d’investissement.
En ayant une maîtrise de vos dépenses et en faisant un suivi régulier de ces dernières, vous pouvez même économiser de l’argent qui pourrait être alloué par la suite à d’autres projets, départements, et fonds d’investissements, mais vous pouvez aussi gérer au mieux le long processus de clôture des comptes en fin d’année. Enfin, une gestion adéquate des dépenses professionnelles permet d’éviter bon nombre de gaspillages et fuites de tout genre, de bien utiliser les ressources, et enfin de renforcer le bon fonctionnement de l’entreprise en général.