Cours Outlook

Tutoriel ShareO pour Microsoft Outlook


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LA MESSAGERIE OUTLOOK 2013

SOMMAIRE

-

LE VOLET DE PERSONNES

-

LES CONTACTS

-     LES CONTACTS OUTLOOK (1/2)

-     CREER DES CONTACTS (1/2)

-     CREER UN CONTACT A PARTIR D’UN MESSAGE RECU (1/2)

-     CREER UNE LISTE DE DISTRIBUTION (1/3)

-     MODIFIER L’AFFICHAGE DES CONTACTS (1/2)

-     LES CONTACTS SUGGERES

-

LE CALENDRIER

-     L’ECRAN DU CALENDRIER (1/2)

-     NAVIGUER DANS L’EMPLOI DU TEMPS (1/2)

-     PERSONNALISER L’AFFICHAGE DU CALENDRIER (1/2)

-     LES PREVISIONS METEOROLOGIQUES

-     PLANIFIER UN RENDEZ-VOUS (1/3)

-     PLANIFIER UN EVENEMENT

-     REPONDRE A UNE INVITATION DE REUNION (1/3)

-     LA PERIODICITE

-     PARTAGE D’UN CALENDRIER (1/2)

-     AFFICHAGE D’UN CALENDRIER DE GROUPE

-     SUPERPOSITION DE CALENDRIERS (1/3)

-     PUBLIER SUR INTERNET / INTRANET OU UN RESEAU PERSONNEL

-

LES TACHES

-     CREER UNE TACHE (1/4)

-     AFFICHER LES TACHES

-     AFFECTER UNE TACHE A QUELQU’UN

-     GESTION DES TACHES (1/2)

-     DEFINIR LES OPTIONS DE RAPPEL POUR LES  TACHES

-     MODIFIER L’AFFICHAGE DES TACHES

-

LES DOSSIERS PUBLICS (1/4)

-

DELEGATIONS - AUTORISATIONS D’ACCES (1/5)

-

AJOUTER LA BOITE AUX LETTRES D'UNE AUTRE PERSONNE (1/3)

-

LA GESTION DES AFFICHAGES

-

TRIS ET FILTRES SUR LES MESSAGES

-

-

LES CONTACTS PARTAGES

LES REGLES AUTOMATIQUES

2

-    L’INTERFACE

-     LES PRINCIPALES FONCTIONNALITES

-     L’ECRAN D'OUTLOOK 2013

-     LE RUBAN DANS OUTLOOK

-     LES ONGLETS CONTEXTUELS

-     UTILISATION DES "JUMP LISTS"

-    LE COURRIER

-     CREER UN NOUVEAU MESSAGE (1/2)

-     JOINDRE UN FICHIER AVEC LE MESSAGE -  CREER VOTRE SIGNATURE(1/4)

-     LES OPTIONS D’ENVOI (ACCUSE DE RECEPTION,

IMPORTANCE...)

-     LES CATEGORIES DE COULEURS (1/4)

-     ENREGISTRER UN MESSAGE COMME BROUILLON

-     REPONDRE A SON COURRIER (1/4)

-     SUIVRE LES CONVERSATIONS

-     LES INDICATEURS DE SUIVI

-     RECUPERER UN FICHIER JOINT (1/2)

-     L’APERCU DES PIECES JOINTES

-     LES COURRIERS INDESIRABLES (1/4)

-     SUPPRIMER UN MESSAGE

-     RAPPELER / REMPLACER UN MESSAGE DEJA ENVOYE

-     CREER UN DOSSIER (1/2)

-     CLASSER UN MESSAGE (1/3) -  LES ACTIONS RAPIDES -  CREER UN MODELE D’EMAIL OUTLOOK

-     LA RECHERCHE INSTANTANEE (1/2)

-     LES DOSSIERS DE RECHERCHE

-    L’ARCHIVAGE

-     L’ARCHIVAGE (1/4) -  LES DOSSIERS PERSONNELS (1/2)

-    LE GESTIONNAIRE D’ABSENCE

-     LE GESTIONNAIRE D’ABSENCE DU BUREAU (1/3)

L’INTERFACE

LES PRINCIPALES FONCTIONNALITES

-  Microsoft Outlook, programme de gestion d’informations de bureau, vous aide à  gérer votre courrier, vos rendez-vous, contacts et tâches. Il vous permet également de suivre les activités, d’ouvrir et d’afficher les documents ainsi que de partager des informations de différentes façons.

 > Courrier a la souplesse d’utilisation nécessaire à  l’envoi et à  la réception de messages électroniques

 > Contacts constitue votre carnet d’adresses personnel et professionnel. Le dossier vous permet de trier et d’afficher les contacts de la façon souhaitée.

 > Calendrier contient le Navigateur de dates et la liste des tâches qui sont des outils très fiables

 > Tâches constitue votre pense-bête professionnel et personnel. Vous définissez ainsi les tâches prioritaires et les assignez à  d’autres utilisateurs.

 > Notes est l’équivalent électronique des notes autocollantes.

L’ECRAN D'OUTLOOK 2013

LA BARRE DE NAVIGATION

-  Juste au-dessus de la barre d’état en bas de l’écran, vous trouverez une présentation plus claire de Courrier, Calendrier, Personnes et Tâches, pour une navigation facile. Jetez un coup d’Å“il rapide à  votre planning, un rendez-vous ou des détails sur une personne à  qui vous envoyez un message électronique, sans, par exemple, avoir à  passer de la messagerie au calendrier ou à  d’autres modes.

LE RUBAN DANS OUTLOOK

-  Le Ruban remplace le menu et les barres d'outils en haut de la fenêtre principale d'Outlook et permet à  l'utilisateur de personnaliser son interface. Sa conception facilite la recherche et l'utilisation de toute la gamme de fonctions fournies par Outlook, et vous permet de gagner en performances.

LES ONGLETS CONTEXTUELS

-  Le Ruban contient également des onglets contextuels vous donnant accès exactement aux outils dont vous avez besoin, lorsque vous en avez besoin. Mettez à  jour votre calendrier et vos tâches sans quitter votre boîte de réception. Par exemple, cliquez sur une entrée du calendrier ou sur une tâche dans votre barre des tâches pour afficher sur le Ruban un onglet contextuel vous fournissant les outils correspondant à  l'entrée.

UTILISATION DES "JUMP LISTS"

-  Outlook 2013 utilise particulièrement bien les jump lists introduites par Windows 7 puisque l'on peut, depuis la barre des tâches du système, créer un nouveau mail, un nouvel évènement ou encore ajouter un nouveau contact.

LE COURRIER

CREER UN NOUVEAU MESSAGE (1/2)

-  Plusieurs méthodes vous sont offertes :

-     Cliquez sur l’icône dans le ruban Accueil.

-     Ou encore en utilisant le raccourci clavier Ctrl + N  à  l’intérieur du dossier Courrier.

-  L’écran suivant apparaît :

CREER UN NOUVEAU MESSAGE (2/2)

-  Les zones suivantes correspondent :

-     à€ : Adresse électronique de votre correspondant.

-     Cc : Adresses des personnes en copie.

(La liste des adresses en copie apparaît au destinataire).

-     Cci : idem Cc sauf que la liste des adresses en copie n’apparaît pas au destinataire (Copie Secrète

-     (Cliquez dans le ruban Options sur Afficher Champ Cci) :  

JOINDRE UN FICHIER AVEC LE MESSAGE

-  Placez-vous dans le corps du message auquel vous souhaitez joindre un fichier puis cliquez sur le bouton Insérer un fichier

-  Cherchez, sur votre disque dur, le fichier à  insérer et cliquez sur Insérer :

-  Le nom du document apparaît dans la liste des pièces jointes sous l’objet et non plus dans le corps du message. Pour joindre d’autres fichiers, renouvelez les manipulations. 

CREER VOTRE SIGNATURE(1/4)

-  Vous pouvez créer plusieurs signatures suivant vos envois. Il faudra alors répéter plusieurs fois la procédure de création.

-  Lorsque vous êtes dans un message, vous pouvez aussi cliquer sur : et Signatures

-  Cliquez sur le bouton Signatures... pour gérer vos signatures -  La fenêtre Signature et thème apparaît :

CREER VOTRE SIGNATURE(2/4)

-  Cliquez sur le bouton Nouveau...

-  Saisissez le nom de votre signature et cliquez sur le bouton Ok

-  Saisissez le texte de votre signature dans le cadre « Modifier la signature» et mettez-là  en forme. Vous pouvez aussi insérer votre carte de visite, une image... puis cliquez sur Enregistrer.

AFFECTER UNE SIGNATURE AUX MESSAGES (3/4)

-  Choisissez la signature que vous voulez pour les nouveaux messages et les transferts.

-  Les choix dépendent du nombre de signatures que vous aurez créées.

-  Par exemple, les nouveaux mails peuvent contenir le logo du groupe contrairement aux mails transférés qui peuvent recevoir une signature plus simple

-  Choisissez la signature pour les nouveaux messages -  Choisissez la signature pour les réponses et les transferts.

-  Cliquez sur le bouton OK

INSERER UNE SIGNATURE DANS UN MESSAGE (4/4)

-  Si vous avez assigné une signature lors de la création d’un nouveau message, elle apparait donc par défaut dans le corps du message mais vous pouvez en choisir une autre :

-  Depuis la fenêtre d’un message, cliquez sur le ruban Message / Signature et choisissez la signature voulue

.                                                                 

LES OPTIONS D’ENVOI (ACCUSE DE RECEPTION, IMPORTANCE...)

-  Lors de la création d’un message, dans le ruban Message, cliquer sur le bouton    du groupe Indicateurs ou dans le ruban Options.

-  Vous pourrez cocher                   

-  Vous pourrez choisir l’importance de vos messages :

-  Et aussi le critère de diffusion :

-  Ainsi que d’autres options, validez ensuite par ok.

LES CATEGORIES DE COULEURS (1/4)

-  De nouvelles catégories de couleurs vous permettent de personnaliser les éléments et de les distinguer les uns des autres permettant ainsi de retrouver facilement les informations. Par exemple, vous assignez une catégorie de couleur à  tous les éléments liés à  un projet défini. Vous pouvez ajouter la même catégorie de couleur aux messages électroniques, aux éléments du calendrier et aux tâches afin de pouvoir d’un coup d’Oïl retrouver facilement tous les éléments de ce projet.

-  Ultérieurement, si vous avez besoin de trouver des informations, vous pouvez effectuer une recherche ou trier par catégorie de couleur afin d’identifier rapidement les éléments recherchés.

-  Les catégories de couleurs vous permettent de parcourir et localiser rapidement des éléments apparentés.

LES CATEGORIES (2/4)

-  Les catégories sont des indicateurs de couleurs affectés aux messages. La catégorie apparait toujours à  droite du sujet du message ou dans un bandeau de couleur lorsque le message est ouvert. Il sera ensuite possible de trier et rechercher tous les messages d’une catégorie.

CATEGORIES DE COULEURS (3/4)

-  Affecter une catégorie de couleur à  un message

-     Une catégorie doit être répertoriée dans la liste des catégories de couleurs pour pouvoir être affectée. Si elle ne l'est pas, vous pouvez simultanément créer une catégorie de couleur et l'affecter pour la première fois à  un élément. Vous pouvez également choisir parmi plusieurs catégories de couleurs par défaut et leur donner un nom plus significatif pour vous.

-     Pour un message dans la Boîte de réception ou une liste de messages, cliquez avec le bouton droit sur le message, pointez sur Classer

-  Cliquez sur une catégorie de couleur.

-     Pour un message ouvert, dans le groupe Options de l'onglet Message, cliquez sur Classer, puis sélectionnez une catégorie de couleur.

-  Pour voir plus de catégories ou pour créer une catégorie, cliquez sur Toutes les catégories pour ouvrir la boîte de dialogue Catégories de couleurs.       

LES CATEGORIES (4/4)

-  Une fois les indicateurs de catégories posés, les recherches et les tris se font avec les outils classiques.

ENREGISTRER UN MESSAGE COMME BROUILLON

-  Si le message n’est pas prêt, vous pouvez quand même conserver ce qui est déjà  réalisé.

-  Cliquez sur le Bouton Office, puis sélectionnez Enregistrer ou cliquez sur le l’icône  ou sur le bouton Fermer 

-  Le message est stocké dans Brouillons ; vous pourrez le modifier autant de fois que nécessaire avant de l’envoyer.

REPONDRE A SON COURRIER (1/4)

-  Répondre ou répondre à  tous

-     Ouvrez le message auquel vous voulez répondre

-     Pour ne répondre qu’à  l’expéditeur du message, cliquez sur Répondre

-     Pour répondre aussi à  tous les destinataires figurant dans les zones à€ et Cc, cliquez sur Répondre à  tous

-     Une nouvelle fenêtre apparaît. Notez la présence des lettres RE : pour

Réponse dans l’objet du message. Le corps du message reprend celui du message d’origine.

REPONDRE A SON COURRIER (2/4)

-  Dans cette version, vous pourrez Répondre avec un clic en tapant votre réponse directement dans le volet de lecture. Ou, commencez une conversation de messagerie instantanée Lync pour tenir une conversation en temps réel.

REPONDRE A SON COURRIER (3/4)

-  Transférer (Faire suivre) un courrier

-     Il est possible de transférer un courrier à  un autre destinataire.

-     Ouvrez le message que vous voulez transférer, cliquez sur le bouton Transférer

-     Une nouvelle fenêtre apparaît. Notez la présence des lettres TR : pour Transférer dans l’objet du message.

-     Le corps du message est identique au précédent.

-     Choisissez le destinataire, saisissez au besoin le message d’accompagnement et cliquez sur Envoyer

REPONDRE A SON COURRIER (4/4)

-  ENVOYER ET RECEVOIR

-     L’envoi et la réception des messages sont automatiques mais si vous souhaitez accélérer le délai normal.

-     Pour accélérer le départ ou le chargement de vos messages, vous pouvez cliquer sur l’icône Envoyer/Recevoir du ruban Envoyer/recevoir.

-  LIRE SON COURRIER ELECTRONIQUE

-     Pour lire le courrier : cliquez sur le titre du courrier pour le consulter dans l’aperçu de message ou double-cliquez sur le titre du courrier pour le consulter dans une nouvelle fenêtre

SUIVRE LES CONVERSATIONS

-  Il est désormais possible de suivre les conversations par fils de discussions. Cette fonctionnalité, déjà  présente sous Gmail par exemple, permet de suivre, en un même endroit, la totalité des mails échangés avec une même personne.

LES INDICATEURS DE SUIVI

-  Un indicateur appliqué à  un message ou à  un contact dans Outlook fait office de rappel visuel indiquant que ce message ou ce contact doit faire l'objet d'un suivi. Vous pouvez utiliser des indicateurs avec des dates par défaut, comme Aujourd’hui, Demain et Semaine prochaine, ou personnaliser vos indicateurs avec des dates spécifiques

RECUPERER UN FICHIER JOINT (1/2)

-  Lorsqu’un message reçu comporte un fichier joint, celui-ci apparaît sous l’objet du message

-  Si vous faites un clic sur le fichier, vous pourrez éventuellement afficher l’aperçu.

RECUPERER UN FICHIER JOINT (2/2)

-  Penser à  l’Enregistrer pour le conserver et le consulter ultérieurement -  Ou par clic droit sur une pièce jointe et Enregistrer sous -  Double-cliquez sur le nom du fichier pour le récupérer.

-  Si vous avez plusieurs pièces jointes, vous pouvez choisir d’enregistrer toutes les pièces jointes dans un dossier en même temps en cliquant sur le menu Fichier puis

L’APERCU DES PIECES JOINTES

(1/4)

-  Ce dossier  vous permet d’éviter de recevoir des messages

« indésirables», Outlook 2013 a mis en place une protection contre les « spams» (qui est une méthode consistant à  usurper des renseignements personnels tels que le nom, le numéro de sécurité sociale, mot de passe...) par le biais de faux e-mails. C’est un filtre technologique qui évalue si un message doit être traité ou pas.

-  En fonction du niveau de protection défini pour le filtre anti-courrier indésirable, certains messages électroniques légitimes peuvent être déplacés vers le dossier Courrier indésirable. C’est la raison pour laquelle il est recommandé de passer en revue les messages déplacés vers le dossier Courrier indésirable, de manière périodique, pour vérifier qu’il ne vous manque pas de messages que vous souhaitez consulter.

-  Tout message envoyé dans le dossier Courrier indésirable est converti en texte brut et les éventuels liens qu’il contient sont désactivés. Lorsque vous déplacez le message en dehors du dossier Courrier indésirable, il est traité différemment selon les différents classements du filtre de courrier indésirable :

(2/4)

-  Si le message est classé comme courrier indésirable non suspect :

lorsque vous déplacez le message en dehors du dossier Courrier indésirable, le format d’origine du message est restauré et les éventuels liens sont activés.

-  Si le message est considéré comme suspect : lorsque vous déplacez le message en dehors du dossier Courrier indésirable, le format d’origine du message est restauré, mais les éventuels liens restent désactivés par défaut.

-  Gérer le courrier indésirable :

-     Cliquez et glissez le message dans la boite de réception

-     Ou si le volet de lecture est activé, vous aurez le message suivant

-     Cliquez alors droit dessus pour Déplacer vers la boite de réception

(3/4)

-  Vous pouvez utiliser le ruban Message puis Courrier indésirable ou encore faire un clic droit sur le message, puis sur la commande -  cliquez sur une des options suivantes :

-  Ajouter l’expéditeur à  la liste des expéditeurs bloqués Vous pouvez facilement bloquer des messages en provenance d’une adresse de messagerie ou d’un nom de domaine en ajoutant l’expéditeur à  la liste des expéditeurs bloqués. Lorsque vous ajoutez le nom ou l’adresse d’un expéditeur dans la liste des expéditeurs bloqués, Outlook déplace les messages correspondants dans le dossier Courrier indésirable. Les messages émanant de personnes ou noms de domaine de cette liste sont toujours traités comme indésirables, quel que soit leur contenu.



(4/4)

-  Ajouter l’expéditeur à  la liste des expéditeurs approuvés : les adresses de messagerie et noms de domaine figurant dans la liste des expéditeurs approuvés ne sont jamais traités comme du courrier indésirable, quel que soit le contenu du message.

-  Ajouter le domaine de l’expéditeur à  la liste : pour ajouter les messages indésirables provenant d’un autre pays/région, vous pouvez ajouter des codes de pays/région à  la liste des domaines de niveau supérieur bloqués.

-  Ajouter le destinataire à  la liste des destinataires approuvés : si vous appartenez à  des listes de publipostage ou de distribution, vous pouvez ajouter les expéditeurs à  votre liste des destinataires approuvés. Les messages envoyés vers ces adresses de messagerie ou noms de domaine ne seront jamais traités comme du courrier indésirable, quel qu’en soit le contenu.

-  Marquer comme légitime : Un message marqué comme légitime est déplacé vers son dossier d’origine, généralement dans la boîte de réception. Il se peut qu’un message s’affiche pour vous demander si vous souhaitez ajouter l’expéditeur ou la liste de distribution à  vos listes Expéditeurs approuvés ou Destinataires approuvés.

-  Options du courrier indésirable : permet d’ouvrir les fenêtres pour une gestion plus précise de vos messages indésirables.

SUPPRIMER UN MESSAGE

-  Cliquez sur Boîte de réception ou sur le dossier puis sélectionnez le(s) message(s) à  supprimer et cliquez sur Supprimer.

-  Les messages sont stockés dans la boîte Eléments supprimés (sauf si vous maintenez la touche Maj avant de cliquer sur Supprimer, ils ne seront plus récupérables)

-  Il est possible de récupérer des messages supprimés dans un délai de 14 jours après avoir vidé la corbeille. Pour cela, aller dans le ruban Dossier puis l’icône

-  La nouveauté est d’utiliser les commandes dans les listes de messages pour une action rapide : Supprimez ou marquez vos messages comme lus ou non lus au moyen de commandes pratiques dans la liste de messages.

RAPPELER / REMPLACER UN MESSAGE DEJA ENVOYE

-  Outlook offre la possibilité de rappeler un message envoyé, seulement si ce message n’a pas été encore lu par le ou les destinataires (Attention, cela ne fonctionne pas toujours si les utilisateurs le reçoivent par push mail sur leur téléphone par exemple).

-  Dans le Dossier Eléments Envoyés, ouvrir le message à  renvoyer et dans le groupe Actions, clic sur Rappeler ce message et répondre à  la fenêtre suivante :

CREER UN DOSSIER (1/2)

-  Cliquez sur le ruban Dossier puis  puis saisissez le nom du dossier

Sélectionnez l’emplacement de ce dossier (ici, Boîte de réception) et cliquez sur OK

-  Les dossiers ne sont plus triés par ordre alphabétique mais comme vous le voulez. Déplacez-les pour les adapter à  votre façon de travailler.

-  Sélectionnez l’emplacement de ce dossier (ici, Boîte de réception)

Ou Clic droit puis cliquer sur Créer un nouveau dossier puis saisissez le nom du dossier (Exemple Compte rendu)

-  Le dossier Compte Rendu est créé dans le dossier Boîte de réception

CREER UN DOSSIER (2/2)

-  Pour le(s) visualiser, cliquez sur le       pour le(s) cacher, cliquez sur le

-  Remarque : vous pouvez créer autant de dossiers et sous-dossiers que vous le souhaitez.

-  La gestion des dossiers se fera avec le ruban Dossiers

CLASSER UN MESSAGE (1/3)

-  MANUELLEMENT

-     Tout courrier arrivé est stocké dans la Boîte de réception (sauf si vous avez fait des règles).

-     Une fois le courrier expédié, le message est déplacé systématiquement dans la boîte Eléments envoyés.

-     Il ne faut pas hésiter à  faire le ménage dans le courrier électronique. Tout courrier supprimé sera envoyé dans la corbeille Eléments supprimés.

-     Cliquez-glissez le message sur le dossier souhaité pour le déplacer.

-     Ou cliquez sur le ruban Messages puis  et choisissez le dossier voulu.

-     Ou ouvrez le message puis cliquez sur le menu Fichier, puis

CLASSER UN MESSAGE (2/3)

-  AUTOMATIQUEMENT

-  Le classement manuel des messages dans un dossier peut devenir fastidieux. Outlook propose de le faire à  votre place lors de la réception (ou de l’envoi) d’un message. Il suffit de créer une règle.

-  Ouvrez un message déjà  classé dans un dossier

-  Choisissez le ruban Accueil et la commande puis choisissez l’option que vous voulez.

-  Sélectionnez une ou plusieurs conditions et cliquer sur Déplacer l’élément vers le dossier :

CLASSER UN MESSAGE (3/3)

-  Outlook donne un nom à  la règle. Validez la règle et Celle-ci sera mise en application pour tout nouveau message.

-  Remarque : une règle peut être modifiée/ supprimée par le ruban Accueil et Règles

LES ACTIONS RAPIDES

-  L'onglet Accueil propose une série de tâches prédéfinies. Il s'agit en fait d'un ensemble de boutons paramétrables qui effectueront toujours la même action. On peut ainsi imaginer programmer une action qui va déplacer l'ensemble des mails sélectionnés vers tel dossier ou bien une autre qui supprimera automatiquement tous les messages de Monsieur X.

L'ARCHIVAGE

L’ARCHIVAGE (1/4)

-  Attention, Microsoft préconise que le dossier d’archives .Pst ne dépasse pas les 2Go.

-  La préconisation est de créer un fichier d’archive par année. Lors de la création d’un dossier, par défaut, il n’est pas archivé.

-  L'archivage automatique, qui est activé par défaut, déplace automatiquement les éléments anciens vers un emplacement d'archivage à  intervalles prédéfinis. Toutefois, vous pouvez sauvegarder et archiver manuellement des éléments à  un emplacement que vous spécifiez vous-même.

-  Modifier les règles d’archivage

Dans le menu Fichiers, cliquez sur Options. Sélectionnez Options avancées :

L’ARCHIVAGE (2/4)

-  Puis sur Paramètres d’archivage automatique :

-  Vous pouvez modifier l’option d’archivage automatique si vous ne souhaitez pas l’exécuter et vous pouvez modifier le dossier de sauvegarde.

L’ARCHIVAGE (3/4)

-  L’archivage manuel

-  Dans le menu Fichier puis sélectionnez Outils de nettoyage et Archiver :

L’ARCHIVAGE (4/4)

-  L’archivage d’un dossier

-     Se placer sur le dossier à  archiver, ruban Dossier puis sélectionnez l’icône       ou par clic droit sur le dossier/ Propriétés :

-     Activer l’option Archiver ce dossier... Indiquer le délai d’existence des éléments et vérifier le nom du fichier Pst.

CREER UN MODELE D’EMAIL OUTLOOK

-  Le modèle d’e-mail peut être synonyme de « gain de temps» et donc de « productivité» selon le contexte auquel il se réfère.

-  Vous créez un nouveau message qui vous servira de modèle d’email. > Cliquez sur l’icône   dans le ruban Accueil.

> Composez votre modèle de message

> Composez le message qui vous servira de modèle. Chaque email devra être personnalisé, c’est important.

> Evitez les messages trop formatés, vos destinataires ne sont pas dupes. Ils voient tout de suite si votre email est une copie ou pas

> « Enregistrer sous» votre message

> Cliquez sur le menu Fichier puis cliquez sur Enregistrer sous

> Dans la liste, choisissez Modèle Outlook (*.oft)

LA RECHERCHE INSTANTANEE (1/2)

-  La fonctionnalité de recherche instantanée est activée automatiquement sur les ordinateurs exécutant au moins Windows Vista SP2. Pour les versions antérieures de Windows, il faut installer le logiciel Windows Search 4

LA RECHERCHE INSTANTANEE (2/2)

L’activation de la zone de recherche (CTRL + E) fait apparaitre un ruban composé de 3 zones :

-  Zone A : permet de définir le périmètre de la recherche

-  Zone B : permet d’affiner la recherche en précisant des critères : émetteur, objet, indicateurs

...

-  Zone C : permet de relancer des recherches récentes et d’accéder à  la recherche avancée ainsi qu’aux options de recherche

LES DOSSIERS DE RECHERCHE

-  Les dossiers de recherche sont des filtres de messages qui respectent certains critères. Par exemple, il existe déjà  2 dossiers de recherche : les courriers non lus et les courriers volumineux.

-  D’autres dossiers de recherche peuvent être créés pour filtrer les messages sur d’autres critères :

LES DOSSIERS PERSONNELS

LES DOSSIERS PERSONNELS (1/2)

-  CREER UN DOSSIER DANS .PST

-     Outlook possède un fichier Dossiers personnels qui comprend votre boite de réception, votre calendrier, vos contacts, vos taches et vos dossiers mais vous pouvez créer d’autres dossiers personnels. (fichier pst)

-     Choisissez dans le menu Fichier puis fichier de données Outlook dans le sous-menu.

-     Nommez ce dossier et définissez  le type de données qu’il contiendra :

> Calendrier, pour avoir un autre dossier de calendrier afin de gérer plusieurs agendas.

> Contacts, pour pouvoir dissocier les contacts professionnels et personnels (par exemple)

> Courrier, pour créer des dossiers des différents types de courriers que vous envoyez ou recevez.

> Notes, pour classer tous vos petits papiers au lieu de les avoir en vrac sur une seule page.

> Taches, pour définir des choses à  faire ou faites dans différents domaines.

-     Choisissez ensuite le dossier dans lequel vous désirez créer le nouveau dossier et OK.

LES DOSSIERS PERSONNELS (2/2)

-  Ouvrir un dossier d’archive (ou un autre .pst)

-     Dans le menu Fichier, Ouvrir et Exporter, Fichiers de données Outlook.

-     Choisissez le dossier contenant le fichier .PST à  ouvrir.  

-  Cliquez sur le fichier puis sur OK.

-     Attention à  l’attribut lecture seule : Le fichier .PST ne doit pas être sur un CD (même réinscriptible) ni sur une unité réseau accessible seulement en lecture seule.

-     Outlook a besoin d’écrire dans ce fichier même si l’on ne désire que lire des données.

-     Copiez le fichier sur votre disque dur, puis, cliquez avec le bouton droit dessus, Propriétés, onglet Général, décochez Lecture seule.

LE GESTIONNAIRE D'ABSENCE DU BUREAU

LE GESTIONNAIRE D’ABSENCE DU BUREAU (1/3)

-  Si votre entreprise est équipée d’Exchange Server 2010 (minimum), vous disposez d’un gestionnaire d’absence amélioré qui permet de gérer un message différent pour l’interne et pour l’externe.

LE GESTIONNAIRE D’ABSENCE DU BUREAU (2/3)

LE GESTIONNAIRE D’ABSENCE DU BUREAU (3/3)

LES CONTACTS

LE VOLET DE PERSONNES

-  Le volet de personne permet de suivre l’activité liée à  un contact : messages, pièces jointes, commentaires et même les photos de tous les contacts du message

-  Grâce à  Outlook Social Connector, il permet aussi de « tracer» l’activité du contact sur les réseaux sociaux

-  Pour afficher le volet de personnes : onglet AFFICHAGE / Volet de personnes

LES CONTACTS OUTLOOK (1/2)

LES CONTACTS OUTLOOK (2/2)

-  Cartes de contact

-  Accédez immédiatement à  vos contacts via la messagerie instantanée, la messagerie électronique ou par téléphone grâce aux Cartes de contact. De plus, dans Outlook 2013, les photos de vos contacts vous aident à  mettre un nom sur un visage.

CREER DES CONTACTS (1/2)

-  Dans le ruban Accueil, dans le dossier des contacts, cliquez sur

-  Sinon, dans le ruban Accueil, dans le dossier des messages, cliquez sur Nouveaux éléments puis Contact

CREER DES CONTACTS (2/2)

Dans la zone Nom complet, tapez le nom du contact

Tapez ou sélectionnez les informations que vous voulez enregistrer sur le contact

Cliquez sur Enregistrer et fermer            

CREER UN CONTACT A PARTIR D’UN MESSAGE RECU (1/2)

-  Ouvrez le message contenant le nom que vous voulez ajouter à  votre liste de contacts

-  Dans le champ De, cliquez avec le bouton droit sur le nom du contact à  créer, puis cliquez dans le menu contextuel sur

-  Remplir alors la fiche si nécessaire et Enregistrer et fermer

CREER UN CONTACT A PARTIR D’UN MESSAGE RECU (2/2)

-  Ou pointez la souris sur le contact pour faire apparaître l’écran suivant :

-  Puis cliquez sur la flèche à  droite, l’écran suivant apparaitra et il faudra cliquer sur Ajouter.

CREER UNE LISTE DE DISTRIBUTION(1/3)

-  Une liste de distribution permet de regrouper sous un même nom plusieurs contacts.

-  Dans le ruban Accueil, puis cliquez sur Nouveau groupe de contact

-  Ou dans le dossier Courrier, dans le ruban Accueil, Nouveaux éléments...

CREER UNE LISTE DE DISTRIBUTION(2/3)

Dans la zone Nom, tapez un nom de liste. Cliquez sur Sélectionner les membres... CREER UNE LISTE DE DISTRIBUTION(3/3)

-  Sélectionner le carnet d'adresses contenant les adresses de messagerie à  inclure à  votre liste de distribution dans la zone Carnet d’adresses

-  Dans la zone Rechercher, tapez le nom ou sélectionnez-le dans la liste située au-dessous, puis cliquez sur Membres. Répétez cette opération pour toutes les personnes que vous souhaitez ajouter à  la liste de distribution, puis cliquez sur OK

-  La liste de distribution est enregistrée dans votre dossier Contacts sous le nom que vous lui attribuez. Les contacts correspondent aux personnes ou aux sociétés avec lesquelles vous correspondez régulièrement. Une fois le contact créé, vous pouvez le rechercher et communiquer avec lui en lui envoyant des messages électroniques.

MODIFIER L’AFFICHAGE DES CONTACTS (1/2)

-  Dans le ruban Accueil et dans la zone Affichage actuel et choisissez l’affichage voulu

Cartes de visite

est l’affichage par défaut

Cartes

permet d’afficher les contacts avec l’adresse postale, l’e-mail, la page web, etc.

Téléphone

permet d’afficher les noms et numéros de téléphone des contacts sous forme de tableau

Liste

Permet d’afficher tous les contacts classés par nom sous forme de tableau

Par catégorie

Permet d’afficher tous les contacts classés par catégorie sous forme de tableau

Par personne

Permet d’afficher les contacts avec leur photo

MODIFIER L’AFFICHAGE DES CONTACTS (2/2)

-  Dans le ruban Affichage et dans la zone Affichage actuel et choisissez l’affichage voulu

Par société

Permet d’afficher tous les contacts classés par société sous forme de tableau

Par emplacement

Permet d’afficher tous les contacts classés par pays et département sous forme de tableau

Par catégories

Permet d’afficher tous les contacts sous forme de tableau pour lesquels vous avez défini un suivi

LES CONTACTS SUGGERES

-  Un nouveau dossier de « contacts suggérés» apparait dans la liste des contacts. Il correspond à  une liste de toutes les personnes auxquelles vous avez envoyé  un e-mail ou qui vous ont écrits et qui ne font pas partie de vos contacts.

-  A la saisie d’un nom de destinataire, Outlook va d’abord vérifier dans cette liste.

LE CALENDRIER

L’ECRAN DU CALENDRIER (1/2)

L’ECRAN DU CALENDRIER (2/2)

-  Cliquez sur le bouton Calendrier  dans le volet de navigation

-  Par défaut, Outlook affiche la semaine en cours mais propose plusieurs autres types d’emploi du temps.

 > Permet de revenir sur le jour en cours

 > Permet d’afficher le jour sélectionné dans le navigateur

> Permet d’afficher la semaine en cours (ou celle sélectionnée) en jours ouvrés ou avec les samedis et dimanches.

 > Permet d’afficher le mois en cours avec plus ou moins de détails.

NAVIGUER DANS L’EMPLOI DU TEMPS (1/2)

NAVIGUER DANS L’EMPLOI DU TEMPS (2/2)

-  Le Navigateur de dates vous permet d’afficher l’Emploi du temps correspondant à  un jour bien précis.

-  D’autre part Outlook affiche un emploi du temps de 0 h à  24 h avec un découpage horaire par ½ h  PERSONNALISER L’AFFICHAGE DU CALENDRIER (1/2)

-  DEFINIR LES HORAIRES ET LES NUMEROS DE SEMAINES

-     Outlook propose une semaine de travail classique : du lundi au vendredi de 08 h à  17 h.

-     Pensez à  modifier ces horaires cela a de l’importance lors de réunions en dehors de ces horaires qui indiqueront alors que vous n’êtes pas disponible.

-     Il faudra aller dans le menu Fichier, Options puis cliquer sur Calendrier

-     Modifiez les horaires, modifier aussi la 1ère semaine de l’année et choisissez la 1ère semaine de 4 jours (pour que la semaine 1 soit en accord avec le calendrier).

-     Pensez aussi à  vérifier que la case suivante soit cochée pour afficher les Numéro de semaine

PERSONNALISER L’AFFICHAGE DU CALENDRIER (2/2)

- Ajouter les jours fériés

-     Outlook propose d’ajouter les jours fériés français ou étrangers dans votre calendrier. Pratique pour la planification de vos RDV ou réunions.



-     Cliquez sur l’icône

-     Puis choisissez les pays que vous voulez et valider par ok.

LES PREVISIONS METEOROLOGIQUES

-  Est-ce qu’il va faire beau ou est-ce qu’il va pleuvoir ?

-     Pas besoin d’accéder aux prévisions météorologiques parce qu’elles se trouvent ici dans l’affichage Calendrier.

-     Vous pouvez ajouter une ville à  la liste de la barre météorologique du calendrier pour passer rapidement aux prévisions de trois jours pour cinq villes au maximum.

-     Les prévisions sont disponibles pour des villes du monde entier.

-     Cliquez sur la flèche pointant vers le bas, puis cliquez sur Ajouter un emplacement.

VOUS (1/3)

-  Les rendez-vous sont des activités pour lesquelles vous bloquez du temps dans votre calendrier.

-  Il est possible de créer des rappels pour les rendez-vous. Vous pouvez également planifier des rendez-vous périodiques.

-  Dans les dossiers Courrier ou Contacts et dans le ruban Accueil cliquez sur Nouveaux éléments puis Rendez-vous

-  Ou placez-vous dans le dossier Calendrier puis cliquez sur      

VOUS (2/3)

-  Dans la zone Objet, tapez la description du rendez-vous.

Dans la zone Emplacement, tapez le lieu du rendez-vous.

-  Sélectionnez les dates / heures de début et de fin du rendez-vous.

VOUS (3/3)

-  Affectez éventuellement une catégorie au rendez-vous, la couleur apparaitra alors en fond du calendrier.

-  Si vous partagez votre calendrier, vous pouvez déclarer votre RDV en privé

afin que les autres utilisateurs ne voient pas les détails mais   uniquement votre indisponibilité.

Sélectionnez les autres options souhaitées (la périodicité  et l’assistant planification expliquée plus bas) puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

PLANIFIER UN EVENEMENT

-  Un évènement est une activité qui dure au minimum 24 heures, il se positionnera juste sous la date du calendrier et non sur une plage horaire.

-  Plusieurs méthodes peuvent être utilisées !

-     Dans le dossier calendrier, dans le ruban Accueil, puis Nouveaux éléments puis 

-     Dans le dossier Courrier ou Contacts et dans le ruban Accueil cliquez sur Nouveaux éléments puis réunion

-     placez-vous dans le dossier Calendrier puis Créer un RDV comme   vu précédemment et cliquer alors sur la case Journée entière.

PLANIFIER UNE REUNION (1/3)

-  Une réunion est un rendez-vous auquel vous conviez d’autres personnes et pour lequel vous avez besoin éventuellement de ressources (salle, PC...).

-  Lorsque vous organisez une réunion, vous identifiez les personnes à  inviter et les ressources nécessaires, puis vous choisissez une heure. Les réponses à  votre demande de réunion sont remises dans votre boîte de réception.

-  Dans les dossiers Courrier ou Contacts et le ruban Accueil cliquez sur Nouveaux éléments puis

PLANIFIER UNE REUNION (2/3)

-  Cliquez sur le bouton puis sélectionnez les participants et les ressources et la participation.

-  Dans la zone Objet, tapez une description, tapez le lieu dans la zone  Emplacement, ses heures de début et de fin, sa périodicité éventuellement. -  Afin de vérifier la disponibilité de personnes invitées, cliquez sur l’assistant de  planification 

PLANIFIER UNE REUNION (3/3)

-  Dans ce module calendrier, la disponibilité des calendriers est visible pour tous les utilisateurs mais si vous souhaitez avoir une vue plus détaillée pour un collègue, il faut avoir le partage du calendrier, cela passera par une autorisation.

-  Après avoir renseignée toutes les options et vérifier les disponibilités, vous pourrez envoyer votre invitation.

-  Vous recevrez une réponse de chaque personne invitée, confirmant sa présence ou non.

-  Remarques :

-     Le suivi des réponses sera visible en ouvrant la réunion et en cliquant sur l’icône Suivi :

-     Pour assurer le suivi des réponses, ouvrez une réunion, puis cliquez sur Afficher l’état du suivi.

REPONDRE A UNE INVITATION DE REUNION (1/3)

-  Lorsque vous recevez une invitation de réunion dans votre boîte de réception.

-  Vous pouvez l’accepter, la refuser ou la mettre en provisoire.

-  Si vous l’acceptez ou si vous la mettez en provisoire, Outlook la place dans votre calendrier. Si vous la refusez, vous avez la possibilité de donner une raison à  votre refus, et la réponse est ensuite renvoyée à  la personne à  l’origine de la demande de réunion.

REPONDRE A UNE INVITATION DE REUNION (2/3)

-  ACCEPTER UNE DEMANDE DE REUNION

-     Ouvrez le message qui contient la demande de réunion, puis cliquez sur Accepter et cliquer sur Envoyer votre réponse :

-     Sans commentaires : sélectionnez Envoyer la réponse maintenant, puis cliquez sur OK.

-     Avec des commentaires dans votre réponse : sélectionnez Modifier la réponse avant l'envoi, tapez vos commentaires, puis cliquez sur Envoyer.

-     Ou enfin ne pas envoyer de réponse

REPONDRE A UNE INVITATION DE REUNION (3/3)

-  REFUSER UNE DEMANDE DE REUNION

-     Vous aurez les mêmes choix que ci-dessus en cliquant sur l’icône Refuser :

-  PROVISOIRE

-     Vous aurez les mêmes choix que ci-dessus en cliquant sur l’icône Provisoire :

LA PERIODICITE

-  Si vous souhaitez répéter l’évènement (RDV, Réunion, tâche...), il faudra cliquer sur l’icône qui ouvrira cette fenêtre :

-  Choisissez la fréquence de la tâche Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle, puis sélectionnez les options de périodicité.

-  Sélectionnez ensuite la fin ou pas de cette périodicité.

-  Lorsque vous souhaiterez modifier ou supprimer un évènement périodique, il faudra choisir entre ces deux options :      

PARTAGE D’UN CALENDRIER (1/2)

-  Pour visualiser le calendrier d’un collègue (avec ou sans détail)

-  Cliquer dans le dossier calendrier puis dans le ruban Accueil ou Dossier puis sur Ouvrir le calendrier puis et vous obtenez cette fenêtre

-  Puis sélectionner son nom en cliquant sur la zone Nom et Ok

PARTAGE D’UN CALENDRIER (2/2)

-  Suivant l’autorisation accordée, vous verrez les détails ou non du calendrier -  Un message sera envoyer à  la personne pour une invitation de partage.

AFFICHAGE D’UN CALENDRIER DE GROUPE

-  Utilisez l’affichage d’un calendrier de groupe dans Outlook 2013 pour déterminer rapidement un créneau pour votre prochaine réunion d’équipe ! Cet affichage montre d’un seul coup d’Å“il les calendriers de chaque membre de l’équipe.

ENVOYEZ LE CALENDRIER PAR MAIL

-  Envoyez votre calendrier à  d’autres en utilisant la fonction Envoyer le calendrier par courrier électronique afin de simplifier l’organisation de réunions avec vous. Envoyez des informations comme libre/occupé et jusqu’aux détails de chaque réunion.

SUPERPOSITION DE CALENDRIERS (1/3)

-  L’affichage de calendriers en mode Superposition vous permet de naviguer entre plusieurs calendriers, ce qui facilite la comparaison entre votre calendrier et celui d’un collaborateur ou le calendrier de l’équipe afin de définir une heure de réunion.

-  Vous pouvez ouvrir un deuxième calendrier dans une nouvelle fenêtre et afficher jusqu'à  30 calendriers en mode côte à  côte. Cet affichage est utile lorsque vous voulez trouver une plage horaire commune disponible dans plusieurs calendriers.

-  Dans l'affichage Calendrier, le volet de navigation dossier affiche la liste de vos calendriers dans Mes calendriers.

-  Cette liste inclut votre calendrier principal par défaut dans Outlook, qui affiche vos disponibilités aux autres utilisateurs et indique l'emplacement dans lequel les demandes de réunion que vous avez acceptées sont enregistrées.

SUPERPOSITION DE CALENDRIERS (2/3)

-  Dans le volet de navigation de l'affichage Calendrier, activez la case à  cocher d'un autre calendrier que vous souhaitez afficher. Le calendrier sélectionné s'ouvre à  côté du calendrier déjà  affiché.

-  Remarque : Un calendrier au moins doit toujours être affiché.

SUPERPOSITION DE CALENDRIERS (3/3)

-  Dans le volet de navigation de l'affichage Calendrier, activez la case à  cocher d'un autre calendrier que vous souhaitez afficher. Dans l'onglet Calendrier, cliquez sur            Les calendriers sont à  présent affichés en mode Superposition.

-  Dans l'affichage Calendrier, sous l'onglet du calendrier que vous souhaitez supprimer de la superposition, cliquez sur        

L'onglet est re-déplacé vers

la droite. Le calendrier sélectionné n'est plus affiché en mode Superposition.

PUBLIER SUR INTERNET / INTRANET OU UN RESEAU PERSONNEL

-  Si vous ne disposez pas d’un serveur d’entreprise comme Exchange, vous pouvez quand même publier votre planning sur un site Internet / Intranet ou même sur un réseau personnel, afin qu’il soit consultable par d’autres personnes.

-  Le service de partage de calendriers Microsoft Outlook vous permet de publier et de partager des calendriers sur Office.com. Il vous permet également de déterminer qui peut consulter ou s’abonner aux calendriers que vous publiez.

-  Dans le dossier Calendrier, puis sous Mes calendriers, activez la case à  cocher du calendrier que vous voulez publier.

-  Puis dans le ruban Accueil, cliquez sur l’icone 

LES TACHES

LES TACHES

-  Les tâches sont donc visibles dans trois emplacements :

-     Dans la partie droite du volet de lecture à  partir de n’importe quel dossier Courrier ou Contact

-     Dans le dossier Tâches

-     Dans le bas dans le dossier Calendrier

-  Quel que soit l’emplacement, les tâches en retard sont affichées en rouge. Les tâches terminées sont grisées et rayées.

-  Une tâche est créée lorsque le suivi est activé sur un message, rendez-vous ou réunion.

-  Les tâches peuvent également être créées manuellement, par exemple pour lister des travaux à  réaliser tels que la création de documents, de planning, de négociations, etc.

-  Des paramètres permettent d’affecter des délais, des priorités, etc.

CREER UNE TACHE (1/4)

-  Une tâche est une réalisation de nature personnelle ou professionnelle dont vous souhaitez assurer le suivi jusqu’à  son accomplissement. Une tâche peut avoir lieu une seule fois ou se répéter (tâche périodique). Une tâche périodique se reproduit soit à  intervalles réguliers, soit en fonction de la date à  laquelle cette tâche a été marquée comme achevée. Vous pouvez décider d’envoyer un rapport d’état à  votre supérieur hiérarchique le dernier vendredi de chaque mois et planifier un rendez-vous chez le coiffeur un mois après votre dernier rendez-vous.

-  CREER UNE TACHE A OCCURRENCE UNIQUE

-  Dans le ruban Accueil, dans le dossier tâches, cliquez sur

-  Sinon, dans le ruban Accueil, dans le dossier messages, cliquez sur Nouveaux éléments puis

-  Ou en utilisant le raccourci clavier Ctrl+Maj+K.

CREER UNE TACHE (2/4)

-  L’écran suivant apparait :

-  Dans la zone Objet, tapez le nom de la tâche

-  Sélectionnez les options souhaitées

-  Cliquez sur Enregistrer et fermer   CREER UNE TACHE (3/4)

-  CREER UNE TACHE A OCCURRENCES REGULIERES

-     Dans le ruban Accueil, dans le dossier Tâches, cliquez sur

-     Dans la zone Objet, tapez le nom de la tâche

-     Sélectionnez les options souhaitées

-     Dans le groupe Périodicité, cliquez sur Périodicité

-     Choisissez la fréquence de la tâche Quotidienne, Hebdomadaire,

Mensuelle, Annuelle, puis sélectionnez les options de périodicité

-  Si vous souhaitez que la tâche commence et se termine à  des dates spécifiques, définissez les dates de début et de fin

CREER UNE TACHE (4/4) ...

-  Ne cliquez pas sur Régénérer une nouvelle tâche, sinon la tâche ne se reproduira pas à  intervalles réguliers

-  Si vous souhaitez que la tâche commence et se termine à  des dates spécifiques, définissez les dates de début et de fin

-  Cliquez sur OK, puis sur Enregistrer et fermer                   

-  DEFINIR UN NIVEAU DE PRIORITE D’UNE TACHE

-     Double-cliquez sur la tâche concernée

-     Choisissez la priorité voulue (faible, normale, haute) -  Cliquez sur Enregistrer et fermer

AFFICHER LES TACHES

-  Cliquez sur le dossier           dans la barre de navigation

-  Remarque :

-     Les tâches en retard sont affichées en rouge.

-     Les tâches terminées sont grisées et biffées (rayées).

AFFECTER UNE TACHE A QUELQU’UN

-  Vous pouvez Affecter une tâche à  un tiers si vous le souhaitez :

-  Créez ou ouvrez la tâche

Puis dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur et choisissez votre destinataire dans la zone A et remplir les options avant de l’envoyer. Vous serez alors averti du suivi de la tâche.

GESTION DES TACHES (1/2)

-  APERCU RAPIDE A SES TACHES

-     Afin de visualiser rapidement vos tâches, sans avoir à  passer par le dossier Tâches, en faisant juste un clic droit sur l’icône des tâches en bas et vous pouvez les visualiser.

-  MARQUER UNE TACHE COMME ACHEVEE

-     Dans la liste des tâches, activez la case à  cocher devant le nom de la tâche

-     Sinon, ouvrez la tâche et cliquez sur

-     Remarque

> Lorsque vous marquez une tâche comme achevée l’état devient Terminé et le pourcentage d’avancement passe à  100%. Si vous réactivez une tâche terminée, l’état revient à  Non commencé et le pourcentage à  0%.

GESTION DES TACHES (2/2)

-  SUPPRIMER UNE TACHE

-     Dans la liste des tâches, sélectionnez les tâches à  supprimer

-     Cliquez sur Supprimer        ou

-  Remarque

-     La suppression d’une tâche que vous avez attribuée à  une autre personne la fait disparaître uniquement de la liste des tâches ; elle reste dans la liste de la personne qui l’a acceptée. Vous ne recevrez donc plus de rapports d’état concernant cette tâche.

DEFINIR LES OPTIONS DE RAPPEL POUR LES TACHES

-  Dans le menu Fichier, cliquez sur Options, puis sur Tâches...

-  Pour qu’un rappel soit automatiquement activé pour les nouvelles tâches, activez la case à  cocher Définir des rappels pour les tâches avec échéance

-  Remarques

-     Ces options de rappel ne concernent que les tâches pour lesquelles une échéance est définie.

-     Si vous déléguez une tâche pour laquelle vous avez défini un rappel, Outlook désactive automatiquement ce rappel afin que la personne qui a accepté la tâche puisse définir son propre rappel.

MODIFIER L’AFFICHAGE DES TACHES

-  Cliquez sur Tâches, Dans la zone Changer l’affichage          

Liste simple

est l’affichage par défaut

Détaillées

permet d’afficher les tâches avec l’état, le % achevé, la catégorie

Actives

permet de filtrer, sous forme de tableau, les tâches en cours

Les 7 prochains jours

permet de filtrer, sous forme de tableau, les tâches à  venir

En retard

permet de filtrer, sous forme de tableau, les tâches en retard

Par catégorie

permet d’afficher, sous forme de tableau, les tâches triées par catégorie et par échéance

Assignées

permet d’afficher, sous forme de tableau, les tâches affectées à  d’autres personnes

Terminées

permet de filtrer, sous forme de tableau, les tâches achevées

LES DOSSIERS PUBLICS

LES DOSSIERS PUBLICS ( 1/4)

-  Si vous êtes connectés au serveur Exchange, vous pouvez utiliser les dossiers publics.

-  Ces dossiers permettent de collecter, d’organiser, de publier et de partager des informations et des dossiers communs aux utilisateurs connectés à  votre serveur Exchange. En règle générale, les dossiers publics sont utilisés par des équipes de travail ou des groupes d'utilisateurs pour partager des informations sur un sujet commun

-  Les dossiers publics peuvent contenir tous les types d'éléments de dossier Outlook, tels que des messages, des rendez-vous, des contacts, des tâches, des entrées de journal, des notes, des formulaires, des fichiers et des publications. Ils sont directement disponibles à  partir de la liste des dossiers du volet de navigation.



-  Vos dossiers tels que votre boite de réception, les contacts, le calendrier...) ne peuvent être publiés. Il faudra créer pour chacun d’entre eux un autre dossier avec un nom spécifique (Carnet d’adresse public...)

LES DOSSIERS PUBLICS ( 2/4)

-  Exemple d’utilisation :

-     Partager un calendrier

-     Partager une liste de contacts

-     Partager une liste de tâches

-     Publier des informations dans un dossier public

-  PARTAGER UN CALENDRIER

-     Un calendrier partagé peut être utilisé pour la réservation des salles de réunion d’une entreprise par exemple, pour la réservation de matériel informatique ou vidéo.

-     Créez un dossier, puis choisissez Eléments de calendrier dans la liste Contenu du dossier.

-     Dans la liste Sélectionner l'emplacement de ce dossier, cliquez sur Calendrier, puis sur OK.

-     Ajoutez les réunions et les événements au dossier.

-     Envoyez un raccourci vers le dossier public aux personnes auxquelles vous avez accordé l'autorisation d'utiliser le dossier. Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier public, puis cliquez sur Envoyer un lien vers ce dossier dans le menu contextuel.

LES DOSSIERS PUBLICS ( 3/4)

-  PARTAGER UN CARNET D’ADRESSE

-     Un carnet d’adresse partagé peut être utilisé par exemple, pour gérer la liste des clients, des fournisseurs et leurs coordonnées afin que les mises à  jour soient communes à  tout le monde.

-     Créez un dossier, puis choisissez Eléments de contact dans la liste Contenu du dossier.

-     Dans la liste Sélectionner l'emplacement de ce dossier, cliquez sur Contacts, puis sur OK.

-     Ajoutez les contacts au dossier.

-     Envoyez un raccourci vers le dossier public aux personnes auxquelles vous avez accordé l'autorisation d'utiliser le dossier.

-     Remarque La liste des contacts partagés apparaît dans le dossier Contacts ou le carnet d'adresses de Microsoft Outlook.

LES DOSSIERS PUBLICS ( 4/4)

-  Publier des informations dans un dossier public

-     Ouvrez le dossier public dans lequel vous souhaitez publier des informations.

-     Pour utiliser le formulaire par défaut pour la publication d'informations, dans le ruban Accueil, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Nouvelle publication dans ce dossier.

-     Dans le formulaire, saisissez les informations que vous souhaitez publier.

-     Cliquez sur Publier.

-     Envoyez un raccourci vers le dossier public aux personnes auxquelles vous avez accordé l'autorisation d'utiliser le dossier.

LES DELEGATIONS

AUTORISATIONS D’ACCES (1/5)

-  Généralités

-     Permet de consulter ou de modifier les données d’un autre utilisateur du réseau.

-     Il existe deux solutions permettant de gérer les dossiers Microsoft Outlook d'une autre personne : le partage de dossiers et la délégation d'accès.

-     Si vous êtes un délégué et répondez régulièrement aux messages électroniques et demandes de réunion au nom d'une autre personne, vous souhaiterez peut-être ajouter sa boîte aux lettres (boîte aux lettres : emplacement sur un serveur Microsoft Exchange o๠votre courrier électronique est livré. Vous administrateur définit une boîte aux lettres pour chaque utilisateur. Si vous spécifiez un fichier de dossiers personnels comme emplacement pour la remise du courrier, les messages sont dirigés vers cet emplacement à  partir de votre boîte aux lettres.) Exchange à  votre compte pour y accéder rapidement.

AUTORISATIONS D’ACCES (2/5)

-  à€ PROPOS DE LA GESTION DES DOSSIERS D'UNE AUTRE PERSONNE

-     Pour que vous puissiez travailler avec les dossiers Outlook d'une autre personne, celle-ci doit d'abord vous autoriser à  y accéder. Il existe plusieurs méthodes pour accorder cette autorisation.

-     La délégation d'accès est une fonctionnalité Outlook permettant à  une personne d'agir au nom d'un autre utilisateur Outlook. Cette fonctionnalité est souvent utilisée dans le cas d'un responsable et de son assistant, qui doit créer des demandes de réunion ou y répondre.

-     Pour la délégation d’accès aux délégués, pour chaque dossier, vous pourrez choisir les autorisations suivantes :

> Aucune : le délégué ne peut pas ouvrir le dossier

> Relecteur : le délégué peut ouvrir et juste lire le contenu du dossier

> Auteur : le délégué peut ouvrir, lire et créer des éléments du dossier

> Rédacteur : le délégué peut ouvrir le dossier et peut en votre nom, lire, créer, modifier et supprimer des éléments.

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AUTORISATIONS D’ACCES  (3/5)

-  Dans le menu Fichier, Paramètres du compte et

-  Le partage de dossiers permet à  une personne d'attribuer à  quelqu'un d'autre l'accès à  ses dossiers mais cette technique diffère de la délégation d'accès car elle n'inclut pas les autorisations d'agir au nom de l'autre. Le partage de dossiers est utile si vous souhaitez qu'une autre personne puisse accéder à  un de vos dossiers, lorsque vous êtes absent, mais que vous ne voulez pas qu'elle réponde aux demandes de réunion ou aux messages électroniques à  votre place.

-  Par clic droit sur le dossier et Propriétés et Autorisations d’accès ou dans le ruban Dossiers puis

DELEGATIONS - AUTORISATIONS D’ACCES  (4/5)

-  Pour chaque dossier, vous pourrez choisir les niveaux d’autorisations suivantes :

-   Propriétaire : tout est autorisé

-   Editeur : le dossier est visible et la lecture de tous les éléments est autorisée

-   Editeur principal : le dossier est visible et la création, la lecture de tous les éléments est autorisée.

-   Auteur : autorise la visibilité du dossier, la création, modification et suppression d’éléments et la lecture de tous les détails sont autorisées.

-   Auteur principal : le dossier est visible et la création, la lecture d’éléments est autorisée ainsi que la création de sous-dossiers.

-   Auteur secondaire: le dossier est visible et la création et la lecture de tous les éléments est autorisée

-   Relecteur : le dossier est visible et la lecture de tous les détails est autorisée.

-   Collaborateur : le dossier est visible et la création d’éléments est autorisée.

-   Aucun(e) : autorise uniquement la visibilité du dossier

DELEGATIONS - AUTORISATIONS D’ACCES  (5/5)

-  OUVRIR LES DOSSIERS D'UNE AUTRE PERSONNE

-     Dans le l’onglet Fichier, pointez sur Ouvrir et Exporter, puis cliquez sur Dossier d'un autre utilisateur.

-     Dans la zone Nom, entrez le nom de la personne qui vous a accordé des autorisations de partage ou d'accès délégué ou cliquez sur Nom pour le sélectionner dans la liste.

-     Dans la liste Type de dossier, cliquez sur le dossier à  ouvrir.

AJOUTER LA BOITE AUX LETTRES D'UNE AUTRE PERSONNE  (1/3)

-  La boîte aux lettres de cette personne s'ouvrira automatiquement à  chaque démarrage d'Outlook. Elle apparaîtra dans le volet de navigation sous vos dossiers de boîte aux lettres Exchange.

-  Remarques : La personne qui partage une boîte aux lettres doit vous accorder l'autorisation Dossier visible sur le dossier racine de la boîte aux lettres Exchange et inversement.

-  La boîte aux lettres partagée est généralement affichée sous la forme suivante : Boîte aux lettres - nom d'utilisateur.

-  En tant que responsable, vous devez procéder comme suit dans Outlook :

-  Cliquez avec le bouton droit sur le dossier racine de la boîte aux lettres Exchange, puis cliquez sur Modifier les autorisations de partage.

-  La boîte aux lettres partagée est généralement affichée sous la forme suivante : Boîte aux lettres - nom d'utilisateur.

-     Cliquez sur le nom du délégué.

-     Sous Autorisations, dans le groupe Autres, activez la case à  cocher Dossier visible.

-     Cliquez sur OK.

AJOUTER LA BOITE AUX LETTRES D'UNE AUTRE PERSONNE  (2/3)

-  En tant que délégué, vous devez procéder comme suit dans Outlook :

-  Dans le menu Fichiers, cliquez sur Paramètres du compte. -  Dans la liste, cliquez sur le type de compte Exchange, puis sur Modifier.

AJOUTER LA BOITE AUX LETTRES D'UNE AUTRE PERSONNE  (3/3)

-  Cliquez sur Paramètres supplémentaires, puis sur l'onglet Avancé.

-  Cliquez sur Ajouter, puis entrez le nom de la boîte aux lettres que vous souhaitez ajouter à  votre profil utilisateur. Si vous ne connaissez pas le nom de cette boîte aux lettres, demandez-le à  la personne qui vous a attribué les autorisations d'accès délégué

LA GESTION DES AFFICHAGES

-  Cliquer sur l’onglet Affichage pour modifier les aspects visuels de votre Outlook.

-  Choisir un affichage adapté :

-     Compacter

-     Unique -  Aperçu

-  Vous pouvez conserver un affichage avec « Enregistrer l’affichage actuel comme nouvel affichage»

-  Vous pouvez généraliser un affichage avec « Appliquer l’affichage actuel aux autres dossiers courriers»

LA GESTION DES AFFICHAGES

LA GESTION DES AFFICHAGES

-  Les Paramètres d’affichage : -  Autres paramètres... : permet de modifier l’apparence des entêtes de colonnes

-  Mise en forme conditionnelle... : permet de modifier l’apparence des mails en fonction de leur nature Mettre en forme les colonnes...: permet de modifier le format, la largeur et l’alignement des colonnes

LA GESTION DES AFFICHAGES

-    Dans l’onglet Affichage, le bloc disposition permet de faire apparaitre :

-   Le volet des dossiers : permet de modifier l’apparence des différents  dossiers :

> Normal

> Réduit

> Inactif

-   Le volet de lecture : permet  l’affichage ou non du message  sélectionné :

> A droite > En bas

> inactif

-   Barre de taches : permet  l’affichage ou non des taches :

> Calendrier

> Personnes

> Tâches

-   Le volet de lecture : permet  l’affichage ou non du message  sélectionné :

> A droite

> En bas

> inactif

AFFICHER LA LISTE DE MESSAGES PAR CONVERSATION

-  Cliquez sur Affichage > Afficher en tant que conversations

-  Cliquez sur Tous les dossiers ou Ce dossier...

-  Les conversations sont identifiées dans la liste des messages par    .

-  Cliquez sur   pour développer la conversation.

-  Au sein de chaque conversation, les messages sont triés de manière à  ce que le message le plus récent figure en premier.

TRIS ET FILTRES SUR LES MESSAGES

-  Pour trier vos messages

-     Cliquer sur les entêtes de colonnes correspondant à  votre tri. Pour inverser le tri d’un colonne, recliquer sur celle-ci.

-     L’option permet d’afficher tous les messages ou seulement les non lus.

-     Utiliser le bouton droit de votre souri puis « Organiser par» pour voir l’ensemble des tris possible

TRIS ET FILTRES SUR LES MESSAGES

-  Cliquez sur Accueil, puis dans le groupe -  Rechercher, cliquez sur Filtre de courrier.

-  Lorsque vous utilisez un filtre, le même onglet Outils de recherche que celui qui apparaît lorsque vous cliquez dans la zone Recherche instantanée, apparaît dans le ruban.

-  Pour effacer les résultats de recherche et afficher tous les éléments dans le dossier de courrier sélectionné, cliquez sur dans la zone Recherche instantanée, ou dans l’onglet Rechercher, dans le groupe Fermer, cliquez sur Fermer la recherche.

-  Dans la zone Recherche instantanée, cliquez sur x pour effacer les résultats de la recherche     LES CONTACTS PARTAGES

LES REGLES AUTOMATIQUES (1/3)

- Depuis l’onglet Accueil, cliquer sur l’icone Règles puis sur Gérer les règles et les alertes...

-     L’étape 1 de l’Assistant Règles contient des modèles pour les règles les plus fréquemment utilisées :

-     Rester organisé : Ces règles permettent de classer et de suivre des messages.

-     Rester à  jour : Ces règles permettent de vous avertir lorsque vous recevez un message en particulier.

-     Démarrer à  partir d’une règle vide : Il s’agit de règles que vous créez sans l’aide d’un modèle de règle et que vous pouvez personnaliser complètement.

- Cliquez sur Suivant.

LES REGLES AUTOMATIQUES (2/3)

- Quelle(s) conditions voulez vous vérifier ?

-   L’étape 1 : sélectionnez une ou des actions pour que la règle soit appliquée lorsque les conditions spécifiées sont remplies.

-   L’étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une action, puis indiquez la valeur.

-   Cliquez sur Suivant

-    Que voulez vous faire du message ?

-   L’étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à  la règle, puis cliquez sur Suivant.

-   L’étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une exception ajoutée, puis indiquez la valeur.

-   Cliquez sur Suivant.

LES REGLES AUTOMATIQUES (3/3)

- Existe-t-il des exceptions ?

-    L’étape 1 : sélectionnez une ou des exceptions, sélectionnez les exceptions à  la règle, puis cliquez sur Suivant.

-    L’étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une exception que vous ajoutée, puis indiquez la valeur.

-    Cliquez sur Suivant.

-  Terminez la configuration de  la règle

-    L’étape 1 : attribuez un nom à  cette règle, tapez un nom.

-    L’étape 2 : configurez les options de la règle , activez les cases à  cocher des options souhaitées.

> Pour exécuter cette règle sur des messages déjà  dans la Boîte de réception, activez la case à  cocher Exécuter cette règle sur les messages déjà  dans « Boîte de réception». > Par défaut, la nouvelle règle est activée. Pour la désactiver, désactivez la case à  cocher Activer cette règle.

> Pour appliquer cette règle à  tous vos comptes de messagerie, activez la case à  cocher Créer la règle sur tous les comptes.

-    Cliquez sur Terminer.


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