Base de données économiques et sociales : importance, textes réglementaire et élaboration
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
Une base de données économiques et sociales, plus connue sous le diminutif (BDES), est un dispositif qui comporte un certain nombre d’informations relatives aux orientations stratégiques d’une entreprise. Cette base de données est régie par un cadre réglementaire et des textes de loi bien définis et doit être partagée avec les représentants officiels des collaborateurs pour toute fin utile. Actuellement, plusieurs échanges sont en cours pour revoir l’architecture et les composantes de cette base de données dans le but d’y inclure un volet environnemental décrivant avec précision les opérations de l’entreprise dans ce sens. Dans cet article, nous allons dans un premier temps voir les catégories de structures professionnelles concernés par le partage d’une BDES. Ensuite, nous présenterons les mentions obligatoires qui doivent figurer dans ce dispositif en fonction de la taille de l’entreprise tout en mettant en avant les textes de loi qui y sont associés.
Base de données économiques et sociales : aperçu global
La mise en place d’une base de données économiques et sociales concerne principalement les organismes professionnels employant plus de 50 collaborateurs, et ce, peu importe le secteur d’activité de l’entreprise, les opérations et les activités effectuées et son positionnement sur le marché. Il s’agit d’une procédure obligatoire dans l’opérationnalisation est clairement définie par les textes de loi et la réglementation économique en vigueur. Si une entreprise dispose de plusieurs sous-entités, l’effectif total est calculé en prenant en compte l’ensemble des collaborateurs et le seuil de 50 employés reste inchangeable.
La base de données économiques et sociales doit être partagée sous un format exploitable et réutilisable par l’ensemble des parties prenantes impliquées dans cet exercice. Elle doit être disponible sous format papier ou bien téléchargeable en ligne. Sa lecture doit être intuitive et doit respecter les standards et les normes d’élaboration en vigueur. L’entreprise est tenue de mettre à jour de façon régulière et continue sa BDES en l’alimentant avec des informations pertinentes et correctes. Les conditions d’accès et d’utilisation de la base de données sont définies en interne par le biais d’un comité spécialisé.
Il est à noter que les règles et procédures de confidentialité liées à l’utilisation et/ou l’exploitation de la base de données économiques et sociales doivent impérativement être respectées par les collaborateurs impliqués sous peine de sanctions. L’employeur est obligé de préciser les données à caractère confidentiel au niveau de la BDES.
Mentions obligatoires
Chaque base de données économiques et sociales doit comporter un certain nombre d’informations prédéfinies par les dispositions légales en vigueur et/ou faisant partie d’un consentement en interne. L’entreprise se voit dans l’obligation de respecter ces accords et de partager un BDES en bon et dû forme. Cependant, les mentions obligatoires varient en fonction de la taille de l’entreprise.
- Investissement social : Il s’agit d’une rubrique d’information importante pour l’entreprise et qui concerne principalement les salariés. Dans ce sens, l’employé est tenu de renseigner les catégories d’informations suivantes : Les types de contrats signés par les différents collaborateurs en précisant l’âge et les évolutions de carrière de chacun, le nombre d’effectif total de l’entreprise en procédant à une répartition par département, le nombre de personnes à mobilité réduite employées par la structure, le nombre de stagiaires et la nature de leurs contrats et les différents investissements réservés à la formation du personnel dans le cadre de la montée en compétence. A ces catégories d’informations, s’ajoute aussi un état des lieux des conditions générales de travail au sein de l’entreprise que l’employeur se doit de partager dans le cadre de la base de données économiques et sociales.
- Investissement matériel et immatériel : Cette catégorie d’information concerne principalement les investissements directs et indirects qui ont été menés par l’entreprise dans le cadre de ses opérations courantes. Ceci inclut notamment les investissements en termes de recherche scientifique et de développement et les dépenses visant à améliorer de façon significative les conditions de travail des employés. Il est crucial d’intégrer ces variables dans un fichier qui est à jour pour éviter les confusions inutiles.
- Egalités entre les hommes et les femmes : Cette rubrique occupe une place centrale au niveau de la base de données économiques et sociales d’une entreprise. Elle permet de mesurer, de façon concrète, l’engagement de l’employeur en matière de l’égalité entre les salariés hommes et les salariées femmes. Dans ce sens, il convient d’inclure dans ce volet une analyse des écarts entre les sexes en termes de rémunération mensuelle, de la charge de travail, des possibilités d’évolution et des postes de responsabilités occupés. Cette analyse doit se faire par département et par catégorie d’âge, et ce, pour l’obtention de conclusions plus pertinentes. L'employeur doit également inclure l’ensemble des initiatives entamées par l’entreprise pour garantir une égalité de traitement et de récompenses entre les hommes et les femmes.
- Fond propres et impôts : Cette catégorie de la base de données économiques et sociales doit inclure les acquis et les capitaux de l’entreprise. Pour vulgariser, il s’agit de renseigner les actifs de la structure, en d’autres mots, tout ce que possède l’entreprise (capital déclaré). L’employeur doit également mettre en avant les impôts et les emprunts à régler. Ces informations permettent, entre autres, d’évaluer la santé financière et économique de l’entreprise de façon plus ou moins détaillée.
- Rémunération : Cette rubrique de la BDSE doit comporter les salaires de tous les employés de l’entreprise peu importe leurs statuts hiérarchiques et le département dans lequel ils évoluent. L’employeur doit renseigner les évolutions des rémunérations dans le temps en précisant les cotisations patronales de chaque salarié. Il s’agit d’une catégorie d’information hautement confidentielle qu’il ne faut absolument pas partager avec un public large.
- Activités sociales et culturelles : Le but de cette rubrique est de catégoriser de façon concrète l’ensemble des contributions financières réalisées par l’entreprise pendant une période donnée en relation avec les activités culturelles et sociales. Ceci inclut aussi bien les activités effectuées en interne que celles organisées en externe. Il peut s'agir d’une œuvre de charité, d’une cérémonie de collecte de fonds, d’un événement socio-culturel, etc.
- Les actions : La base de données économiques et sociales doit comporter un volet d’information relatifs aux détenteurs d’actions. Le chef d’entreprise, conjointement avec le comité de direction, doit préparer une liste détaillée des opérations financières enregistrées dans ce sens en précisant rémunération globale des actionnaires.
- Flux financiers : Le dirigeant de l’entreprise doit répertorier l’ensemble des sources de revenus et des transactions financières réalisées au profit de sa structure. Il est également important d’inclure les différentes subventions et aides étatiques ainsi que les avantages fiscaux et les exonérations d’impôts.
- Partenaires : Il est fondamental de marquer le point sur les différents types de partenariats initiés par l’entreprise dans le cadre de ses activités. Dans ce sens, il convient de noter la typologie des partenariats en vigueur, les bénéficiaires ainsi que les obligations de chaque partie prenante. Il s’agit d’un point important qui doit figurer au niveau de la base de données économiques et sociales.
- Transactions internes : Si une entreprise est composée de plusieurs structures, établissements ou sous-entités, il est crucial de pouvoir citer les différents flux financiers et transactions économiques qui se font en internes. L’objectif est de présenter un constat transparent sur les mouvements financiers réalisés.
Textes réglementaires et sanctions
Dans le cas où l'entreprise ne partage pas sa base de données économiques et sociales en présentant un contenu à jour et conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, des sanctions peuvent être appliquées. Dans la majorité des cas, le tribunal se prononcera pour demander au dirigeant de l’entreprise d’alimenter la base de données économiques et sociales de son entité et de la partager avec les parties prenantes concernées.
Dans ce sens, l’entreprise doit pouvoir présenter les informations relatives à l’année en cours en respectant les mentions obligatoires précitées. Elle doit également présenter un bilan exhaustif des deux dernières années en guise de récapitulatif ainsi qu’une projection estimative sur les trois années à venir.
Les textes de loi qui cadrent ces opérations sont nombreux et peuvent être consultés en accès libre sur internet. Il s’agit principalement de textes qui découlent du code de commerce et du code du travail. On retrouve également des textes juridiques connexes tels que l’ordonnance de septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique de l’entreprise.
L’importance de la BDES
Le fait de présenter une base de données économiques et sociales en bonne et due forme représente un atout majeur pour l’entreprise. Il s’agit d’un support important qui permet de mesurer et d’évaluer un certain nombre de performances intimement liées aux opérations de l’entreprise et aux activités de ses employés.
- Orientation globale : la BDES reflète les orientations stratégiques de l’entreprise et permet aux dirigeants, chiffres et statistiques à l’appui, de prendre les décisions optimales pour assurer une meilleure productivité et un meilleur rendement.
- Situation globale en interne : Il est important pour une entreprise d’avoir des données concrètes sur la situation globale de ses activités, de ses employés et sur l’environnement interne dans lequel elle évolue. La BDES est un dispositif à travers lequel les dirigeants parviennent à orienter leurs choix dans l’objectif d’assurer des conditions de travail irréprochable au profit des collaborateurs.
- Santé financière : Un autre atout important qui se dégage de la BDES est sans nul doute sa capacité à présenter un état des lieux générale sur la santé financière et économique de l’entreprise. Cette évaluation est importante car elle oriente les décisions des comités de direction et permet d’assurer un positionnement optimal dans le marché.
- Le volet social : Toute entreprise doit avoir une vision sociale bien définie si elle souhaite rester compétitive dans son secteur d’activité. La Base de données économiques et sociales permet, entre autres, de mesurer l’engagement social de l’entreprise et d’identifier les axes d’amélioration possibles dans ce sens. L’objectif final est de garantir une dynamique sociale importante au sein de la structure afin d' optimiser le rendement des collaborateurs.
Elaboration de la BDES : Outils et moyens
Pour l’élaboration de leurs bases de données économiques et sociales, les entreprises ont recours à des logiciels informatiques dédiées. Plusieurs outils open source sont disponibles gratuitement et proposent des options de saisie intéressantes et des fonctionnalités de mise en page sophistiquées. Cependant, la plupart des structures professionnelles optent pour Microsoft Excel. Il s’agit d’un logiciel accessible gratuitement et dont l’utilisation ne requiert pas de compétences informatiques particulières.
Microsoft Excel propose des options de partage et de travail collaboratif avancées. Il est possible de travailler sur une seule et même BDES avec plusieurs personnes de façon simultanée. L’objectif est de booster le workflow et de garder une cadence de travail élevée. Les modifications se font instantanément et les opérations de saisie sont automatiquement enregistrées sur le fichier. D’autant plus, la manipulation de l’outil est simple et quasi-intuitive. Grâce à Microsoft Excel, il est possible de revisiter le volet esthétique de votre document en paramétrant les options de style en fonction de votre besoin. Vous pouvez ajuster le style typographique, changer la couleur des titres, élaborer des tableaux de saisie sur mesure, etc.
La Base de Données Economiques et Sociales est un document qui permet à l’entreprise de situer son activité et ses opérations de façon soigneusement élaborée et précise. Les informations renseignées sont toutes d’une importance majeure et permettent aux dirigeants et aux différentes parties prenantes de prendre les bonnes décisions pour orienter la vision et la stratégie globale de la structure. Il est donc important de respecter l’ensemble des mentions obligatoires prévues par la réglementation en vigueur dans l’optique de produire un document de qualité.