Conseils et concepts pour reussir le management evenementiel support de cours [Eng]
Conseils et concepts pour réussir le management événementiel support de cours [Eng]
INTRODUCTION
La présente note d'orientation sur la gestion des manifestations est destinée aux projets financés par Leonardo da Vinci, aux contractants et à leurs partenaires transnationaux. La diffusion et la valorisation font partie des priorités de la Commission européenne et, tout au long de la durée des projets financés par Leonardo da Vinci, cette activité est activement encouragée. Organiser des événements réussis est un élément clé d'une bonne stratégie de valorisation. Les événements sont une plate-forme permettant aux parties prenantes concernées de se rencontrer et de se mettre en réseau, d'être informés des résultats des projets et d'explorer les moyens d'intégrer ces résultats dans les systèmes ou pratiques d'enseignement et de formation professionnels (VET) existants.
La présente note d'orientation vise à aider les entrepreneurs à planifier un événement, à fournir un aperçu des activités à entreprendre et un aperçu des compétences requises. La note d'orientation vise à aider les responsables d'événements, avec des niveaux d'expertise différents dans le domaine de la gestion d'événements, à organiser des événements efficaces et réussis en fonction du public visé:
• événements à grande ou petite échelle - entre 20 à 350 délégués;
• à tous les niveaux - au niveau local, régional, national, européen ou international; et
• un large éventail de publics - public en général, organisations publiques ou privées ou groupes cibles spécifiques.
Les conseils pratiques et les recommandations identifiés dans cette note sont basés sur les meilleures pratiques, l'expertise, les approches efficaces et nouvelles essayées et testées par l'agence nationale Leonardo de Londres, les projets Leonardo Procédure B et l'Unité de soutien égal (ECOTEC Research and Consulting Ltd) années. Le but général de la note d'orientation est de fournir des conseils pratiques et des directives détaillées sur la meilleure façon d'organiser un événement réussi, d'améliorer la qualité de la gestion des événements et de développer des événements réussis à l'avenir.
Bien que les codes de pratique et les aspects pratiques varient d'un pays à l'autre, le processus de gestion des événements organisationnels de base suit un schéma logique en termes d'activités qui doivent être effectuées avant qu'un événement se déroule, le jour de l'événement et après l'événement. Pour aider les praticiens, nous avons donc divisé cette note d'orientation en trois grandes étapes et décrit pour chacune d'entre elles les principales activités à mettre en œuvre. Les lecteurs doivent toutefois noter que, bien que les activités soient décrites dans un ordre chronologique, elles doivent être mises en œuvre en parallèle et de façon continue.
Des recommandations spécifiques, des exemples de projets et des conseils pratiques sont fournis dans l'ensemble du document (dans les zones de texte). Les annexes mises en évidence fournissent des documents clés à utiliser par les promoteurs de projets et les partenaires comme modèles.
1 AVANT L'ÉVÉNEMENT
1.1 Par où commencer?
La première chose que vous devrez faire est de lire attentivement les dispositions financières décrites dans votre convention contractuelle (c.f. Manuel administratif et financier) et de vérifier les coûts admissibles liés à l'organisation des événements. La deuxième chose que vous devrez faire lors de la planification d'un événement sera de prendre les décisions les plus élémentaires sur le sujet de l'événement, ses objectifs, quand et où il aura lieu, combien de temps il va durer, son format (présentations / Ateliers et / ou exposition), le public cible, le nombre de délégués que vous aurez et qui sera votre public cible.
Vous devrez également considérer la manière la plus appropriée d'atteindre votre public cible. Dans le cadre d'un partenariat transnational, considérer si une grande conférence vers la fin du projet est appropriée, ou si une série d'événements locaux dans les pays partenaires est plus faisable. Une fois que votre projet est en cours, vous pouvez réaliser que ce que vous avez initialement proposé pourrait être amélioré pour un plus grand impact sur votre groupe cible dans les pays impliqués dans votre projet.
...
Une fois que vous avez pris une décision initiale sur ces points principaux, il vaut la peine de rassembler les idées sous la forme d'une note d'information pour l'événement [voir l'annexe 1]. Vous pouvez ensuite faire circuler la note d'information, en soulignant les principales caractéristiques de l'événement à ses collègues internes et à d'autres personnes en dehors de votre organisation qui sont également impliqués dans l'organisation de l'événement et inviter leurs commentaires. La note d'information de l'événement devrait être diffusée pour commentaires et commentaires à vos partenaires. Il s'agit de s'assurer que le but et les objectifs de l'événement sont convenus par tous et que l'événement répond aux besoins de tous les partenaires impliqués. Il permet également aux partenaires de faire des suggestions détaillées sur l'événement dès le début de la phase préparatoire de l'événement.
Les suggestions peuvent couvrir le format de l'événement (qui peut dépendre des pratiques des pays), le public (par exemple en prenant en considération des aspects tels que la connaissance du sujet ou des langues étrangères) et des recommandations sur des locuteurs spécifiques. Cette note d'information est également très utile en tant qu'outil de diffusion et de publicité pour tous les pays concernés. Sur la base de cette note, des articles peuvent être écrits pour faire connaître l'événement à l'avance dans les publications des partenaires ou sur leurs sites Web. Une fois que vous avez reçu des commentaires sur votre brouillon initial, vous voudrez peut-être le réviser pour tenir compte des commentaires. À ce stade précoce, vous voudrez également examiner si vous allez gérer tout le travail avec votre personnel actuel, embaucher de l'aide supplémentaire pour une période déterminée pour aider à la préparation ou sous-traitance de la plupart du travail à une société de gestion d'événements.
1.2 Définition de l'ordre du jour
Une fois que vous avez accepté les bases de l'événement dans un bref vous devriez élaborer un ordre du jour plus détaillé [Annexe 2]. Un ordre du jour inclura normalement la plupart des éléments suivants:
Enregistrement / réception;
Discours d'ouverture (quelqu'un ouvre l'événement en récapitulant son but, en présentant le panel s'il y en a un, en passant par l'ordre du jour et les règles d'entretien);
Présentations;
Séances de questions-réponses;
Ateliers (présentations / discussion de sous-groupes et présentation de rapports / petits groupes, présentation);
Conclusions de l'événement / discussion du groupe de clôture; et
Pause déjeuner / café.
1.2.1 Durée
Quelques options: demi-journée; toute la journée; plusieurs jours; Déjeuner / déjeuner seulement réunion; Réception seulement; Événement de formation; Conférence et réception en soirée; Réception en soirée (boissons et / ou nourriture). La combinaison dépendra d'un certain nombre de facteurs tels que le but de l'événement, votre public cible et le budget. Pensez à combien de temps votre public cible sera en mesure de prendre hors de leur horaire pour assister et voyager à l'événement. Vous devriez également considérer l'endroit où les délégués partiront (en règle générale, les gens se déplacent davantage pour des événements plus longs) pour décider de la durée et des heures de début et de fin.
Par exemple, il est inutile d'organiser un événement jusqu'à 19h00 si la plupart des délégués doivent quitter à 16h00 pour prendre leur train / autobus à la maison. Si les gens voyagent de loin et sont désireux de réseau, alors c'est une bonne idée d'avoir une réception, peut-être avec des activités «brise-glace» (ou culturelles), la veille. Fournir un repas du soir peut être coûteux, donc si votre budget est limité, vous pouvez juste vouloir fournir une réception de boissons plutôt qu'un repas complet de trois plats.
1.2.2 Format
Les événements sont généralement organisés pour promouvoir votre projet Leonardo et ses résultats au plus large public possible, afin que les résultats puissent être intégrés dans les pratiques ou systèmes existants de FEP. L'objectif général de votre événement est donc d'accroître la visibilité de vos produits auprès des acteurs concernés (autorités locales, nationales ou européennes, organisations sectorielles, partenaires sociaux, organismes d'accréditation, etc.) dans tous les pays concernés. Pour atteindre l'impact, vous devriez viser à assurer une prise en compte à plus long terme des activités, des résultats et des leçons par les décideurs et les praticiens au niveau local, national ou européen.
Lorsque vous envisagez ce que votre auditoire sont à venir, vous voudrez donc combiner certains / tous les éléments suivants:
Promouvoir votre organisation / produit (s): envisager d'avoir un espace d'exposition;
Entendre les derniers développements dans votre domaine: s'ils sont là pour écouter et apprendre (plutôt que de contribuer beaucoup à la discussion) alors vous voudrez avoir plus de présentations et moins d'ateliers;
Voir les derniers développements dans votre domaine: une fois de plus, une exposition est bon pour présenter les développements;
Discuter du sujet avec les autres délégués et les orateurs: les ateliers sont un bon forum pour promouvoir la discussion interactive;
Mise en réseau avec d'autres participants: création de possibilités de mélange, p. Pauses café et réceptions; On peut leur donner une certaine structure (par exemple en définissant une tâche) en créant des opportunités pour les gens de se rencontrer et de réseauter.
Étant donné que les projets Leonardo résultent d'un partenariat transnational, il est également important de souligner la nature transnationale de votre événement. Par exemple, vous pouvez demander à chacun de vos partenaires de faire un exposé sur l'impact du projet dans leur propre institution ou pays. À la fin du projet, votre événement vise à faire connaître de façon plus générale les extrants (produits et processus) de votre projet, les leçons apprises et les avantages obtenus. Vous pouvez également envisager de fournir une sorte de divertissement culturel, par exemple, la musique live / danse lors d'une réception en soirée ou le déjeuner.
1.2.3 Jour et date
Jour Notre expérience a montré qu'il est plus difficile de tenir un événement un lundi. Il est préférable de tenir un événement de mardi à vendredi parce que cela permet une journée de travail avant l'événement pour s'assurer que tout est en place et pour faire face à tout ce qui est inattendu.
Calendrier: Évitez les lundis
date
Points à considérer lors du choix d'une date:
Vacances scolaires / Fêtes publiques / Fêtes religieuses;
Manifestations similaires sur le même sujet (essayer d'éviter la concurrence directe);
Calendrier de travail interne (choisir une période où il y aura suffisamment de personnel pour se préparer à l'événement); et
Voyager de l'étranger.
1.2.4 Titre
Le titre que vous sélectionnez est important. Le titre sera la première information qu'un délégué potentiel lira sur l'événement et pourrait bien déterminer leur présence.
Le titre doit donner une indication claire de ce que l'événement est d'environ et, en règle générale, le plus court, mieux c'est.
1.2.5 Contenu
Faire beaucoup de recherche sur le sujet du séminaire pour vous assurer que vous êtes à jour avec les développements les plus importants dans ce domaine et concevoir un programme qui fera appel aux délégués.
Recherchez d'autres conférences / séminaires sur les mêmes sujets / étroitement liés - c'est une façon rapide d'avoir une idée de ce que les questions actuelles sont.
1.2.6 Considérer le public
Il est important de cibler l'auditoire de votre événement, afin de tirer le meilleur parti de cette activité de diffusion / valorisation. Le public sera les individus et les organisations qui ont le potentiel de poursuivre les activités, les leçons et les résultats pendant la durée de vie de votre projet et à plus long terme après que le projet a fini. Par conséquent, les types d'activités entreprises doivent être adaptés aux besoins de votre public cible.
Les groupes cibles pour la diffusion se répartissent en trois catégories distinctes:
• Les utilisateurs finaux des produits de votre projet
Ce groupe comprend tous ceux qui pourraient effectivement utiliser les produits développés dans votre projet.
• Décideurs
Ce groupe d'acteurs comprend ceux qui pourraient prendre la décision de commencer à utiliser les produits de votre projet ou de partenariat au sein de leur organisation. Les décideurs peuvent être des directeurs d'organismes de formation, d'un conseil municipal, de gestionnaires de PME ou de formateurs individuels. Ils pourraient également être des décideurs responsables de la formation, de l'accréditation ou de l'emploi.
• Supporteurs, parties intéressées ou parties prenantes
Ces parties comprennent tous ceux qui ont, d'une manière ou d'une autre, un intérêt à voir vos produits ou recommandations être accepté par les décideurs. Il peut s'agir de réseaux professionnels, d'organisations non gouvernementales (ONG) représentant les groupes cibles, les chambres de commerce et de commerce, les organisations d'égalité des chances, les syndicats, les organisations bénévoles ou les organisations d'employeurs. En d'autres termes, ce sont des groupes - et parfois des individus - dont les opinions sont appréciées par les décideurs.
Lors de l'examen de votre auditoire, une attention devrait être accordée à ceux qui fournissent des soutiens qui aident à faire de votre projet un succès; Car ce soutien est souvent très important pour atteindre l'impact. Les exemples pourraient inclure le soutien de la direction supérieure / collège d'une entreprise dans l'introduction d'un nouveau programme de formation. Identifier: les parties prenantes concernées, c'est-à-dire les personnes qui peuvent diffuser ou endosser les résultats de votre projet. Cela inclut les représentants des ministères (lesquels?), Les pouvoirs publics, les ONG, les entreprises, les représentants de la presse (presse écrite / radio / TV), le grand public. Si vous mélangez des délégués de différents types d'organisation, vous devriez considérer quelle proportion vous souhaitez de chacun de ces groupes.
Considérez: quand vous prenez une décision sur votre événement, vous vous demandez toujours ce que votre auditoire trouverait le plus utile, utile et intéressant.
1.3 Lieu
Le lieu de l'événement est d'une importance primordiale. Rappelez-vous il ya souvent un calendrier pour la réservation du lieu, le plus à l'avance de l'événement le mieux. Beaucoup de sites ont «pic» et «hors pointe» fois qui aura des implications financières - en fonction de la période de l'année de la réservation est faite.
1.3.1 Sélection
C'est probablement l'aspect le plus important de la planification d'un événement ou d'un séminaire. Il existe une variété d'organismes de recherche d'événements qui, souvent gratuitement, trouver un endroit approprié et organiser tout ce dont vous avez besoin pour votre événement. Toutefois, il est souvent préférable de consulter vous-même le lieu où vous vous rendez et de rencontrer l'équipe de gestion de ce lieu.
Visitez le lieu en personne avant de vous engager à évaluer comment il peut accueillir votre événement. Cela vous donnera également l'occasion de rencontrer le personnel du lieu - il est important que vous entretenir une bonne relation de travail avec eux dès les premiers stades.
• Emplacement
Considérez votre public potentiel et leur emplacement géographique avant de chercher un lieu. Prenez en compte les implications de voyage pour votre personnel et vos délégués - faudra-t-il passer une nuit?
Assurez-vous que votre lieu de rendez-vous est à proximité des transports publics ou est à proximité du parking. L'emplacement importe - il est beaucoup plus facile de trouver des délégués prêts pour un événement dans une ville renommée et bien connectée plutôt que dans un endroit difficile d'accès. Pensez à l'attrait culturel de la ville où l'événement a lieu. Un lieu intéressant et attrayant contribue également à persuader les délégués potentiels d'assister et leur permettra d'avoir une meilleure compréhension culturelle.
• Installations
Il est recommandé aux projets d'organiser leurs événements dans les installations des organisations partenaires lorsque c'est possible. Cela démontre l'engagement des institutions elles-mêmes à promouvoir le projet, mais il peut aussi donner un aperçu direct du contexte local dans lequel les gens travaillent. Choisissez un lieu qui répondra à vos besoins en termes de types de chambres dont vous avez besoin, c'est-à-dire une salle plénière, un certain nombre de petites salles d'atelier, un espace d'exposition, un espace de restauration / bar. En règle générale, plus le nombre de pièces est élevé, plus le coût est élevé. Assurez-vous que la capacité du lieu est adaptée à vos besoins. Prenez en compte le nombre de personnes que vous envisagez d'inviter et envisager comment vous souhaitez mettre en place vos chambres. Vous pouvez choisir le théâtre; salle de réunion; De cabaret ou de chaussures de cheval. Par conséquent, vérifiez que les dimensions de la pièce sont adéquates pour la disposition choisie. L'aménagement devra-t-il tenir compte des utilisateurs de fauteuils roulants?
Vous devriez également vérifier si les chambres sont proches les uns des autres et qu'il est facile de naviguer entre eux. Il est également utile de vérifier s'il y aura d'autres événements qui auront lieu dans le lieu ce jour-là et quel impact, le cas échéant, aura-t-il sur le vôtre? Vous aurez également besoin d'avoir une table supérieure et éventuellement un lutrin; Un endroit pour localiser votre ordinateur portable ou autre équipement audiovisuel. Si la salle est grande, vous aurez besoin de penser à des micros pour la table supérieure et le lutrin et / ou microphones lapel pour les présentateurs. Si vous planifiez une session de questions-réponses, vous aurez peut-être besoin d'un microphone mobile pour répondre aux questions posées. Vérifiez également que le lieu permettra de mettre en place et de décomposer les documents de conférence en dehors des moments réels de l'événement. Si vous organisez une exposition, vous aurez peut-être besoin de temps la veille pour installer des stands, etc. Le lieu vous permettra-t-il d'envoyer des documents à l'avance et de les stocker avant et après l'événement?
CONTENU
INTRODUCTION ........................ 6
1 AVANT L'ÉVÉNEMENT ........................ 7
1.1 Par où commencer? ............ 7
1.2 Établissement de l'ordre du jour ........................ 9
1.2.1 Durée ............ 9
1.2.2 Format ............ 10
1.2.3 Jour et date ........................ 11
1.2.4 Titre ..................... 11
1.2.5 Contenu ............ 11
1.2.6 Envisager le public ........................ 11
1.3 Lieu .......................... 12
1.3.1 Sélection ......... 13
1.3.2 Prendre des dispositions ....... 14
1.3.3 Intervention des médias 19
1.4 Délégués ........................ 20
1.4.1 Faire connaître l'événement ......... 20
1.4.2 Réservation et enregistrement .................................. 22
1.5 Exposants .............................. 25
1.5.1 Exprimer l'intérêt ............... 25
1.6 Haut-parleurs ..................... 26
1.6.1 Trouver des orateurs 26
1.6.2 Gestion des orateurs 26
1.7 Documents et matériel promotionnel 27
1.7.1 Emballage délégué ..................... 27
1.7.2 Insignes ................. 28
1.7.3 Autres matériels promotionnels 29
1.7.4 Sorties d'événements ..................... 29
1.8 Gestion interne ................... 29
1.8.1 Réponse aux requêtes ...................... 29
1.8.2 Gestion du personnel 30
1.8.3 Les choses à préparer quelques jours avant l'événement .............. 30
1.8.4 Tenue des registres .................. 30
2 AU COURS DE L'ÉVÉNEMENT .......................... 31
2.1 Avant l'arrivée des délégués ................ 31
2.1.1 Informer votre équipe
2.1.2 Affecter l'équipe aux rôles et aux lieux .................. 31
2.1.3 Salle de contrôle .......... 31
2.1.4 Personne-ressource du lieu .......... 32
2.1.5 Haut-parleurs .......... 32
2.2 Une fois l'événement en cours ......... 32
2.2.1 Vous devriez être le principal point de contact ......... 32
2.2.2 Calendrier .......... 33
2.2.3 Restauration ......... 33
3 APRÈS L'ÉVÉNEMENT ......................... 34
3.1.1 Remerciements aux intervenants ............ 34
3.1.2 Ronde des médias .........................
3.1.3 E-mail des délégués .................. 35
3.1.4 E-mail ADN - Délégués qui «n'ont pas assisté» .................. 35
3.2 Rétroaction ..................... 36
3.3 Feuilles de requêtes .......... 36
3.4 Présentations ............ 36
3.5 Rétroaction sur le lieu ................ 36
3.6 Rapport sur l'événement au client (le cas échéant) ............ 37
3.7 Gestion interne ................... 37
3.7.1 Dépenses financières ........ 37
3.7.2 Mise à jour du site Web ................... 37
3.7.3 Séance d'information du personnel ......... 37
ANNEXES