Tutoriel Word : comment insérer (integrer) un document dans un autre document

Lorsque vous travaillez sur un document dans Word, vous pouvez être amené à insérer du texte provenant d'un autre document Word. Vous collaborez peut-être avec d’autres et combinez plusieurs pièces, par exemple.

Il existe un meilleur moyen de collaborer sur des documents dans Office 2016, mais il peut arriver qu'un collègue ait besoin de travailler hors connexion et qu'il vous envoie un document à intégrer au document principal. Nous allons donc vous montrer comment insérer le contenu d'un fichier Word dans un autre fichier Word dans les cas où la collaboration en ligne n'est pas une option. (Bien sûr, vous pouvez simplement ouvrir le deuxième document et copier / coller son texte, mais il y a des méthodes qui sont souvent plus rapides.)

Plusieurs options existent pour consolider deux documents Word. Les fonctions de base copier / coller ou glisser-déposer répliquent rapidement le texte dans un autre document, mais elles ne permettent pas d'établir un lien entre les deux. L'utilisation de la fonction Insérer un objet de Word insère du texte provenant d'un autre document et établit éventuellement un lien vers le fichier d'origine. Les modifications apportées au document source apparaissent alors automatiquement dans le fichier de destination copié. Vous avez également la possibilité d'ajouter une icône de fichier contenant uniquement un lien de référence pratique vers le fichier source.

Pour les besoins de ce tutoriel, nous appellerons le fichier inséré le fichier « source » et le fichier dans lequel vous insérez le fichier source le fichier « cible ».

Table des matières

Comment insérer document Word dans un autre document Word

Copier et coller du texte directement

Glisser et déposer du texte

Utilisation de la fonctionnalité Insérer un objet

Insertion d'un texte lié dans un document

Mise à jour du texte lié

Insérer du texte à partir d'un fichier

Problèmes de formatage

Comment ajouter des pages d'un document Word à un autre document Word

Comment insérer un fichier dans un document Word

La réalité est qu’il est toujours possible de vouloir insérer le contenu d’un document Word entier dans un autre. Il est tentant de copier et coller si vous souhaitez insérer un document Word dans un autre document Word, mais il existe un meilleur moyen de le gérer au lieu de le copier-coller. La bonne chose est que Word a maintenant une fonctionnalité qui vous permettrait d'insérer un document Word dans Word. La question a toujours été de savoir comment insérer un document Word dans un autre document Word ?.

Copier et coller du texte directement

L'une des méthodes les plus simples de consolidation de fichiers consiste à utiliser le Presse-papiers.

  1. Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez copier ou appuyez sur « Ctrl-A » pour mettre en surbrillance l'ensemble du document,
  2. Puis appuyez sur « Ctrl-C » pour le copier. Ou faites un clic droit sur le texte puis choisissez « Copie » dans le menu contextuel.
  3. Cliquez n'importe où dans le document de destination, puis appuyez sur « Ctrl-V » pour copier le texte, y compris le formatage. Ou faite un clic droit à l’emplacement que vous voulez dans le document cible et choisissez « Coller » dans le menu contextuel.

Parfois, des problèmes de formatage surviennent (vous en saurez plus plus tard), mais vous pouvez supprimer le formatage original en appuyant à la place sur « Ctrl + Alt + V » pour coller, puis en sélectionnant « Texte non formaté » dans la fenêtre « Collage spécial ». Cette fenêtre fournit également une option « Coller avec liaison » qui crée un lien vers le fichier d'origine. Par conséquent, les modifications apportées au document source sont automatiquement mises à jour dans le fichier de destination à l'ouverture.



 

Si le contenu que vous collez dans Microsoft Word ne ressemble pas exactement à ce que vous souhaitez, vous pouvez modifier le formatage lors du collage de deux manières. Vous pouvez utiliser l'option Collage spécial ou sélectionner l'une des options de collage de Word. Si vous aimez utiliser des raccourcis clavier pour copier et coller, vous pouvez également modifier la façon dont Word répond à votre commande de collage « Ctrl-V » en fonction de la source du contenu copié.

Utiliser le collage spécial

  1. Le collage spécial apparaît sous l’icône « Coller ».
  2. Copiez toutes les données, textes ou photos du document source.
  3. Cliquez sur le menu « Accueil » au-dessus de votre document Word,
  4. Sélectionnez "Coller" et cliquez sur l'option « Collage spécial ». Cela ouvre la fenêtre « Collage spécial », qui vous montre les options disponibles en fonction du matériau copié.
  5. Sélectionnez l'option de collage souhaitée parmi les options disponibles. Si vous avez copié une partie d'une page Web, par exemple, vous pouvez coller le contenu au format HTML ou sous forme de texte brut.
  6. Examinez le contenu que vous avez collé et formatez-le selon vos besoins. Si cela ne vous convient pas, appuyez sur « Ctrl-Z » pour annuler le collage et réessayez avec un format différent.

Utilisation des options de collage :

  1. Les options de collage apparaissent lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur le document.
  2. Cliquez avec le bouton droit n'importe où sur votre document Word cible après avoir copié du texte du document source pour afficher les options de collage de Word. Vous pouvez également trouver les options de collage en cliquant sur le bouton « Coller » dans le menu « Accueil » ou en cliquant sur le bouton « Ctrl » qui apparaît après le collage de texte à l'aide de « Ctrl-V ».
  3. Passez la souris sur l’une des trois icônes d’option de collage pour voir son affichage dans votre document. Cliquez sur l'option que vous préférez. La première icône est l'option « Conserver la mise en forme source », qui permet de coller du texte avec la même police, la même taille de police et le même style de paragraphe que lors de la copie.
  4. Sélectionnez la deuxième icône « Fusionner la mise en forme » pour fusionner la mise en forme du texte copié avec la mise en forme actuellement utilisée dans votre document Word. Dans la plupart des cas, la mise en forme du texte copié est complètement remplacée par la mise en forme du document Word.
  5. Sélectionnez la troisième icône « Texte seulement » pour coller le texte copié complètement dépouillé de sa mise en forme.

Glisser et déposer du texte

Le glisser-déposer offre une méthode plus rapide de transfert de texte entre deux documents Word ouverts. Mettez en surbrillance le texte source, puis cliquez dessus et faites-le glisser vers la destination. Word affiche un curseur qui suit les mouvements de votre souris et lorsque vous relâchez le bouton de la souris, Word copie le texte sélectionné à l'emplacement de ce curseur.

Utilisation de la fonctionnalité Insérer un objet

L'utilisation de la fonction Insérer un objet place l'intégralité du contenu d'un document Word dans un autre.

  1. Cliquez sur l'onglet « Insertion »,
  2. Sélectionnez « Objet » dans le groupe « Texte »,
  3. Puis choisissez l'onglet « Créer à partir d'un fichier ». Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton « Parcourir » pour un autre document Word.
  4. Sélectionnez votre fichier de document.
  5. Sélectionnez « OK » lorsque vous avez terminé.
  6. Si aucune option n'est sélectionnée, Word inclut l'intégralité du contenu du fichier source en tant que texte modifiable. Cependant, la sélection de l'option « Lier au fichier » ajoute le texte dans une zone de texte en lecture seule qui interdit la modification, sauf dans le fichier d'origine ; les modifications apportées au fichier d'origine sont automatiquement répercutées dans le fichier de destination lors de la prochaine ouverture. La sélection de « Afficher sous forme d'icône » ajoute une icône Word DOCX qui ouvre le fichier d'origine lorsque vous cliquez dessus.



Le document que vous avez sélectionné sera inséré en commençant à l'emplacement du curseur.

Insertion d'un texte lié dans un document

Si le texte du document que vous insérez peut changer, vous avez la possibilité d’utiliser un texte lié qui peut être facilement mis à jour.

Cependant, l’option de texte lié ci-dessous offre une troisième méthode d’insertion qui vous permet de mettre à jour le document automatiquement si l’original est modifié. Le texte que vous insérez dans votre document avec cette méthode fonctionne mieux lorsque l'original ne change pas. Si l'original change, le texte inséré ne sera pas mis à jour automatiquement avec ces modifications.

  1. Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le lien vers le document.
  2. Sélectionnez l'onglet « Insertion ».
  3. Sélectionnez la flèche déroulante en regard du bouton « Objet » situé dans la section « Texte ».
  4. Choisissez « Objet » pour ouvrir la boîte de dialogue « Objet ».
  5. Sélectionnez l'onglet « Créer à partir d'un fichier »
  6. Puis sélectionnez « Parcourir ».
  7. Recherchez le fichier que vous souhaitez insérer et sélectionnez la case « Lier au fichier ».
  8. Sélectionnez « Afficher sous forme d'icône » si vous souhaitez que le fichier inséré apparaisse sous forme d'icône cliquable, plutôt que sur la première page du fichier.
  9. Choisissez « OK » pour insérer le fichier lié

Mise à jour du texte lié

Si le texte change dans le document d'origine, sélectionnez l'objet texte lié en cliquant sur le texte inséré (tout le texte de l'insertion sera sélectionné), puis appuyez sur « F9 ». Cela provoque Word pour vérifier l'original et mettre à jour le texte inséré avec les modifications apportées à l'original.

Insérer du texte à partir d'un fichier

Cliquez sur le menu déroulant « Objet » du groupe « Texte » de l'onglet « Insertion », puis sélectionnez « Texte d'un fichier » pour ajouter du texte modifiable non lié. Cette option a la même fonction que la recherche d'un fichier dans la fenêtre « Objet », mais ne vous donne pas les options « Lier au fichier » ou « Afficher sous forme d'icône ». Toutefois, si vous n'avez pas besoin de ces options supplémentaires, cette approche vous évitera quelques clics.

Si vous souhaitez insérer uniquement une partie du document, sélectionnez le bouton « Plage ». La boîte de dialogue Définir la plage s'ouvre. Vous pouvez y entrer le nom du signet du document Word ou, si vous insérez des données à partir d'un document Excel, la plage de cellules à insérer.

Problèmes de formatage

Chaque morceau de texte dans un document Word se voit attribuer un style ; Si vous n'avez pas affecté manuellement un style, le texte utilise automatiquement le style "Normal" par défaut. Toutes les méthodes de copie de texte, à l'exception de l'option Collage spécial permettant de supprimer la mise en forme, transfère la mise en forme par défaut, mais des problèmes peuvent survenir si les deux documents utilisent le même nom pour des styles de mise en forme différente. Dans ce cas, les styles du document de destination sont utilisés à la place des styles d'origine du même nom. C'est le cas le plus souvent lors du transfert de texte à partir d'un fichier créé par une ancienne version de Word utilisant différents styles par défaut.

Comment ajouter des pages d'un document Word à un autre document Word

Si vous avez des sections d'un long rapport ou projet éparpillées sur plusieurs documents Word différents, vous voudrez peut-être éventuellement les rassembler en un seul endroit. Pour insérer quelques paragraphes à la fois dans un document existant, un bon copier-coller à l’ancienne suffira généralement. Toutefois, si vous avez plusieurs pages de texte à rassembler, la commande "Insérer un texte à partir d'un fichier" de Word peut vous aider à terminer le travail plus facilement.



Étape 1 :

Ouvrez le document cible et cliquez une fois à l'emplacement où vous souhaitez que le texte du document source apparaisse.

Étape 2 :

Cliquez sur le menu « Insertion » en haut de la fenêtre Word, choisissez le bouton « Objet » dans la zone de groupe « Texte », puis cliquez sur la commande « Texte d’un fichier ».

Étape 3 :

Naviguez jusqu'à l'emplacement du fichier source, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton « Insérer ». Tout le texte de ce document apparaîtra dans le document cible à la position actuelle du curseur.

Utilisez « Insérer du texte à partir d'un fichier » pour insérer des pages de sélection d'un document en créant un signet dans le document source.

Etape 1 : Sélectionnez le texte souhaité et cliquez sur « Signet » dans l'onglet « Insertion » du groupe « Liens » du ruban de Word.

Étape 2 : Tapez un nom pour le signet et cliquez sur le bouton « OK ».

Étape 3 : Revenez au fichier à mettre à jour et cliquez sur le bouton « Plage » dans la fenêtre « Texte d’un fichier » qui apparait après avoir cliqué sur le bouton « Objet ».

Étape 4 : Tapez le nom du signet, puis cliquez sur le bouton « OK » pour insérer le texte du signet.

 

Comment insérer un fichier dans un document Word

Vous pouvez insérer différents types de fichiers, notamment des feuilles de calcul Excel et des documents PDF, dans des documents Microsoft Word. Vous pouvez incorporer le fichier dans le document afin que d'autres puissent l'ouvrir sur leur ordinateur. Si vous créez un lien vers le fichier, puis le modifiez, les modifications sont automatiquement répercutées dans le document Word. Contrairement aux fichiers liés, les objets incorporés ne sont pas mis à jour dans Word lorsque vous apportez des modifications au fichier source.

  1. Ouvrez le document à modifier dans Microsoft Word.
  2. Passez à l'onglet « Insertion », puis cliquez sur le bouton « Objet » du groupe « Texte » pour afficher la boîte de dialogue « Objet ».
  3. Passez à l'onglet « texte d'un fichier »,
  4. Cliquez sur le bouton « Parcourir », puis utilisez le navigateur de fichiers pour sélectionner le fichier à insérer.
  5. Cliquez sur Insérer pour insérer le fichier.
  6. Sélectionner pour lier le fichier ou l'afficher sous forme d'icône.
  7. Cochez la case Lier au fichier pour lier le fichier au lieu de l'intégrer au document. Si vous modifiez le fichier lié, les modifications sont reflétées dans le document Word.
  8. Notez que les fichiers liés ne sont pas intégrés au document et ne sont pas transférés automatiquement si vous envoyez le document à d'autres personnes. Dans ce cas, le lien sera brisé.
  9. Cochez la case Afficher comme icône pour afficher le fichier sous forme d'icône. Par défaut, Word affiche un aperçu de certains types de fichiers du document. Vous pouvez supprimer l'aperçu à l'aide d'une icône.
  10. Modifiez l'icône en cliquant sur le bouton « Modifier l'icône », puis en sélectionnant une option différente dans la liste des icônes. Pour modifier le texte affiché sous l'icône dans le document, saisissez quelque chose d'autre dans le champ « Légende ».
  11. Cliquez sur « OK » pour insérer le fichier dans le document Word. Pour enregistrer les modifications, appuyez sur le raccourcie clavier « Ctrl + S ».