Tutoriel comment exporter des donnees de Word vers Excel

Le succès de votre entreprise dépendra tout autant de votre capacité à gérer vos documents que de votre capacité à gérer votre produit, vos effectifs et vos partenariats. L’une des compétences les plus importantes qu’un chef d’entreprise puisse développer est la capacité de travailler avec toutes les marques sous la gamme de produits Microsoft Office. Vous devriez comprendre comment ils fonctionnent les uns avec les autres, car cette connaissance vous donnera plus de contrôle sur vos données. Vos documents seront non seulement mieux présentés, mais ils seront également cohérents pour tous vos types de données.

Microsoft Word est le programme de traitement de texte associé à la gamme Ms Office, tandis que Excel est la partie tableur. Word se concentre sur la mise en forme et la modification de texte, tandis qu'Excel s'intéresse aux nombres, aux données et aux calculs. Malgré ces différences, il est possible que des données ou des informations contenues dans un document Word puissent être utilisées dans un tableur Excel. Vous pouvez convertir Word en Excel en suivant quelques étapes.

Les utilisateurs d'Excel ont souvent besoin de convertir des documents Word en feuilles de calcul XLS. Tout au moins, ils pourraient avoir besoin de convertir ou de copier certains tableaux de leurs documents Office en feuilles Excel. Certains utilisateurs peuvent également avoir besoin de convertir des documents texte entiers en feuilles de calcul. Il y a toutes sortes de raisons pour lesquelles une personne pourrait avoir besoin de convertir un document Word en une feuille de calcul Excel. Il existe plusieurs manières de convertir un fichier Word DOC en un format de feuille de calcul MS Office.

Microsoft Word n'a pas la possibilité d'enregistrer directement les données d’un document Word sous forme de feuille de calcul Excel. Toutefois, en effectuant quelques étapes supplémentaires, il est très facile d'exporter des données d'un document Word vers Excel.

La suite Microsoft Office contient un ensemble d'applications de productivité largement utilisées. Microsoft Word est un logiciel de traitement de texte et Microsoft Excel est un logiciel de gestion de tableur. Bien qu'il n'existe aucun moyen standard d'exporter des données Word vers Excel car les deux types de fichiers ont des objectifs différents, vous pouvez facilement copier un tableau ou d'autres données séparées à partir d'un document Microsoft Word et les importer dans Excel.

Table des matières

Comment exporter des données de Word vers Excel

Comment importer des données de MS Word dans MS Excel

Importation de cellule unique

Copier des tableaux de Ms word sur Excel

Convertir des documents Word complets en Excel

Convertir des documents Word au format Excel avec des outils Web

Comment importer des données de MS Word dans MS Excel

Microsoft Office est conçu pour vous permettre d'importer des données d'un programme Office à un autre de manière transparente. Par exemple, vous pouvez importer des données de document Word et même des documents Word entiers dans leur intégralité dans vos feuilles de calcul Excel. En quelques clics, vous pouvez importer du texte d'un catalogue de descriptions de produits dans Word dans vos feuilles de calcul Excel sur les prix et les ventes ou dans les tableaux d'ascenseurs que vous avez produits dans des rapports annuels ou des enquêtes sur les salaires des employés, ce qui vous évite de partir de zéro. Vous pouvez même modifier les données Word après les avoir importées dans Excel.

Importation de cellule unique

1. Lancez Microsoft Excel et ouvrez la feuille de calcul Excel dans laquelle vous souhaitez importer des données de document Word.
2. Cliquez sur l'onglet« Insertion »,puis sur le bouton « Texte » du ruban et choisissez « Objet ».
3. Cliquez sur l'onglet« Créer à partir d'un fichier »de la fenêtre Objet et cliquez sur le bouton « Parcourir » naviguez jusqu'au document Microsoft Word à importer.
4. Double-cliquez sur le nom du fichier et cliquez sur« OK »pour fermer la fenêtre d'objet. Vous êtes ramené à la feuille de calcul Excel avec le document Word fusionné dans celle-ci. Notez que la zone de texte de la cellule située sous le ruban indique : = INCORPORER("Document";"").

5. Double-cliquez n'importe où dans le document Word pour l'ouvrir, ce qui le rend modifiable. Vous pouvez utiliser ici toutes les fonctionnalités de Word, même si vous êtes toujours dans Excel, telles que la modification ou le reformatage du texte.

6. Cliquez sur l'onglet « Fichier » et sélectionnez« Enregistrer sous ».Renommez la feuille de calcul Excel actuelle au lieu de la sauvegarder pour que votre version non fusionnée reste accessible. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Copier des tableaux de Ms word sur Excel

Si vous avez juste besoin d'exporter des tables d'un document MS Word dans une feuille de calcul, il est probablement préférable de les copier et les coller avec les touches de raccourci « Ctrl + C » et « Ctrl + V » (Commande + C et Commande + V si vous utilisez un Mac). Sélectionnez une table à copier dans le document en faisant glisser le curseur sur toutes ses colonnes et lignes. Appuyez sur la touche de raccourci « Ctrl + C » pour le copier. Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :

1. Démarrez Microsoft Word et ouvrez le document avec la table de données à importer dans Excel.
2. Cliquez sur la petite marque de hachure dans le coin supérieur gauche du tableau, qui met en surbrillance le tableau en bleu Word par défaut, puis appuyez sur« Ctrl-C »ou faites un clic droit sur le tableau et choisissez « Copier » dans le menu contextuel pour copier le tableau. Fermez Word si vous le souhaitez.
3. Ouvrez Excel. Cliquez sur le curseur dans la première cellule de la grille et appuyez sur les touches« Ctrl-V »ou faites un clic droit et choisissez « Coller » pour coller le contenu du tableau Word. Les données sont exportées de Word vers Excel, avec la même disposition de cellule. Par exemple, si vos données Word étaient une table de deux lignes avec trois colonnes, la feuille de calcul Excel affiche maintenant deux lignes avec trois colonnes.

Ensuite, vous pouvez cliquer sur la case « Ctrl » qui apparait à coté du tableau pour ouvrir d'autres options de collage, comme dans la capture ci-dessous.

Vous pouvez sélectionner une option « Conserver la mise en forme source » ou « Respecter la mise en forme de destinataire ». L'option « Conserver la mise en forme source » conserve toute la mise en forme du tableau d'origine. L’autre option applique un formatage correspondant aux cellules de la feuille de calcul. Notez que le formatage de destination par correspondance supprime également les bordures de tableau des feuilles vierges.

Remarque :

Dans le processus d'importation monocellulaire, votre document Microsoft Word est collé dans une seule cellule Excel. Excel redimensionne la grille pour l'ajuster à la cellule, qui sera plus grande et affichera votre document dans la grille. Ce processus est idéal pour importer des documents Word entiers, tels que des propositions, et vous n'avez pas besoin d'ouvrir Microsoft Word pour effectuer cette tâche. Le processus d'importation cellule par cellule fonctionne mieux pour les tableaux dans Word. Vous pouvez modifier le contenu de la table, si vous le souhaitez, après le collage dans Excel.

Convertir des documents Word complets en Excel

L'importation d'un document Microsoft Word dans Microsoft Excel est souvent utile si vous souhaitez créer une feuille de calcul à partir d'une liste ou d'un formulaire déjà créé, tel qu'un carnet d'adresses. Heureusement, Word et Excel étant tous deux des programmes Microsoft Office, ils fonctionnent bien ensemble. Vous devez simplement vous assurer que le document Word est correctement enregistré, puis utilisez l’assistant d’importation de texte d’Excel pour effectuer la conversion.

Vous pouvez convertir des documents complets en feuilles de calcul avec les options d’importation de données d’Excel. Excel dispose d'un assistant d'importation de texte avec lequel vous pouvez importer des fichiers texte. Cet outil vous permet de configurer des délimiteurs et des formats de données pour le contenu importé. Voici comment importer un document Word avec cet outil.

À première vue, vous pouvez penser qu’il est assez simple de transférer des données entre les deux, mais vous devez tenir compte de certaines différences importantes entre les deux. Les données d'un document Word, par exemple, sont présentées en paragraphes, tandis que les données d'une feuille de calcul Excel sont présentées en cellules. Cela signifie que vous devez exécuter certaines procédures sur un document Word avant de le transférer vers Excel et de le transformer en feuille de calcul.

Heureusement, Word et Excel offrent de nombreuses fonctions et fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour effectuer le transfert et vous n’avez pas besoin de chercher un convertisseur de document en Excel en ligne. Cependant, vous devez d’abord transformer le document Word en un fichier texte pour faciliter le transfert.

1. Commencez par ouvrir le document à convertir en feuille de calcul Excel sous MS Word.
2. Cliquez sur l'onglet « Fichier » et sélectionnez « Enregistrer sous » pour ouvrir la fenêtre ci-dessous.

3. Choisissez un dossier dans lequel enregistrer le fichier.
4. Sélectionnez l'option « Texte brut » dans le menu déroulant « Type ».

5. Maintenant, appuyez sur le bouton « Enregistrer ». La fenêtre de conversion de fichier indiquée ci-dessous s’ouvrira alors. Appuyez sur le bouton « OK » pour fermer cette fenêtre. Vous pouvez également fermer MS Word.

6. Ouvrez une feuille de calcul vierge dans MS Excel.
7. Cliquez sur l'onglet « Données », puis appuyez sur le bouton « Données externes » et cliquez sur l’option « Fichier texte » pour ouvrir une fenêtre « Importer un fichier texte ».
8.  Sélectionnez le fichier de texte brut que vous avez enregistré dans Word et appuyez sur le bouton « Importer ».

9. L'assistant d'importation de texte s'ouvre. Celui-ci comprend trois étapes pour importer des documents. Sélectionnez d’abord l’option « Type de données d’origine délimité ».
10. Appuyez sur le bouton « Suivant » pour ouvrir d'autres options de délimiteur.

11. Ensuite, vous pouvez sélectionner quatre options de délimiteur avec lesquelles scinder les données, mais il n’est pas indispensable de sélectionner un paramètre de délimiteur. Toutefois, il est préférable de sélectionner l’une de ces cases si votre document contient des onglets, des points-virgules ou des virgules.

12. Appuyez sur « Suivant » pour sélectionner un format de données pour le contenu importé.
13. Appuyez sur « Terminer » pour fermer l'assistant.

14. Une boîte de dialogue d'importation de données s'ouvre dans laquelle vous pouvez sélectionner une plage de cellules pour les données d'une feuille de calcul existante. Appuyez sur « OK » pour importer le contenu du document Word dans une feuille de calcul Excel.

Convertir des documents Word au format Excel avec des outils Web

De nombreux outils Web convertissent les documents MS Word au format de fichier XLS d’Excel. Ces outils convertissent le format de fichier afin que vous puissiez ouvrir un document Word dans Excel. C’est plus rapide que l’importation de données, mais vous devrez peut-être aussi ajuster un peu plus le formatage de la feuille de calcul.

Vous pouvez convertir des fichiers DOC en feuilles de calcul Excel avec les outils de conversion en ligne comme celui du site « Watermark images » que j’ai utilisé comme exemple, ou d’autre que vous pouvez trouver en tapant sur Google « Convertir Word en Excel ».

Appuyez sur le bouton « Sélectionner un fichier DOC » afin de choisir un document Word. Sélectionnez l'option XLS ou XLSX pour le format de sortie. Appuyez sur le bouton « Convertir en XLS ». Cliquez ensuite sur « Télécharger » le fichier Excel pour enregistrer la nouvelle feuille de calcul.

Ouvrez la nouvelle feuille de calcul dans Excel. Lorsque vous l'ouvrez pour la première fois, appuyez sur le bouton « Activer la modification ». Tout le contenu original du document Word sera là, mais vous devrez peut-être ajuster la mise en forme et la mise en page de la feuille.