Comment creer et partager des feuilles de style personnalisees dans Word

Qui aurait su que Microsoft Word pourrait vous donner le pouvoir ? C’est ce que vous ressentez lorsque vous créez une feuille de style personnalisée en un clic qui applique automatiquement les paramètres de police, de paragraphe, de présentation et autres à tout document. C’est un excellent moyen de créer de la cohérence pour les rapports mensuels ou d’autres éléments de contenu courants. Une fois que vous avez maîtrisé les feuilles de style, le texte d'un paragraphe ou d'une section à la fois sera aussi primitif que les Sumériens écrivant en cunéiforme sur des tablettes d'argile humide.

Dans Word 2016, le processus de création de styles et de feuilles de style est similaire à celui de Word 2010 et 2013. Les vétérans reconnaîtront la plupart des commandes, et les novices devraient comprendre rapidement, en particulier dans Word 2016, une application conviviale. Les différences (hormis l'esthétique) sont l'emplacement de ces fonctionnalités dans les menus, l'ajout de nombreux nouveaux modèles et thèmes utilisant des feuilles de style, ainsi que de nouvelles options qui rendent cette fonctionnalité plus efficace et plus accessible.

Table des matières

Créer une feuille de style personnalisée dans Word

Utilisation du panneau « Styles » dans Word

Section de mise en forme

Les options

Menu de format personnalisé

Modifier la Police

Format du paragraphe

Format des bordures

Fonctions de formatage supplémentaires

Touches de raccourci personnalisées

Comment enregistrer un style personnalisé

Partage de fichiers

Créer une feuille de style personnalisée dans Word

Il est essentiel d’utiliser les bons outils lors de la rédaction. Dans cette partie, je vais expliquer comment utiliser les feuilles de style dans Microsoft Word, qui peuvent vraiment vous aider à atteindre vos objectifs en matière d’écriture.

Maintenant, je ne suis pas un fan de Microsoft Word, en particulier pour le formatage. Cela ne vous donne tout simplement pas assez de contrôle pour placer le texte où vous voulez, mais pour la planification de votre livre et la rédaction du premier brouillon, cela fait le travail. De plus, Word est un excellent outil qui, s’il est utilisé correctement, peut vraiment vous aider à rédiger votre contenu car vous pouvez voir tout votre livre cartographié, ce qui est très utile lorsque vous êtes dans votre phase de brouillon.

Les entreprises ont généralement des normes de document qui exigent que certains éléments, tels que les styles de police, les en-têtes et les pieds de page, soient associés aux documents. Modifier un document Microsoft Word pour adapter ces éléments à chaque fois peut s'avérer fastidieux et chronophage.

Depuis Office 2007, Microsoft Word dispose d’une méthode intégrée pour modifier rapidement un document afin de l’adapter à une norme de la société / entreprise appelée « Feuilles de style ». Cette partie du tutoriel explique comment modifier et utiliser des feuilles de style.

Cette fonctionnalité peu connue de Word peut réellement rendre votre processus d’écriture plus clair et plus facile à gérer. C’est un outil très facile à utiliser et qui peut vraiment vous aider à organiser votre livre car vous pouvez faire glisser des sections entières de votre livre (dans le volet de navigation) pour les déplacer ensuite dans votre document Word. La configuration prend environ 5 à 10 minutes, mais une fois que vous l’avez obtenue, vous disposez alors d’une aide très puissante qui peut être utilisée dans de nombreuses tâches d’écriture, telles que des articles de blog.

Word est livré avec des styles déjà définis, mais je vais vous montrer comment le personnaliser et vous expliquer clairement comment cela fonctionne. Vous pouvez ensuite définir vos propres en-têtes et sous-titres pour qu'ils correspondent au ton de votre travail.

Imaginez que vous deviez créer un rapport hebdomadaire pour votre succursale de la société qui sera éventuellement fusionné dans un rapport plus grand pour les bureaux de la société. Le PDG vous a demandé de créer une feuille de style à utiliser par toutes les branches, afin que les rapports puissent être fusionnés de manière transparente avec un reformatage minimal. Par souci de brièveté, nous allons créer un seul style personnalisé pour cette feuille de style. Vous pouvez ensuite utiliser ces instructions pour créer tous les styles restants tels que les titres, les sous-titres, etc.

Utilisation du panneau « Styles » dans Word

Sous l'onglet « Accueil », cliquez sur la flèche d'extension située dans le coin inférieur droit du menu « Styles ». Le panneau par défaut de la feuille de style normale s'ouvre et affiche une liste de tous les styles de paragraphe, de caractère, de lien, de tableau et de liste de cette feuille de style. Vous pouvez ajouter de nouveaux styles à cette feuille de style ou modifier les styles existants et les enregistrer sous un autre nom. Ou vous pouvez effacer ces styles et recommencer, puis réenregistrer votre feuille de style personnalisée sous un nouveau nom.

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Pour cet exemple, nous allons simplement ajouter de nouveaux styles à la feuille de style « Normal » existante, puis l'enregistrer de nouveau en tant que feuille de style « Coprs ».

Dans le panneau « Styles », sélectionnez le bouton « Nouveau style » en bas à gauche (le survol de la souris affiche la description du bouton) et l'écran « Créer un nouveau style à partir du formatage apparaît ».

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Dans le champ « Nom », entrez le nom du style « Corps ». Pour « Type de style », sélectionnez « Paragraphe » dans la liste déroulante ; Dans « Style basé sur », sélectionnez « Aucun style » dans la liste déroulante. Et dans le « style du paragraphe suivant », sélectionnez « Normal ». Plus tard, lorsque vous ajoutez votre propre style de corps de texte personnalisé (tel que Coprs), vous pouvez modifier ce champ et le réenregistrer.

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Section de mise en forme

Dans la section « Police » sous Mise en forme, sélectionnez une police de grande taille avec empattement, telle que « Bookman Old Style ». Choisissez 11 points dans la liste déroulante « Taille de police ». Dans la zone qui dit « Automatique » (options de couleur), choisissez un bleu foncé pour la couleur de votre police. Les attributs de caractère courants (gras, italique et souligné) sont les boutons situés entre les champs « Taille » et « Couleur ».

La rangée suivante de boutons contient les options de format de paragraphe les plus courantes : Justification, Espacement des lignes, Espacement (avant et après les paragraphes en points) et Retrait des paragraphes.

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Notez que le texte d'exemple dans le grand panneau central change en fonction de vos sélections. Vous pouvez ainsi les visualiser en direct. Le panneau suivant fournit une description textuelle des options que vous avez sélectionnées.

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Les options

Ensuite, cochez « Ajouter à la Galerie de styles » pour que vos styles apparaissent dans la liste de styles. Cochez ensuite l'option « Mettre à jour automatiquement » pour que vos styles se mettent automatiquement à jour lorsque des modifications sont apportées, puis choisissez le bouton d'option « Nouveaux documents basés sur ce modèle », car vous prévoyez d'utiliser cette feuille de style pour vos rapports hebdomadaires.

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Menu de format personnalisé

Des fonctionnalités de format supplémentaires et davantage d'options de caractères et de paragraphes figurent dans le menu « Format ». Sélectionnez le bouton « Format ». Une liste déroulante apparaît, répertoriant les sous-menus de ces fonctionnalités et options étendues.

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Modifier la Police

Pour les feuilles de style, les choix de police vont au-delà de la police, du style, de la taille et de la couleur que vous avez déjà définis sur l'écran précédent. Vous allez également configurer des effets de texte tels que le texte barré ou souligné, etc.

Cela commence par le menu « Format », où vous sélectionnez « Police ». Dans le menu « Police », cochez la case « Petites majuscules », puis cliquez sur « OK ».

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Notez que l'option Style souligné dans ce menu « Police » ne permet pas de souligner des mots spécifiques (même si l'option « Mots » est une option). Vous créez actuellement un style de paragraphe. Par conséquent, si vous sélectionnez cette option, elle soulignera tout le paragraphe, soit un mot à la fois (si vous choisissez cette option), soit une longue ligne continue.

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Format du paragraphe

Les options de format de paragraphe vont de l'interligne à l'alignement, aux empreintes, etc. Dans le menu « Format », sélectionnez « Paragraphe ». Dans la liste déroulante « Alignement », choisissez « Justifié », et dans la liste déroulante « Spécial », choisissez « Aucun ». Dans la liste déroulante « Niveau hiérarchique », sélectionnez « Corps du texte ». Pour les indentations gauche et droite, choisissez 1 pouce. Pour l'espacement, choisissez 6 points pour Avant et Après et pour l'interligne, choisissez « Simple ».

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Ensuite, sélectionnez le bouton Onglets, qui ouvre le menu « Tabulations ». Entrez 0.5 ”et choisissez « Définir », puis « OK ». Notez que les sections Alignement et Points de suite vous permettent de personnaliser les tabulations pour des documents tels qu'une table des matières.

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Format des bordures

Pour ajouter des bordures à votre feuille de style, dans le menu « Format », sélectionnez « Bordure ». Ce menu fournit des options de bordure et de nuance pour votre zone de texte. Sélectionnez Type : Encadrement, puis choisissez une couleur et une largeur de trait.

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Ensuite, choisissez le bouton « Options » et définissez l’espacement à l’intérieur du cadre entre le texte et les bordures. Cliquez sur « OK » et à nouveau sur « OK ».

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Fonctions de formatage supplémentaires

Parmi les autres fonctions de mise en forme que vous pourriez utiliser, vous trouverez « Langage », « Cadre », « Numérotation », « Touche de raccourci » et « Effets de texte ».

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La langue est évidente. La numérotation et les puces vous permettent de choisir le mode de numérotation et d'alignement des niveaux de paragraphe (chiffres arabes, chiffres romains, majuscules, minuscules, points, etc.).

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L'onglet « Puces » propose des options pour différents types de puces. Vous pouvez également créer des formats de nombre personnalisés et définir de nouvelles puces à partir d'autres polices telles que Wing Dings.

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Le cadre régit la manière dont le texte du document est encadré autour des graphiques et / ou des zones de texte, anciennement connu sous le nom « habillage de texte ». Cette fonctionnalité est inestimable pour la création de brochures, de lettres d’information et d’autres schémas de configuration intégrant beaucoup de texte et d’images dans le même document.

Les effets de texte sont des options artistiques (ombres, dégradés, réflexions, bords flous, etc.) qui peuvent donner aux projets une apparence plus graphique. Ces options ne sont pas incluses dans le style Corps que nous sommes en train de créer.

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Touches de raccourci personnalisées

Les raccourcis clavier sont des commandes rapides exécutées par une combinaison de frappes simultanées, telles que Ctrl + B pour Gras et Ctrl + I pour Italique. Cette fonctionnalité vous permet de créer des touches de raccourci uniques pour vos styles personnalisés. Entrez simplement la combinaison de touches dans le champ « Nouvelle touche de raccourci », puis cliquez sur Attribuer.

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Vous serez alerté si vous choisissez une combinaison de touches déjà utilisée. Si le bouton « Attribuer » n'est pas grisé, vous pouvez écraser ce paramètre par défaut, mais je ne le recommanderais pas.

Pour le style Corps, entrez Alt + Ctrl + Q.

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Une fois que toutes les fonctions et options du menu « Modifier le style » sont terminées, cliquez sur « OK » pour que votre nouveau style apparaisse dans la liste des styles du panneau « Style ». Désormais, chaque fois que vous avez besoin de cette zone de texte personnalisée au milieu de votre rapport, appuyez simplement sur Alt + Ctrl + Q pour l’afficher, prêt à recevoir du nouveau texte.

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Mais ce n’est qu’un des styles personnalisés nécessaires à votre nouvelle feuille de style. À ce stade, vous pouvez continuer à créer et à définir de nouveaux styles pour votre rapport ou ré-enregistrer cette feuille de style Normal modifiée en tant que feuille de style CorpRapport.

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Comment enregistrer un style personnalisé

Sélectionnez l'onglet « Conception », puis cliquez sur la petite flèche vers le bas à droite de la fenêtre de la galerie de styles. Sélectionnez « Enregistrer en tant que nouveau style ».

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Dans le champ « Nom du fichier », entrez le nom de la feuille de style CorpsRapport. Cochez la case « Enregistrer la miniature », puis cliquez sur « Enregistrer ».

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Ouvrez à nouveau le menu et notez que la nouvelle feuille de style est affichée sous la bannière personnalisée entre les en-têtes appelés « Ce document » et Intégré.

Partage de fichiers

Une fois votre feuille de style CorpsReport terminée, il est temps d’en envoyer une copie par courrier électronique aux autres succursales. Ouvrez un nouvel email et adressez-le. Cliquez sur l'icône de pièce jointe dans votre client de messagerie, puis accédez au dossier Utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\QuickStyles sur votre disque dur. Sélectionnez le fichier CorpsRapport.dotx.

Dans le corps du message, indiquez aux destinataires de copier ce fichier dans le même dossier sur leur disque dur. Lorsqu’ils ouvrent le rapport dans Word, si la feuille de style n’est pas déjà attachée au document, il leur suffit d’aller dans l’onglet « Conception », de faire défiler la feuille de style CorpsRapport dans la zone de la galerie Style en haut. Et cliquer sur cette vignette, puis regardez le document reformater juste devant leurs yeux.