Article rédigé par : Yousra CHIBIANE
« Le jour où j’ai indexé la raison à l’organisation, j’ai découvert ma nouvelle date de naissance » ALAMI Nabil, thermicien.
Voici un leitmotiv qui nous a accompagné depuis la nuit des temps : l’homme a toujours tendance à utiliser des outils pour réaliser ses tâches au quotidien. Instinct de survie qui a contribué à l’évolution de l’humanité, et ne s’est clairement pas contenté de combler nos besoins primaires, mais est allé jusqu’à créer et combler des besoins secondaires, tels que le divertissement à une échelle très poussée.
Aujourd’hui, et plus que jamais dans toute l’histoire de l’homme, notre société évolue exponentiellement, et des outils technologiques voient le jour continuellement. L’utilisation des outils adéquats est donc la clé d’une efficacité et organisation quotidiennes !
En effet, en matière de gestion de projet, il est impératif de bien structurer les tâches de son équipe de travail afin d’accroître la productivité et d’augmenter les chances de réussite de son projet. Dans cet article, nous allons mettre en relief les vertus d’une bonne organisation, et passer en revue les différentes étapes à suivre pour s’organiser soi-même ou avec ses collaborateurs afin d’assurer une certaine organisation journalière.
L’organisation personnelle permet de gagner du temps et d’être plus efficace, aussi bien sur le plan personnel que professionnel. Plusieurs raisons sont tentantes pour avoir une roadmap de la journée. Ceci vous permet en premier lieu de gagner en temps : les tâches sont préalablement élaborées, vous ne perdez donc plus de temps à décider quoi faire durant la journée. Vous gagnez également en efficacité et en énergie, tout en diminuant votre dose de stress quotidienne.
Au travail, le premier objectif d’un planning est de mettre en adéquation les ressources de l’entreprise avec ses objectifs de production. Sa gestion est étroitement liée à celle du temps.
Le planning journalier zoome évidemment sur une seule journée : il permet d’avoir une vision précise des heures de travail des collaborateurs ainsi que les tâches qui leurs sont assignées. Afin de pouvoir établir un planning journalier, quelques étapes sont requises :
Il s’agit de faire une analyse de la manière dont le temps est utilisé au cours de la journée. Cette analyse ne doit pas inclure une seule journée mais plusieurs, afin d’avoir une vision plus précise. Cette étape va permettre de déterminer les tâches de travail quotidiennes effectivement réalisables, de cerner les tâches les plus productives ainsi que les pertes de temps parasites.
Une fois les tâches analysées, il est temps de les prioriser afin de déterminer pour chacune un degré d’importance et d’urgence essentiel à une organisation efficace. Cette catégorisation des tâches peut se faire selon la matrice d’Eisenhower, qui classes les tâches en quatre types distincts :
Le regroupement des tâches similaires permet de définir les moments pendant lesquels il est possible de réaliser le même type de tâches. Par exemple, le fait de réserver deux moments de la journée où l’on peut traiter les e-mails, passer des appels téléphoniques ou classer ses dossiers peut aider à réaliser efficacement ces tâches.
Le traitement régulier et continu des e-mails peut être efficace dans certaines situations, si cela n’implique pas l’interruption d’autres tâches plus importantes et urgentes. Il est donc très conseillé lors de la réalisation des tâches d’un projet complexe, de vous détacher de votre smartphone, et de désactiver toutes les notifications qui risquent de vous perturber.
Un agenda doit contenir les tâches à réaliser durant la journée, accompagnées des délais impartis. Pour éviter le gaspillage de temps et d’énergie, il ne faut ni sous-estimer, ni surestimer le temps qui doit être consacré à chaque élément de la to-do list.
Les imprévus peuvent surgir à tout moment durant la journée. Il est donc essentiel de réserver des horaires dans votre agenda durant lesquels vous pouvez être disponible pour les collaborateurs afin de les aider à bien gérer une urgence, sans pour autant désorganiser votre emploi du temps. Par ailleurs, quand une urgence fait apparition, il est essentiel de savoir contrôler vos réactions et émotions, afin que celles-ci ne prennent pas le dessus sur le travail qui attend.
Entre deux tâches successives, il faut apprendre à faire une pause. Après deux bonnes heures de travail avec un rendement qui s’aligne avec les objectifs du planning, il est important de vous permettre quelques minutes de pause pour vous reposer avant de passer aux choses suivantes.
Tout gérer seul est un défaut qui caractérise plusieurs managers voulant tout le temps tout contrôler, de peur que les collaborateurs ne puissent pas accomplir les tâches à temps ou comme il se doit. Comme nous l’avons déjà mentionné, il est essentiel de déléguer les bonnes tâches aux bonnes personnes et au bon moment. Ceci permet d’impliquer tout le monde dans le boulot, et de maintenir informés tous les collaborateurs. Il est aussi commun de demander conseil, ou de sous-traiter certaines tâches aux personnes qui s’y connaissent le mieux.
Finalement, il est grand temps de rassembler tous les éléments précédents afin de construire votre planning journalier, qui servira de guide de travail durant la journée.
Somme toute, pour qu’une entité ou une personne puisse être productive et performante durant la journée, elle se doit de se fixer des objectifs journaliers, déduire les tâches requises à leur atteinte et en faire un planning à garder sous l'œil afin de ne pas perdre le fil du travail de la journée.
