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Le travail d’équipe : le levier incontournable pour une meilleure performance !

Article rédigé par : CHIBIANE Yousra

Le développement des organisations agiles et l’accélération du rythme des technologies empêchent de tout savoir faire seul. Chacun est limité par ses compétences ou par le temps dont il dispose. En revanche, travailler avec d’autres personnes sur un projet commun, et selon un planning,  est susceptible de vous permettre d’atteindre vos objectifs plus rapidement.  Pour mener à bien cette collaboration, qui demande beaucoup de qualités humaines,  la présence d’une personne pour orchestrer celle-ci est indispensable.  Le rôle du manager consiste essentiellement en la répartition de la charge de travail entre ses collaborateurs.

Cette répartition doit tenir en compte des compétences et potentialités de chacun pour atteindre les objectifs fixés. Quand vous définissez les tâches de tous les membres de votre équipe, et faites une planification de chacune de ces tâches, il devient plus facile de s’organiser et de clarifier le rôle de chacun. Dans cet article, nous allons passer en revue quelques outils de coordination qui puissent faciliter l’organisation des tâches et favoriser la communication au sein de l’équipe.

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Travail en équipe VS travail individuel : qui l’emporte ?

Travailler seul est une option qui exige beaucoup de discipline. La personne doit être consciente de ses propres limites pour ne pas être freinée par la suite. Un collaborateur à lui seul, ne peut en aucun cas égaler l’effort de plusieurs personnes. Il est donc très peu probable de disposer de toutes les compétences pour réussir dans des tâches différentes.  La pensée gagnante est donc de pousser chaque individu à contribuer, de façon à ce que le groupe soit plus efficace et rentable. Mais regrouper des personnes pour former une équipe n’implique pas directement l’efficacité. Chaque membre de celle-ci partage des valeurs et une culture qui permet une conciliation entre les collaborateurs. Et c’est justement grâce  à ce lien que l’équipe est motivée et coopère en vue d’accroître sa performance.  Si chaque personne se concentre sur le succès de son équipe et délaisse un peu de ses propres aspirations, tout le monde l’emportera !

Objectifs clairs et précis, rendement accru garanti

Comme cité au  début de l’article, chaque membre de l’équipe se doit de connaître son rôle et ce qu’il peut apporter. Les objectifs visés doivent être clairement définis, réalisables et doivent naturellement apporter de la valeur au projet. Les membres de l’équipe doivent être impliqués dans le travail, afin de se sentir utiles et concernés par la réalisation du projet.

En effet, avoir des objectifs communs et précis permet donc d’accroître la motivation de chacun, et forge un esprit d’équipe. Dans la majorité des cas, l’objectif final est loin à réaliser et nécessite de la persévérance sur le long terme. Ceci dit, il est important de définir des étapes à atteindre progressivement. Dans ce sens, et plus précisément dans le cadre de la planification du travail de l’équipe, il peut être intéressant de fixer des objectifs individuels, comme l’amélioration d’une compétence, la maîtrise d’un outil de travail ou encore, la prise de responsabilité. Car en postulant, un collaborateur cherche visiblement à réaliser des objectifs tant professionnels que personnels, afin de garantir son savoir-faire, ainsi que son bien être. En outre, répondre à la question sur la marge de manœuvre  de chaque membre de l’équipe est très utile. Où devez vous intervenir ? Si vous maîtrisez votre périmètre d’intervention, votre capacité à prendre des décisions et que vous arrivez à prendre des initiatives au sein de votre équipe, il vous sera plus facile d’agir de façon efficace.

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Le planning d’équipe est le pilier d’une bonne organisation

En plus d’une bonne communication au sein de l’équipe et d’une définition claire de l’objectif final, il est important de ne pas avancer sans réelle visibilité sur la charge de travail. L’outil sur lequel peuvent s’appuyer ces deux éléments afin de mener à bien le travail est le planning d’équipe. La construction et la disponibilité d’un planning forment une étape très importante dans le processus de fonctionnement d’une entreprise. En effet, cet outil représente l’ensemble des actions à réaliser pour aboutir aux objectifs initiaux. Ainsi, le chef de l’entreprise peut avoir une idée claire sur le progrès du projet en question. L’établissement de ce planning n’est pas si facile. Assurément, la personne en charge doit tenir compte de la disponibilité et des horaires de travail au sein de l’équipe. Par ailleurs, les collaborateurs doivent avoir un aperçu sur leur planning personnel, pour pouvoir l’aligner avec celui de l’équipe. Sur la base de ces plannings est ensuite établie la planification des besoins. Ces mêmes informations disponibles sont étendues avec des idées de projet particulier. Chaque projet est donc décrit comme un besoin de planification concret où sont déterminées les quantités spécifiques de personnes, d’heures et de compétences requises.  

À quels autres outils d’organisation peut-on avoir recours au sein de notre équipe ?

Maintes outils sont recommandés dans la gestion des tâches  afin d’organiser le travail au sein de son environnement de travail. Les outils et plateformes de collaboration en ligne sont des éléments qu’on ne doit pas écarter quand il s’agit de la digitalisation des entreprises. 

Un outil de gestion des tâches

Un outil qui permet de constamment avoir une idée sur la progression des différentes tâches du projet. De ce fait, le chef de projet peut facilement créer les tâches, définir un délai pour chacune et leur assigner un responsable. Des notifications peuvent être mises en place afin d’alerter en temps réel quand une tâche est mise à jour. Sur le planning du projet, tous les collaborateurs peuvent visualiser le progrès de celui-ci à partir de l’état d’avancement de chacune de ses tâches. Un outil pareil facilite la collaboration entre les membres de l’équipe et permet à chaque collaborateur de s’organiser facilement et de structurer ses tâches au sein de son espace de travail.

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Un Drive

Vous savez ce qui est révolue ? L’époque où vous échangiez les documents par  e-mail ! Aujourd’hui, des plateformes sont disponibles afin de stocker et partager, facilement et instantanément les documents avec vos collègues, vos clients ou vos prestataires. En ligne et hors ligne, ces plateformes sont accessibles, et offrent la possibilité de synchroniser vos documents à partir de votre ordinateur. En plus, avec l’option de versioning automatique, vous n’avez plus à vous casser la tête avec la dernière version du fichier, ou si un nouveau fichier est ajouté : tout est dans le drive.

Des outils de communication

La communication prime dans n’importe quel contexte de notre vie quotidienne, encore plus au travail. Pour communiquer efficacement avec ses collaborateurs, il est conseillé d’avoir recours à des outils de communication dont les fonctionnalités et l’ergonomie sont de plus en plus adaptés aux exigences du travail, tels que Slack, MS Teams ou autre… L’utilité de ces outils a davantage   été mise en avance dans le contexte actuel relatif au Covid-19, et le champ de leurs utilisateurs s’est clairement élargi. 

Vous l’aurez sûrement compris : l’union fait la force, et la technologie n’est pas d’un autre avis ! Les  faiblesses des uns sont compensées par les atouts des autres, et l’entreprise a intérêt de développer l’esprit d’équipe tout en favorisant une communication transparente et des interactions entre les différents groupes de travail. Finie donc l’ère de l’individualisme au travail !

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Téléchargez gratuitement des modèles de planning d'équipe sur Excel

Modèle 1 :

Modèle de planning d’équipe à télécharger gratuitement sur Excel, Feuille de calcul pratique, entièrement personnalisable et parfait pour vous aider planifier et gérer les ressources de votre équipe.

Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser ce modèle

Ce modèle Excel de planning d'équipe fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2007.

Pour pouvoir utiliser correctement ce modèle, il faut d'abord activer les macros au démarrage.

Le dossier à télécharger contient deux exemples Excel différents de planning d'équipe:

1- Le premier planning permet de gérer une équipe soignante de 37 agents tout y est planifier le nombre d'agents en service en repos etc. Il calcule aussi la totalité de jours travaillés, les congés les maladies les repos ainsi que les heures effectuées.

Il présente 53 feuilles et vous trouvez aussi des boutons de contrôle pour naviguer entre les feuilles.

2- Le deuxième modèle vous permet de planifier les congés, les absences, les projets ou la localisation des membres d'une équipe que ce soit au travail, aux entraînements de sport ou d'autres activités en groupe pour n'importe quelle année.

Modèle 2 :

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Voici un modèle Excel pour la planification d’équipe facile, simple à gérer et prêt à l’emploi. Il vous aidera à organiser les membres et le planning de votre équipe. Vous pouvez télécharger et apporter les modifications nécessaires pour répondre à vos besoins.

Le classeur à télécharger contient trois feuilles :

  • Liste de présence
  • Planning
  • Calendrier

Télécharger ce modèle

Modèle 3 :

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Ce modèle Excel de planning de congés pour l’équipe de travail peut être utilisé pour attribuer et suivre tout type de congé pendant toute l’année pour chaque membre de l’équipe. Téléchargez ce modèle de planification de congés du personnel pour un meilleur travail d'équipe. Personnalisez les emplois et les activités en fonction de vos besoins.

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