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La plan de charge :  outil de planification et d’optimisation des ressources

Article rédigé par : Zakaria AJANA

Le plan de charge permet d’optimiser et de bien répartir le temps de travail(les effectifs) et les ressources du projet, ces ressources peuvent être des ressources humaines ou matérielles.

Le pilotage efficace du projet requiert une optimisation des ressources, cette démarche d’optimisation se base sur l’historique du temps planifiés pour chaque tâche et ressource et le compare avec le temps effectif. Le chef de projet a donc la charge de faire d’optimiser le temps passé en corrigeant les anomalies et les problèmes qui nuisent à l'efficacité.

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Le plan de charge et les étapes du projet

Le plan de charge est un outil qui permet de contrôler l’avancement du travail et anticiper les effectifs nécessaires pour absorber une montée en charge.

Cette démarche d’optimisation et d’amélioration continue s'avère bénéfique à l'entreprise quand le projet fait appel à des ressources extérieures, ces ressources sont assurées par des sociétés de services. Le fait de faire appel à des prestataires externes pose la plupart du temps plusieurs problèmes, le coût est souvent forfaitaire c'est-à-dire la tarification se fait sur la base du temps passé, donc l’optimisation a un impact direct sur le budget.

Dans le cadre de la planification des ressources, la planification des effectifs est la tâche la plus importante. Une organisation procède à une évaluation systématique des problèmes de composition des effectifs et détermine les mesures à prendre pour répondre aux besoins futurs. Les mesures à prendre peuvent dépendre de facteurs externes (par exemple, la disponibilité des compétences) ainsi que de facteurs internes (par exemple, l'âge de la main-d'œuvre). Ces facteurs peuvent déterminer si les besoins futurs en compétences seront satisfaits par le recrutement, par la formation ou par l'externalisation du travail.

Le Plan de Charge permet de mieux respecter les délais, en effet, le non-respect des délais impacte négativement le coût de votre projet. Au contraire, grâce à une optimisation et une meilleure visibilité, le chef de projet peut s’engager à :

Garantir la disponibilité des équipes projet en évitant les surcharges et les ressources inutiles sur quelques parties du projet.

Éviter les décalages entre les temps planifiés (théorique) et les efforts réalisés ( temps effectif).

Pour chaque phase de projet, le cahier de charge détaille les ressources et les livrables du projet. Nous allons détailler pour chaque livrable les activités et tâches afin d’assigner les ressources du projet à chaque tâche. Afin que les assignations soient optimales et idéalement motivantes, la concertation avec les équipes est souhaitable.

Nous pouvons alors calculer la charge de travail de chaque ressource impliquée dans le projet, toutefois, la création d’un plan détaillé est indispensable pour pouvoir convaincre la hiérarchie et pour garder une traçabilité des plannings de charge.

Comment créer un Plan de Charge ?

Avant de commencer, il faut s’assurer de la disponibilité de chaque ressource, Il faut les examiner ressource par ressource afin de vérifier la disponibilité de chacun à travailler pour votre projet. L’idéal serait d’avoir une disponibilité à 100%.

Il y aura toujours des écarts entre la réalité et la planification, certains membres de l’équipe peuvent s’abstenir pour diverses raisons, d’autres peuvent être mis sur des urgences opérationnels sans parler des congés. Dans la réalité, il se trouve que quelques ressources ne peuvent être assignées qu’à 50% car elles ne peuvent être remplacées dans leurs services.

Tous ces facteurs impactent le planning de charge théorique. Cela dit qu'après avoir établi un premier plan de charge, des problématiques potentielles surgissent. Il vrai que parfois, il y a des membres de l'équipe dont la disponibilité n'est pas celle que nous espérons mais, en revanche, ils travaillent sur des tâches essentielles du projet, et parfois même sur des tâches dont dépendent d’autres parties du projet (le principe du workflow)

Après l’analyse de chaque situation, le chef de projet sera amené à prendre des décisions sur comment réorganiser ou réassigner les tâches les plus importantes.

En fonction de la situation, le chef de projet peut :

  • Ajouter plus de ressources afin d’accélérer le processus sans oublier une répartition optimale des tâches.
  • Augmenter le temps assigné à une tâche, il faut toutefois vérifier si cela ne retarde le travail d’autre tâches dépendantes.
  • Faire appel à l’aide externe;
  • Juger le plan de charge existant inefficace et décider de la changer

Bref, au plus tôt le chef alerte d’un mauvais signe  sur le projet, au plus tôt les mesures correctives nécessaires seront prises.

Le plan de charge est alors l’inévitable outil de gestion des risques et du contrôle du projet. Toutefois, il ne doit pas mener à des décisions complexes là où les mesures simples seront le meilleur choix. Une gestion manuelle et journalière est aussi recommandée, car le contrôle journalier et l’échange avec les équipes montrent ce qui est caché, le recueil des feedbacks des équipes est efficace pour anticiper et résoudre les problèmes potentiels avant de tomber dans des pièges.

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Étapes du processus de la planification des effectifs " planning de charge"

Plusieurs étapes analytiques distinctes doivent être prises dans la planification :

L'analyse de l'offre, également appelée «modèle d'offre» ou «évaluation de la dotation», comprend une analyse de l'offre actuelle en termes de main-d'œuvre, et les moyens matériels d'une organisation.

L'analyse de la demande, également appelée «modèle de demande», comprend un examen des futurs plans d'affaires et objectifs.

L'analyse des écarts compare les différences entre les modèles d'offre et de demande et identifie les excédents et les déficiences des compétences.

L'analyse de la solution se concentre sur la manière de combler les lacunes en matière de dotation actuelle et les besoins futurs en matière de dotation grâce au recrutement, à la formation et au perfectionnement, à la dotation en personnel provisoire et à l'externalisation.

Quels sont les outils de Plan de Charge?

Pour élaborer un planning de charge efficace et surtout compréhensible par toutes les parties prenantes, le chef de projet peut se munir de quelques outils de management de projet tels que MS-Project, ces outils sont distingués par la facilité d’utilisation et simplifient la tâche.

L’enjeu du management du projet a nourri l'appétit de plusieurs entreprises qui éditent des solutions disponibles sur internet à l’instar de :  Bitrix24 ou Freedcamp.

Ces outils permettent au chef de projet de planifier depuis une interface simple et user-centric toutes les ressources, humaines comme matérielles, en spécifiant les dates de disponibilité, le taux horaire, le taux de disponibilité, les congés etc…

Dans certains cas, il arrive que certains membres de l’équipe ne soient assignés que partiellement à un projet car ils doivent aussi faire des tâches opérationnelles… c’est pour contourner ces cas critique que le rôle des outil de management de projet s’imposent. C’est outils automatisent en effet la gestion en faisant ressortir les anomalies et les incohérences, par exemple, si une personne est assignée à plus de 100%, tâches assignées pendant la période de congé annuel…et permettent à chaque manager ou chef de projet de réagir rapidement afin de remédier à ces problèmes avant qu’ils n’impactent négativement le bon déroulement du projet.

Vous pouvez bien sûr utiliser Excel pour les projets simples, pour cela il faut utiliser des fonctions disponibles sur les tutoriels, mais l’usage d’un outil de planification est fortement recommandé.

Un chef de projet n’est pas le seul décideur sur le planning de charge, non seulement il doit convaincre ses managers de son plan, mais il est évalué selon l'efficacité de son planning.

Rôles des RH et de la haute direction dans la planification des effectifs

id 12775 04Souvent, un plan de planification des effectifs est complété en même temps que la planification stratégique organisationnelle et est mis à jour à la même fréquence que le plan stratégique. Alors que le service des ressources humaines est généralement responsable de grande partie des initiatives de planification des effectifs, d'autres membres de la haute direction peuvent être impliqués dans le processus de planification des effectifs, y compris le PDG, le chef de l'exploitation, le directeur financier et d'autres dirigeants responsables de la stratégie organisationnelle.

Pour garantir l'efficacité d'un plan de charge, les dirigeants doivent évaluer la capacité du plan à anticiper et à répondre aux besoins futurs afin que l'organisation puisse prendre et exécuter des décisions judicieuses. Les indicateurs de performance comprendront des mesures de performance organisationnelles standard: rentabilité, retour sur investissement, productivité, etc. Un système de gestion de la performance efficace peut avoir un impact positif sur les indicateurs de performance de l'organisation. Des repères peuvent également être établis en se basant sur les données de l'industrie.

Conseils pour une planification efficace des ressources

Pour que le processus de planification des ressources soit couronné de succès, les professionnels des ressources humaines responsables de la direction des initiatives de planification doivent veiller à :

  • Désigner un membre spécifique de l'équipe RH pour PILOTER le processus (il aura la tâche de coordonner entre le chef de projet et le comité de direction, syndicat...);
  • Aider le chef de projet pour défendre le plan (présentation, rédaction des argumentaires, chiffres);
  • Impliquer les principales parties prenantes dans le processus de planification des ressources;
  • Aligner le plan sur le plan d'affaires stratégique de l'entreprise;
  • Coordonner le plan de charge avec les initiatives de développement de carrière;
  • Faire de la planification des ressources une activité continue qui s'inscrit sur la durée et se mesure en permanence, avec une évaluation continue des changements dans l'environnement interne et externe qui peuvent avoir une incidence sur les besoins en personnel de l'organisation ou des besoins matériels.

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Téléchargez gratuitement des modèles de plan de charge sur Excel à télécharger

Modèle 1 :

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Vous trouvez ici un modèle de plan de charge sur Excel accessible, simple et facile à utiliser qui vous aidera à hiérarchiser le travail et à augmenter la productivité.

Ce fichier peut faire partie d'une base de données de charges de travail plus grande, car il peut vous montrer comment planifier les charges pour l'avenir et comment vos charges progressent actuellement conformément à vos charges précédemment planifiées. Il utilise les données de charge de travail collectées pour créer un «profil de charge de travail» pour chaque individu, afin qu'il puisse faire partie d'une base de données plus large.

Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser ce modèle.

Ce modèle de plan de charge fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2007.

Modèle 2 :

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Ce modèle est pré-rempli avec les phases et les tâches typiques du projet, notamment: le lancement, les exigences, la conception, le développement, les tests et les opérations. Vous pouvez facilement modifier, ajouter et supprimer des tâches, et le modèle formatera et mettra à jour le diagramme de Gantt automatiquement.

Télécharger ce modèle

                                                                                    


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