L’envoie et la réception des courriers électroniques est devenue une tâche de routine quotidienne pour les professionnels et pour les non professionnels. Les courriers sortants et entrants varient d’un contexte à l’autre, et ne passent pas sans tracas.
Dans cet article, nous analysons en détail les problèmes des spams les plus récurrents.
Dans les systèmes qui nous permettent de gérer les courriers, nous saisissons les courriers par catégorie, nous classons les courriers en '' courriers arrivés" s'ils sont entrants et " courriers départs " s'ils sont sortants.
L'enregistrement du courrier est le processus par lequel le courrier entrant et sortant atteint les caractéristiques et la classification nécessaires pour qu'il passe à son traitement qui correspond à la demande. Cela s'applique à la fois aux correspondances écrites, numérisées et à la communication électronique. De cette manière, les e-mails, comme une facture entrante, sont insérés directement dans le flux de travail approprié, par exemple pour approbation et paiement. Les documents qui sont envoyés peuvent également être suivis sur la base de l'enregistrement de leurs caractéristiques et de la date d'expédition, même s'ils ne sont plus physiquement dans l'entreprise.
Il va sans dire qu'avec un accès internet plus démocratique, le registre du courrier est de plus en plus numérisé.
À l'origine, toute la gestion du courrier est effectuée manuellement par les employés du secrétariat d'une entreprise. Ils analysent le courrier entrant et le transmettent à la bonne personne ou au bon service. Autrefois, les personnes dans les secrétariats étaient également chargées de diriger les flux de courrier sortant (à la fois internes et externes), en s'assurant qu'ils étaient enregistrés et envoyés correctement. L'entreprise avait ainsi le contrôle des factures envoyées ou des demandes d'informations, par exemple.
Aujourd'hui, la méthode d'enregistrement du courrier n'a pas changé en elle-même, mais a subi une mutation. Les entreprises reçoivent de plus en plus de courriers numériques tels que des e-mails, des factures électroniques, des formulaires Web et des messages via WhatsApp et les réseaux sociaux. De plus, il existe de grandes possibilités pour ne plus opter pour la méthode manuelle et archaïque du secrétariat. De nombreuses entreprises s'efforcent de numériser le secrétariat et de réussir la mutation vers le mode" sans papier".
L'avantage ici est que le système enregistre et envoie non seulement les données (personnelles, propriétaire ou responsable du document, sujet, destinataire, etc.), mais stocke également les données des documents. De cette façon, les e-mails entrants (à la fois numérisés et numériques) obtiennent des métadonnées immédiatement. Les métadonnées sont automatiquement remplies avec l'e-mail.
La numérisation du courrier peut être effectuée manuellement ou automatiquement, selon que cela est fait avec un scanner normal ou avec la reconnaissance optique de caractères (OCR). Dans le cas de l'OCR, les métadonnées sont ajoutées automatiquement lorsque l'OCR reconnaît un champ établi pour en extraire les métadonnées à partir de là ou avec un apprentissage en profondeur (également connu en IA sous le depuis learning).
À l'aide de métadonnées, le même système se charge de les introduire dans les flux de travail. Cela simplifie l'acheminement du courrier en l'envoyant à la bonne personne, au bon service ou au bon fichier numérique. La fonctionnalité qui gère cette tâche est souvent également connue sous le nom de salle de courrier numérique.
La distribution du courrier se fait de la même manière, mais vice versa. Les documents créés ou gérés avec le système de gestion des documents peuvent être envoyés immédiatement du système lui-même à la personne correspondante. Dans de nombreux cas, vous pouvez choisir le canal (le plus populaire reste le courrier électronique). De plus, de nombreux systèmes de gestion de documents sont également connectés au CRM (Customer relationship management)
En plus du système de gestion des documents, il existe également d'autres systèmes pour l'enregistrement du courrier. En règle générale, le registre des postes fait également partie d'un système ERP plus large ou d'un module de gestion de documents au sein de ce type de système. Les entreprises où les fichiers sont principalement créés autour d'un client, à son tour, choisissent souvent de gérer l'enregistrement du courrier directement dans le système CRM.
Un système de gestion de documents strictement structuré aide les entreprises à mettre en œuvre une stratégie de courrier électronique pour éliminer le courrier papier. Par exemple, lorsque le système est conforme aux normes ISO, telles que ISO 23081 pour les métadonnées, les entreprises peuvent être sûres que leurs documents numérisés sont également juridiquement valides. Les autorisations et contrôles d'accès stricts pour les employés, le suivi de la création et l'archivage ou la destruction des documents conformément à la législation et à la réglementation sont également importants. Si toutes les directives sont suivies (faites attention aux réglementations applicables à votre pays ), le courrier papier peut être révolu.
La moyenne habituelle est que vous pouvez traiter environ 150 courriers par jour, mais le plus important est que seulement 20% des messages que vous recevez sont vraiment importants pour votre travail, et c'est ici où réside tout l'enjeu.
La gestion du courrier électronique est probablement l'une des activités les plus improductives. Faciliter sa gestion vous aidera à être plus efficace surtout avec le volume d'informations reçues au quotidien.
En chiffre, 200 000 millions d'e-mails sont envoyés dans le monde chaque jour, il est donc préférable d'éviter certaines erreurs courantes pour ne pas perdre de temps dans le suivi des courriers.
Il ne s’agit pas d’une gestion de documents pure et dure. Le courrier électronique est plutôt une des principales sources d'entrée d'informations dans les organisations. Cette fonction doit être remplie par un gestionnaire de documents qui est rodé à la gestion de la sécurité, la durabilité, la confidentialité et aussi habitué à l’agilité au travail.
Les recherches sont particulièrement compliquées sur le courrier papier et sont source de pertes de temps importantes si l'on veut récupérer certaines informations. En outre, le courrier papier pour qu'il soit exploité demande beaucoup de papiers imprimés. Inutile d'opter pour ce choix si nous avons peur de perdre des informations. Tout ce qui est détaillé précédemment encourage la création de dossiers et de fichiers numériques qui riment clairement avec l'efficacité.
Dans les organisations, vous serez amenés à gérer les courriers entrants et sortants. Le courrier électronique est le plus utilisé dans les entreprises, vous devez donc configurer la messagerie électronique.
Vous trouverez ici des informations sur les différents paramètres standard recommandés pour la configuration de vos applications de messagerie, indépendamment de l'application de messagerie ou du système d'exploitation que vous utilisez.
Cela vous permettra d'utiliser votre propre application (aussi appelée "client mail") pour envoyer et recevoir des e-mails, donc pour gérer les courriers départs et arrivées avec les adresses mail de votre nom de domaine.
Le problème le plus courant des clients qui ne peuvent pas se connecter est qu'ils n'utilisent pas l'adresse électronique complète comme nom d'utilisateur.
Pour remédier à ce problème, invitez vos partenaires qui veulent envoyer des courriers électroniques (donc un courrier entrant) de suivre attentivement les instructions d'installation.
Le compte POP vous permet de télécharger des messages d'un serveur vers un ordinateur. Il s'agit de la configuration la plus simple et la plus courante pour un client de messagerie.
Le compte IMAP (Internet Messaging access protocol) vous permet d'accéder aux messages directement sur le serveur. Donc, vous allez sur mail.votrenodedomaine.net.
Les courriers électroniques ne sont pas stockés localement avec un compte IMAP, ce qui le rend très utile si la boîte aux lettres est synchronisée entre plusieurs clients (ordinateur, smartphone, etc.).
TLS/SSL : TLS est un protocole sécurisé plus récent que SSL. Cependant, certains clients de messagerie (tels qu'Outlook) ont des problèmes pour gérer TLS.
votrenomdedomaine.tld (tld est l'estention de votre nom de domaine) : lorsque vous voyez cette expression, vous devez la remplacer par votre propre nom de domaine (comme dans exemple.com). Pour votre information, le TLD représente l'extension de votre domaine (.com, .net, .org, .fr, .eu, .co.uk, ....).
Les "adresses de redirection" ne peuvent pas être configurées dans un client de messagerie, contrairement à vos boîtes aux lettres, car elles redirigent les e-mails vers une véritable boîte aux lettres (celle que vous avez auprès de votre fournisseur d'accès, ou un compte Gmail, Hotmail ou Yahoo, par exemple).
Compte POP/IMAP
Ceci est pour le courrier électronique entrant.
Nom du serveur entrant : mail.votrenomdedomaine.net
Port : Laissez les paramètres par défaut (110 pour POP, 143 pour IMAP, 995 pour POP SSL ou 993 pour IMAP SSL).
TLS ou SSL : Oui
Nom d'utilisateur : il s'agit de l'adresse électronique complète (y compris @votredomaine.tld)
Mot de passe : fournir le mot de passe que vous avez défini lorsque vous avez créé la boîte aux lettres.
SMTP¶ compte
C'est pour envoyer des e-mails (courrier entrant et sortant)
Nom du serveur sortant (SMTP) : mail.votrenomdedomaine.net
Port : vérifier le numéro de port indiqué dans les instructions de configuration.
TLS ou SSL : oui
Authentification SMTP : oui, en utilisant les mêmes paramètres que pour le compte POP / IMAP
Tous les systèmes disponibles vous permettent de :
