Excel courses

Microsoft EXCEL training needs assessment


Télécharger Microsoft EXCEL training needs assessment

★★★★★★★★★★3.5 étoiles sur 5 basé sur 1 votes.
Votez ce document:

Télécharger aussi :


Microsoft EXCEL training needs assessment

...

1 bases

1.1 Menus clic droit

Utiliser le «clic droit» pour sélectionner le menu est le moyen le plus rapide de travailler avec une feuille de calcul. Cette approche ne se limite pas à Excel, mais à tous les produits bureautiques. Le clic droit fait toujours apparaître les menus contextuels. Ainsi, le choix est limité aux actions possibles pouvant être appliquées à l'objet. Vous constaterez que naviguer dans différentes sections de la feuille de calcul et cliquer avec le bouton droit de la souris fait toujours apparaître différents menus pertinents pour votre sélection actuelle.

1.2 Navigation / actions clés

Utilisez les touches de navigation des raccourcis pour vous déplacer rapidement dans la feuille de calcul. Les fonctionnalités des touches sont données ci-dessous:

Action des clés

Ctrl + {flèche} ou [Fin], {flèche} Le curseur ira à la dernière entrée dans le sens de la flèche.

Ctrl + Home Sélectionner la cellule A1

Ctrl + Fin Sélectionne en bas à droite de la feuille de calcul

Ctrl + c Copier

Ctrl + X Couper

Ctrl + p Coller

Ctrl + s Enregistrer

Ctrl + W Fermer la feuille

Ctrl + o Fichier ouvert

Ctrl + p Imprimer

1.3 Nouveau dans XP

1.3.1 Volet des tâches

Ceci est une nouvelle fonctionnalité de XP qui est assez pratique. Le volet des tâches contient les actions possibles pertinentes pour le contexte. Dans les versions antérieures d'Excel, cela était géré par des boîtes de dialogue. Une boîte de dialogue doit être fermée avant de pouvoir reprendre le travail. Au contraire, le volet des tâches peut être appelé si nécessaire et ne gêne pas le travail. Il peut également être fermé lorsqu'il n'est pas nécessaire.

Si le volet des tâches n'est pas visible, cliquez sur Affichage-> Volet des tâches pour afficher. Cliquez sur «x» dans le volet des tâches pour fermer. Repositionnez le volet de tâches en le faisant glisser.

1.3.2 Balises intelligentes

Les balises actives apparaissent chaque fois que vous terminez une action. Il présente des options pouvant être appliquées à cette action. La liste affichée contient les options pertinentes. Par exemple Après avoir copié et collé, la balise active affiche les options suivantes:

  • Conserver le formatage source
  • Correspondre au formatage de destination
  • Mise en forme des valeurs et des nombres
  • Conserver la largeur de la colonne source
  • Formatage seulement
  • cellules de lien

Les choix ci-dessus sont évidents. Les balises intelligentes facilitent l’extension du travail. En effet, cela donne une autre option pour modifier l'action.

1.3.3 Arguments de fonction

Chaque fois qu'une fonction doit être utilisée, dès que vous la tapez, les arguments de la fonction sont affichés automatiquement. La version précédente affichait l'argument de la fonction uniquement lorsque nous l'appelions en tapant Ctrl + Maj + A. Bien que ce soit une aide, l'inconvénient est que les arguments de la fonction ont été tapés dans la barre de formule et que chacun des arguments a dû être remplacé par value. XP affiche simplement l’argument de la fonction séparément sans vraiment gêner.

1.4 Personnalisation de la barre d'outils

La barre d'outils affichée peut être personnalisée en ajoutant de nouveaux boutons. Une nouvelle barre d'outils peut également être créée. Vous pouvez également charger les barres d'outils nécessaires en appelant les barres d'outils. Dans le menu Affichage, cliquez sur Barres d'outils et sélectionnez les barres d'outils requises.



 Étapes de la personnalisation

1.4.1 Affichage de nouvelles barres d'outils

Dans le menu Affichage, choisissez Barre d’outils et personnalisez. La boîte de dialogue affiche l'option avec la barre d'outils. Le premier onglet intitulé Barres d'outils répertorie toutes les barres d'outils disponibles. Cliquez sur les barres d'outils que vous souhaitez utiliser. Ceux-ci sont immédiatement chargés. Déplacez les barres d'outils en cliquant à l'extrême gauche.

Une fois que vous le faites glisser dans la zone de menu, le sera automatiquement aligné.

1.4.2 Ajouter de nouveaux boutons aux barres d'outils

Le deuxième onglet intitulé Commandes donne la liste des boutons et les paramètres d'action. Quels que soient les boutons requis, faites-les glisser vers le menu ou dans une barre d'outils et déposez-les là. Ils deviennent une partie de la barre d'outils pour une utilisation future. Dans certains cas, il n’existe pas de boutons associés à un menu tel que «Save Workspace». Si cela est inclus dans le menu, tout le texte est affiché dans le menu. Quelques-unes de ces commandes occuperont un espace considérable. Il est possible de substituer un bouton au lieu du texte. Une fois que l ’« espace de travail de sauvegarde »est placé dans la barre d’outils, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton nouvellement ajouté pour afficher le menu associé. Dans la zone de nom, le nom `Save & Workspace 'est affiché. Il peut être remplacé par n'importe quel texte. Le caractère à côté de `&` sera souligné dans le menu et le bouton pourra être appelé via le raccourci clavier du clavier en tapant cette lettre en maintenant la touche ALT enfoncée. Cliquez sur l'image du bouton Modifier pour donner une face de bouton au menu et choisissez "Texte seulement" (dans les menus) pour éliminer la description du texte et afficher uniquement les boutons. Cliquez sur Fermer. Vous remarquerez que le nouveau bouton est inclus dans la barre d’outils et que la souris survole le bouton, la description s’affiche.

1.4.3 Ajouter de nouvelles barres d'outils

Dans les options Vue, Barre d'outils et Personnalisation, cliquez sur nouveau pour créer une nouvelle barre d'outils. Donnez-lui un nom approprié et, comme décrit ci-dessus, placez-le dans le menu et ajoutez un bouton.

1.5 Gestion des fichiers

Excel offre de nombreuses possibilités de traitement de fichiers. Ici, nous allons passer en revue certaines des fonctionnalités:

1.5.1 Fichier ouvert

Ouvrez non seulement des fichiers Excel, mais également des fichiers d'autres applications de tableurs populaires. La liste des types de fichiers ouverts par Excel s’affiche lorsque vous cliquez sur la liste "Fichier de type" dans la boîte de dialogue d’ouverture de fichier. Si le format du fichier définit clairement les positions des champs, Excel ouvrira immédiatement le fichier.

1.5.2 Ouverture de fichiers texte

Dans le cas d'un fichier texte où ce n'est pas le cas, Excel vous guidera à travers un "Assistant d'importation de texte". Sélectionnez le fichier texte que vous souhaitez ouvrir. Vous pouvez commencer par sélectionner le type de fichier dans la liste déroulante `Nom du fichier '. Voici les étapes à suivre:

1.5.2.1 Étape 1 sur 3

Indiquez si le type de fichier est Délimité ou Largeur fixe. Le type délimité est l'endroit où les champs sont séparés par un marqueur de champ. Sélectionnez une largeur fixe si aucun séparateur spécifique n'a été utilisé. Il est courant de spécifier un caractère comme «Tab», «:», «; comme séparateurs de champs. Ces caractères seront ajoutés à la fin de chaque champ pour marquer la fin du contenu du champ.

1.5.2.2 Étape 2 sur 3

L'écran affiché dépendra de la sélection dans l'écran précédent. Si le type de fichier est délimité, la liste des marqueurs de champ sera affichée. Cliquez sur le marqueur de champ approprié et Excel coupera automatiquement les champs à l'emplacement des marqueurs. Si le type de fichier est de largeur fixe, Excel vous permettra de spécifier la largeur du champ. Cliquez simplement dans la fenêtre d'aperçu des données et le champ sera coupé à cet endroit. Le clic agit comme une bascule. Pour supprimer le champ coupé, cliquez à nouveau dessus. Vous pouvez également cliquer sur la ligne où un champ est coupé et le déplacer vers un emplacement requis. Parcourez les données et marquez les champs si nécessaire.



1.5.2.3 Étape 3 de 3

Cela vous permet de sélectionner le format applicable pour les colonnes. Vous pouvez également marquer les colonnes comme devant être sautées. Ceux-ci ne seront pas importés.

Une fois que vous cliquez sur Terminer, les données seront converties au format Excel.

Travail

Essayez d'ouvrir les fichiers texte `Employee.txt 'et` Invoice.txt'. `Employee.txt 'ne contient pas de délimiteur de champ et` Invoice.txt' est un fichier délimité par des tabulations.

1.5.3 Recherche de fichier

Utilisez cette fonction pour rechercher des fichiers en spécifiant plusieurs critères. Lorsque vous êtes dans la boîte de dialogue Ouvrir un fichier, cliquez sur Outils et sélectionnez «Rechercher». Excel affichera une boîte de dialogue avec des onglets en tant que `Basic 'et

"Avancé". Utilisez Basic pour rechercher un nom de fichier contenant des caractères spécifiques. Spécifiez le nom du fichier dans la zone "Rechercher texte". Pour rechercher tous les fichiers Excel, vous pouvez taper «* .xls» et le système affichera tous les fichiers avec les extensions «xls». Spécifiez l'emplacement dans le menu déroulant "Rechercher dans". Cela détermine les répertoires qui seront recherchés.

L'option `Avancé 'nous aide à localiser le fichier en fonction du contenu et des propriétés du fichier. Lorsque vous cliquez sur l'onglet "Avancé", vous constatez que le "Texte de la propriété" est sélectionné par défaut dans

«Propriété» déroulant. Si vous souhaitez rechercher des fichiers contenant du texte spécifique tel que "Budget pour février 2003", saisissez le texte. La recherche listera tous les fichiers contenant ce texte. Vous pouvez également effectuer une recherche en fonction des autres critères de la liste déroulante "propriété".

1.5.4 Espace de travail

Il peut y avoir une situation dans laquelle plusieurs fichiers doivent être ouverts ensemble. Cette exigence dépend du partage des valeurs entre plusieurs fichiers. En enregistrant les fichiers associés en tant qu'espace de travail, vous pouvez ouvrir tous les fichiers ensemble en ouvrant simplement l'espace de travail. Pour ce faire, ouvrez d’abord tous les fichiers associés et assurez-vous que seuls les fichiers requis sont ouverts et que d’autres fichiers non liés ont été fermés. Cliquez sur Fichier € Enregistrer l'espace de travail et dans la boîte de dialogue, spécifiez le nom et l'emplacement. Si vous souhaitez ouvrir tous les fichiers associés ensemble, cliquez sur Fichier € Ouvrir, puis dans la liste des types de fichiers, choisissez des espaces de travail. Excel listera toutes les définitions d'espace de travail disponibles. Sélectionnez l'espace de travail à ouvrir.

1.5.5 Fichiers basés sur des modèles

Les modèles sont des fichiers qui ont certaines définitions et certaines mises en forme. Un exemple typique sera un fichier de mise en page de facture. Chaque fois que vous souhaitez imprimer une facture, vous pouvez souhaiter que le nouveau fichier créé soit basé sur un modèle. Pour joindre un fichier à un modèle lors de la création d'un nouveau fichier, cliquez sur Fichier € Nouveau, une boîte de dialogue apparaît. L'onglet général affiche les modèles que vous avez définis. Choisissez le modèle applicable. Le fichier chargé sera similaire au fichier modèle.

1.6 Référencement cellulaire

Il existe deux types de référencement de cellules:

  • parent
  • absolu

1.6.1 Référence relative

Le référencement relatif est fondamental pour Excel et sans lequel la feuille de calcul serait impraticable. Nous nous référons à la cellule en utilisant des coordonnées de colonne et de rangée. Les lettres A, B, C, ... IV désignent les 256 colonnes et les chiffres de 1 à 65 536, les lignes. Dans une formule typique, chaque fois que nous voulons faire référence au contenu de la cellule, nous utilisons l'adresse de la cellule comme une combinaison de références de colonnes et de lignes pour désigner une cellule. Supposons qu'une formule est entrée dans la cellule F10 comme suit: «= A10». Si cette formule est copiée dans d'autres colonnes, la référence de colonne est ajustée. Si la formule est copiée dans la cellule H10, la formule se lira désormais comme suit: «= C10». La référence de colonne A a été remplacée par C. De même, si la formule est recopiée, la référence sera ajustée pour les lignes. Si la formule de F10 est copiée dans F15, la nouvelle formule de la cellule F15 indiquera «= A15». Si la formule est copiée à la fois en travers et en bas, les références de colonne et de ligne seront alors ajustées de manière appropriée. Par exemple Si la formule de la cellule F10 est copiée dans la cellule H15, la nouvelle formule de la cellule H15 se lira comme suit: «= C15».



1.6.2 Référence absolue

Dans le cas de référence absolue, les références aux références de ligne et / ou de colonne d'origine ne changent pas et pointent toujours vers la référence de ligne / colonne d'origine. Chaque fois qu'un signe «$» est ajouté à la référence colonne / ligne, la référence devient absolue. Par exemple dans la cellule F10, si la formule est «= $ A $ 10», la formule sera modifiée si nous le copions dans la cellule H15. La nouvelle formule de la cellule H15 sera toujours libellée comme suit: «= $ a $ 10», car les références ont été gelées. Il y a trois possibilités ici:

  • Les références de ligne et de colonne sont absolues ($ A $ 10)
  • Seule la référence de colonne est absolue et la référence de ligne varie (A10 $)
  • Seule la référence de ligne est absolue et la référence de colonne varie (10 USD).

Si la cellule F10 contient une formule sous la forme $ A10, si elle est copiée dans d'autres colonnes, la référence à la colonne pointe uniquement sur A. Cependant, la référence de la ligne changera relativement. De même si la formule est

`= A $ 10, la référence de la ligne sera toujours 10, mais la référence de la colonne changera relativement.

1.6.3 Utiliser des noms

La complexité consiste à utiliser des références de cellules, en particulier lorsque nous devons utiliser une combinaison de références absolues de lignes et de colonnes pouvant être facilement surmontées en utilisant des noms. Les noms de plage utiliseront automatiquement une référence relative ou absolue en fonction du contexte.

1.7 Noms de plage

1.7.1 Que sont les noms de plage

Les noms de plage sont une idée très importante dans Excel. Une seule cellule ou un groupe de cellules peut être défini en tant que nom et désigné par ce nom dans la feuille de calcul, le classeur et les différents classeurs. En gros, un nom de plage peut être b



2